11 января 2017

Мой центр управления полетом

18071 просмотр

Артур Белостоцкий
Я редактор и коммерческий писатель. Помогаю компаниям интересно и доступно рассказывать о своих продуктах. Специализируюсь на обучающих статьях и промостраницах.
  • belostotsky.ru
  • Я перепробовал кучу систем управления делами, но так и не стал гением эффективности. Я все еще часто откладываю дела, а потом паникую как студент во время сессии. Но иногда у меня получается себя организовать. Рассказываю о системе, которая помогает мне помнить о целях и справляться с делами.

    Экраны помогают диспетчерам модуля «Коламбус» видеть, что происходит на МКС и принимать правильные решения. Фото: Немецкий аэрокосмический центр.

    Чаще всего мой тайм-менеджмент работает так: я беру задачу, ставлю дедлайн и разбиваю дело на мелкие кусочки. Всю неделю я планирую начать работать: представляю конечный результат, радуюсь, подбадриваю себя, но ни в коем случае не работаю. В пятницу я прихожу в себя и делаю недельный объем работы за 15 минут до дедлайна. Под глазами синяки, окурки не помещаются в пепельнице, коты не кормлены, зато я герой.

    Быть героем круто, но утомительно. Я не доктор, но, по моим ощущениям, постоянный стресс вредит здоровью. Да и работать по ночам со временем все сложнее. Герои вроде меня постоянно рискуют: репутацией, личным временем и отношениями с близкими.

    Чтобы делать текущие дела, не нужны ни книги, ни системы. Достаточно листа бумаги, карандаша и ежедневной практики: записывать задачи, изо всех сил стараться их сделать, анализировать неудачи, впадать в отчаяние, брать себя в руки и снова стараться. Со временем станет легче.

    Справляться с текущими делами — полбеды. Следующий шаг — помнить о далеких целях и мечтах, находить время на хобби и общение с семьей. Вот для этого и пригодится система. Я пользуюсь Трелло, чтобы управлять текущими делами и не забывать о долгосрочных целях.

    Трелло — это виртуальная доска с карточками для заметок. Команды пользуются этим сервисом, чтобы управлять проектами. Каждая карточка — это задача. Менеджеры создают карточки и проставляют дедлайны, а исполнители перетаскивают карточки из одного списка в другой, когда статус задачи меняется. Я приспособил Трелло для управления личными делами.

    Вот так выглядит моя доска сейчас:

    На первом экране — списки, которые я хочу видеть в первую очередь:

    • Важные решения. Это принципы, которые влияют на мою жизнь. Полезно держать перед глазами, чтобы сверяться с курсом.
    • Идеи. Это задачи, которые было бы неплохо сделать когда-нибудь. Сюда попадает все, что приходит в голову.
    • Дела. Это идеи, которые я точно буду делать.
    • В процессе. Дела, над которыми я работаю прямо сейчас.
    • Сделанное. Смотрю сюда, когда устал, чтобы вдохновиться прошлыми победами.

    Когда статус какой-то карточки меняется, я перетаскиваю ее в другой список. Задача «Написать статью для ЖИ» сначала попала в «Идеи». Потом я перетащил ее в «Сделать», а перед тем как начать писать — в список «В процессе». После публикации статья окажется в списке «Сделал», а потом отправится в архив.

    На втором экране у меня списки, которые нужны не так часто. Здесь у меня кино и книги:

    • Books to read — книги, которые хочу прочитать. К каждой карточке прикреплен файл с книгой.
    • Books I’m reading — помогает помнить, какие книги я сейчас читаю, и не читать одновременно слишком много.
    • Books I’ve read — показывает, сколько книг прочитал.

    С фильмами все проще: первый список отвечает на вечный вопрос «Чего б такого посмотреть?», а второй — напоминает о фильмах, которые уже видел.

    Это лучшая система из тех, что мне удавалось построить. Доска позволяет охватить все задачи одним взглядом, а списки и карточки помогают сфокусироваться на конкретной задаче.

    Трелло легко настроить под себя.

    Вот так выглядит доска любителя ГТД:

    А вот так — последователя Аджайла:

    В бесплатной версии Трелло я могу создавать неограниченное количество досок, добавлять к задачам заметки и чеклисты, прикреплять файлы и делиться своей доской с другими людьми. Есть удобные приложения для Айфона и Андроида, так что моя доска всегда со мной.

    Надеюсь, мой опыт поможет вам построить собственную систему и достичь всего, что вы хотите. Поделитесь своим опытом в комментариях.

    Живите интересно, выполняйте задуманное и успевайте радоваться :)

    Саморазвитие#Инструменты#Приложения#Продуктивность

    Интересные комментарии

      Вадим
      7 лет

      Этому Trello ещё бы возможность работать в оффлайне. Единственный и такой жирный минус.

