Говорили, что Трелло — прекрасный инструмент. Я попробовала, мне не понравилось, и я вернулась к бумажному ежедневнику. Только через два года мне удалось разобраться с системой и настроить большинство процессов в Трелло.

Почему многие так и не могут освоить программу, несмотря на миллион положительных отзывов, и как это удалось мне?

Внутри меня живёт сумасшедший профессор. Начав работать начальником отдела на заводе, я тут же нашла возможность повесить в кабинете белую доску. На встречах с подчинёнными вместо того, чтобы сидеть чинно за рабочим столом, я подскакивала к доске и начинала рисовать маркерами схемы, майдмэпы, раскладывать задачу на шаги.

И вот я индивидуальный предприниматель. Работаю сама с собой в домашнем офисе наедине с компьютером. Вроде бы никакая доска не нужна.

Но я же использовала её не для того, чтобы покрасоваться перед подчинёнными. Доска помогала думать. Уйти от границ небольшой тетради или ежедневника, размахнуться на чистом белом пространстве. Разложить проблему на кусочки, даже если пока не все кусочки ясны.

Трелло. Первый заход. Неудачный

«Это то, что мне нужно!» — подумала я, когда впервые услышала про Трелло два года назад. Тот самый аналог доски, только в электронном виде. Регистрация бесплатная. Я рассматривала скриншоты и радовалась.

На доске создаются колонки (в терминологии Трелло «списки») и карточки, которые можно перетаскивать из одной колонки в другую в зависимости от того, в каком статусе находится задача. Плюс, все эти карточки и списки можно скопировать и в следующий раз, когда перед вами стоит та же самая задача, например, организовать мероприятие, не решать её с нуля, а взять готовый чеклист и следовать проторенным путем.

Я тут же зарегистрировалась и бросилась составлять свои списки и карточки. Но энтузиазм вскоре начал угасать.

Три колонки — «Сделать», «В процессе» и «Сделано» — стали казаться слишком формальными и ограничивающими. Фразы других «я такое удовольствие получаю, перетаскивая в Трелло карточку из одного статуса в другой» звучали непонятно. Мне гораздо больше нравилось жирно зачёркивать пункты в списке дел.

Я вернулась к своему Молескину и BulletJournal.

Вторая попытка. Взгляд на ситуацию с высоты

Прошёл год.

Я только что вернулась из отпуска, моя почта была забита письмами от клиентов. Кроме почты они писали в WhatApp, мессенджер Фейсбука, сообщения в Контакте. Что-то было записано в ежедневники, какие-то заметки были в Evernote. И это был не стройный ряд непрочитанных писем, за которые нужно сесть, выделить время, всем ответить и перенести письма из непрочитанного в Архив.

Нет, это был хаос из заявок на совместную работу, заметок, что нужно напомнить про оплату, писем с выполненными домашними заданиями на проверку.

Я вспомнила про Трелло и снова села за доску. За вечер я разложила клиентов на карточки и списки. Каждому была присвоена карточка, колонки показывали статус: «Пришла заявка», «Назначена первая встреча», «Жду оплату», «Фокусная консультация», «Цикл консультаций», «Скорее всего “НЕТ”».

В результате я взглянула на Трелло доску и впервые увидела всех клиентов единовременно. Будто отошла от белой доски для маркеров и вот она вся ситуация — схематично, как на ладони. Сразу стало видно, сколько всего клиентов (сюрприз: их было в два раза больше, чем представлялось), кто в каком статусе прямо сейчас, кто «завис» и кому нужно напомнить о себе.

Табличка в Excel, которую я вела до этого, двухмерна: есть список, в ячейках статус, можно поставить фильтр по статусу. Трелло — будто Google карты в 3D. Когда нужно посмотреть, где вход на Почту в этом длиннющем доме, адрес и обычная карта не помогают.

Этап третий. Устойчивая модель управления процессами

Этой весной, когда я, впервые делегируя часть работы, полчаса рассказывала помощнице об одном их процессов — «Тут всё просто: сначала завести данные здесь, потом проверить в табличке, затем зайти на этот сайт, потом по шаблону выслать письмо» — пришло осознание, что в моей голове хранится слишком много. Это опасно не только для головы, но и для бизнеса. Когда все процессы только в уме, это не устойчивая бизнес-модель.

Я пошла глубоко разбираться с Трелло. Каждый раз, когда я слышала о том, что в программе тренинга или какой-то конференции заявлена работа с этим сервисом, я с нетерпением ждала, приходила и… неизменно разочаровывалась.

«Трелло —отличный инструмент». «Там всё интуитивно понятно». «Вот, смотрите, я сделал скриншот, как в Трелло проектом управляет команда в 20 человек». Из раза в раз я слышала эти фразы на вебинарах и выступлениях.

У меня не было двадцати человек. По мелькающим скриншотам было не разобраться, что к чему, и фразами «там всё интуитивно понятно» меня было уже не обмануть.

