16 декабря 2020

Компьютерный ДеХвостинг: как навести порядок на компьютере и не только

3296 просмотров

Светлана Покровская
Создатель проекта «ДеХВОСТинг». Работаю генеральным директором ООО «Система Турбизнеса». Занимаюсь бухгалтерским обслуживанием организаций с различными видами налогообложения. Провожу семинары и курсы по обучению менеджеров по туризму и обучаю бухгалтеров в турагентской деятельности.
  • dexvosting.blogspot.com
  • Привычку правильного использования компьютера и свой стиль пользователя я оттачиваю много лет и на этом пути много раз случались глобальные факапы. Но чем дальше, тем легче становится проходить экзамен «восстанови погибший комп»:)

    Причины, по которым компьютер может выйти из строя, становятся более-менее прогнозируемыми. Например, на днях мой рабочий компьютер рухнул из-за того, что устарел жесткий диск. Он отслужил мне около 10 лет.

    Компьютерный ДеХвостинг как продуманный проект появился после того, как от моих рук издохли три компьютера. Я «развлекалась» как могла: ловила вирусы, перегружала всякой всячиной диск С, захламляла рабочий стол, заливала на диск D всякую ерунду до упора, делала операции по сжатию диска С, хранила все «на всякий случай», не доверяла облачным сервисам, ленилась разбираться в простых правилах работы с компьютером, теряла пароли…

    Я терпеть не могу все, что связано с техникой. Будучи хроническим «чайником», я долгое время не хотела и не понимала, как устроен компьютер. Я не вникала в смысл и функцию дисков C и D. Все файлики с названиями «абракадабра на английском» я хранила, ничего не удаляла, не спрашивала специалистов, что с ними делать.

    Не было ни системы, ни правил работы с данными. Это сейчас я четко разделяю память компьютера на зоны: Ловушки, Хранилища, Архивы, Библиотеки. Раньше это был громадный массив несортированной информации «где-то там».

    Компьютеры нещадно тормозили, а я со всем этим хламом жила и мучилась.

    Те, чья работа на 100% зависит от компьютера, знают, какой ужас и паника овладевают тобой, если вдруг машина ломается. Вдруг не починят?! Где потом искать и как восстанавливать погибшие документы, если у тебя не осталось ни одной копии?

    Хорошо, если удалось вовремя заметить симптомы надвигающегося коллапса и перенести данные в безопасное место. Увы, случалось, я дотягивала до момента, когда нельзя было уже сделать ничего.

    Сейчас, если компьютер начинает заболевать, я, как солдат спецназа, готова к любому исходу, включая полную эвакуацию. Но когда у тебя есть эффективная система работы с компьютером, даже полная потеря устройства не приносит ущерба и воспринимается не так болезненно.

    В этой статье я подробно расскажу о принципах и структуре своей системы, которую я назвала Компьютерный ДеХвостинг.

    Основные принципы и категории

    1. Порядок в данных

    Структурность хранения данных даст возможность находить все быстро.

    Вы сможете не только находить, но и видеть, что есть у вас в ваших хранилищах данных. Важно сразу давать папкам правильные названия и сделать верную над-структуру для папок. Частенько при переносе данных я находила то, о чем даже и не помнила/не знала. Вопрос: зачем тогда я это хранила?

    Лайфхаки по структурности папок можно найти в интернете. Например, при формировании названия папки ставить в начале строки значок (пусть $ или &), тогда общий список папок будет идти в нужном порядке).

    Папки должны формироваться с учетом плана «Полной быстрой эвакуации». После одного случая, я оставила на диске D буквально 7-10 главных тематических папок (внутри подразделы — тоже распределенные по папкам) Т.е. главные папки — это направления, темы, пути тех данных, которые относятся к данной категории. Например, главная папка ЛИЧНОЕ включает личные папки: сканы моих личных документов, личные фотографии и т.д. В папке СЕМЬЯ хранятся фото, какие-то нужные файлики (раньше — по учебе сына) и т.д.
    Папка РАБОТА — только то, что касается работы.

    Железное правило: в Хранилищах должен быть тотальный порядок.

    Когда главных папок-направлений минимум, ты уже не будешь сохранять файлы по всему компьютеру. Такая система дает возможность осознанной архивации данных.

    На диске С хранятся только программы. Больше ничего.

    2. Поступление данных в компьютер. Ловушка для входящих

    Рабочий стол был долгое время моей проблемой. С утра и до вечера ко мне идет постоянный поток входящих разноплановых задач. Для быстроты все бросалось на рабочий стол с мыслью «потом удалю». Ну и, понятно, ничего не удалялось, забывалось, это ж не срочно. Нет запланированного времени на уборку — порядок не наводится.

    Потом я стала создавать папку на рабочем столе «Разобрать». Она тоже толстела и подолгу торчала на рабочем столе, подгружая оперативку.

