28 марта 2017

Google как основа для системы управления персональной информацией

8234 просмотра

Илья Коноплев
Директор по франчайзингу сети фитнес-клубов World Gym Russia. Развиваю фитнес-клуб, делаю маркетинг услуг через доверие. Бегаю трейлы.
  • ikonoplev.livejournal.com
  • Ох уж этот 21-й век, иногда думается мне. Когда-то давно прочитал, что житель Средневековья за год обрабатывал такой массив информации, который наш современник получает из одной еженедельной газеты. Надо сказать, что газет я довольно давно не читаю, но объемы информации при этом продолжают расти.

    Чтобы управлять информацией, нужна система. И она у меня есть, уже лет семь. Меняются инструменты, их связи внутри, но сама система продолжает работать на одну-единственную задачу: упорядоченное хранение всей поступающей информации с возможностью доступа с любого устройства.

    Я убежденный сторонник того, что голова не должна использоваться для хранения данных в формате "Не забыть".

    Я гугловод. То есть со временем так получилось, что вся эта система почти целиком, за некоторыми исключениями построена на решениях от Google. Меня нисколько не напрягает, что Гугл может там чего-то с моими данными делать, кому-то отправлять и каким-то образом обрабатывать - мне это не важно.

    Важно то, что система, построенная на приложениях Google, дает мне возможность не заморачиваться вообще, где и что лежит. Все всегда под рукой.

    Вот мои актуальные правила по работе с приложениями и данными.

    1. Почта. Gmail

    • Все почтовые ящики приведены к единому интерфейсу Google. У меня несколько проектов, которые имеют разные представительства в сети. Соответственно, несколько почтовых ящиков. Но вся деловая почта обрабатыватеся в едином интерфейсе почтовика Google. Сюда сводится сбор почты с ящиков *@fit-studio, *@profitru.club и с деловой почты Яндекса. Таким образом я не распыляюсь по разным интерфейсам и всегда знаю, где и что искать.

    • Во входящих всегда должно быть пусто. То есть письма не хранятся в папке входящие, а ручками разбираются по системе папок-ярлыков. Их видно на скриншоте выше. Они слева. У меня довольно большой уровень вложенности ярлыков и, честно говоря, я очень редко ищу что-то именно по папкам, почти всегда рулит поиск писем, но так их удобно и понятно можно  хранить.
    • Ярлыки раскрашены в разные цвета по проектам и темам. Это упрощает восприятие, причем у меня сквозное раскрашивание - на это еще посмотрим позднее. Когда много информации, применение цветов к ее классификации со временем позволяет быстрее ее обрабатывать.
    • Почту я разбираю несколько раз в день. Утром, пару раз днем, вечером. Все уведомления на входящие письма выключены, для меня не существует понятия "срочно ответить на письмо". Электронная почта - не тот инструмент, который должен обрабатываться немедленно. Иначе меня разорвет.

    2. Календарь Google как гибрид хранилища планов, ToDo листа и планировщика

    Моя дружба с календарем длинна, как товарный поезд, и крепка, как клей "Момент". Со временем я отказался от всех планировщиков задач (включая Trello, в итоге, да) и весь тайм-менеджмент осуществляю в календаре Google.

    • Это самый удобный to-do лист, потому что они не позволяет брать на себя больше, чем ты выделяешь себе времени на деловые активности. Одна из основных проблем с исполняемостью to-do листов - в том, что мы напихиваем туда больше, чем можем вывезти. Рано или поздно это начинает бесить, и мы на все забиваем. Здесь не так: я физически не могу вместить задач на день больше, чем времени в деловом дне. Ограничения помогают быть производительным.
    • В календаре три зоны: Зона to-do - это ежедневный, еженедельный тайм-менеджмент, здесь дела, которыми я занимаюсь внутри недели, дня. Если что-то не сделано, оно переносится.
    • Зона накопления - сюда встают дела, которые надо делать в будущем. Они прилетают сюда из почты, с итогов переговоров, с заметок (про них далее), разгребаются в начале каждой следующей недели и формируются постоянно. Это элемент управления личными данными - записано - значит не забыто.
    • Зона задач. Тут живет то, что надо сделать быстро, но нельзя забыть. Звонки, точки контроля - это сюда.
    • Календарь ведется с компьютера, а смотрится со смартфона. С телефона писать в календарь неудобно, поэтому я этого не делаю. Все изменения только с большого экрана.

