27 июня 2023

Планы и действия

1841 просмотр

Галина Кривошеина
Сертифицированный консультант по управлению, 25 лет опыта управления и консультирования. автор 4-х книг, марафонец, гиревик.
  • krivosheina.ru
  • vk.com/krivosheina747
  • Под лежачий камень вода не течёт. Как бы детально и глубоко мы ни проработали видение и цели, ничего не случится, если мы будем только медитировать и мечтать.

    У каждого, кто выполнял задания, мысли о действиях возникали на каждом этапе работы.

    Уровни планирования

    Мы с вами проработали два уровня планов: идеологический и стратегический. Осталось разобраться с операционным уровнем: что делать здесь и сейчас.

    ★  Идеологический уровень планов задает систему координат, в которых развивается личность.

    ★  Стратегические цели определяют долгосрочные приоритеты, являются руководством для планирования на оперативном горизонте, обеспечивают основу для согласования целей.

    ★  Планирование на операционном уровне определяет, как нужно действовать, чтобы достичь поставленные цели.

    Результат определят наши действия. Действия могут быть регулярными, а могут быть разовыми.

    В бизнесе у каждого сотрудника есть обязательный функционал, действия, которые он выполняет с определённой регулярностью. По результатам стратегического планирования появляются мероприятия, которые нужно выполнить к заданному сроку, добавляются дополнительные регулярные функции.

    Для реализации личных целей такой подход тоже актуален.

    Чтобы понимать, как достичь определенную стратегическую цель, необходимо сформировать план мероприятий по достижению этой цели.

    Он отображает пошаговый последовательный порядок действий с указанием сроков и ресурсов, необходимых для достижения этой цели.

    Каждое действие должно в итоге иметь формализованный результат.

    План мероприятий по достижению стратегических целей

    Благодаря анализу и формулированию личных политик ваш список оцифрованных целей уточнился.

    Теперь под каждую цель нужно написать план мероприятий с конкретными датами и регулярные действия, которые нужно вписать практически в ежедневные планы.

    Ниже — простая табличка с картой мероприятий, которую можно использовать для всех действий, результат которых имеет определённый срок.

    Требования к заполнению карты мероприятий

    •      Мероприятия разовые имеют конечный срок.

    •      Формулирование мероприятия начинается с глагола. Ответ на вопрос: «Что сделать?»

    •      Для достижения одной цели обычно необходимы несколько мероприятий

    •      Сроки: дата завершения мероприятия

    •      Ресурсы: сколько денег нужно потратить или привлечь другие ресурсы: люди, время

    •      Формализованный результат: списки, отчёты, чеки, оплаченный счёт, и т.д.

    Для примера возьму тему, о которой я рассказывала раньше: подготовка к марафону. Это ретроспектива. Цель уже достигнута. Напишу все мероприятия, которые были реализованы для достижения поставленной цели.

    Марафон может пробежать каждый. Но его невозможно пробежать «с дивана».  Сейчас я не бегаю марафоны именно потому, что знаю, насколько это серьёзно. Поэтому готовилась я к нему основательно. И в своих книгах рассказала обо всех тонкостях и подводных камнях.

    Оперативные планы

    Чего в этом плане не хватает? В нём нет регулярных действий. Можно сделать всё, что я написала в таблице, но остаться лежать на диване. Ведь надо ещё бегать. Бегать регулярно. А это попадает в оперативный план.

    Оперативный план показывает, что нужно делать систематически. При подготовке к марафону в регулярном режиме нужны следующие действия:

    1.    Проведение тренировок — 6 раз в неделю, на сборах 2 раза в день.

    2.    Контроль калорийности питания и веса — ежедневно.

    3.    Контроль и обеспечение правильного питания — ежедневно.

    Чтобы всё это реализовать нужна самодисциплина.

    Вдохновение многие путают с мотивацией. На этом этапе появляется мечта, глаза горят, планы рисуете, но еще не предпринимаете шаги.

    Многие на этом этапе и застревают. Вдохновение краткосрочно. Нужно действовать срочно. Не сделали первый шаг — завтра пламя может потухнуть.

    Когда у нас был танцевальный коллектив, много женщин в окружении зажигались и говорили, что тоже хотят танцевать, давно мечтают. Только одна моя подруга пришла в наш коллектив.

    Когда я объявляла бесплатный челлендж по лечению проблем стоп, готовность участвовать объявили 26 человек. Присоединились и прошли до конца все 40 дней три человека, это всего 11%. Все получили результат. Свой результат по лечению плоскостопия я подтвердила медицинской диагностикой.

