Планирование личных дел, планирование рабочих задач, семейное планирование... Когда у тебя семья с тремя детьми, рабочие проекты, учеба и куча идей из области личного развития — все это расползается в разные стороны, и держать под контролем все процессы не просто.

Нужен инструмент, который поможет все это собрать и систематизировать. Поисками такого инструмента я и занималась на протяжении некоторого времени. Теперь хочу поделиться с вами тем, куда эти поиски привели.

В общем-то я человек системный — люблю, чтобы все было разложено по полочкам и распределено по категориям. Но был период, когда системности в моей деятельности явно не хватало. Количество разноплановых дел увеличивалось, и все они были раскиданы по разным местам — папочки с файлами на компьютере, заметки в Evernote, письма в почте, задания в скайпе или слаке. Из-за этого периодически возникало ощущение, что я что-то не учла и про что-то важное забыла. Или же надо было найти какую-то информацию, которую сохраняла — но где? Приходилось тратить время на поиски.

После нескольких не очень удачных попыток применения различных планировщиков я наткнулась на Trello. В нем мне сразу понравилась наглядность и возможность перетаскивания карточек :) (да, процесс планирования тоже важен, не только результат). При более детальном знакомстве с программой я еще больше утвердилась в том, что возможность охватить взглядом всю картину или весь процесс — это то, что для меня (визуала) важнее всего. Trello помог совместить несовместимое, собрал все мои разнообразные дела в одном месте в удобной форме. И еще, конечно, простота, гибкость и настраиваемость под множество различных задач — это то, что выделяет Trello среди других планировщиков.

На первый взгляд эта программа показалась мне хорошим способом организации дел по системе «надо сделать — в процессе — сделано». Но оказалось, что хоть этот вариант и очень полезный, но он далеко не единственный. Путем изучения материалов, проб и экспериментов я пришла к тому варианту, который мне наиболее приглянулся и оказался удобнее всего. Не факт, что это окончательный результат, скорее всего эксперименты будут продолжаться.

Познакомлю вас с тем, как выглядят мои заметки в данный момент.

My life — разноцветная доска для всех аспектов жизни

Это моя главная доска, которая объединяет все сферы жизни — личное, семейное и рабочее. Все карточки здесь помечаются метками в зависимости от сферы принадлежности — Self grow, Health, Study, Family, Work. Метки имеют разные цвета, поэтому доска получается разноцветной, что в комплексе с красочным фоном и картинками на карточках очень радует мой глаз. Как я уже сказала, я визуал, поэтому для меня красивое планирование — это приятное планирование. Кроме того, метки позволяют фильтровать карточки: я могу просмотреть, например, только карточки, связанные с семьей (Family), или с обучением (Study) и работой (Work).

Первый список на доске — Inbox. Сюда попадает все, что пока не отсортировано — пришедшие в голову идеи, перенаправленные из почты письма с нужной информацией или интересные материалы, которые нужно проработать и т.д. Отсюда карточки перетаскиваются в другие списки.

Далее идет список Projects — здесь все большие проекты. В общем-то для рабочего проекта есть отдельная командная доска, но сюда я записываю какие-то свои личные мысли, чтобы потом поделиться с командой. Проекты — это область деятельности, постоянно требующая внимания (а не одноразовые действия), поэтому они выделены в отдельный список. Проекты, которые перестают помещаться в формат карточки, могут перерасти в отдельный список или доску.

Еще на доске есть списки конкретных дел, запланированных на текущую неделю (For this WEEK) и на сегодняшний день (For TODAY). В эти списки карточки попадают из списка Inbox, отпочковываются от больших проектов или просто создаются по мере планирования.

После основных дел идет список Relax. На первый взгляд кажется, что он здесь не обязательный и только занимает место. Но на самом деле он очень важный, потому что напоминает о том, что нужно отдыхать и расслабляться. Я про это вполне могу забыть, а потом пожинаю плоды в виде больной головы и прочих неприятных вещей. Поэтому такое визуальное напоминание (мне важно, что они именно наглядное, с картинками) оттаскивает меня от работы в пользу отдыха.

