5 мая 2015

Про групповые задачи, или как отказаться от протоколов

10087 просмотров

Илья Коноплев
Директор по франчайзингу сети фитнес-клубов World Gym Russia. Развиваю фитнес-клуб, делаю маркетинг услуг через доверие. Бегаю трейлы.
  • ikonoplev.livejournal.com
  • Приспичило мне поискать решение одной организационно-управленческой задачке.
    Есть организация, в ней действует совет учредителей, совет принимает разного рода решения и ставит в рамках холдинга некоторого свойства задачи, которые фиксируются в примерно таких протоколах.

    Общее число пользователей системы постановки задач и контроля: 20-30 человек. Находятся не в одном месте.

    С течением времени накапливается набор протоколов и возникает необходимость отслеживать поставленные задачи и проверять достигнутые результаты. То есть, следить, чтобы все, что поставлено, было выполнено. И к некоторым собраниям следующих советов учредителей агрегировать данные в сводный документ «статус», который рассылать перед собранием, чтобы у участников перед встречей было понимание ситуации.

    Сначала я думал это все делать через корпоративный аутлук. Не вышло — оказалось, он не корпоративный и никакого интеграционного решения внутри компании не имеет. Потом думал завести всех в Битрикс24. Получится, но вопрос времени, а контроль надо обеспечивать уже сейчас. Гугл отпадает — он не позволяет ставить задачи исполнителям.

    Я искал сервис, который позволит:
    1. Автору задачи выставить задачу исполнителю с указанием описалова, сроков, соисполнителя. Т.е. превратит ворд-сформулированную задачу в управляемый кусочек.
    2. Отследит наступление срока, напомнит и исполнителю, и постановщику.
    При подготовке ответа можно будет прикрепить документы (можно и в облаке)
    3. Будет иметь режим проектов, подзадач, чтобы задачи можно было объединять в группы задач (проекты).
    4. Будет иметь возможность просмотра статуса выполнения задач по группе задач с возможностью экспорта данных куда-то (почта, пдф)
    5. Наличие мобильной версии для шщы и андроид (шщы — это я так яблочную операционку называю).

    Нашел массу вариантов. Чего я только не перепробовал, на какие кошмары чуть было не пошел! Я даже допустил мысль покупки Exchange для решения этой задачи, а одни умные айтишники предложили специально для меня разработать облачный сервис по решению задач за 1,3 миллиона рублей.

    И вот уже месяц я балдею от Trello. Это чудесное изобретение и триумф организованности над идиотизмом нашего бытия. Изобретателям и команде этого приложения надо мавзолей, что на Красной площади, отдать в качестве офиса для более продуктивной работы в знак благодарности за содеянное. А взамен выпросить Трелло для всех тех, кто в Кремле сидит. Авось продуктивней станем.

    Хотите, поделюсь, чем меня так заразил этот сервис, и почему я теперь не пишу бумажных протоколов?

    Трелло — это штука для управления проектами и процессами, позволяющая обеспечивать менеджмент проектов путем разделения их на задачи, которые классифицируются по двум направлениям, привязываются к ответственным, времени исполнения, наделяются файлами и, с использованием системы отслеживания активности над задачами, позволяют вести над собой наблюдение.

    Сложно? На первый взгляд очень, но если разобраться — это просто организационный оргазм.

    1. Смотрите, основной экран Трелло — это проекты, которые вы создали или к управлению/участию в которых вас допустил создатель.

    В моем случае все проекты находятся в рамках организации «ДП» — я ее создал, я создал в ней проекты, которыми управляю, и в организации есть три вкладки: «Борды», «Мемберы» и «Сеттинги». Простите мой плохой французский :)

    Проекты вы видите. Во вкладку «Мемберы» вы приглашаете тех, кто будет участвовать в ваших проектах, вставляя их почтовые адреса и отправляя им инвайты. Мемберы с радостью вступают в вашу организацию и получают доступ к проектам — они видят такие же квадратики, только в поле «Other Org Visible Boards».