Пришлось искать зарубежные тренинги. После нескольких платных курсов, часов, проведённых за просмотрами видео, и нескольких дней за настройкой первых систем я, наконец, не только поняла, но и полюбила Трелло.

Сейчас у меня 12 досок, в которых расписаны основные процессы моего бизнес-проекта и домашние дела. Доски Трелло открыты у меня на компьютере постоянно, а когда я не за компьютером, я пользуюсь приложением на мобильном.

За что все так любят и нахваливают Трелло

Интуитивность. Тренеры не врут, инструмент действительно интуитивно понятный. Чтобы разобраться с базовым функционалом не нужно читать многостраничные инструкции.

Гибкость. Основатель Трелло Майкл Прайор говорит, что они старались сделать инструмент понятным, как Excel таблица, где пользователь может сам дать названия колонкам, рядам и наполнять ячейки любой информацией.

Интеграции. Инструмент интегрируется с огромным количеством систем (Evernote, Googledocs, Dropbox, Googlecalendar, Gmail). Сложнее найти программу, с которой Трелло не интегрирован.

Доступность. На компьютер не нужно устанавливать никакое программное обеспечение, доступ осуществляется через браузер. Он доступен из любой точки, с любого компьютера, подключенного к интернету.

Он бесплатный! Большинство функций доступны в бесплатной версии Трелло, так что платная может вам никогда не понадобиться.

Если всё так прекрасно, почему ещё не все используют этот инструмент?

Внедрение «с нуля». То, что инструмент гибкий и интуитивно понятный, не означает, что его можно внедрить «с нуля». Также как и в Excel, с колонками и ячейками, вроде, всё понятно, но пока вы не увидите примера ведения, скажем, бюджета и не научитесь использовать формулы, толку будет немного. С Трелло тоже самое.

Большая часть функций остаётся «за кадром». Из-за того, что многие осваивают Трелло по наитию, целый пласт функций остаётся за кадром. Именно поэтому мне и казалось в самом начале, что легче пункты из списка от руки вычёркивать. Так и есть, но ведь списки — лишь мизерная часть Трелло-функционала.

Внедрение «нахрапом». Важно понимать, что настройка доски в Трелло  (та же доска с клиентами), это не просто красивое раскладывание карточек в эдаком бизнес-пасьянсе. Это настройка системы и процессов. Пытаясь настроить все системы одновременно, вы рискуете потерпеть неудачу.

Полный переход от бумажных носителей. Часто Трелло рассматривают как панацею и переход на электронную систему от бумажной. Всё, отныне никаких ежедневников и бумажек, всё только в электронном виде, только Трелло! Увы, максимализм редко срабатывает.

Трелло некрасивый. Да-да, вот так просто. Несмотря на то, что инструмент визуально очень приятный, девять «вырви глаз» фонов, входящих в стандартный пакет, отбивают желание часто туда заглядывать. На самом деле для досок можно настроить красивые и приятные фоны, но мало кто знает, как именно это делать.

Что же делать?

Относитесь к внедрению Трелло как к эксперименту. Не считайте Трелло волшебным инструментом, после которого жизнь никогда не будет прежней, а все задачи будут разрешаться сами собой. Не будут. Возможно для вас инструмент не подойдёт и вы решите вести все дела в BulletJournal. Это тоже нормально.

Подглядывайте за другими. Не старайтесь настроить «с нуля». Момент, когда у меня с Трелло «кликнуло» наступил тогда, когда я увидела реальные доски других пользователей, решающих аналогичные задачи. Не скриншоты, а именно доски в реальном времени. Множество примеров есть на сайте Трелло. Я сама, освоив программу, организовала вебинар «Трелло для творческих бизнес-проектов», где три часа показывала свои доски, делилась лайфхаками и рассказывала о том, как строю процессы.

Для читателей «Жить интересно» я подготовила в подарок шаблон доски «Штаб-квартира». Вы можете скопировать её себе в три клика. Нажимайте Меню (в правом верхнем углу) —> Ещё —> Копировать доску. Не забудьте поставить галочку напротив пункта «Также копировать карточки».

Подстраивайте Трелло под себя. Копируя чужие идеи, старайтесь адаптировать их под свои процессы. Пока к скопированным доскам у меня было отношение как к священной корове (это же, ого-го, шаблон!) ничего не получалось. Как только я начала практиковать подход «что-то у меня так не работает, попробую-ка я по-другому», дело пошло.

Календарь встреч с клиентами, например, я до сих пор веду в ежедневнике и не собираюсь это менять. Мне так удобно. Не всё должно быть в электронном виде.

Дайте себе время. Внедрение доски — это внедрение нового процесса. Не старайтесь настроить всё за один присест. Моя рекомендация — минимум неделя на один процесс (=одна доска), иногда на внедрение и налаживание процесса может уйти месяц.

Саморазвитие #trello #Инструменты #Приложения #Продуктивность