    Иногда я боюсь вдохновляться. Потому что мне хочется сразу действовать. А это возможно, если замещать что-то из того, на что я уже трачу время. Вдохновилась гиревым жонглированием. Но оно конфликтует с классическим гиревым спортом. Техника работы ногами сильно отличается. Начну развиваться в жонглировании — упадет результат в рывке. Пока отложила. Придет время, если не вдохновлюсь чем-то еще, — стану жонглировать.

    Мотивация может длиться от недели до месяца. Помните, что мотивация — это состояние, побуждающее к действию. Вы можете регулярно радостно браться за начатое. Вами движет настрой. Еще не придавливают неудачи, вы еще осваиваете простые элементы, быстрый прогресс вдохновляет.

    Сила воли. В какой-то момент придется подключить силу воли. Для прогресса нужно прикладывать больше усилий, накапливается усталость, появляется дискомфорт. Сила воли у каждого человека конечна. Вы каждый день можете использовать силу воли на что-то, но нельзя все сделать только на силе воли. Если мы знаем, что у нас ограниченное количество силы воли, значит надо создавать условия, при которых сила воли не требуется. Например, длительная воскресная пробежка. Нужна сила воли, чтобы поднять себя рано утром и потом три часа трусить. Но если вы знаете, что за вами забежит партнер по бегу, включаются другие механизмы. Проснуться будет легче, и многие вопросы снимаются.

    Дисциплина. Вами управляет не желание: хочу / не хочу, а ваш график. Вы знаете, что пять раз в неделю, в 17:00, у вас тренировка. Это не подвергается сомнению. Вы не планируете на пять вечера никаких других дел и друзьям говорите, что это время занято.

    Я девять лет занималась танцами, в одни и те же дни. Все строили свои графики вокруг репетиций и выступлений.

    Вы уже хорошо знаете, что можно не хотеть, но сделать и кайфовать потом от того, что не поддались соблазну найти отговорки и самоустраниться. Вы знаете, что потом будет, за что себя похвалить.

    Привычка. Точно такая же привычка, как чистить зубы. Не почистил утром зубы — уже что-то не так. Некомфортно. Вы перестаете задавать вопрос, надо вам это или нет. Вы привыкли так жить. Каждый день делать важное для вас. Неважно, что скажут окружающие. Ответ на вопрос: «Зачем вам это надо?» простой: «Я без этого не могу».

    Оказывается, что в любых условиях можно найти возможности, чтобы все задуманное реализовывалось. Чтобы не пропускать ежедневные пробежки, я бегала между ночными переездами с поезда на поезд, переодеваясь после проведения тренинга в туалете ресторана.

    Если деятельность становится образом жизни, справиться можно с любыми обстоятельствами. Тело сильно помогает поддерживать процессы. Не только мозг, но и тело гонят на пробежку или в зал. Или вернут к нужным продуктам. Когда привык потреблять необходимое количество белка, то после нескольких чаепитий с тортиками глаз будет искать белок, как хищник жертву.

    Для многих ограничением является отсутствие времени. Я часто даю упражнение на тренингах, когда участникам требуется оценить, на что ушел прожитый день. Всякий раз участники, которые жаловались на то, что у них нет времени, обнаруживают свои заблуждения.

    Они даже вспомнить не могут, куда ушло время, как правило, «теряется» 3-4 часа. Еще оказывается, что много тратится времени на необязательные дела.

    • Сделайте хронометраж дня, каждые 15 минут записывая все, что вы делаете, от подъема до отбоя (например, с 7 утра до 10 вечера, в течение 16 часов).
    • После проанализируйте, на что вы потратили время (табличка для хронометража — ниже).
    • Определите приоритет каждого пункта.

    К «А» относятся основные, жизненные цели или наивысшие приоритеты человека.

    «B» указывает, что этот вопрос должен быть решен, но он не относится к жизненно важным целям.

    «C» указывает на то, что это задание можно на некоторое время отложить или, возможно, не требуется делать в первую очередь.

    Сколько вы потратили времени на каждый приоритет?

    Чтобы эффективно использовать время, нужно признать, что в данный момент оно используется неэффективно. Просто признать, что у меня есть время на то, чтобы вкладываться в себя, в свое развитие, в новые задачи. У нас всегда не хватает времени на то, что не входит в наши приоритеты.

