5 марта 2015

Как правильно управлять контактами. Как навести порядок в адресной книге и не потерять ее?

12448 просмотров

Денис Нижник
Тренер по личной эффективности, бизнес-консультант. Любимое дело — обеспечивать возможности другим людям.
  • vk.com/id183608123
  • Наверное, немногие из читателей «ЖИ!» помнят бумажные записные книжки, в которых записывали ФИО, телефоны и адреса близких, друзей, коллег и знакомых. В наш информационный век мы чаще всего храним данные о наших контактах в электронном виде, в адресной книге.

    Сегодня коммуникации играют важную роль, иногда даже мимолетная встреча через некоторое время превращается в судьбоносную и полностью меняет нашу жизнь. Скорость коммуникаций также предъявляет и повышенные требования к порядку и сохранности адресной книги, чему и посвящена эта статья.

    За годы ведения адресной книги я выработал для себя несколько несложных правил, которыми хотел поделиться с вами, а также небольшим советом как привести адресную книгу в порядок.

    Я выделяю три области по работе с адресной книгой:
    1. Добавление новых контактов
    2. Управление текущими контактами
    3. Доступность адресной книги.

    Теперь подробнее про каждую область:

    Добавление новых контактов

    У меня много контактов в адресной книге и в разы больше визиток, но информацию я вношу в адресную книгу не сразу. Я добавляю контакт только тогда, когда уже общался с этим человеком или точно буду с ним общаться. Когда переношу информацию с визитки, обязательно указываю в заметке к контакту дату и место нашего первого знакомства (ее я также всегда пишу и на визитках, которые получаю), а также дополнительную информацию, которая мне поможет вспомнить человека, его возможности и наши договоренности. Это занимает пару минут, но экономит очень много времени в будущем и позволяет поддерживать качественную коммуникацию. При добавление контакта обращайте внимание, где вы его сохраняете — sim-карта, память телефона, облачный сервис или корпоративная адресная книга — обычно это указывается в самом верху экрана и это важно (подробнее поговорим об этом чуть ниже).

    Контакты я привык хранить в формате «имя фамилия», а если вдруг фамилии нет (редко, но такое бывает), то пишу профессию вместо фамилии («Дима Строитель»). Кстати одинаковое написание ваших контактов в разных приложениях поможет их автоматически связывать в адресной книге. Например, вы видите, что контакт доступен одновременно и через Skype, и через Watshapp, и можете сразу перейти к нужному приложению для звонка или сообщения. Это удобно!

    По возможности я также добавляю фотографию для контакта, это и удобно и наглядно. Меня спрашивали, где взять фотографию для контакта? Сейчас это заметно легче, т. к. многие размещают свои фотографии в социальных сетях и интернет мессенджерах (Whatsapp, Skype, Viber и др.) и их можно взять оттуда. Я стараюсь добавлять фотографии для всех контактов — чем дольше не общаешься с человеком, тем сложнее потом вспомнить его без фотографии.

    Управление текущими контактами

    Этот пункт связан с поддержанием актуальных данных в адресной книге. Это важно, т. к. в итоге это экономит ваше время и повышает вашу общую эффективность. Я ранее несколько раз попадал в ситуацию, когда телефонный номер указан неправильно (в нем допущена ошибка) и для поиска правильного номера мне нужно было прикладывать много сил, что тратило мое время и откладывало принятие нужного решения.

    Я придерживаюсь правила — записывать обновленные данные контакта сразу, как только узнаю о них — и присваиваю ему наивысший приоритет. Периодически (раз в полгода) я просматриваю контакты и те, с которыми уже точно не буду общаться, архивирую, сохраняя их как визитную карточку (формат vCard) на настольном компьютере. Это также помогает хранить в адресной книге актуальные записи.

    Доступность адресной книги

    Под доступностью я понимаю оперативный доступ к вашей адресной книге в любое время и месте. Это важно, поскольку толку от актуальной, но недоступной в нужный момент информации нет.

    В эпоху бумажных записных книжек было нужно носить ее с собой, а в век информационных технологий со смартфонами, планшетами и компьютерами более насущен вопрос в одинаковости информации на всех используемых устройствах.

