23 апреля 2019

Как организовать жизнь в менеджере персональной информации

6061 просмотр

Анна Ященко
SEO-специалист с 15-летним стажем работы, автор нескольких проектов в сфере продвижения сайтов. Ведет два блога https://seoandme.ru (о развитии сайтов) и https://gettingclose.ru (о саморазвитии). Участник проекта «Стодневка — экспедиция к новому Я».
  • gettingclose.ru
  • С тех пор, как я начала пользоваться менеджером персональной информации (органайзером) и наработала некоторую систему работы с ним, жизнь моя стала в десятки раз проще и эффективнее.

    Теперь у моего мозга, памяти, сознания, подсознания есть опора. Это помощник, удобный инструмент для выгрузки всего лишнего из головы, для поиска и обработки новых возможностей, и он всегда со мной.

    Я стала меньше уставать, меньше беспокоиться, больше успевать.

    Не забыть запомнить

    Как сказал один мой друг, который стал пользоваться EssentialPIM«Я не подозревал, что столько всего забывал».

    В этом суть.

    У всех нас обычно мозг перегружен тем, чтобы «попытаться не забыть запомнить».

    Облегчать работу мозгу по самым разным направлениям мне помогает именно менеджер персональной информации EssentialPIM. Внутри него я задействую системы GTD, Автофокус, ряд других.

    Все уложилось в более-менее стройную систему не сразу, а за много лет, особенно за последние годы, после прохождения десятка тренингов по личной эффективности и саморазвитию. Но помогать мне он начал сразу же, с самого начала.

    Электронный дневник

    Обычно большинство инструментов «замыливаются», но конкретно этот со мной уже более двенадцати лет.

    Первое время я использовала его как удобный дневник под замком (паролем). Я знала, что никто его не прочитает, поэтому могла быть максимально, на сто процентов, откровенна и честна с собой, насколько позволяла мне моя смелость посмотреть правде в глаза. А это крайне важный момент — именно от правды мы можем отталкиваться и делать верные шаги.

    Это дало свои плоды, во время фрирайтинга самого разного рода я постепенно начала вытаскивать свои неудовлетворенности, формулировать их в задачи, планы, и постепенно решать.

    Обязательно стоит прописывать все, что тебя волнует, тревожит, смутно беспокоит, что непонятно. Сталкиваться с написанным. И принимать решение, что с этим делать.

    Многие боятся фрирайтинга или испытывают ступор. А всего-то нужно иметь под рукой удобную программу или блокнот, и в какой-то момент сесть выписывать свои мысли, проблемы.

    Через два года после появления этого электронного дневника я уехала жить в режиме постоянных путешествий по странам ЮВА, где нахожусь уже десять лет. Именно тогда, постоянно прописывая и проясняя для себя разные моменты, я поняла, что у меня начался «день сурка» в Барнауле, и пора что-то менять.

    Не было прямой связи между прописанным и тем, что случилось дальше, но каким-то чудом все произошло как бы само. И подобное повторялось потом много раз.

    Мой друг и соратник EssentialPIM был со мной в это время, по сути он вытянул из меня эти изменения. В дневник я вставляла и «доски мечты», потому что в программу удобно дергать принтскрином любые фото из Инстаграма и с сайтов.

    Через десять лет почти ежедневного присутствия в дневнике, желание вести его регулярно отпало, все стало достаточно ясно. Хотя во многом это случилось благодаря паре лет ежедневного чтения Эволюции (Марины Комиссаровой) — никто так не прочищает мозги, как она. В практике остались только ситуативные сеансы фрирайтинга время от времени.

    Кроме дневника и выгрузки мыслей, эмоций, я постепенно начала доверять EssentialPIM другие функции — планирование, сохранение и структурирование важной информации, быстрый доступ к тем данным, которые часто нужны в течение дня, ведение дневников «Стодневки»прохождение тренингов и прочее.