    3. Заметки как инструмент превращения аналоговой информации в цифровую.

    • Заметки пишутся на смартфоне в приложение Google Keep. Они тут же синхронизируются с облаком.
    • В заметки попадают любые мысли, информация с которых требует дальнейшего управления.
    • Заметки пишутся пальцем, диктуются голосом (гугл умеет переводить это в текст, что удобно), формируются через сохранение ссылок в браузере.
    • У заметок есть своя система ярлыков, которая примерно аналогична почтовой.
    • Заметки ежедневно разбираются вручную, и информация либо попадает в календарь как задача, либо остается храниться в приложении Google Keep с присвоенными ярлыками.

    4. Диск Google как онлайн-хранилище документов для персональной и совместной работы.

    Когда-то я пользовался вордом и экселем. Теперь почти все. Эксель мы еще используем много для чего, но вот документы и совместная работа ушла в Диск гугла.

    • Все документы на диске также классифицированы по проектам. Правда, цвета тут немного другие.
    • Для многих проектов на диске ведутся логи - это текстовые документы, которые содержат в себе "ленту" хода проекта - я просто складываю подряд туда некоторые потоки данных (письма, и переписки чаще всего), чтобы иметь возможность обратиться к ним, если нужна будет хронология. Если угодно, это протоколы.
    • Мы используем Таблицы Google для совместной работы с массивами данных - некоторые процессы фитнес-клуба координируются именно через таблицы - наши оперативки, данные по работе с клиентами - что не можем вести в нашей CRM-системе.
    • Здесь нет картинок, фотографий. Только таблицы, тексты, и скриншоты/фото схем, нарисованных от руки и имеющие отношение к разным проектам.
    • Данные диска бэкапятся на два разных ноута, оффлайн документы не дублируются.

    5. Работа в браузере

    Как-то так само случилось, что сейчас 85% операций с информацией идет через Chrome. Раньше было как: проводник, файлы на компьютере, флешки... Все это в прошлом. Сейчас мы создаем информацию в смартфоне или получаем через почту/мессенджеры и обрабатываем ее в браузере. Поэтому картинка со вкладками всегда выглядит примерно так:

    Собственно, эти четыре вкладки + сам браузер составляют основу моей персональной системы управления данными, которая определяется следующими правилами:

    • Данные, зафиксированные в одном месте, доступны в любом другом месте: почта доступна с любого устройства, заметки, документы и задачи календаря - тоже.
    • Браузер смартфона и компьютера синхронизируется, то есть данные паролей к сайтам, платежные данные карт для интернет-оплат, адреса, закладки - все это одинаково со всех устройств.
    • Выход из строя любого из устройств (смартфон, ноут) не влечет за собой риск потери данных.
    • Даже выход из строя Google не несет рисков потери данных (разве что почтой придется пользоваться c Яндекса, но  сама почта бэкапится на один из ноутов).

    При этом я не пользуюсь всеми доступными средствами работы с данными от Google. Например, фотографии попадают на компьютер через Яндекс.диск. Оффлайн-хранилище гугловских документов бэкапится тем же способом. Это из соображений удобства и безопасности. Ну и мне просто больше понятен алгоритм работы Яндекс.Диска.

    Для поиска я тоже чаще пользуюсь Яндексом. Мне он кажется удобней. Хотя голосовой поиск опять же - от Google. Потому что лучше вшит в смартфон.

    Все эти инструменты существенно упрощают работу и улучшают производительность. Для меня удивительно сейчас использовать ежедневники для фиксации текущих дел. Я не утверждаю, конечно же, что они не работают, просто там нет ярлыков и поисковой строки, и нельзя вот так - раз - продиктовать то, что хочешь найти, а блокнот тебе - опа - и открыл нужный листик. А Google может.