    Для этого используются разные схемы синхронизации:

    1. Хранение адресной книги на выделенном сервере (облачном сервисе) и синхронизация с ним всех устройств.

    Из плюсов — вы синхронизируете все ваши устройства (на разных платформах) с единым правильным местом хранения, чаще всего доступным через интернет. Вы автоматически имеете актуальную резервную копию вашей адресной книги и можете ей воспользоваться при наличии интернета. Из минусов — ваши данные хранятся не только у вас.

    Если вы пользуетесь для работы почтовым сервисом IBM Lotus Notes или Microsoft 365MS Exchange с почтовым клиентом Outlook, то вы помимо почты также имеете доступ к вашей адресной книге, которая доступна вам удаленно и будет разумно вести свою адресную книгу там.

    Если корпоративные инструменты вам не доступны, то на помощь придут различные облачные сервисы хранения контактов, и, на мой взгляд, оптимальным и кстати бесплатным вариантом будет адресная книга от Google. Обладая большим функционалом, она надежно работает у меня уже несколько лет и на iPhone, и на платформе Android, а также подключена вместе с календарем к почтовому клиенту Thunderbird.

    Не все знают, что использовать адресную книгу Google на смартфоне/планшете можно без использования самой почты, для этого при подключении почтового ящика Gmail нужно поставить галочки для синхронизации только адресной книги.

    Не забывайте только при добавлении контактов сохранять его в облачном сервисе или корпоративной адресной книге по умолчанию.

    1. Хранение адресной книги на компьютере (или другом устройстве) и синхронизация остальных устройств с ним.

    Часто для этого используется Outlook, установленный на компьютере и уже с ним синхронизируются вручную все остальные устройства. Из плюсов — данные хранятся только у вас. Из минусов — вам необходимо самим следить за синхронизацией ваших устройств и она может быть недоступна удаленно.

    Отдельно отмечу, что если вы храните адресную книгу в облачном сервисе или регулярно делаете ее синхронизацию с компьютером или другим устройством, то отдельно заботиться о ее резервном копировании смысла нет. В любых других случаях вам стоит подумать о резервном копировании, чтобы в случае утери устройства или его поломки вы не потеряли всю вашу адресную книгу. Если вы не хотите доверяться облачным сервисам или вручную делать синхронизацию адресной книги, то хотя бы периодически делайте резервную копию вашего смартфона, планшета и т.п.!

    Техническая сторона работы с адресной книгой может показаться вам сложной, хотя это и не совсем так, но поверьте — лучше один раз потратить полчаса на правильную настройку, чем потом горевать о потерянных контактах.

    И что мне делать с моим бардаком в адресной книге? С чего начать наводить порядок?

    Я рекомендую пройти по следующим шагам для наведения порядка:

    1. Сделать формат записи контактов одинаковым для всех ваших контактов (в идеале и в других приложениях). Для примера, я использую формат «Имя Фамилия». Уйдите от записей вида «Василий 2″ или „Васька“ или „Вася“ или „Вася добрынинская“, а используйте вариант „Василий Фамилия“.
    2. Уточните необходимую информацию в заметках к контакту.
    3. Убедитесь, что этот контакт вам нужен сейчас и в будущем. Возможно, он устарел настолько, что его можно заархивировать и удалить.
    4. Добавьте фотографию для контакта, хотя бы для тех с кем общаетесь часто.
    5. Если ваш смартфон или планшет могут автоматически искать связанные контакты, вы увидите такие запросы для подтверждения.
    6. Для синхронизации и автоматического резервного копирования с облачным сервисом настройте хранение ваших контактов в нем. Обычно для этого достаточно на смартфонепланшете сделать импорт контактов в файл, а потом экспорт из этого файла в адресную книгу облачного сервиса (например, в тот же Google). Далее вы выставляете показ контактов только из облачной адресной книги (или же удаляете контакты вне ее) и... все!
      Если вам не нравятся облачные решения, то после наведения порядка с контактами сделайте резервную копию вашего устройства или синхронизируйте адресную книгу с компьютером.

    Поздравляю, вы проделали хорошую работу, польза от которой будет с вами долгие годы!

    Если у вас есть уточнения или вопросы по этой статье — напишите мне о них.

    Саморазвитие#Гаджеты#Технологии