    Использовать один инструмент для всех задач

    Все эти годы я пыталась усложнить систему и добавлять какие-то другие программы и сервисы. Но постепенно поняла, что меня стали раздражать эти эксперименты и попытки использовать связку из нескольких инструментов.

    К примеру, я пыталась использовать MLOHabitica + что-нибудь еще. Приходилось заставлять себя об этом помнить, и довольно быстро наступал момент, когда я начинала забывать открывать ту или иную программу.

    Стабильный и приятный мне успех получился только в таком формате: использование одной программы для всех задач. В EssentialPIM с этой задачей справляется модуль «Заметки» с удобной древовидной структурой под любую информацию, которой я оперирую в течение дня.

    Еще немного я использую «Календарь» с уведомлениями для тех событий, которые отсрочены по времени, и я точно не должна про них забыть. Так я подстраховываюсь, но и для этих событий на ближайшие две недели у меня есть документ «Табличка» в «Заметках», и есть привычка в нее регулярно заглядывать.

    Как и для чего я сейчас использую EssentialPIM

    Сейчас у меня довольно разросшаяся структура, вдобавок есть отдельные файлы (отдельные базы данных) под психологию, SEO, иностранные языки — для хранения и систематизации информации.

    В EssentialPIM можно держать открытым только один файл, поэтому в моем основном файле собрано все-все, что может мне понадобиться в течение дня, включая тренинги, которые я в данный момент прохожу. Потому что переключаться туда-сюда действительно напрягает, проверено опытным путем.

    В верхний экран дерева я обычно переношу пункты, которые мне нужны постоянно, чаще других — чтобы лишний раз не скроллить. За несколько лет у меня накопилось очень много заметок. Вот сейчас заглянула — 1800 штук, надо чистить. Но в любом случае я постоянно оптимизирую структуру, передвигаю, ненужное скрываю внутрь других документов. И, если заглянуть ко мне в первый экран, то можно увидеть следующее:

    Ряд пунктов обычно раскрыт, поэтому так много жирным и красным — чтобы не потерялись главные пункты. Мой мозг привык к этим выделениям, моментально все находит и это для меня удобно.

    Если глянем чуть ниже, в рабочие проекты, можно увидеть что-то такое:

    Конкретные списки задач по каждому из проектов я пишу в разделе «Декомпозиция», в первом экране — т.е. в основном рабочем поле.

    А в этих документах на изображении выше у меня находятся некоторые моменты по рабочим проектам, которые важно именно где-то сохранить и помнить, где есть эта информация. Я специально все показываю, как есть, не стала «причесывать», чтобы вы тоже могли увидеть и вспомнить, что подобные же моменты есть и у вас, но где они хранятся — не известно, или размещены в самых разных местах, или долго искать, вспоминать.

    Список документов большой, есть еще несколько экранов ниже.

    В моем главном файле EssentialPIM можно увидеть такие блоки информации:

    Планирование

    — Планы на год, на стодневку, месяц, неделю. Я их веду по ресурсам по системе Эволюции — занимаюсь прокачкой ресурсов Работа, Экономика, Имидж, Здоровье, Семья, Учеба + Разное.

    — Подведение итогов прошлого дня.

    — Дела на текущий день. Планируются накануне вечером — в подведении итогов. Планирую 1-2 главных дела, не более. Выполнила — молодец. Какие-то еще сверху — вообще герой. В течение дня записываю все, что делаю сегодня, включая разные мелкие пункты. В конце дня имею большой список вычеркнутых дел. На основе этих списков легко подводить итоги недели, месяца, писать отчеты в «Стодневку».

    — Большая подробная Декомпозиция — планы, шаги, четко поставленные задачи по каждому из рабочих проектов и обучению, со сроками.

    — «Входящие» (по GTD).

    — Срочное — что точно не забыть.

    — Табличка — там я размечаю дела на две недели вперед (куда-то съездить, что-то сдать вовремя и т.д.).

