В начале месяца или в конце года, пересматривая список задач, до которых так и не дошли руки (а некоторые и вовсе были забыты), я нет-нет да и задумаюсь о том, что надо улучшить планирование.

Лет пятнадцать назад я бы начал с покупки очередной книги о модной методике планирования, установил бы ещё одно мобильное приложение, записался бы на тренинг или персональную консультацию. Сегодня же начинаю с доступных и бесплатных шагов, которые настолько просты, что их эффективность может вызывать сомнения.

Если вы, как и я, периодически испытываете трудности с реализацией запланированного, прежде чем тратить деньги, попробуйте способы, которые будут стоить вам только внимания и времени. Выполняйте хотя бы часть из приведённых рекомендаций в течение пары недель, и вы обязательно получите результат.

1. Выделите время на планирование

Когда вы занимаетесь своими планами? Сколько на это уходит времени? Планируйте время на составление планов. Удобно совмещать планирование с подведением итогов.

2. Лучший инструмент для планирования

Тестирование приложений для планирования, разных блокнотов, систем, шаблонов — увлекательное занятие, если на это есть время, деньги и желание.

Лучший инструмент — тот, который вы освоили настолько, что его применение не требует от вас дополнительных усилий.

Поработайте с ним в течение месяца. Зафиксируйте, чего вам не хватает, что и как хотели бы изменить в своем планировании. Эффективность инструмента в большей степени зависит от вашего внимания к его использованию.

3. Расставляйте приоритеты

Знаю, выбирать трудно. Всё кажется важным, но наши ресурсы конечны. Пользуюсь системой 1–3–5. Определяю «главную» задачу дня. Три задачи с меньшим приоритетом и ещё не более пяти задач.

Большинство слышали про матрицу Эйзенхауэра, но вряд ли пробовали с ней работать.

Кроме расстановки задач по важности такой подход умеряет наши аппетиты. Какой смысл ежедневно переписывать длинный перечень задач, если не успеваешь выполнить и половину. Ограничьте себя девятью задачами.

4. Начинайте с главных задач

Мне не нравится образ поедания лягушек. При этом подходе самыми важными всегда становятся те задачи, которых хочется избежать. Мне ближе притча про наполнение банки. Сначала в неё помещают камни, а затем заполняют оставшееся пространство песком.

Не всегда удаётся заниматься подряд только важными задачами, но такая установка помогает с пользой заполнять промежутки между ними.

5. Взаимодействуйте с планами

Записать столбиком задачи. Вычеркивать завершённое дело. Как ещё вы взаимодействуете с планами?

Держите их на виду. План — черновик для дневника. Короткая заметка перед задачей помогает концентрироваться на результате и меньше отвлекаться. Анализ сделанного, закрепление того, что получилось, решение, что можно было сделать лучше, превращает список задач в план развития.

6. Трезвое планирование

Раз в год устраиваю «месячник трезвости», делаю работу с планированием трезвой. Это первый шаг к результативности и профилактике запойной перегрузки.

Из чего состоит трезвое планирование:

• Заранее решаете, какое количество баллов хотите заработать, по числу включённых в план задач.
• Баллы начисляются только при выполнении всех задач и не добавляются за выполнение незапланированных.

Придумал такой подход после прочтения книг Марка Форстера про его систему Автофокус.

Попробуйте неделю трезвого планирования. Надо выполнять намеченное семь дней и подсчитывать баллы. При первом срыве очки обнуляются. Такой подход резко меняет отношение к количеству дел в списке.

7. Учитесь делегировать

Много лет практикую методику GTD, где один из критериев оценки задачи — возможность её делегировать. По-настоящему полюбил вопрос «Кому делегировать эту задачу?» после прочтения книги «Кто, а не как» Дэна Салливана и Бенджамина Харди. Приучите себя спрашивать об этом при постановке каждой задачи.

8. Учитесь обращаться за поддержкой

Не у всех есть возможность делегировать, не каждую задачу можно передать другому. В планировании выручает умение обращаться за поддержкой. Опишите, что вы уже пробовали, сформулируйте трудность, подумайте, чем помощь вам может быть интересна тому, к кому вы обращаетесь.

9. Умейте отказываться от целей

Задача, неделями кочующая по планам, может быть придуманной или навязанной. Прежде чем в очередной раз вносить её в список дел на день, спросите себя, что произойдёт, если отказаться от неё.

10. План как сборник тем для фрирайтинга

Обрабатывайте задачи вопросами. Найдите 3–5 минут, чтобы письменно ответить на вопросы к важным задачам дня:

• Как это сделать проще?
• Как ещё можно с этим справиться?
• Кто может быть в этом полезен?
• К кому можно обратиться за поддержкой?

11. Планы — парус или тормоз

Без подведения итогов планирование напоминает попытку нагреть помещение с открытыми окнами. Находите в конце дня время для анализа того, что успели. Планировать и не выполнять — значит копить неуверенность в своих силах. Подумайте и запишите, что в следующий раз можно сделать иначе, чтобы добиться результата.

12. Планирование и привычки

Что мешает. Откладывание. Идти навстречу трудностям, тренировать решимость. Способ развивать себя.

13. Планирование и рутина

Выберите задачи, которые многократно повторяются. Утренняя зарядка, пробежка, чтение, занятия иностранным языком, приготовление пищи, уборка. Составьте чек-листы, правила для успешного утра, вечера, регулярных действий.

14. Планирование отдыха

У кого есть опыт тренировок, знает, для прогресса необходимы не только нагрузки, но и паузы для восстановления. Наивно думать, что отдых начинается сразу после того, как вы вычеркнете последнюю задачу из плана. Запишите, что вы будете предпринимать для того, чтобы поддерживать уровень работоспособности.

15. Будьте реалистами

Ваш идеальный план легко рассыплется от непредвиденных обстоятельств, если вы не оставите время на неожиданные задачи или проблемы. Например, при расчёте действий, которые должны привести к целям, в Стодневке мы предлагаем исходить из допущения, что 20 дней из 100 таких возможностей не будет.

16. Следить за уровнем энергии

Быть героем, превозмогающим себя ради достижения цели, можно пару дней. Любители самоистязания могут игнорировать потребности своего организма дольше. Если вы всерьёз хотите получать от планирования радующие результаты, не обойтись без внимания ко сну, питанию и физической активности.

17. Планируйте затачивание пилы

Планирование без анализа его результативности — самообман. Хотя бы раз в месяц анализируйте, что изменилось в вашем подходе к постановке задач, больше ли стали успевать. Изучайте чужой опыт.

18. Всё в одном месте

Используйте один носитель/инструмент для записи всех задач и планов, чтобы не потерять никаких важных деталей и быстро находить необходимую информацию.

19. Ставьте точки

Фиксируйте выполнение важных задач в дневнике или в месте планирования, оформляя результат. Не просто вычеркнуть строчку с задачей, а потратить минуту на то, чтобы записать, что сделано и что вы по этому поводу думаете. Это позволяет накапливать опыт, уверенность и помогает не возвращаться мыслями к выполненным задачам.

20. Делиться смыслами выгодно

Обсуждайте со знакомыми, как они планируют свой день. Делитесь опытом, чтобы получить дополнительные советы и идеи.

21. Финал успешного дня

Приучите себя завершать день составлением плана на завтра.

Саморазвитие #Планирование