Методом проб и ошибок среди многообразия различных по функционалу, интерфейсу и степени заковыристости инструментов для личного планирования мной был выбран Trello.

Вообще говоря, как командный таск-менеджер для работы с проектами Trello освоен и оценен по достоинству довольно давно. А вот настроить в нём же личное планирование удалось не сразу — стандартная логика «план — в процессе — выполнено» мне совсем не подходила. За время поисков своей системы координат в Trello я протестировала несколько вариантов ведения личных дел. Всю свою первую стодневку я занималась реструктуризацией планирования и вот — ура! Победа!

В этой статье я расскажу о том, как Trello сегодня успешно работает для меня именно в части личного планирования, поделюсь конкретными примерами, а также покажу несколько лайфхаков.

Trello по своей сути — это система досок с карточками, которые, в свою очередь, организованы в списки. В основе Trello лежит канбан. Как правило, Trello используется для управления проектами и совместной над ними работы.

Почему я выбрала Trello:

• Это очень гибкая система, а её разработчики ориентированы на удобство и простоту.
• Есть полноценное мобильное приложение.
• Осознав удобную логику, организовали там совместное семейное планирование. Таким образом, в Trello я работаю с командами, планирую с любимым и веду личные дела. Один инструмент для одного типа задач на всё.

Поскольку с подробным описанием функционала вы можете ознакомиться на сайте программы, я сразу приведу для примера элемент моей доски с общим планированием  — скриншот, ссылка на саму доску и описание содержимого и логики.

Доска создана специально для статьи и не содержит никаких интимных задач, так что можно смело идти по ссылке, читать, открывать карточки, смотреть примеры задач, чек-листов.

Я планирую ежемесячно, еженедельно и ежедневно.

Моя доска

Моя доска с общим планированием включает в себя следующие листы:

• Общий поток
• Фундамент.Поток больших задач
• Поток маленьких задач

Задачи, которые выполняются быстро и/или легко. Это уже конкретные и понятные шаги. Часто — позвонить, написать, купить и пр.

• Задачи на неделю
• Задачи на сегодня
• Сделано

Теперь подробнее о каждом листе:

1.      STREAM of LIFE / Общий поток

Сюда в виде карточки попадает всё, что приходит мне в голову в виде текста, ссылки, фотографии и пр. Бывает, что сталкиваешься с какой-то информацией, но прямо сейчас нет времени изучить её и понять, полезна ли она тебе, интересна ли. Это попадает в лист «Общий поток». Еженедельно я просматриваю и сортирую этот список. Что-то попадает в следующие листы (в списки, задачи, привычки и пр.), а что-то - на другую доску «Полезные материалы».

Например, карточка «Гленн Гульд Бах» образовалась здесь во время занятия с учителем фортепиано, когда мы обсуждали игру одних и тех же произведений в разных тональностях, а также legato и staccato. На еженедельном планировании при работе с этой карточкой я найду интересующие меня произведения, добавлю в карточку ссылки на них, переименую карточку в «Послушать произведения …» и помещу в лист с задачами.

А вот из карточки «История России Кипнис», наверняка, образуются карточка в листе Фундамент со списком лекций к просмотру в чек-листе и карточка на доске «Полезные материалы».

2.      BASEMENT / Фундамент

Привычки. То, что в стодневке часто называется «кирпичиками» - действия, которые я хочу совершать ежедневно или регулярно.

• Часть карточек — действия, которые мне хочется сделать ежедневными привычками.

К примеру, играть на фортепиано. При планировании на месяц создаю карточку «Фортепиано Январь», добавляю к ней описание, в котором пишу своё пожелание к этому действию. Здесь это «Хочу ежедневно самостоятельно заниматься не менее 1 часа. При отсутствии инструмента простукивать ритм любых нот».

Далее я создаю чек-лист. Если предполагается ежедневное действие, то чек-лист по количеству дней в месяце — прямо дату и пишу. Далее, когда подвожу итоги дня, ставлю галочку в соответствующей дате. В карточке «Фортепиано» рядом с датой ставлю количество минут — вдруг мне захочется в конце года посчитать, сколько времени я играла J. В конце месяца карточку переношу в лист Done и архивирую. А в листе Фундамент создаю карточку «Фортепиано Февраль» и т.д.

• Часть карточек — действия, которые мне хочется сделать регулярными. К примеру, спорт.

Возьмём карточку «Coursera». В описании к карточке фиксирую своё пожелание — «Хочу 3,5 часа в неделю изучать курсы». Поскольку карточка появилась в конце январских каникул, в чек-листе на январь 3 пункта.

Списки. Тут, наверное, много объяснять не нужно. Самое главное — эти списки я постоянно пополняю, а просматриваю как минимум еженедельно, и их содержимое тоже становится задачами.

3.      STREAM OF BIG TASKS / Поток больших задач

Сюда попадает всё, что нужно изучить и над чем подумать, а также задачи, которые уже понятным образом могут быть разбиты на несколько. Ещё одной из характеристик задач в этом листе будет длительность их выполнения. Большая задача для меня — это всё, что больше часа.

4.      STREAM OF SMALL TASKS / Поток маленьких задач

Задачи, которые выполняются быстро и/или легко. Это уже конкретные и понятные шаги. Часто — позвонить, написать, купить и пр. Ну и, как вы поняли, задача из этого листа не должна занимать больше часа моего времени.

