Честно говоря, я мечтаю о том времени, когда календари начнут попадать непосредственно в мозг. Уже более шести лет я работаю и живу в режиме многозадачности. Я одновременно являюсь стартап-менеджером, маркетологом, управляющим недвижимостью и еще папой.

Когда-то давно я понял, что не могу заниматься одним делом долго. Я постоянно нахожусь в динамике, которой помогает управлять довольно простая система планирования, связанная с облачными технологиями и гаджетами. Если убрать гаджеты, вероятно, я смогу все это делать в ежедневнике, но уже отвык от этого. Если вам знакомо понятие многозадачности, то в советах ниже может оказаться какая-то польза.

1. Я веду планирование и учет того, чем и сколько я занимаюсь в календаре Google. Так получилось в ходе довольно сложного пути между инструментами тайм-менеджмента.

2. Я планирую неделю в воскресенье накануне, а день — в его начале, и по ходу вношу коррективы. Поэтому принципиально важным является приложение для работы с календарем со смартфона. Я остановится на Business Calendar. Мне он показался удобнее в использовании, чем стандартное приложение Google.

3. Я работаю с несколькими проектами, поэтому каждому присвоен свой цвет. Все личные дела — это тоже проект и у них тоже есть цвет. Так видно, чему уделяется больше всего времени.

Привычка красить проекты в свои цвета оказалась с годами очень удобной. Я трачу 30 минут в неделю, чтобы выстроить приоритеты в делах, растаскивая задачи из накопителей и смотрю, насколько меня устраивает эта цветовая палитра. К примеру, в данном случае все зеленое — это вопросы нашего фитнес-клуба Fit-Studio, а синие — это организация Форума УралЗож в Екатеринбурге. Видно, что по времени в приоритете.

Приоритеты по времени должны совпадать с приоритетами по доходам. Примерно. Хотя, правило Парето так же никто не отменял :)

4. В календаре я планирую следующие активности: задачи, привязанные ко времени, которые решаю сам, встречи, телефонные звонки, напоминания на действия, контрольные точки в случае поручений и делегирования.

5. В календаре находятся все задачи, подлежащие решению во времени независимо от того, где они появились и как контролируются. Проект может вестись в Trello или в Excel или задача возникнуть в почте. Дубликаты всех задач, требующих моего времени или внимания, попадают в мой календарь.

6. Если задача возникает «прямо сейчас» она записывается не в календарь, а в накопитель, а в календарь я ее вношу в воскресенье. Или не попадет, если на неделе она не решается, а перейдет в накопитель на следующее воскресенье. В качестве накопителей я использую субботу и воскресенье в Google календаре.

Несмотря на то, что я провожу расчистку накопителей каждую неделю, все равно чаще всего нахожусь в состоянии, когда от расчистки до расчистки успеваю проработать вопросов меньше, чем их есть вообще. Поэтому часть несделанного снова уходит в субботу и воскресенье. Некоторые дела зависают там довольно давно, такие я удаляю.

7. Если задача требует определения во времени решения прямо сейчас, я заношу ее в календарь прямо сейчас, но такого почти никогда не бывает.

8. Практически все действия с календарем я делаю из веб-версии, в мобильном приложении только смотрю.

9. Обычно моя неделя на 50-60% отличается от того, что я планировал. Это нормально. Все равно планирование — это круто и удобно.

10. Не существует дел, которые нельзя было бы перенести, если этого требуют обстоятельства. Если мы не заняты однотипными операциями, подход к планированию должен быть гибким, и календарь — это коридор, в котором ты оперируешь своими приоритетами.

План — ничто. Планирование — все. Так победим :)

Саморазвитие #Google #Планирование