10 мая 2017

Почему Google — лучшая среда для тех, кто бережет время

9389 просмотров

Игорь Вознесенский
Преподаватель кафедры социологии и управления Московского автомобильно-дорожного государственного технического университета (МАДИ), бизнес-тренер, специалист по личной и коллективной эффективности. Активист Лиги «Время» и ведущий тайм-менеджмент клуба МАДИ.
  • vk.com/igor_voznesenskiy
  • В тайм-менеджменте есть несколько непреложных правил. Одно из них, вторя восточной пословице, гласит — все, что не записано, не существует. Другое утверждает, что все записанное должно храниться в одном месте.

    Эти два постулата годами вели меня путем эволюции от невнятных «бизнес телефонов», через КПК, умеющих все, кроме звонков, к современным электронным помощникам — смартфонам.

    Да, мне всегда было понятно, что стикеры на холодильнике, надписи фломастером на руке, заметки в телефоне, план дня на листочке, а мысли разбросанные по трем разным блокнотам — не система управления собственной жизнью, а чистой воды самообман. Нужных записей никогда не было под рукой, когда они требовались, а помнить, куда и что ты зафиксировал, и поддерживать эти записи в порядке — отдельная работа, требующая слишком много энергии. Потому в эпоху смартфонов я был в поиске единой системы, способной собрать все нужное вместе.

    На волне общего интереса к теме самоорганизации рынок перенасыщен множеством различных инструментов и технологий фиксации задач, устройства планов и ведения заметок. Мне нужна была ясная и понятная инфраструктура, в которой планирование и ведение картотеки не будут превращаться в пытку. Так или иначе, продвинутому пользователю тайм-менеджерских практик придется подыскивать под всё возрастающие запросы более сложные инструменты, но для начала эти заморочки ни к чему. Система должна быть: проста, доступна, бесплатна, универсальна и широка возможностями. Есть ли такие? Есть! Как я выяснил — Google поможет.

    Google дает все нужные инструменты

    В толковой системе управления собой есть совершенно конкретный набор инструментов, которые хаос входящей информации превращают в осмысленный поток. Загибайте пальцы:

    1. Электронная почта — Gmail и Inbox

    Представить жизнь сегодняшнего человека без электропочты невозможно. Будь ты хоть директор завода, хоть домохозяйка, твой ящик полон полезных и бесполезных предложений, писем от друзей, оповещений из социальных сетей, счетов из магазинов, билетов на самолеты и прочее, прочее, прочее. Я не исключение.

    В экосистеме Google есть два варианта доступа к собственной почте.

    Gmail — более навороченный, для тех, кто ведет в одном месте переписку с разных ящиков, хочет настраивать глубокую фильтрацию и не доверяет автоматическим алгоритмам.

    Inbox — более простой, хочет сортировать почту за нас, предлагая собственные подсказки, не дает выбора, какой подписью отметиться под корреспонденцией, да и других тонких настроек не имеет.

    Выбирать каждому под себя: первый — скорее для тех, кто играет много ролей, и потому я свой выбор остановил на нем, а второй — для тех, кому нужен просто и адекватный «лоток для входящих», для меня слишком упрощенный.

    2. Картотека контактов — Контакты Google

    Мучительно больно, потеряв телефон, не быть в состоянии вспомнить номер очень нужного и важного клиента. Типичный педант, я со школьных лет вел записную книжку, но носить её всю жизнь в сумке, имея современные возможности, глупо. Гора визиток на полке, как бы мне того ни хотелось, тоже не является базой данных контактов. Да и по правилам нетворкинга, о своих контрагентах нужно знать все — от даты рождения, до состава семьи, включая хобби и привычки, а не только номер телефона и почтовый индекс. Каков же должен быть тогда объем моей записной книжки, чтобы хранить все эти данные?

    Проблему решают контакты Google, которые не только прекрасно синхронизируются с любым мобильным устройствами и доступны из браузера, в них легко и просто вести досье на своих партнеров во всех подробностях.

    3. Место для заметок — Google Keep

    Будь то выписки цитат из читаемой книги или список продуктов для очередного похода в магазин — эти частички личного информационного пространства также должны быть зафиксированы и всегда под рукой. Google Keep дает возможность заметки раскладывать по тематикам, проставлять теги и снабжать иллюстрациями.

    Особый шик — дать доступ домашним к своему органайзеру: пусть составят список покупок, а мне останется только зайти в магазин по дороге с работы.

    4. Гибкое и контекстное планирование — Google Keep

    В структуре ежедневных задач есть несколько основных типов. Гибкие задачи не привязаны к конкретному времени и могут быть выполнены в любой подходящий момент. Все, что требуется для их организации — четкая запись и возможность отложить на потом те, для которых ещё не пришло время.