    Решение нашлось, когда я узнала про систему GTD Дэвида Аллена. В качестве папки «Входящие» я использую флешку-«Ловушку», в начале рабочего дня вставляю ее в компьютер и все прилетающие файлы автоматически грузятся на нее. Потом, когда есть время, чищу флешку: нужные документы переношу в соответствующие папки «Хранилища». Остальные отправляются в корзину. С одной стороны, полностью от хлама избавиться не удалось, с другой стороны, в мои идеальные Хранилища на компьютере теперь попадают только отфильтрованные данные. Хлам чистится за пределами компа — на флешке. И объем памяти компьютера таким образом регулируется, и установленный порядок не нарушается.

    Некоторые используют по этому же принципу «Загрузки». Но ко мне за день приходит огромное количество файлов, которые не требуется сохранять. Поэтому «Загрузки» я не глядя удаляю и как «Ловушку» не использую вообще.

    Для информации, которая пришла из сети, я придумала еще одну «Ловушку» — создала отдельную закрытую группу «Ловушка» в ФБ. Туда я скидываю посты и информацию, которая мне понравилась и т.д.

    Главные правила моих Ловушек:

    • Их должно быть небольшое количество.
    • Список ловушек должен быть понятен в системе.
    • Ловушки всегда надо чистить в ноль, сортировать и переносить в Хранилища.
    • Ловушки — это перевалочный пункт и только!

    3. Облачные хранилища

    Из всех, что я использовала, самым надежным, простым и верным оказался Evernote Он пережил все мои забавы с потерями и восстановлением данных. Гугл-диск тоже показал себя с отличной стороны во время «Эвакуации».

    4. Внешние диски
    Как то долгое время откладывала покупку внешнего диска. Стоит он около 3-5 тысяч. Но купила. Трио: компьютер — флешка — внешний диск — это сейчас моя система Компьютерного ДеХвостинга.

    5. Пароли

    Когда проходишь тонны регистраций, потом обновлений паролей и безалаберно относишься к записи пароля, который придумал, после «Эвакуации» хлебнёшь горюшка:)

    Что я начала делать:
    В почтовом ящике создана папка «Регистрации». Туда я отправляю все регистрационные письма от сервисов. Регистрации по рабочим делам я делаю с рабочей почты. А регистрации по личным делам — на личный емейл.

    Скорее всего, с точки зрения безопасности это не самое разумное решение, и менеджер паролей был бы надежней. Но как-то я с ними не сдружилась.

    Самые важные персональные пароли я храню записанными в блокнотике.

    Есть еще список рабочих паролей, которые хранятся в элетронном виде в отдельном месте.

    Действующая система работает. Экзаменом для нее стала нынешняя поломка компьютера. Пароли быстро находятся. Но мне не нравится, что они хранятся в разных местах. Поэтому одной из первостепенных задач Компьютерного ДеХвостинга у меня стоит «Создать систему правил хранения паролей».

    6. Папка «Программы и компоненты»

    Долгое время она была «вне анализа». Какие-то непонятные файлы со сложными названиями… Даже сейчас я до конца не знаю, что и зачем там хранится. Но у меня появилась привычка периодически просматривать ее и чистить от ненужных понятных мне программ.

    7. Архивы

    Для рабочих архивов создана отдельная почта. Там хранятся ТОЛЬКО архивы и больше ничего. По сути все, что хранится на компьютере, флешках, внешних дисках и облачных хранилищах — это архивы. Но некоторые данные надо хранить «за семью печатями и в дублях».

    Суперважное я стараюсь дублировать. Чтобы всегда была возможность достать разными путями. Но вот с организованностью у меня пока проблема.

    С каждым годом, с каждым новым плановым сезоном «Компьютерного ДеХвостинга» система оптимизируется. Сказать, что она идеальна в части «Архив»,  я пока не могу. Работаю пока с этим, ищу оптимальный варианты для своей системы.

    Правила Компьютерного ДеХвостинга

    В ДеХвостинге я использую простые универсальные правила. Они по возможности сохраняются для всех направлений по зачистке Хвостов. Компьютерный ДеХвостинг тоже делаю по правилам:

    1.     Выделяю в планировщике тематическую неделю «Компьютерный ДеХвостинг». Она будет главной темой. Обычно я делаю зачистки по нескольким темам, но главную стараюсь выделять всегда. Время на ДеХвостинг фиксирую к планировщике и строго слежу, чтобы оно использовалось по назначению.

    2.     Все шаги идут по одному сценарию: Анализ — Сортировка — Оптимизация.

    3.     Выделяю главные сферы, в которых планирую навести порядок в компьютере или просто просмотреть и по возможности откорректировать. РАБОТА-ДОМ-СЕМЬЯ-ЛИЧНО(я)

    Составляю списки, не смешивая сферы. Мне так проще отслеживать свои действия и чувствовать движение и прогресс:

    Например:

    РАБОТА
    1. почистить диск D (рабочие папки)
    2. почистить рабочую почту
    3. почистить облачное хранилище (рабочие папки) 
    4. создать Архив данных
    5 почистить флешку-ловушку….и т.д.