    Управляйте своими данными, и будет вам хорошо :)

    Саморазвитие#Google#Инструменты#Планирование

    Интересные комментарии

      Михаил
      2 года

      Илья, спасибо за полезную статью.

      Не совсем понял одно. Как Вы организуете зону накопления в календаре?

      Км образом?

      Илья
      2 года

      Михаил, спасибо за спасибо :-)

      Туда записываются вручную дела, которые надо сделать, но я не планирую это сделать на текущей неделе (иначе они попадают в текущую неделю в конкретное время), или сюда переносится то, что на неделе понижается в приоритете и вместо чего встают другие, важные дела, но все руками. Я сторонник того, что свои дела мы должны обрабатывать руками

      Екатерина
      2 года

      что значит сама почта бэкапится на один из ноутов) ? Не поняла как быт mcgjrjqyjq за о, если вдруг гугл загнется со всей важной информацией?

      Екатерина
      2 года

      не поняла, как быть спокойной за свою информацию, если вдруг что-то случится с гуглом и вся информация исчезнет он лайн? спасибо

      Илья
      2 года

      На одном из ноута включен режим оффлайн для почты, и почта доступна и оффлайн, а документы бэкапятся.

      Linas
      2 года

      я не понимаю, зачем так корячиться? Берем wunderlist, он бесплатен, работает на всех платформах, синхится с Большим Братом, позволяет цеплять файлы, шарить etc i td...

      Илья Коноплев
      2 года

      Но не прикручен ко времени (таймпланирование) и визуально мне не комфортен. Я его пробовал, как и кучу других тудушников

      Linas
      2 года

      Все там есть. Видимо, давно смотрели. Иначе реализованно, но задачу можно поставить и на конкретное время, и на период, установить рутины (повторяющиеся дела). Зыркните на досуге. Я тоже не с первого раза.

      Кстати, все почему - то хотят в один инструмент запихнуть все - и планирование, и организацию, и выполнение, и учет и хранение. И даже не задумываемся, почему на столе тарелка, вилка, ложка, нож. Хотим все в одно корыто. Ну и получается как то ... не так

      Илья
      2 года

      Дак а зачем, если есть то, что устраивает) а в одно корыто потому что это удобно -в одной механике все задачи.

      Linas
      2 года

      Прально, сэр! Устраивает - и ладушки.

      Инструмент вторичен. Любую лапоть можно в принципе под свои нужды доплести.

      Мне то вообще GTD эксельки с головой, которая на вандрайве лежит и в перманентном доступе с компа, сурфейса и лумии 650. Просто, быстро, удобно и дешево.

      Антон
      2 года

      Илья, как бэкапить гугло док на ноут чтобы потом файлы можно было открыть в word и excel? Для гугло дока есть web keeper чтобы сохранить текст со страницы для прочтения на будущее? Пока это единственные функции которые заставляют покупать подписку на evernote.

      Илья
      2 года

      Эту задачу решает установка диска на ПК, тогда мы имеет у себя на компе локальную версию доков, которые синхронизированы с облаком. И не страшно.

      Установите Google Диск на компьютер Mac OS или Windows, чтобы автоматически синхронизировать локальные файлы с Google Диском в Интернете. В приложении можно выполнять различные действия, например:

      перетаскивать файлы из одной папки в другую;

      редактировать, сохранять и удалять файлы.

      Все изменения в папке "Google Диск" на компьютере синхронизируются с веб-версией. Например, если вы удалите файл из папки Диска на компьютере, при следующей синхронизации он исчезнет и из раздела "Мой диск" в Интернете.

      Роман
      2 года

      Илья, отличная статья!

      Я веду планирование и управление задачами по схожему принципу. Использую веб календарь с задачами и google keep, а на телефоне просматриваю или делаю заметки.

      Каким образом устраивал классификацию ярлыков в google keep (не могу найти оптимального решения для использования)

      Как делишь по цветам? Каждый цвет что-то обозначает? (я делю следующим образом: красный - важно/действие; оранжевый - работа с информацией; зеленый - анализ, размышления, решения; бирюзовый - общение, звонки, смс; синий - мероприятие; желтый - заметки, идеи; серый - отложено, в ожидании; белый - входящие все что нужно разобрать)