Далее на доске есть еще несколько списков, не все из которых поместились на скриншот. Это Plans — планы, которые нужно осуществить, но не срочно. Здесь же лежат списки книг и фильмов для будущего прочтения и просмотра. Список Waiting — это дела, которые находятся в режиме ожидания (чьего-то ответа и т.п.), которые нужно будет доделать после получения ответа.

Непоместившийся список Useful Info содержит различную нужную информацию — списки групп на занятиях детей, оздоровительные процедуры, прейскуранты услуг — в общем, все, что может пригодиться и что нужно держать под рукой. И последний список — Someday — это что-то близкое к Plans, но здесь планы на потом-потом, когда появится свободное время или вдохновение. Т.е. это не обязательные к исполнению дела, которые неплохо бы сделать, но и без них можно прожить. У меня это, например, изучение каких-то технологий и т.п., которые не требуются прямо сейчас.

А вот списка Done у меня на этой доске нет. Пробовала его сделать, но не прижился — было неудобно, т.к. списков и так много. Так что вместо перемещения сделанных задач я просто архивирую эти карточки. Итоги и отчеты я оставляю для работы, а здесь у меня просто жизнь :)

Что мне нравится в Trello: в любой момент я могу добавить еще какой-нибудь список, если будут новые идеи, или удалить существующий, или вообще перестроить всю систему организации. И для этого не придется устанавливать новую программу или покупать новый планировочный блокнот. К тому же, в карточках может храниться все, что угодно — тесты, картинки, видео, файлы (в том числе из Google Docs и Dropbox), ссылки — так что вся информация по задаче собрана в одном месте, и не нужно тратить время на поиски.

Доска для командной работы

Небольшая команда нашего веб-агентства работает удаленно, поэтому нам важно иметь единую систему для работы над проектами. Управление задачами строится на основе командных досок. Обычно мы создаем на каждый проект новую доску по единому шаблону. Здесь есть список General Info с общей информацией по проекту, где хранятся карточки с ТЗ, необходимыми текстами, графикой и прочими материалами для работы над сайтом. И есть три списка задач — To Do, Doing и Done. Все участники команды, работающие над проектом, подключаются к доске.

Когда кто-то берет задачу в работу (или ему назначают), карточка из списка To Do перетаскивается в Doing. При этом карточки могут назначаться одному человеку или нескольким. Задачам могут быть определены сроки окончания работы. Для выделения определенных задач карточкам можно назначать метки или приоритет.

Благодаря комментариям, в которых можно упоминать членов команды (через @), удобно осуществлять взаимодействие с участниками — информировать о том, что делается или что нужно сделать, задавать вопросы, получать обратную связь. При назначении карточки участнику или при упоминании его в комментариях он автоматически получает об этом уведомление. Таким образом, каждый в курсе, что ему поручено, и наглядно виден весь процесс работы над проектом — что уже сделано, что еще осталось и кто над чем работает. Для небольших проектов такой формат очень удобен.

Trello интегрируется с различными сервисами, что еще больше расширяет его возможности. Если необходимо подсчитывать время выполнения определенной задачи, можно сделать интеграцию с каким-нибудь тайм-трекером (мне, например, нравится Toggle) — и прямо в карточке появится кнопка старта таймера. Мы также интегрировали Trello с командным меcсенджером Slack, чтобы все активности на досках сразу отображались в чате.

Экспериментальная доска для семейного планирования и домашних дел

Это доска появилась у меня в качестве эксперимента. Я нахожусь в постоянном поиске новых способов мотивации для дочери-подростка по выполнению различных дел по хозяйству. Просто «попросить сделать» срабатывает далеко не всегда. Устав получать в качестве помощи только ответ «ага», я начала придумывать другие схемы. Одно время у нас были списки дел, висящие на шкафу. Но они быстро надоели и перестали работать. Тогда я решила попробовать Trello в качестве семейного планировщика.

