28 марта 2017
Google как основа для системы управления персональной информацией
13377 просмотров
-
- Илья Коноплев
- Маркетолог в индустриях Wellness-услуг. Основатель сервиса «Здоровый маркетинг», руководитель проекта Bright Travel федеральной сети фитнес-клубов Bright Fit.
ikonoplev.livejournal.com Ох уж этот 21-й век, иногда думается мне. Когда-то давно прочитал, что житель Средневековья за год обрабатывал такой массив информации, который наш современник получает из одной еженедельной газеты. Надо сказать, что газет я довольно давно не читаю, но объемы информации при этом продолжают расти.
Чтобы управлять информацией, нужна система. И она у меня есть, уже лет семь. Меняются инструменты, их связи внутри, но сама система продолжает работать на одну-единственную задачу: упорядоченное хранение всей поступающей информации с возможностью доступа с любого устройства.
Я убежденный сторонник того, что голова не должна использоваться для хранения данных в формате "Не забыть".
Я гугловод. То есть со временем так получилось, что вся эта система почти целиком, за некоторыми исключениями построена на решениях от Google. Меня нисколько не напрягает, что Гугл может там чего-то с моими данными делать, кому-то отправлять и каким-то образом обрабатывать - мне это не важно.
Важно то, что система, построенная на приложениях Google, дает мне возможность не заморачиваться вообще, где и что лежит. Все всегда под рукой.
Вот мои актуальные правила по работе с приложениями и данными.
1. Почта. Gmail
• Все почтовые ящики приведены к единому интерфейсу Google. У меня несколько проектов, которые имеют разные представительства в сети. Соответственно, несколько почтовых ящиков. Но вся деловая почта обрабатыватеся в едином интерфейсе почтовика Google. Сюда сводится сбор почты с ящиков *@fit-studio, *@profitru.club и с деловой почты Яндекса. Таким образом я не распыляюсь по разным интерфейсам и всегда знаю, где и что искать.
• Во входящих всегда должно быть пусто. То есть письма не хранятся в папке входящие, а ручками разбираются по системе папок-ярлыков. Их видно на скриншоте выше. Они слева. У меня довольно большой уровень вложенности ярлыков и, честно говоря, я очень редко ищу что-то именно по папкам, почти всегда рулит поиск писем, но так их удобно и понятно можно хранить.
• Ярлыки раскрашены в разные цвета по проектам и темам. Это упрощает восприятие, причем у меня сквозное раскрашивание - на это еще посмотрим позднее. Когда много информации, применение цветов к ее классификации со временем позволяет быстрее ее обрабатывать.
• Почту я разбираю несколько раз в день. Утром, пару раз днем, вечером. Все уведомления на входящие письма выключены, для меня не существует понятия "срочно ответить на письмо". Электронная почта - не тот инструмент, который должен обрабатываться немедленно. Иначе меня разорвет.
2. Календарь Google как гибрид хранилища планов, ToDo листа и планировщика
Моя дружба с календарем длинна, как товарный поезд, и крепка, как клей "Момент". Со временем я отказался от всех планировщиков задач (включая Trello, в итоге, да) и весь тайм-менеджмент осуществляю в календаре Google.
• Это самый удобный to-do лист, потому что они не позволяет брать на себя больше, чем ты выделяешь себе времени на деловые активности. Одна из основных проблем с исполняемостью to-do листов - в том, что мы напихиваем туда больше, чем можем вывезти. Рано или поздно это начинает бесить, и мы на все забиваем. Здесь не так: я физически не могу вместить задач на день больше, чем времени в деловом дне. Ограничения помогают быть производительным.
• В календаре три зоны: Зона to-do - это ежедневный, еженедельный тайм-менеджмент, здесь дела, которыми я занимаюсь внутри недели, дня. Если что-то не сделано, оно переносится.
• Зона накопления - сюда встают дела, которые надо делать в будущем. Они прилетают сюда из почты, с итогов переговоров, с заметок (про них далее), разгребаются в начале каждой следующей недели и формируются постоянно. Это элемент управления личными данными - записано - значит не забыто.
