9 апреля 2024

Тайм-менеджмент. Простые и эффективные способы успевать больше и быстрее

5600 просмотров

Жить Интересно
Проект о людях, которые учатся жить осознанно и интересно, замечая радость, двигаться к целям, выбирая новые маршруты, развиваться и управлять своей жизнью.
  • vk.com/interesnoco
  • t.me/interesno_co
  • Можно сколь угодно долго рассуждать об экологичном прогрессе и неторопливом естественном развитии, но, как говорится, никто не может похвастаться линией жизни по локоть. Хочется успевать многое каждый день. Сегодня, завтра, всегда.

    Предлагаем познакомиться с простыми инструментами и приемами тайм-менеджмента, эффективность которых проверена опытом героев  «Жить интересно!».

    Евгения Изотова рассказала про шесть методик тайм-менеджмента, которые она использует чаще всего, и три простых способа экономить время, не впадая в крайности:

    Наверняка, вы уже слышали о том, что сколько конкретному делу отведешь времени, столько оно и «съест»: делать уборку можно как пять часов, так и управиться за два при большом хотении.

    Главное — ограничить себя именно этими двумя часами. По прошествии их — стоп, время истекло, больше ничего делать нельзя. Такая мотивация будет подгонять.

    Мой опыт. Я поняла, что важно не переусердствовать с этим вариантом для экономии время.

    Если обычно я убираю квартиру за три часа, а сейчас прикажу себе управиться за один — то скорее всего это будет не лучший способ экономить время. Или это будет поверхностная уборка (получается, что время я сэкономлю, но только в этот раз, ибо в следующий меня будет ждать больше уборки, чем обычно). Или я буду так носиться по квартире, что после часовой уборки впопыхах, мне придется сэкономленные два часа отдыхать и приходить в себя.

    Или если я обычно пишу статью на две страницы А4 за два часа, то отведя ей же сорок минут, получу либо сырой, либо неинтересный текст. Статья, конечно, будет готова — но сэкономленные час двадцать минут я буду править ошибки, допущенные в спешке, или придумывать, как заменить два одинаковых слова в предложении.

    Алина Самульская-Холина сделала подробный разбор ошибок, которые совершила, пока выстраивала собственную систему тайм-менеджмента, подходящую для работы на фрилансе:

    Привычка к жесткому планированию и контролю/мотивации извне (премиями, бонусами, похвалой начальника, рейтингами в коллективе) — это одна из ключевых причин, почему фриланс подходит не всем. Там с тобой «играют», помогая быть эффективным. И ты с радостью включаешься в эту игру. Тут, на фрилансе, приходится или заниматься самообманом, или становиться осознаннее.

    Сейчас когда я слушаю на конференциях или читаю эйчаров, рассказывающих о мотивации сотрудников, ловлю себя на мысли: «Как же им классно работать — с ними нянчатся, чтобы просто получить выполнение рабочих задач».

    У меня контроля над головой не было, но была привычка к жесткому планированию, когда приходишь утром, пишешь планы на день (под диктовку начальника) и вперед, не поднимая головы и не очень-то задумываясь, насколько каждое из дел приближает тебя к цели. И есть ли она у тебя вообще.

    Известная американская дизайнер интерьеров Тоби Фэйрли, чья продуктивность вызывает уважение,  оказывается, пользуется довольно простой моделью:

    1. берем google-календарь;
    2. планируем две главных цели на неделю,
    3. распределяем основные события, выделяя цветом дела, относящиеся к главным целям;
    4. для ближайших суток расписываем все-все-все дела, задачи и активности (включая сон), так чтобы все 24 часа оказались распределены до последней минутки
    5. поступаем так всю неделю;
    6. в выходные анализируем прогресс.

    В какой-то момент я поняла: если планировать только большие покупки, но не учитывать каждый потраченный доллар, деньги незаметно улетучиваются. Иногда я тратила даже больше, чем у меня было.

    Этот принцип работает и в отношении времени. Поэтому в своем электронном календаре я начала выделять каждый час под определенную активность (передышка, йога, готовка, сон, рабочие задачи). Все до последней минуты отведено под какое-нибудь действие. Если заносить в календарь только значимые события, вроде встречи с клиентом, прием у врача, школьная пьеса дочери, то в конечном итоге мы потратим большое количество времени впустую.

    Мысль о контроле за каждым часом порой вызывает чувство скованности и даже клаустрофобию. Я хочу развеять эти предубеждения, показать, что так вы достигнете большей свободы. Вам удастся добиться больше, чем когда-либо, и быстрее, чем когда-либо, а значит вести более сбалансированную жизнь...

    Еще одна очень простая система, которая лежит в основе любой методики тайм-менеджмента — это GTD Дэвида Аллена. Алена Кириенко рассказала, как применяет принципы GTD, пользуясь приложением doit.im.

    Думаю, почти каждый из нас пробовал использовать какие-то программы/приложения по управлению задачами, потом удалял (или просто забывал), ставил новые (радуясь, «Вот, теперь заживу!») — и все равно где-то глубоко в душе не давало покоя чувство «не оно!».

    Я завожу роман с очередным таск-менеджером регулярно (Trello, Chaos Control...), и расстаемся мы тоже часто (хоть какое-то постоянство). Недавно я увлеклась doit.im и кажется, что это всерьёз и надолго.