    Таким образом, в Трелло есть три управляемых типа проектов:
    — которые вы создали в рамках организации, и вы являетесь их менеджером.
    — к которым вас допустил менеджер и вы являетесь участником проектов.
    — ваши личные борды, которые вы создали и управляете ими, тщательно скрывая от окружающих их содержимое для параноиков напомню, что гугл все равно смониторит, а в пользовательском соглашении наверняка написана чушь типа: Трелло может пересылать ваши данные кому угодно, включая ЦРУ Уганды, но пофиг :)

    2. У каждого проекта есть своя страничка, и выглядит она в виде набора списков, которые представляют первый вектор классификации задач.

    По умолчанию умный Трелло создает три пустых списка: «Надо сделать», «В работе», «Сделано». Таким образом, базовая классификация задач, которыми вы будете управлять в проекте, задана по признаку состояния, но менеджер проекта может сделать какую его менеджерской душе угодно классификацию и нагенерировать нужное количество списков.

    Я поначалу пытался изобрести какое-то организационное извращение, но потом понял, что классификация по умолчанию — самый удобный вариант для верхнего уровня классификации. Ведь внутри задачи есть еще одна классификация.

    3. Суть менеджмента проектов заключается в управлении составляющими его задачами. Все знают, что такое протокол совещания, план мероприятий, перечень задач, сетевой график проекта, диаграмма Ганта? Дак вот, все эти штуки состоят из задач, которым мы, чаще на бумаге в табличке, придаем свойства: содержание, образ результата, исполнитель, срок, документы.

    Триумф трелло в том, что он сделал все эти свойства управляемыми объектами.

    Вот основные элементы управления карточками (задачами).

    Карточка создается внутри списка. Просто любой, кто допущен к менеджменту доски, может мышкой клац-клац и карточка бац.

    Карточка содержит описательную часть, в которой бравые бюрократы мастерски формулируют текстовую основу задачи, четко применяя инструменты SMARTирования и прочую менеджерскую фигню.

    Каждую карточку можно классифицировать по одному из семи дополнительных признаков и, таким образом, реализована вторая классификация задач. И это тоже офигенское решение.

    Так, например, в некоторых проектах я тегирую карточки подпроцессами, если мы говорим об управлении не проектом, а процессом, или тут могут быть функции исполнителей, а можно, например, придумать обзывания и наделять задачи такими статусами как «противная», «нудная», или наоборот «клевая» и «прикольная». Но лучше этого не делать.

    Как и положено в любом управляемом деле, у задачи должен быть кто? Правильно, провокатор. Который мешает ее исполнению. Кстати, провокаторов как раз можно задавать в цветастой классификации, т. к. под них отдельного поля Треллобоги не предусмотрели, а зря :)

    Зато предусмотрели поле для ответственного и исполнителей. Первым кликаем на морду лица ответственного, потом по остальным клацаем и они становятся сочувсствующими, ну, в смысле, соисполнителями.

    Отдельно — поле для фиксации срока исполнения задачи.

    Можно прикрепить файл из самых нужных источников: со своего компа, из гуглодока и из дропбокса.

    Но самая фича — это отслеживание активности. У каждой карточки своя лента активности. В ней отражаются все действия с карточкой: кто, чего куда поменял и назначил и можно оставлять комментарии.

    А теперь вспоминайте ваши совещания:
    Смотрим на 129-й пункт протокола, там значится: «Развидеть весь ужас происходящего на этой планете. Исполнитель — Пупкин Василий».

    Руководитель задает вопрос: доложите, Василий, результат.
    Василий пускается в рассказ, суть которого сводится к тому, что развидеть уже не получится, т. к. не хватает силы позитива. Тогда его властно прерывают и задают вопрос: когда вы уже выполните задачу. Василий обещает развидеть все через 5 дней. Все потратили 5 минут. В протоколе корректируется срок.

    Так вот, в Трелло, если Василий заранее все написал в комментарии, задача управляющего — просто прочитать, дать люлей и согласиться с предложенной датой или нет... Нет временных затрат на обсуждения, нет первичного приема информации.

    Карточки можно перемещать между списками, которые созданы в рамках первой классификации, а всем, что я перечислил выше — управлять из формы карточки.

    Карточку можно удалить, а можно засунуть в архив. Бояться не надо. Лента все запишет, а удаленное всегда можно достать.

    4. Управление карточками в рамках проекта.
    Все, что мы осмысливали выше — это лишь «написание протокола».
    Самое расчудесное начинается потом, когда приглашенный коллектив начинает управлять набором задач, формирующих проект.