5.      FOR THIS WEEK / На эту неделю

На недельном планировании я перемещаю сюда задачи из потоков. В зависимости от предстоящей загрузки на неделю определяю соотношение больших и маленьких задач. Также стараюсь соблюдать баланс по сферам — сферы отмечены цветными лейблами. Об этом подробно написано ниже. В общем, закон этого листа — баланс цвета и калибра:)

6.      FOR TODAY / На сегодня

При ежедневном планировании выбираю задачу из листа «На эту неделю» и добавляю задачи из листа «Фундамент». Несмотря на то, что некоторые задачи из него уже вошли в привычку, их дублирование в листе «На сегодня» позволяет объективнее планировать время. То есть, ежедневно я создаю в этом листе карточку «Фортепиано — 1 час», в день тренировок — карточку «Аэростретчинг».

7.      DONE / Выполнено

Лист тщеславия, поддержки или отрезвления (в зависимости от его состояния) :) 
В конце каждого месяца переношу сюда нужные карточки из листа «Фундамент». В карточках подвожу краткий итог в виде комментария. К примеру, в карточке «Фортепиано Январь» будет написано «Самостоятельно занималась 19 дней из 31-го. Всего 15 часов самостоятельных занятий». После этого архивирую все карточки в листе «Сделано».  Именно архивирую, а не удаляю. В конце года с помощью этого листа я буду подводить итоги. 1-го числа каждого месяца этот лист пустой.

Как и какие функции Trello я использую

1.      Основная сущность Trello — карточка

Карточки можно копировать, перемещать вверх/вниз, в другие листы, на другие доски, архивировать, удалять и пр.

Редактировать можно кликнув на тело карточки, то есть, открыв её. Ещё один способ — нажать на значок редактирования в правом верхнем углу карточки. Обратите внимание, что во втором случае будет доступен ограниченный набор функций.

2.      Оформление карточки

Помимо текста я иногда добавляю к карточке описание. В особенности это касается карточек из листа «Фундамент», чтобы отразить там свои пожелания.

Я люблю прикреплять ссылки при планировании, чтобы при выполнении задачи уже не тратить время на поиски нужной информации.

Иногда прикрепляю к карточке картинку для визуализации задачи или просто для красоты доски :)

3.      Чек-листы

Чек-листы я использую, к примеру, в листе «Фундамент» как хронометраж. Не открывая карточку можно увидеть, сколько пунктов чек-листа выполнено. Пункты чек-листа (да и сами чек-листы) можно двигать вверх-вниз по вашему усмотрению.

В каждой карточке можно создавать неограниченное количество чек-листов, получая таким образом несколько списков в одной карточке. К примеру в карточке «Книги» у меня есть списки «Бизнес», «Художественные», «Личное развитие» и «В процессе». Единственный минус нескольких чек-листов — при неоткрытой карточке вы увидите сумму выполненных пунктов по всем спискам, а не по каждому в отдельности.

4.      Лейблы

Каждой карточке можно присвоить цветной лейбл. Можно даже не один, если есть такая необходимость. У меня, к примеру, есть.

Мои лейблы такие:

• Дом и семья
• Бизнес и образование
• Личностный рост и творчество
• Музыка
• Здоровье и красота
• Большая задача

Именно благодаря лейблам можно не вчитываясь увидеть, какие задачи сейчас преобладают, а также соблюсти баланс при планировании на неделю, чтобы не страдала ни одна из сфер.

5.      Оформление доски

Для каждой доски я выбираю свой фон. Эта функция доступна в меню в правой части окна. Можно добавить однотонную заливку, текстуру или выбрать фотографию из предлагаемых.

6.      Фильтр карточек

Функция также доступна в меню справа. Карточки можно фильтровать по лейблу и due date. Можно искать карточку по тексту.

Другие полезные функции и лайфхаки, которые я редко использую для личного планирования:

• Двойной клик в любом месте доски — создание нового листа
• Можно ставить due date
• В Trello есть календарь
• Карточки можно создавать из почты, используя свой специальный адрес
• Можно форматировать текст карточки

Альтернативные варианты планирования

1.      Проектный

Когда в доске общего планирования что-то явно выбивается вперёд, я выношу это в отдельный проект, создавая под него отдельную доску. Доска конкретного проекта, как правило, состоит из классических «To research» - «To do» - «In process» - «Done».

2.      Формат моей первой стодневки

В процессе первой стодневки я экспериментировала с различными видами подачи информации и искала те способы, которые будут работать лично для меня. В первой стодневке я понимала, что собираюсь прикладывать усилия по 4-м направлениям. Пробковые доски и бумажки мне не заменит ничто, а вот в Trello с горем пополам у меня работало это со следующими листами:

• Кирпичики
• Списки
• На этой неделе
• Направление 1
• Направление 2
• Направление 3
• Направление 4
• Done

Во время стодневки я, преимущественно, использовала Trello для еженедельного планирования. Соответственно, в лист «На этой неделе» я брала задачи из всех направлений.

Буду рада обменяться опытом использования Trello для личного планирования, совместного планирования и командной работы. Ну и, разумеется, буду рада комментариям по идеям, которые описаны в статье.

Саморазвитие #trello #Планирование #Приложения