    — Полный список всех-всех дел, которые приходят в голову (с целью разгрузки мозга, делается иногда, за час, потом дела дописываются время от времени). Все выгруженные дела можно еще поделить на разные категории — по типу «надо» и «хочу», по размеру «мелкие», «средние», «крупные», по направлениям и так далее. И изучить их, подумать над своей жизнью.

    — Дела для буферных дней — не важная и не срочная текучка, которую можно объединить в один блок и разом выполнить, туда же «хвосты».

    — «Хочу» (с подкатегориями по ресурсам и другим направлениям — Здоровье, Имидж (Красота и с кем встретиться), Работа, Учеба, Путешествия, Семья, прочее), 100 мечт (тоже по направлениям), видение будущего на 1-3-5-10 лет, привычки человека, которым я хочу стать, всякие такие прописывания время от времени в рамках заданий тренингов или, когда захочется.

    Эта система формировалась несколько лет. Постепенно добавлялся то один пункт, то другой, некоторые убирались. Не все файлы я заполняю и использую постоянно, время от времени перестаю пользоваться какими-то, все мобильно, постоянно меняется.

    Информация для оперативного доступа

    — Частые готовые ответы на вопросы (с подкатегориями по рабочим проектам).

    — Ссылки на мои бесплатные SEO-курсы, мои главные статьи, мои главные реферальные ссылки и коды и так далее.

    — Промо-коды к тому же iherb и прочему.

    — Коды посылок и какие посылки жду.

    — Список рутин по дому по Флайледи.

    — Платежные данные тех, кому помогаю по благотворительности.

    — Мои платежные данные, кошельки.

    Рабочие проекты

    — Подпапки по проектам, внутри важная информация, что не забыть, идеи, ссылки, контакты. Основное все у меня находится, как уже писала выше — в «Декомпозиции».

    — Черновики и идеи постов в соцсети по проектам.

    Контакты

    — Тоже разбиты на подкатегории — рабочие, Вьетнам, другие.

    Дневник

    — Фрирайтинг, любые мысли чтобы разгрузить мозг, какие-то проработки и упражнения.

    Стодневка

    — Регулярные отчеты. Иногда ежедневные, иногда раз в несколько дней, иногда перехожу на отчеты за несколько недель.

    — Отчет за месяц в «Стодневку» с упором на направление, которое прорабатываю. Прошлая Стодневка называлась «Здоровье», текущая — «Красота». Следующая будет «Англосайты».

    — Отчет за Стодневку (в моем случае это 120 дней). Из отчетов за три Стодневки я легко формирую для себя отчет за год.

    Тренинги

    — Тренинги, которые сейчас прохожу — информация, ссылки в кабинет, пароли, задания, выполненные мной задания. Про мою систему прохождения и хранения тренингов я подробно писала тут. EssentialPIM играет там главную роль.

    Важная информация, которую нужно сохранить

    — По странам (медицина, магазины, визы, страховки, важные детали).

    — Что хочу почитать, послушать, посмотреть: музыкальные группы, фильмы, видео, книги.

    — Что хочу скачать-докачать — список ссылок по темам.

    — Что понадобится в поездке в следующую запланированную страну.

    — Список ресурсов по спорту, запись пищевого дневника или программы тренировок, замеры, фото.

    — Какие-то данные, к которым могу захотеть вернуться позже (при возникшей ситуации) — про домашнее обучение, какие-нибудь хорошие советы, чем лечить ребенка в том или ином случае и т.д.

    Финансы

    — Доходы и расходы я веду в программе «Домашняя бухгалтерия», но в органайзере дублирую список поступлений, есть список регулярных расходов, что мне нужно ежемесячно, куда и сколько мне нужно в самое ближайшее время, какие курсы, витамины, одежду, косметику, покупки хочу приобрести, сколько от кого должно поступить. «Медитирую» над финансовыми целями.

    Аналоги EssentialPIM

    Так как я использую только модуль «Заметки», то аналогов моему любимому менеджеру персональной информации EssentialPIM достаточно много.