    Все участники проекта могут двигать карточки между листами, менять сроки, удалять себя из ответственных, назначать других, прикреплять файлы и удалять их, короче — делать все, что может делать менеджер проекта, но... все будет тщательно записано.

    Вот основные функции управления набором задач:

    Механизм фильтрации задач позволяет отобразить задачи по тегам, срокам завершения и участникам. То есть, хотите вы, к примеру, найти основание для лишения премии, клац на сотрудника, а у него две задачи просрочены, скриншот шлеп и алга. Хотя какой-то дурацкий я пример использования предложил :) Но суть иллюстрирует.

    У каждой доски включается свой календарь и вот вам сетевой график, он правда не может растянуть задачи на несколько дней, и построить диаграмму Ганта, но, думаю это вопрос времени и это прикрутят, но календарь можно, к примеру, распечатать и повесить на ближайших остановках, чтобы все знали, как сложен ваш труд

    И опять же тут фича: есть лента активности, где показаны в потоке все действия с задачами, т. е. можно смотреть, кто и что прокомментировал и как поменял статус задачи. Вот вам и совещание. Научились работать командой с набором задач, вообще не надо собираться. Понимаете? Вообще! :)

    Доступ к доске управляем: можно дать доступ к ней всем сотрудникам организации, а можно только тем, кому он нужен. У вас в компании 25 000 человек? Не надо давать всем доступ. Застрелитесь.

    Но суть такова: На доске можно отсматривать статус задач по объектам управления и, собственно, именно это и является основной для принятия управленческих решений.

    Аутлук, Битрикс24, Гуглокалендарь и гуглопочта (для управления общими задачами) ежедневники Архангельского — все нервно курят.

    Потому что это бесплатно. Но я купил про аккаунт, он еще позволяет задавать для каждой задачи Субтаски и это еще один уровень управления, только пока они мне не пригодились.

    Двух классификаций вполне хватает.

    В общем, базовая последовательность работы в Трелло, если вы являетесь руководителем проекта, выглядит так:
    1. Классифицировать все свои проекты и создать для них доски в рамках одной или нескольких организаций.
    2. Пригласить тех участников, которые будут обеспечивать с вами результаты.
    3. Создать в каждом проекте списки, в которые вы будете складывать задачи — классифицировать задачи по первому вектору.
    4. Сформировать пул задач, присваивая им теги (второй уровень классификации), дату, ответственных.
    5. Определить порядок взаимодействия участников на доске. Например, обязать всех, каждый вечер отмечаться по статусу исполнения задачи или еще какие-то правила. Мы, к примеру, по некоторым проектам проводим совместный срез по понедельникам в восемь утра.
    6. Обеспечить отслеживание выполнения участниками задач и корректирующие мероприятия.

    В общем, все.

    А, ну, еще надо сказать, что все то же самое, точно также реализовано в приложениях для смартфонов. Для «огрызков» и «зеленых» точно есть.

    Впервые я нашел сервис, который полностью на 100 % удовлетворяет мои потребности в менеджменте и в том числе помогает экономить на бумаге.

    Саморазвитие#Инструменты#Планирование#Приложения#Продуктивность

    Интересные комментарии

      Дмитрий Литвак
      6 лет

      Илья, и снова — аплодирую

      Дмитрий Литвак
      6 лет

      Упс, смайлики не отражаются?

      Илья Коноплев
      6 лет

      Дмитрий, спасибо

      Татьяна Михайлова
      6 лет

      Илья, спасибо! А как написано — прекрасное настроение на весь день обеспечено

      Илья Коноплев
      6 лет

      На здоровье, хорошее настроение никогда не бывает лишним :-)

      Linas
      6 лет

      Кхм, кхм, пошел ковырять трелло, авось серебряная пуля?

      Наталия Зайцева
      6 лет

      Спасибо, Илья, тоже люблю Трелло, здорово и живо написали!

      Виктория Бехтерева из «Правила игры» рекомендует еще добавить в классификацию колонки «отложено» и «вопросы». Отложено — если задача стала неактуальной и может когда-нибудь к ней вернемся. Вопросы — исполнители задач пишут, если есть проблемы с выполнением задачи.