    ЛИЧНОЕ
    1. почистить папку «Программы и компоненты»
    2. почистить личную почту
    3. почистить личные папки
    4. создать архив личных папок...и т.д.

    4. Выделить время на ДеХвостинг. По моим расчетам, в будни я могу тратить на это минут 30, находясь в офисе, и минут 30, когда пришла вечером с работы.

    Если помнить, что на этой неделе главной темой является «Компьютерный ДеХвостинг», выделить полчаса — просто. Не надо тратить время и энергию на выбор задач.

    5. Анализ жизнедеятельности Хвоста. Без него ДеХвостинг невозможен. Всегда думаю и анализирую, откуда появился Хвост, причины его появления. Что надо сделать и изменить, чтобы исправить этот процесс?

    Например, причины захламления рабочего стола? Что я делаю, как поступаю, какие действия приводят к результату, который мне не нравится? Анализ Жизнедеятельности хвоста привел меня к пониманию необходимости «Ловушек».

    6. Оптимизация. Кстати, не такая уж простая задача. Раньше моя оптимизация начиналась с выбора новой программы или хранилища данных. Я одно время маньячила с тестированием новых программ, искренне думая, что это спасет ситуацию. Любила сносить и переносить данные в новые программы. А потом возвращать все обратно или вообще бросать в таком вот переходном периоде между старым и новым вариантом.

    Конечно, наверняка есть хорошие решения по оптимизации. Но сейчас я делаю упор на оптимизацию того, что уже установлено. А не на поиск новых суперрешений.

    Появление в ДеХвостинге анализа «Жизнедеятельность Хвоста» очень здорово все поменяло. Нужно изначально продумать, что я делаю, как это появляется, какие действия приводят к появлению хлама, а потом уже смотреть, какое техническое решение сможет это решить и оптимизировать.

    Конечно, новенькая программка манит чистотой, не хочется тратить время на анализ своих косяков, хочется начать с белого листа. Но это неверно. Пока нет осознанного перехода, старые привычки, модели поведения и действий будут идти по пятам и очень скоро и в новом месте всё станет «как всегда».

    7. Методы. Частенько использую «Метод одной коробки» из популярных систем расхламления: если не можешь сходу определить место для вещи или информации — кидаешь ее в коробку, после разбираешься. Например, с диска D стаскиваю все на флешку (или отдельными папками) и пока не наведу там порядок, обратно на компьютер не возвращаю.

    Метод КонМари тоже прослеживается в Компьютерном ДеХвостинге. Мне он нравится за то, что «лечит» истоки возникновения хаоса, а не просто помогает чистить пространство по чек-листу.

    8. Приоритеты и актуальность. Все, что накапливается в компьютере приходит туда двумя путями: 
    - то, что мы сохранили сами; 
    - то, что пришло само, например подписки на различные рассылки.

    Моя жадность все поймать, даже то, что я вообще никогда не успею обработать, приводила к огромным завалам устаревшей информации в почте.

    Мои интересы меняются, мой уровень опыта тоже меняется. Запросы по информации, которые я делала, когда была «начинающим чайником» по некоторым проектам, сегодня уже не актуальны. Соответственно, нужно периодически чистить и анализировать внешние источники влетающей информации.

    Есть и еще одна категория информации, с которой бывает трудно расстаться. Например, у меня скопилась тонна материала по программам «Менеджер в туризме», которые я создавала для обучения студентов. Я знаю, что информация устарела, уверена, что не буду больше этим заниматься. Но удалить долгое время не поднималась рука. И только нынешняя «Эвакуация» заставила расстаться с этими архивами.

    Есть и другие группы папок, которые я морально не могу удалить. Пока какой-либо случай не решит их судьбу. Я перестала себя насиловать и ломать голову «нужно — не нужно». Я просто знаю, что такая информация «с эмоциональной привязкой» у меня есть. И вся она хранится в отдельной папке, не смешиваясь с общей массой важных и актуальных данных.

    Компьютерный ДеХвостинг очень похож на Бумажный ДеХвостинг. Методы, привычки, способы, действия обработки информации одинаковы. Если у вас есть проблема в хранении компьютерных данных, ей обязательно найдется пара в хранении бумажных документов.

    Это простенькое открытие дало понимание, как и что править в системе. Например, привычка писать записочки на маленьких бумажных листочках равна проблеме захламленного рабочего стола. И чтобы изменить ситуацию, нужны те же самые действия.

    Поэтому, наводя порядок в компьютере, приглядывайте и за другими форматами: блокноты, листочки, память смартфона, залежи входящих в мессенджерах… Вы наверняка найдете совпадающие слабые места и сможете выстроить систему сразу в нескольких сферах.

    Успешного ДеХвостинга, друзья!

    Саморазвитие#дехвостинг#компьютер#Минимализм#расхламление