15 ноября 2016

Google-календарь для планирования в режиме многозадачности

16796 просмотров

Илья Коноплев
Директор по франчайзингу сети фитнес-клубов World Gym Russia. Развиваю фитнес-клуб, делаю маркетинг услуг через доверие. Бегаю трейлы.
  • ikonoplev.livejournal.com
  • Честно говоря, я мечтаю о том времени, когда календари начнут попадать непосредственно в мозг. Уже более шести лет я работаю и живу в режиме многозадачности. Я одновременно являюсь стартап-менеджером, маркетологом, управляющим недвижимостью и еще папой.

    Когда-то давно я понял, что не могу заниматься одним делом долго. Я постоянно нахожусь в динамике, которой помогает управлять довольно простая система планирования, связанная с облачными технологиями и гаджетами. Если убрать гаджеты, вероятно, я смогу все это делать в ежедневнике, но уже отвык от этого. Если вам знакомо понятие многозадачности, то в советах ниже может оказаться какая-то польза.

    1. Я веду планирование и учет того, чем и сколько я занимаюсь в календаре Google. Так получилось в ходе довольно сложного пути между инструментами тайм-менеджмента.

    2. Я планирую неделю в воскресенье накануне, а день — в его начале, и по ходу вношу коррективы. Поэтому принципиально важным является приложение для работы с календарем со смартфона. Я остановится на Business Calendar. Мне он показался удобнее в использовании, чем стандартное приложение Google.

    3. Я работаю с несколькими проектами, поэтому каждому присвоен свой цвет. Все личные дела — это тоже проект и у них тоже есть цвет. Так видно, чему уделяется больше всего времени.

    Привычка красить проекты в свои цвета оказалась с годами очень удобной. Я трачу 30 минут в неделю, чтобы выстроить приоритеты в делах, растаскивая задачи из накопителей и смотрю, насколько меня устраивает эта цветовая палитра. К примеру, в данном случае все зеленое — это вопросы нашего фитнес-клуба Fit-Studio, а синие — это организация Форума УралЗож в Екатеринбурге. Видно, что по времени в приоритете.

    Приоритеты по времени должны совпадать с приоритетами по доходам. Примерно. Хотя, правило Парето так же никто не отменял :)

    4. В календаре я планирую следующие активности: задачи, привязанные ко времени, которые решаю сам, встречи, телефонные звонки, напоминания на действия, контрольные точки в случае поручений и делегирования.

    5. В календаре находятся все задачи, подлежащие решению во времени независимо от того, где они появились и как контролируются. Проект может вестись в Trello или в Excel или задача возникнуть в почте. Дубликаты всех задач, требующих моего времени или внимания, попадают в мой календарь.

    6. Если задача возникает «прямо сейчас» она записывается не в календарь, а в накопитель, а в календарь я ее вношу в воскресенье. Или не попадет, если на неделе она не решается, а перейдет в накопитель на следующее воскресенье. В качестве накопителей я использую субботу и воскресенье в Google календаре.

    Несмотря на то, что я провожу расчистку накопителей каждую неделю, все равно чаще всего нахожусь в состоянии, когда от расчистки до расчистки успеваю проработать вопросов меньше, чем их есть вообще. Поэтому часть несделанного снова уходит в субботу и воскресенье. Некоторые дела зависают там довольно давно, такие я удаляю.

    7. Если задача требует определения во времени решения прямо сейчас, я заношу ее в календарь прямо сейчас, но такого почти никогда не бывает.

    8. Практически все действия с календарем я делаю из веб-версии, в мобильном приложении только смотрю.

    9. Обычно моя неделя на 50-60% отличается от того, что я планировал. Это нормально. Все равно планирование — это круто и удобно.

    10. Не существует дел, которые нельзя было бы перенести, если этого требуют обстоятельства. Если мы не заняты однотипными операциями, подход к планированию должен быть гибким, и календарь — это коридор, в котором ты оперируешь своими приоритетами.

    План — ничто. Планирование — все. Так победим :)

    Саморазвитие#Google#Планирование

    Интересные комментарии

      Максим Дранко
      2 года

      Илья, спасибо. А можно подобный пост про управление этими мультипроектами в Trello?

      Очень полезное будет чтение.

      Илья Коноплев
      2 года

      Максим, пожалуйста) у меня был пост про работу в трелло, он, правда довольно бородатый уже, но есть)

      http://ikonoplev.livejournal.com/200519.html

      Игорь
      2 года

      Илья! А когда проект закрывается, за ним остается цвет? Или через какое то время цвет уж обозначает другой проект?

      Илья Коноплев
      2 года

      Игорь, со временем цвету назначается другой проект. В гугле 11 цветов, вот ими и оперирую) поначалу даже не привычно, но это проходит

      Александр
      2 года

      Илья, спасибо, что поделились своим подходом.

      Вы упомянули, что считаете время на активности "по цветам". Для этого есть какой-то отчет или анализируете просто на глаз?

      Я использую цвета в Outlook, и это хорошо работает для понимания общей картины. В моем случает, клиент платит за мое время и мне нужно при планировании это учесть что бы никого не обидеть - клиентов несколько и они платят за определенное число часов в неделю. Соотвественно, нужно знать сколько часов какого цвета.

      Илья Коноплев
      2 года

      Это удобно для визуальной оценки, отчета я не встречал, но вроде где-то есть экспорт календаря и если есть табличный формат, то одним из полей может быть и цвет, но надо искать)

      У меня необходиомости в точном учете нет, это, скорее важно для понимания важное-главное.

      Игорь
      2 года

      Илья! А как Вы в накопителе (сб, вс) разделяете визуально дела, которые в плане от дел, которые происходят в субботу-воскресенье в определенное время?

      Илья Коноплев
      2 года

      Никак)) и это минус, Приспособился так, что составляю дела в накопителе в однозначно нерабочее время, так они не мешаются))