• Зона задач. Тут живет то, что надо сделать быстро, но нельзя забыть. Звонки, точки контроля - это сюда.
• Календарь ведется с компьютера, а смотрится со смартфона. С телефона писать в календарь неудобно, поэтому я этого не делаю. Все изменения только с большого экрана.
3. Заметки как инструмент превращения аналоговой информации в цифровую.
• Заметки пишутся на смартфоне в приложение Google Keep. Они тут же синхронизируются с облаком.
• В заметки попадают любые мысли, информация с которых требует дальнейшего управления.
• Заметки пишутся пальцем, диктуются голосом (гугл умеет переводить это в текст, что удобно), формируются через сохранение ссылок в браузере.
• У заметок есть своя система ярлыков, которая примерно аналогична почтовой.
• Заметки ежедневно разбираются вручную, и информация либо попадает в календарь как задача, либо остается храниться в приложении Google Keep с присвоенными ярлыками.
4. Диск Google как онлайн-хранилище документов для персональной и совместной работы.
Когда-то я пользовался вордом и экселем. Теперь почти все. Эксель мы еще используем много для чего, но вот документы и совместная работа ушла в Диск гугла.
• Все документы на диске также классифицированы по проектам. Правда, цвета тут немного другие.
• Для многих проектов на диске ведутся логи - это текстовые документы, которые содержат в себе "ленту" хода проекта - я просто складываю подряд туда некоторые потоки данных (письма, и переписки чаще всего), чтобы иметь возможность обратиться к ним, если нужна будет хронология. Если угодно, это протоколы.
• Мы используем Таблицы Google для совместной работы с массивами данных - некоторые процессы фитнес-клуба координируются именно через таблицы - наши оперативки, данные по работе с клиентами - что не можем вести в нашей CRM-системе.
• Здесь нет картинок, фотографий. Только таблицы, тексты, и скриншоты/фото схем, нарисованных от руки и имеющие отношение к разным проектам.
• Данные диска бэкапятся на два разных ноута, оффлайн документы не дублируются.
5. Работа в браузере
Как-то так само случилось, что сейчас 85% операций с информацией идет через Chrome. Раньше было как: проводник, файлы на компьютере, флешки... Все это в прошлом. Сейчас мы создаем информацию в смартфоне или получаем через почту/мессенджеры и обрабатываем ее в браузере. Поэтому картинка со вкладками всегда выглядит примерно так:
Собственно, эти четыре вкладки + сам браузер составляют основу моей персональной системы управления данными, которая определяется следующими правилами:
• Данные, зафиксированные в одном месте, доступны в любом другом месте: почта доступна с любого устройства, заметки, документы и задачи календаря - тоже.
• Браузер смартфона и компьютера синхронизируется, то есть данные паролей к сайтам, платежные данные карт для интернет-оплат, адреса, закладки - все это одинаково со всех устройств.
• Выход из строя любого из устройств (смартфон, ноут) не влечет за собой риск потери данных.
• Даже выход из строя Google не несет рисков потери данных (разве что почтой придется пользоваться c Яндекса, но сама почта бэкапится на один из ноутов).
При этом я не пользуюсь всеми доступными средствами работы с данными от Google. Например, фотографии попадают на компьютер через Яндекс.диск. Оффлайн-хранилище гугловских документов бэкапится тем же способом. Это из соображений удобства и безопасности. Ну и мне просто больше понятен алгоритм работы Яндекс.Диска.
Для поиска я тоже чаще пользуюсь Яндексом. Мне он кажется удобней. Хотя голосовой поиск опять же - от Google. Потому что лучше вшит в смартфон.
Все эти инструменты существенно упрощают работу и улучшают производительность. Для меня удивительно сейчас использовать ежедневники для фиксации текущих дел. Я не утверждаю, конечно же, что они не работают, просто там нет ярлыков и поисковой строки, и нельзя вот так - раз - продиктовать то, что хочешь найти, а блокнот тебе - опа - и открыл нужный листик. А Google может.