    Конечно, Keep не дотягивает до полноценных менеджеров задач, наподобие Wunderlist, но для простой повседневной самоорганизации не перегруженного делами человека его достаточно. Легко и просто в Keep разбросать задачи по контекстам: для похода в магазин — свое, для встречи с приятелем — другое, для летнего отпуска — третье. Наступит нужный момент, а список под рукой. Осталось только реализовать.

    5. Жесткое планирование — Google Календарь

    Деловые встречи, приемы у врачей, театральные представления, билеты на поезда и самолеты — все это имеет четкую привязку к конкретным часам и определенный бюджет времени на мероприятие. Для записи таких дел и существуют ежедневники.

    Google Календарь предлагает сетку на выбор: недельную, ежемесячную или просто в виде расписания. Я маркирую задачи разными цветами, для быстрого считывания. Это можно делать по любой системе, например у меня синие и оранжевые — жесткие встречи (в двух разных местах), желтые — регулярные напоминания, голубые — задачи с отмеренным бюджетом времени, фиолетовые — вебинары.

    Календарь всегда напомнит мне о праздниках и днях рождения знакомых из Контактов, а мобильная версия умеет сама создавать планы по заданным целям: хочу тренироваться 3 раза в неделю по 2 часа — пожалуйте, отвечает Google, и в моем календаре в свободных местах сами создаются мероприятия.

    6. Трекер привычек и ежедневной рутины — Google Таблицы

    Конечно, простейшую табличку можно нарисовать от руки и прикрепить на стенку гардероба, что я и делал раньше. Но её не взять с собой, чтобы отмечать успехи в течение дня. Есть и другие минусы. Не знаю, как вас, а меня демотивируют листочки, исчерканные моим неровным почерком — от системы самоорганизации я жду обратного эффекта. Другое дело, такую табличку сотворить на компьютере: и всегда под рукой, и глазу приятна. Дело опять за малым — выполнять!

    7.  Стратегическое планирование — Google Таблицы

    Не днем единым жив человек. Нужно уметь и наперед вехи своей жизни размечать, и серьезные проекты выстраивать в четкие план-графики. Обычно я люблю это делать в Excel, но мобильная версия этого приложения не блещет функционалом, да и в цепочке синхронизации прирастает пара лишних действий. Снова помогают Google Таблицы.

    Легко и просто нарисованные диаграммы Гантта по разным проектами или колесо жизненного баланса бережливо хранятся в моем облаке, дожидаясь, когда вновь найдется минутка, чтобы обратиться от тактики к стратегии и захочется почерпнуть вдохновение из моих далеко идущих планов.

    8. Картотека идей и полезных данных — Google Диск.

    Кстати, об облаке. Всегда под рукой лучше иметь не только планы и контакты. Мысли и идеи часто нужны прямо здесь и сейчас, а они где-то там далеко, на пыльных полках в блокнотах, на карточках, на листочках. Переместив в облако свою картотеку мыслей, мы не только организуем к ней доступ откуда угодно, мы и создаем резервную копию ценных записей, восстановить которые в случае потери практически невозможно.

    Dropbox у меня отдан для всяких медиа-данных, а вот для картотеки деловых документов я использую именно Google Диск. Подкупает, что любые файлы можно редактировать прямо в облаке никуда не перемещая.

    Синхронизация — информация, сохраненная в системе Google доступна не только на большом компьютере через браузер. Через облако она прилетает и  в мой смартфон, и в мой ноутбук, где и когда мне потребуется, а все сделанные правки вновь будут запомнены — актуальность записей на разных устройствах всегда будет одинаковой.

    Google для всех платформ. Вдруг мне однажды вздумается сменить экосистему? И перейду я со смартфона на Android, скажем на Windows, и на Apple. Это же мне переучиваться придется? А вот и нет — Google универсален. Он работает и на Windows, и на Apple, и, конечно, на Android, и везде одинаков.

    Или скажем другая неприятность, случится, например, потерять свой смартфон, где заметки были под завязку заполнены важными записями. Как получить к ним доступ? Да, зайду с любого, пусть даже чужого компьютера в браузерную версию нужных приложений — без ценных заметок ни при каком условии не останусь. Да, приходится помнить свой пароль. Но только один. Ведь регистрация в системе Google дает мне возможность по этим же данным подключаться к множеству других приложений, не озадачиваясь ведением отдельной картотеки логинов и паролей. Быстрый вход через Google — ещё один способ экономить нервы и время.

    И зная все это, вы ещё не используете Google для повседневной самоорганизации и планирования?

    Саморазвитие#Google#Инструменты#Приложения#Продуктивность#Тайм-менеджмент