    Можно провести аудит своих плохих привычек, чтобы понимать, с чем бороться, от чего отказаться, а что перепрограммировать. Пример таблички, в которой я собрала привычки, которые съедают время и энергию. Вы можете дополнить этот список:

    Впервые вопросами использования времени я задалась в 15 лет. Не помню, что послужило активатором. В 70-е годы был дефицит информации: в деревне по телевизору всего один канал, специальная литература отсутствует, в качестве примера — только ближнее окружение.

    Тогда я озадачилась ежедневным подсчетом потерь времени. Завела дневник учета, каждый день фиксировала время, потраченное мимо развития. Про то, что дает развитие, а что нет, у меня было представление отличное от того, что есть сейчас. И это естественно.

    Было время, которое не могла ликвидировать: сон, прием пищи, дорога в школу и на тренировки. Здесь я установила лимиты. Сон — не менее 6 часов, прием пищи 45 минут в день, дорога 1 час.

    Предугадываю, какие аргументы вы предъявите против такого подхода. Тут действительно есть риск превратить себя в машину по выдаче результатов и забыть о «человеческом».

    Нужен баланс. Цели многогранны, кроме измеримых результатов нужны еще и эмоции. Ведь мы пришли на этот свет за радостью.

    Явно не стоит в гонке за результатом работать без выходных и без отпусков. Это оправданно только в том случае, если работа дает много энергии и является стилем жизни.

    Есть семья, друзья, коллеги. Как их вписать в свои планы и чем измерять результат? Построением отношений, которые взаимно обогащают, отзываются в душе и сердце.

    Многие выбирают легкий путь, и именно потому терпят неудачу. Надо, но не хочется…

    Самодисциплина — это принятие и готовность работать много и тяжело. Нужно принять тот факт, что результат можно получить, лишь прилагая регулярные усилия. В борьбе с самим собой, со своими привычками априори не может быть легко — потому что противник настолько же силен, как и вы. У нас всегда есть выгода сохранять текущее состояние дел и масса доводов за то чтобы ничего не менять.

    Самодисциплина значит, что вы можете взяться и поработать тогда, когда это нужно, вне зависимости от степени интересности занятия. Хорошая новость в том, что в ваших силах со временем такое занятие сделать интересным. Мозг творит чудеса, когда мы принимаем что-то и начинаем замечать хорошее. Со временем интерес будет нарастать.

    Я много раз проходила историю с неинтересными делами или теми, которые вызывают страх. Если замечать регулярно продвижение, хвалить себя за маленький прогресс, то наступает момент, когда без этого уже не можешь.

    Не любила бегать — полюбила, боялась общаться с руководителями — сейчас люблю, боялась писать посты в соцсети — сейчас пишу книги.

    Проще, когда есть мотивация. Это состояние, когда «хочется». А если не хочется? Тогда на помощь приходит упорство — способность поддерживать действие независимо от настроения и чувств. Упорство означает действие без учета того, нравится вам это или нет.

    Один из инструментов, который помогает действия сделать привычными, — обычный чек-лист. Чек-лист гарантирует, что вы всегда будете держать в поле зрения главное, даже если слишком устанете или поддадитесь лени.

    Прежде чем составлять свой чек-лист, я изучила много примеров. Ниже привожу то, что получилось у меня:

    Я вела чек-лист в Excel. Это удобно, потому что есть возможность смотреть статистику и выделять цветами. В моем чек-листе два блока. Один блок для оценки действий. Я выставляю «1», если действие выполнено, «0» — если не выполнено. Средней оценки нет, выполнила или не выполнила. Всего шесть пунктов. Больше не рекомендую, потому что тяжело одновременно вводить много новых привычек. Не обязательно, чтобы каждый день было шесть баллов, но вот меньше четырех — уже плохо.

    Второй блок предназначен для оценки состояния по 10-балльной шкале. Наверное, надолго меня не хватило бы, если, набирая по шесть баллов я чувствовала бы, что настроение хуже некуда и силы на исходе. Новые привычки нужны для того, чтобы жизнь была более здоровой и насыщенной.

    Если я понимаю, что в этот день я сделала все, что было возможно, не ленилась, с хорошим настроением и самочувствием, то смело могу поставить 10 баллов за эффективность. И в целом если я довольна прожитым днем, то закрашиваю соответствующую клетку зеленым цветом, если не довольна, то красным. Таким образом можно одним взглядом оценить прошедший период. Само по себе наблюдение за процессом уже дает эффект, а уж вот такая подробная статистика дисциплинирует и вдохновляет.