Управляйте своими данными, и будет вам хорошо :)
Саморазвитие #Google #Инструменты #Планирование
Интересные комментарии
Илья, спасибо за полезную статью.
Не совсем понял одно. Как Вы организуете зону накопления в календаре?
Км образом?
Михаил, спасибо за спасибо :-)
Туда записываются вручную дела, которые надо сделать, но я не планирую это сделать на текущей неделе (иначе они попадают в текущую неделю в конкретное время), или сюда переносится то, что на неделе понижается в приоритете и вместо чего встают другие, важные дела, но все руками. Я сторонник того, что свои дела мы должны обрабатывать руками
что значит сама почта бэкапится на один из ноутов) ? Не поняла как быт mcgjrjqyjq за о, если вдруг гугл загнется со всей важной информацией?
не поняла, как быть спокойной за свою информацию, если вдруг что-то случится с гуглом и вся информация исчезнет он лайн? спасибо
На одном из ноута включен режим оффлайн для почты, и почта доступна и оффлайн, а документы бэкапятся.
я не понимаю, зачем так корячиться? Берем wunderlist, он бесплатен, работает на всех платформах, синхится с Большим Братом, позволяет цеплять файлы, шарить etc i td...
Но не прикручен ко времени (таймпланирование) и визуально мне не комфортен. Я его пробовал, как и кучу других тудушников
Все там есть. Видимо, давно смотрели. Иначе реализованно, но задачу можно поставить и на конкретное время, и на период, установить рутины (повторяющиеся дела). Зыркните на досуге. Я тоже не с первого раза.
Кстати, все почему - то хотят в один инструмент запихнуть все - и планирование, и организацию, и выполнение, и учет и хранение. И даже не задумываемся, почему на столе тарелка, вилка, ложка, нож. Хотим все в одно корыто. Ну и получается как то ... не так
Дак а зачем, если есть то, что устраивает) а в одно корыто потому что это удобно -в одной механике все задачи.
Прально, сэр! Устраивает - и ладушки.
Инструмент вторичен. Любую лапоть можно в принципе под свои нужды доплести.
Мне то вообще GTD эксельки с головой, которая на вандрайве лежит и в перманентном доступе с компа, сурфейса и лумии 650. Просто, быстро, удобно и дешево.
Илья, как бэкапить гугло док на ноут чтобы потом файлы можно было открыть в word и excel? Для гугло дока есть web keeper чтобы сохранить текст со страницы для прочтения на будущее? Пока это единственные функции которые заставляют покупать подписку на evernote.
Эту задачу решает установка диска на ПК, тогда мы имеет у себя на компе локальную версию доков, которые синхронизированы с облаком. И не страшно.
Установите Google Диск на компьютер Mac OS или Windows, чтобы автоматически синхронизировать локальные файлы с Google Диском в Интернете. В приложении можно выполнять различные действия, например:
перетаскивать файлы из одной папки в другую;
редактировать, сохранять и удалять файлы.
Все изменения в папке "Google Диск" на компьютере синхронизируются с веб-версией. Например, если вы удалите файл из папки Диска на компьютере, при следующей синхронизации он исчезнет и из раздела "Мой диск" в Интернете.
Илья, отличная статья!
Я веду планирование и управление задачами по схожему принципу. Использую веб календарь с задачами и google keep, а на телефоне просматриваю или делаю заметки.
Каким образом устраивал классификацию ярлыков в google keep (не могу найти оптимального решения для использования)
Как делишь по цветам? Каждый цвет что-то обозначает? (я делю следующим образом: красный - важно/действие; оранжевый - работа с информацией; зеленый - анализ, размышления, решения; бирюзовый - общение, звонки, смс; синий - мероприятие; желтый - заметки, идеи; серый - отложено, в ожидании; белый - входящие все что нужно разобрать)