      В любом случае спасибо вам за текст, интересная динамика

      Артур Белостоцкий
      7 лет

      Спасибо за ваш комментарий. Насколько я понимаю, просмотр заметок в оффлайне-таки доступен. А вот посмотреть детальное описание, скачать вложенные файлы и добавить новую заметку, действительно, не удастся. Согласен, что отсутствие возможности работать без подключения в сети может быть проблемой в определенных ситуациях. Тут на помощь придет блокнот и старый-добрый Эверноут :)

      Хотя, лично для меня, уже сам факт отсутствия сети в большинстве случае вызывает неудобства.

      Ксения
      7 лет

      Большое спасибо за статью! Программа заинтересовала, буду пробовать. А то к evernote пока не приспособилась. Попробую Trello, как раз сейчас разгребаю учебные и бытовые дела :)

      Артур Белостоцкий
      7 лет

      Ксения, буду рад, если этот инструмент подойдет вам. А если и нет — всегда можно попробовать что-то другое. Буду рад, если вы поделитесь своим опытом. Успехов вам в ваших делах!

      Прищепова Мария
      7 лет

      Артур, какой ты молодец!!! Очень хорошая статья!!!

      Я тоже Trello пользуюсь, очень удобно контролировать проекты

      Артур Белостоцкий
      7 лет

      Маша, спасибо за добрые слова :-)

      Ольга
      7 лет

      Спасибо за опыт. Неплохо. Выше писали, что к сожалению нет возможности пользоваться доской в оффлайне. :(

      Антон
      7 лет

      Хорошая статья. А что-нибудь по серьезней пробовали? например https://omnigroup.com/omnifocus

      Артур Белостоцкий
      7 лет

      Антон, спасибо за отзыв. Про Omnifocus много слышал и видел примеры использования, но пробовать пока не доводилось. Ознакомлюсь.

      Максим Попов
      7 лет

      Да, отсутствие оффлайна это супермегаминус Trello.

      Например, стены зданий судов в Казани не пробиваются никакими 3G, если повезёт, то только EDGE. А в ожидании суд.заседаний или в перерывах можно провести не один час. Получается сервис Trello в это время так же доступен как ЦУП Байконура.

      Еверноут, кстати, можно сформировать в подобие Канбан-доски. Единственное, как GTD_система он не удобен, пока нет поддержки дат в заметке с привязкой к календарю. Например такой настройки, что заметка с атрибутом дата равному «16.02.2015» в режиме «Календарь» становится видна только 16 февраля. Тогда они «порвут» большинство GTD-систем.

      Денис
      7 лет

      Не один год занимаюсь организацией, планированием, распределением, выполнением личных и рабочих задач... понял одно, что все записать невозможно а важное как всегда и не записываешь потому, что постоянно об этом думаешь, а если постоянно думаешь, то зачем тратить время и записывать ;-)

      Я бы построил свою идеальную схему GTD от легкого прихода идей до выполнения следующим образом, причем главным эффектом в ее работе должен однократный вход информации в систему, а далее только дополнение и ее разбитие или суммирование на проекты и т.д.

      Я полагаю, что все начинается с мозгового штурма и распределение в mindmap => далее информации структурируется в том же mindmap и экспортируется => в симбиоз двух систем: канбан-систему Trello (порядок выполнения) и GTD систему OmniFocus (проекты, подпроекты и т.д.).

      Именно из-за различных подходов и взглядов на выполнении задач, я хотел бы иметь возможность переключения из одного вида в другой, как например это бывает в программах по управлению проектами.

      Но таких симбиозов пока нет, а вести несколько систем одновременно... это убивает много времени, неэффективно, а что неэффективно и не нравится выполнять, быстро надоедать и забывается. Однако я научился эффективно использовать Evernote в связке с OmniFocus, с двумя блокнотами и структурированными контекстными метками, что позволяет мне в omnifocus держать процедурную информацию, а всю декларативную или справочную информацию в связке с Evernote, как онлайн так и оффлайн.

      Максим Дранко
      5 лет

      Простите - подглядел. 20% с дохода может оказаться тяжело. Начните с 10%. Цифра вынесена из практики работы в страховании жизни.

      Наталия
      5 лет

      Я многодетная работающая мама и в итоге тоже пришла к подобному подходу. Только вот отдых планировать не научилась пока)

      Daria
      5 лет

      Здравствуйте, cпасибо за статью, познавательно! Я сама не понаслышке знакома с методологиями Agile, на работе ведение проектов только в трелло и это отлично работает! А вот для личных дел это не зашло, теперь понимаю почему - слишком мало колонок, без фантазии (что сделать, что делаю, сделано). У вас интересный взгляд на разнообразие колонок, попробую внедрить! Спасибо.

      Татьяна
      5 лет

      Спасибо!