    Одно время я пользовалась софтом с тем же функционалом — AllMyNotes Organizer. У него все тоже хорошо, есть и возможность выделять цветом и жирностью названия заметок.

    У всех этих программ в интерфейсе есть русский язык.

    Главная разница по модулям «Заметки»:

    В AllMyNotes Organizer вложенными друг в друга (неограниченно по уровням) могут быть только папки. А уже внутрь папок вкладываются документы на одном уровне. То есть уровни вглубь задаются именно через папки.

    В EssentialPIM сами документы могут неограниченно вкладываться друг в друга. Это, на мой взгляд, удобнее — не надо лишних элементов.

    Зато в свежем бесплатном AllMyNotes Organizer по-прежнему сохранено выделение цветом, жирным, иконками и прочим названий как папок, так и документов (заметок). А в текущей бесплатной версии EssentialPIM это убрали, оставили только иконки. В PRO версии EssentialPIM все есть.

    EssentialPIM — очень достойный и, наверное, лучший вариант. Но AllMyNotes Organizer, например, легче в работе в плане ресурсов компьютера и скорости запроса к программе.

    EssentialPIM чуть потяжелее, особенно, если появляются заметки с фотографиями, и если со временем их количество сильно вырастет, как у меня. Но он приятнее в плане дизайна, выглядит современнее. Да и функционал у EssentialPIM более продвинутый.

    Вот так выглядит интерфейс текущей версии AllMyNotes Organizer (я создала для примера несколько папок и заметок). Прямоугольный листик с загнутым концом — документ. Треугольник — папка:

    Интерфейс текущей версии EssentialPIM с похожей структурой (еще пример, как это может быть). Тут все пункты — документы, внутри каждого вы можете писать, что-то вставлять. Например, в документе «Месяцы» вы можете вставлять структуру отчета по месяцам, чтобы потом копировать ее из месяца в месяц. Или в названии тренинга можете вставлять все доступы и пароли к тренингу:

    Меню по разделам можно свернуть. В платной версии внизу есть еще возможность добавлять новые вкладки, как в основном дереве, так и в документе. Метки тоже есть, в Pro (платной версии).

    Все реально очень удобно:

    Скачайте демо-версии, потестируйте.

    Тот же Evernote является аналогом в этом плане, как и Mycrosoft OneNote, и другие органайзеры с «заметками».

    Мне Evernote не подошел ни по функционалу заметок, ни по дизайну. Мне не нравится оформление, то, что все на автомате сортируется по алфавиту, что неограниченная вложенность есть только в Метках, а в Заметках всего два уровня. И ряд других моментов никак не смогли сделать для меня Evernote удобным именно для описываемых ниже моментов. Но, может, я чего-то про него и не знаю. Многим нравится это приложение.

    Что в итоге?

    В итоге мы имеем больше гормонов счастья на ежедневной основе. Больше удовлетворения собой, больше положительного подкрепления движения по целям. Порядок и четкость, отсутствие хаоса и тревожности. Мозг разгружен и относительно спокоен. Дела поделены на четкие мелкие шаги. Гораздо больше мотивации. Разные возможности и идеи зафиксированы и имеют больше шанса на воплощение. Информация не забывается и не теряется.

    Прописывая списки дел, «хочу» и «надо», занимаясь фрирайтингом, мы лучше понимаем, какие дела совсем не хочется выполнять и, возможно, от них стоит избавиться. Видим все хвосты в одном отдельном документе, выделяем блоки или дни для их завершения — высвобождаем больше внутреннего ресурса для более крупных или более творческих дел, для принятия важных решений. Оставшиеся дела, которые обязательно нужно выполнить, разбиваются на кусочки, ставятся в план. И прокрастинации становится меньше, а достижений и управляемых перемен — больше.

     

    Саморазвитие#опыт_стодневщиков#Планирование#Приложения