Дочка — любитель гаджетов, как, наверное, все современные дети. Поэтому она с удовольствием включилась в игру. Мы создали совместную доску, на которой есть списки дел по дням недели — с понедельника по субботу (воскресенье — выходной). Там же список Inbox, куда попадают дела, которые еще не распределены по дням.

В начале недели я разношу хозяйственные дела по дням. То, что я хочу поручить дочке, назначаю ей. Она получает уведомление. Она также может видеть доску на своем планшете и комментировать задания, если есть какой-то вопрос или предложение. На эту же доску я размещаю информацию о найденных для нее мероприятия (мастер-классы, разовые занятия) со всей необходимой информацией. Так что она может сразу все увидеть и не переспрашивать меня, когда и куда ехать.

Такой формат пока нравится нам обеим. Он дает дочке ощущение взрослости и самостоятельности, побуждая ее не забывать про необходимые дела. Кстати, она уже завела себе отдельную доску для записи собственных дел. Не знаю, приживется ли у нее этот метод, но по крайней мере она познакомится с одной из систем планирования, что для будущей жизни совсем не лишнее.

Младшим детям в семье еще нужно дорасти до применения компьютерных программ, но вполне возможно, что и они потом подключатся к нашей доске. Можно было бы привлечь и мужа, но он в этом смысле довольно консервативен и предпочитает бумагу и ручку всем электронным системам. Но в целом идея семейного планирования в Trello имеет право на жизнь и возможно даже кому-нибудь приглянется.

В заключение я хотела бы остановиться на некоторых фишках Trello, которые делают работу с программой еще удобнее.

Удобные фишки Trello

- Добавление картинок, видео и установка обложки карточки. Можно перетащить картинку в карточку, а также просто скопировать найденную в интернете картинку или сделать скриншот и вставить в карточку (Ctrl + V). Если добавлено несколько картинок, первая из них будет обложкой. Чтобы добавить видео в карточку, нужно скопировать ссылку на него в комментарий.

- Создание карточки из любой веб-страницы. Для этого нужно зайти на эту страницу — https://trello.com/add-card и перетащить ссылку оттуда к себе в закладки. Теперь, находясь на нужной странице достаточно нажать на эту закладку, и в Trello появится карточка со ссылкой.

- Создание карточки через электронную почту. Для этого в меню нужно выбрать «Настройки электронной почты», указать, в каком списке должны появляться карточки, и сохранить сгенерированный адрес электронной почты в своем почтовом аккаунте. Теперь если вы перешлете любое письмо по этому адресу, оно появится в виде карточки в нужном списке Trello.

- Горячие клавиши — значительно ускоряют работу с программой. Полный список можно увидеть здесь — https://trello.com/shortcuts Работают они очень просто — нужно нажать определенную букву, наведя мышку на карточку. Я обычно использую вот такие: архивирование карточки (C), назначение срока (D), метка (L), добавление участников (M), назначение карточки себе (пробел). Метки карточке можно также присвоить, нажав цифру, соответствующую номеру метки (номера можно посмотреть в меню, со временем они запоминаются).

- Расширения для Trello. С их помощью можно сделать отображение названий меток на доске (а не только цветов), приоритеты карточек, номера и многое другое. Есть расширения, которые позволяют делать списки более компактными, добавлять статистику и календарь.

Мне приглянулись следующие расширения (для браузера Google Chrome): Pro for Trello и Planyway (Trellius). Pro for Trello — для расширения возможностей отображения (метки, приоритеты и т.п.). Planyway (Trellius) — удобный календарь в стиле Google Calendar, который позволяет видеть все карточки с назначенным временем из любой доски или из всех досок сразу (в отличие от встроенного в Trello улучшения Календарь, который отображает карточки только с открытой в данный момент доски).

Надеюсь, что идеи и фишки, описанные в статье, будут полезны и натолкнут вас на собственные открытия в области планирования. Буду рада комментариям и новым идеям.

Саморазвитие #trello #Планирование