Думаю, почти каждый из нас пробовал использовать какие-то программы/приложения по управлению задачами, потом удалял (или просто забывал), ставил новые (радуясь, «Вот, теперь заживу!») — и все равно где-то глубоко в душе не давало покоя чувство «не оно!».

Я завожу роман с очередным таск-менеджером регулярно (Wunderlist, Trello, Chaos Control...), и расстаемся мы также часто (хоть какое-то постоянство). Недавно я увлеклась doit.im и кажется, что это всерьёз и надолго.

Это GTD Service, основанный на классике тайм-менеджмента — системе Getting Things Done Дэвида Аллена. Есть веб-версия и приложение, которые синхронизируются между собой, так что списки на всех девайсах будут одинаковыми. Бесплатная версия довольно функциональна (до такой степени, что пока не понимаю, зачем нужна платная). Сервис простой и удобный, подробных инструкций давать не буду, если интересно — установите и попробуйте, все достаточно интуитивно, разберетесь быстро.

Расскажу, что хорошего для себя открыла в системе GTD (советы элементарные до ужаса) и, в целом, что нужно знать, чтобы эффективно работать в doit.im (да и не только в нем):

1. Все идеи/задачи/напоминания складываем в Inbox, а потом оттуда сортируем по нужным папкам. Этого простого решения мне очень не хватало раньше. Понятно, что всюду говорится о том, что все нужно записывать, но у меня было или куча идей в разных местах, или не знаешь куда лучше записать, надеешься запомнить и, в итоге, не записываешь. Сейчас для этого у меня есть маленькая папочка «хаос» — идеи для далекого будущего, напоминания, задачи, которые сформулированы так, что пойму только я (и то не факт) и т.д. Но я точно знаю, что ничего не потеряется (если я запишу), и от этого на душе легко и спокойно. Важный момент: в этой папке формулировать задачи можно как угодно, но при переносе их в другие папки они должны быть сформулированы как четкие и понятные задачи.

2. Правило двух минут: если можно сделать что-то из списка задач в течение двух минут — сделайте это. Ну, вот, тоже вроде бы элементарно, что мне мешало раньше так делать? А кто ж знает. В общем, это правило сильно облегчило мне жизнь — и относительно списка задач, и относительно ответов на письма (если можно ответить быстро — нужно отвечать сразу), звонков (большинство из них длятся как раз пару минут) и любых мелких действий вообще. Это, знаете, когда ты думаешь, что надо было бы записаться к врачу и сразу звонишь и записываешься, а не записываешь себе эту задачу в ежедневник и потом бесконечно переносишь на попозже.

3. Правило золотого часа: первый час рабочего дня уделяйте проактивной работе — проектам и идеям, которые вы давно хотели сделать. Эта идея мне нравится по нескольким причинам. Во-первых, в начале работы вы еще бодры, свежи и никем не разъярены (заметьте, я пишу в начале работы, а не с утра, ведь график может быть каким угодно). Во-вторых, я сейчас увлекаюсь идеями «№-дневок» (это когда вы делаете какое-то определенное действие каждый день в течение определенного периода времени — «Стодневка», к примеру, — чтобы прийти к желаемой цели). И тут как раз такой случай — по часу проактивной работы в день в течение месяца-двух обязательно дадут ощутимый результат. В-третьих, не заставит себя ждать моральное успокоение от осознания того, что вы можете контролировать свои задачи, а не только реагировать на чужие. Ну и самое главное — многие ваши нереализованные идеи обязательно сдвинутся с места.

4. Пиковый режим работы лучше заменить на постоянный. Соблазн жить «от сессии до сессии» очень велик. Дедлайн заряжает меня как наркотик — адреналин зашкаливает, давление повышается и чувствуешь себя суперменом. Но проблема в том, что после сдачи такой «сессии» всегда идет период опустошения, когда ничего не можешь и не хочешь делать. В итоге, в сумме успеваешь меньше, чем если делать задачи понемногу и постепенно (опять возвращаемся к №-дневкам).

5. «В топку» мультитаскинг. Не делайте несколько дел сразу — сделаете их все плохо. Для меня это достаточно сложно, я говорю по телефону, отвечаю на почту, слежу за ребенком и думаю еще о чем-то вообще другом. И да, каждое из этих действий получается не на 100 %, как если бы они выполнялись по отдельности. На самом деле давно пора себе признаться, что мультитаскинг это не здОрово, и он скорее от безвыходности, чем от уникальных способностей делать все и сразу. Сейчас разрешаю себе «мультитаскить» только совмещая механические действия с интеллектуальными (например, слушать лекцию TED и готовить), хотя, по-хорошему, и от этого стоит отказываться.

6. Создайте вокруг себя обстановку, которая поможет концентрироваться, а не наоборот. Из предыдущего пункта ясно, что мы максимально эффективны, когда концентрируемся на одной задаче. Потому логично ограничить рабочее пространство от отвлекающих предметов. Рабочий стол (причем как оффлайн, так и онлайн) должен быть максимально пуст. То же касается и браузера: все открытые вкладки со статьями, которые планируете прочитать позже, сохраните в Pocket, полезную информацию — в Evernote.

7. Не разделяйте задачи на рабочие (которые надо планировать) и личные (которые, вроде бы как, планировать не надо), это самообман. Планировать надо как бизнес-проекты, так и элементарные бытовые вещи, все в одном месте. Иначе вы не избавитесь от стресса из-за боязни что-то забыть и от чувства вины от того, что все-таки забыли. А также обязательно хотя бы раз (а у меня это было постоянно) запланируете рабочее и личное дело на одно и то же время.

8. Упорядочите систему хранения файлов. Это сейчас вы помните, что сохранили последние изменения в 111.doc, а через 5 минут это будет очередной неизвестный файл. Если всегда называть файлы как можно подробнее, то вы сможете спокойно пользоваться поиском документов, вместо «проваливания» по дереву папок и траты времени.

Отдельно хочу добавить: берегите здоровье и инвестируйте в него. Я анализировала: когда у меня была самая низкая эффективность, это почти всегда связано с плохим самочувствием: сильная усталость, простуда и т.д. Без заботы о здоровье все вышеперечисленное бессмысленно, на всё задуманное нужны силы.

В общем, я пока живу с doit.im и мне нравится. Желаю и вам найти свою удобную систему для управления делами, временем и собой :)

Саморазвитие #GTD #Приложения #стодневка #Тайм-менеджмент