    Это GTD Service, основанный на классике тайм-менеджмента — системе Getting Things Done Дэвида Аллена. Есть веб-версия и приложение, которые синхронизируются между собой, так что списки на всех девайсах будут одинаковыми. Бесплатная версия довольно функциональна (до такой степени, что пока не понимаю, зачем нужна платная). Сервис простой и удобный, подробных инструкций давать не буду, если интересно — установите и попробуйте, все достаточно интуитивно, разберетесь быстро.

    Концентрированно, в хорошем темпе, работать на протяжении нескольких часов, не отвлекаясь на посторонние неважные дела. Хотите научиться?

    Потренируйтесь использовать технику pomodoro. Участники «Стодневки» плохо представляют, как без нее вообще можно двигаться к каким бы то ни было целям. В телеграм-группе «Помидорим в Стодневке» работа продолжается круглосуточно и без выходных.

    Прелесть этой техники в том, что для нее не нужно никакого сложного оборудования, кроме таймера, который есть на любой кухне, а также в любом телефоне или интернет-браузере.

    При всей простоте, очень крутая штука, которая помогает выполнить больше дел за единицу времени или приступить к громадной задаче, пугающей своим масштабом.

    Придумал этот метод итальянец Франческо Чирилло. Будучи студентом он усердно занимался и в университете, и дома, но экзамены все равно сдавал не блестяще. Франческо решил сделать упор на количество и качество времени, которое он посвящал учебе. Для своих экспериментов он использовал кухонный таймер в форме помидора. Опытным путем Франческо выяснил, что ему удается концентрироваться на задаче максимум 25-30 минут. 25 минут — это и есть одна «помидорка».

    Большинство наших текущих задач, на которые мы тратим часы и дни, укладываются в 3-4 «помидорки». На этой неделе у вас есть шанс в этом убедиться на практике.

    • Составьте план на день, распределите во времени приоритетные задачи, выберите ту, за которую вы возьметесь первой.
    • Сформулируйте желаемый результат, к которому вы хотите прийти по истечении 25 минут.
    • Отключите все уведомления. Закройте лишние окна на компьютере. Заведите таймер. Начинайте работать над поставленной задачей, не отвлекаясь на соцсети, разговоры с коллегами, телефонные звонки и сообщения, на покурить или выпить кофе.
    • Когда таймер зазвонит, сделайте перерыв на 5 минут — окиньте взглядом, что сделано, поставьте задачу на новую «помидорку» и стартуйте снова.
    • После четырех «помидоров» рекомендуется сделать полноценный перерыв на 30 минут.

    Опытные стодневщики «помидорят» такими сессиями на протяжении всего дня. Обычно ресурса внимательности хватает на 2-3 сессии. И вы не поверите своим глазам, когда увидите, сколько задач способны выполнить за это время:)

    Попробуйте и удивитесь своей продуктивности!

    Участница «Стодневки» Асель Арыстан рассказала о своем опыте ответственного планирования:

    — Когда я вела хронометраж, услышала совет — записывать не только, каким делом и сколько времени я была занята, но и полученный результат.

    Можно убить три часа на какую-то задачу, а результата как такого нет. Хронометраж таким способом помогает определить твою эффективность.
    Я вела хронометраж в табличке из трех колонок: 1) время 2) что делала? 3) что сделала?

    У меня была еще одна задача — фиксировать свое продвижение к целям, чтобы не блуждать. Я решила вести его по такому же принципу. Стала записывать в дневнике:
    – количество времени, посвященного задаче
    – что делала?
    – что сделала?
    Потом неожиданно пришел третий вопрос:
    – что сделать?

    Теперь это стало похоже на прокладывание маршрута. Я фиксирую не только пройденный путь, но и планирую будущий. На выходе у меня — план. Возвращаясь к работе над целью, я заглядываю в последний вопрос и быстрее приступаю к действиям.

    Когда параллельно занимаешься несколькими проектами, порой в голове образуется каша. Запись в дневнике позволяет быстро восстановить в памяти детали и не ломать голову, с чего начинать работу, так как перед глазами есть план следующих мини-шагов.

    Этим же способом я решила фиксировать результаты в Дневнике Стодневки.

    Результаты дня я начала записывать следующим образом. Каждый результат проходит через три вопроса:
    1. Что делала?
    2. Что сделала?
    3. Что сделать?

    Это выглядит примерно так:

    1. Cняла деньги с депозита на оплату курса рисования → уменьшила накопление → нужно вернуть деньги со следующей зарплаты.
    2. Заполняла новый блокнот → разобралась с организацией учета расходов и режима сна → нужно продумать удобный способ для фиксации радости.

    Таким образом, я совместила фиксацию результатов и решений.

    PS: В комментариях к посту Асель участники группы предложили добавить к списку еще один вопрос:
    «А точно надо это делать?»

    Ближайший старт Стодневки — 1 МАЯ.
    ДО 15 АПРЕЛЯ действует ранняя цена со скидкой.

    Выбирайте цель и включайтесь в работу! В компании стодневщиков ваши шансы на успех повышаются.

    омпания единомышленников вообще здорово повышает шансы достичь поставленных целей.
    Приходите в «Стодневку» 1 мая. С нами весело, азартно и продуктивно.

    ★ Оформить заявку в Стодневку

    Саморазвитие#Тайм-менеджмент