    Если вам понравился мой чек-лист, можете использовать его. А можете составить свой.

    Уверенность рождается с практикой ежедневного преодоления себя.

    Лариса Парфентьева как-то сказала: «Гравитация сильнее аффирмаций». Сколько ни повторяй заклинания, ничего не произойдет без действий.

    План мероприятий по результатам ситуационного анализа

    Сначала вспомним, что у вас получилось по ситуационному анализу.  Вы делали анализ сильных и слабых сторон и SWOT-анализ.  Возможно, какие-то действия вы уже реализовали. Супер!

    Разработанные действия на основе SWOT-анализа переношу в таблицу. Она точно такая же, как для реализации стратегических целей:

    В процессе работы над нашим практикумом получила предложение по участию в международном конкурсе консалтинговых проектов Constantinus Award 2023.  Предложение приняла, подготовила и сдала документы. Куратор конкурса получила очный отзыв при созвоне от моего клиента. Участие в конкурсе усилит отстройку от конкурентов. Есть шансы попасть не просто в номинанты, а в призёры.

    План корректирующих действий

    Идеальный вариант, если вы точно выполняете запланированные мероприятия. Но будем реалистами. Обычно мы ставим нереальные сроки, поэтому накапливаются просроченные задачи. К тому же, не всегда действия приводят к запланированному результату. Ещё происходят незапланированные события.

    Нужно регулярно проводить анализ полученных результатов. И по результатам анализа планировать корректирующие мероприятия.

    В бизнесе всё работает точно так же. Один из рисунков, в который вшита огромная инструкция. Можно управлять своей жизнью, опираясь на этот рисунок, и всё получится:

    Корректировке (пересмотру) могут подвергаться цели, планы и исполнение.

    • Возможно, вы поставили нереальные цели, пересмотрите их.
    • Возможно, вы некачественно спланировали достижение целей, пересмотрите планы мероприятий, свои регулярные действия.
    • А возможно (и это чаще всего), цели реальные, вы пошагово знаете, как достичь. Спланировали правильно, только продолжаете «лежать не диване», исполнение «хромает».

    Итак, проанализировав, насколько достигается ваша цель, вы составляете план корректирующих действий.

    Если вам сложно, возможно вас успокоит тот факт, что трудности есть у всех. Абсолютно.  Всегда можно составить план лучше уже готового.

    Когда провожу стратегические сессии в компаниях, то дополнительно объясняю, как правильно писать планы. Часто бывает, что вроде есть понимание, что нужно делать, но не укладывается в предложенный мной формат.

    Опыт показал, что если мы не можем определить конечные сроки или формат результата, с планированием не всё в порядке. Таблицы дисциплинируют и структурируют нашу мыслительную деятельность.

    Задание

    Используя предложенные инструменты, составьте оперативные планы для достижения поставленных вами целей.

    1.    План мероприятий по достижению стратегических целей

    2.    План мероприятий по результатам ситуационного анализа

    3.    Оперативные планы

    Заключение

    Коллеги, надеюсь, что все, кто выполнил хотя бы часть заданий, сделали для себя полезные выводы и приняли решения.

    До конца июня остается ещё несколько дней, которые я готова отвечать на вопросы в чате. Поэтому рекомендую перечитать статьи и сделать шаги, в которых вы видите для себя развитие.

    Очень надеюсь, что увижу участника проекта, который выполнил все этапы проекта. Рекомендую пересмотреть вводную статью, в которой описана логика этапов.

    К сожалению, в связи с недостаточной активностью, которая, возможно, связана с большим объёмом осмысления и непривычностью подходов, принято решение о сокращении количества объявленных в самом начале призов.

    ★ Все активные участники получат книгу «Как пробежать первый марафон за 4 часа, когда тебе за 50». Не все из вас хотят пробежать марафон и далеко не всем за 50, но в книге подробно описан путь от возникновения идеи до реализации поставленной цели. Поэтому книга — в тему проекта.

    ★ 3 самых активных участника чата (выбирает редакция «ЖИ!»), которые делились своими результатами и помогали другим участникам, получат на выбор одну из книг в электронном варианте:

    • «Как подготовить и провести стратегическую сессию»
    • «Как начать бегать и не бросить. Пошаговая инструкция»
    • «Счастливая мама — счастливые дети»
     

    Саморазвитие#Мотивация#Цели