28 января 2021

Как навести порядок в хаосе полезной информации

3207 просмотров

Жить Интересно
Проект о людях, которые учатся жить осознанно и интересно, замечая радость, двигаться к целям, выбирая новые маршруты, развиваться и управлять своей жизнью.
  • vk.com/interesnoco
  • Трудно достигать желаемого, не имея ресурсов. Обидно чувствовать себя неудачником, из-за того, что не используешь то, что у тебя есть, потому что забыл, где оно хранится.

    Жизнь утяжеляют неструктурированные залежи информации и планы, в которых задачи никак не превращаются в результаты.

    Маленький тест для самопроверки:

    Сегодня мы собрали статьи героев «Жить интересно!», которые делятся опытом управления информацией. Инструменты, приложения, проверенные стратегии и реальные примеры работающих алгоритмов.

    Открывайте блокноты и планировщики, перенимайте опыт и создавайте собственный «центр управления полетом».

    Наводим порядок на компьютере

    Скажем спасибо Денису Нижнику за несколько полезнейших статей, в которых он простым языком объяснил, как хранить данные на компьютере.

    Удобная для вас структура даст вам:

    ● Простой и более быстрый поиск информации.
    ● Понимание объёма ценных для вас данных.
    ● Сокращение расходов на резервное копирование (времени и / или денег).
    ● Удобство при резервном копировании.
    ● Возможность легко объяснить при необходимости близким или коллегам что где находится.

    Размышляя об оптимизации своих рабочих процессов, Роман Зайцев решил составить карту взаимодействия всего установленного на компьютер программного обеспечения и посмотреть, что из этого получится. А получилось весьма интересно.

    — Схема позволила мне проанализировать мою систему ПО и сделать следующее:

    ● удалить ненужные программы 
    ● поставить под сомнение нужность некоторых программ и искать решение связанное с их удалением из системы
    ● пересмотреть порядок размещения программ как в панели запуска, так и в разделе «программы»
    ● автоматизировать и пересмотреть взаимодействие некоторых программ
    ● оптимизировать мое понятие рабочего пространства

    «Времени больше не будет» — этот тезис часто повторяют участники проекта «Стодневка — экспедиция к новому Я». Если хочешь, чтоб в твоей жизни появилось что-то новое, нужно выкраивать минутки из того, что уже есть. К счастью, еще один краеугольный принцип «Стодневки» — «быстро — это медленно без перерыва» — помогает осуществлять перемены маленькими шажками.

    Ольга Клеймёнова рассказывает, как в течение 30 дней наводила порядок в своем фотоархиве, последовательно тратя на это 1, 2, 3 минуты и так далее. К тридцатому дню эксперимента она довела время работы с архивом до 30 минут.  Всего за месяц этой задаче она уделила 465 минут. Навела порядок в фотографиях, стала осознаннее подходить к процессу фотографирования и поняла, что подобный подход отлично работает для любых рутинных дел.

    — 465 минут — это 7 ЧАСОВ и 45 минут! Невозможно себе представить, чтобы я почти 8 часов занималась тем, что сортировала фотографии, но я сделала это. Без напряга. Абсолютно.

    Светлана Покровская, постоянная участница «Стодневки», придумала ДеХвостинг, чтобы избавиться от висящих, брошенных на полпути задач и целей. В ЖИ, в разделе «Проекты» можно найти марафон на эту тему. Очень быстро стало понятно, что принципы и методы ДеХвостинга годятся для самых разных сфер жизни. В том числе — для компьютерного расхламления.

    1 февраля стартует 68-я по счету группа «Стодневки».
    Подходящее место (и отличная компания), чтоб навести порядок в жизни. 
    Мы начинаем в ближайший понедельник. Присоединяйтесь!

    Осваиваем инструменты

    Google — универсальная среда для работы с цифровыми данными, считает Игорь Вознесенский. Из инструментов Google, как из кирпичиков, можно выстроить собственную систему любой модификации.

    Другой инструмент, популярный у героев и читателей «ЖИ!» — Evernote. Преимуществами этой программы является возможность работы с данными в режиме офлайн, доступ с любых устройств, продуманная система ярлыков и меток, чтобы создавать удобные каталоги.

    Evernote позволяет собирать понравившиеся заметки и статьи обо всем на свете, структурировать их, размещая в отдельные блокноты и помечая тегами, а также умеет мгновенно находить нужную информацию. Заметки в Evernote могут содержать текст, аудио, изображения, вложенные файлы.

    Вот как организована информация в  Evernote Евгения Захаринского:

    Завершает топ инструментов приложение Trello. Тут тоже доски, карточки и списки, эта программа синхронизируется и интегрируется со многими популярными инструментами и имеет ряд гибких настроек. К тому же она подразумевает коллективный доступ к информации, что делает ее почти универсальным планировщиком.

    Вот как использует Trello Юлия Леин:

    — Я человек системный, люблю, чтобы все было разложено по полочкам и распределено по категориям. Но был период, когда системности в моей деятельности явно не хватало. Количество разноплановых дел увеличивалось, и все они были раскиданы по разным местам — папочки с файлами на компьютере, заметки в Evernote, письма в почте, задания в скайпе или слаке. Из-за этого периодически возникало ощущение, что я что-то не учла и про что-то важное забыла. Или же надо было найти какую-то информацию, которую сохраняла — но где? Приходилось тратить время на поиски.

    После нескольких не очень удачных попыток применения различных планировщиков я наткнулась на Trello. В нем мне сразу понравилась наглядность и возможность перетаскивания карточек :) (да, процесс планирования тоже важен, не только результат). При более детальном знакомстве с программой я еще больше утвердилась в том, что возможность охватить взглядом всю картину или весь процесс — это то, что для меня (визуала) важнее всего. Trello помог совместить несовместимое, собрал все мои разнообразные дела в одном месте в удобной форме. И еще, конечно, простота, гибкость и настраиваемость под множество различных задач — это то, что выделяет Trello среди других планировщиков.

    Создаем систему

    Рано или поздно мы все приходим к тому, что важной информации гораздо больше, чем мы можем удержать в памяти, а управлять ею, не имея понятной системы, очень трудно.

    Армен Петросян  рассказал, как навел порядок в своей системе хранения данных, чтобы было легко выполнять поставленные задачи и получать удовольствие от каждого дня.

    Стодневщица с пятилетним стажем Анна Ященко всю информацию систематизирует с помощью менеджера EssentialPIM. Это приложение, похожее на MS Outlook, отпугивает пользователей своим windows-интерфейсом и кажется слишком сложным. На самом деле все наоборот.

    — У всех нас обычно голова перегружена тем, чтобы «попытаться не забыть запомнить».

    Мозг помнит в моменте около семи пунктов (плюс-минус несколько). А запоминать ежедневно надо сотни, если не тысячи вещей. Поэтому мы постоянно гоняем в голове огромные объемы: «А не забыл ли я то? А не забыл ли я это?». Большинство попыток вспоминания происходят неотрефлексированно. Вроде бы и не заметно, но очень сильно перегружает и вытягивает энергию.

    Облегчать работу мозгу по самым разным направлениям мне помогает именно менеджер персональной информации EssentialPIM.

    И на десерт — вкуснятина от Егиа Чапаряна. Он разложил на ингредиенты свою систему самоорганизации. Получилось блюдо, состоящее из:

    ● нескольких досок Trello,
    ● блокнота Evernote,
    ● календаря Google,
    ● списков с напоминаниями iPhone
    ● нескольких Google-таблиц
    ● Grid Diary и других приложений.

     

    Саморазвитие#компьютер#Приложения#Эффективность