30 октября 2019

Матрица Эйзенхауэра. Опасный третий квадрат

14976 просмотров

Максим Денисов
Линейный руководитель на производстве. Четыре года увлекаюсь тайм-менеджментом. Все изученные методы испытываю на себе и анализирую, чтобы найти или создать лучшие и вытащить себя из обыденности и лени, как барон Мюнхгаузен вытащил себя из болота.
  • madb05.wix.com/attention
  • vk.com/massimoonline
  • С матрицей Эйзенхауэра я познакомился восемь лет назад, в книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». Вы наверняка тоже про него знаете.

    Квадрат 1 — задачи срочные и важные.

    Квадрат 2 — задачи важные, но не срочные.

    Квадрат 3 — задачи срочные, но не важные.

    Квадрат 4 — задачи не срочные и не важные.

    Для себя сделал вывод: нужно работать в квадрате 2 — планировать, учиться, искать новые возможности и периодически устранять проблемы в квадрате 1. При этом не терять время в квадрате 4. А вот на 3 квадрат я внимания не обратил и не понял. Только сейчас разобрался, что же это за квадрат такой, где задачи срочные, но не важные. Как это вообще может быть?

    Вначале снова заглянул в «Семь навыков…», но в книге Стивен Кови расплывчато описал задачи из этого квадрата:

    • Посторонние разговоры и звонки
    • Какая-то корреспонденция
    • Некоторые встречи
    • Предстоящие неотложные дела
    • Распространённые виды деятельности

    Для непонятливых, автор поясняет: «Есть и другие люди — те, кто значительную часть своего времени тратят на срочный, но неважный квадрат 3, думая, что пребывают в квадрате 1».

    Я понял — когда выполняю задачи важные и срочные, но неправильно расставляю приоритеты, то делаю не самое важное или важное для кого-то другого.

    Например, когда я меняю колесо на машине и думаю, что делаю важное и срочное дело, то не факт, что я нахожусь в квадрате 1, возможно я в квадрате 3, потому что есть дела поважнее.

    В целом стало понятно, но я решил копнуть глубже.

    Какие задачи относят к третьему квадрату?

    Я прочитал два десятка статей о квадрате Эйзенхауэра и заметил, что задачи в 3 квадрате делятся на несколько групп.

    1. Обязанности (точнее, обязательства)

    - Обязательство быть матерью, женой, мужем, хозяйкой: постирать, приготовить ужин, погладить, оплатить квитанции, пообщаться и погулять с детьми, загрузить или выгрузить посудомойку, забронировать билеты, отпраздновать юбилей, навести порядок в квартире.

    - Обязательство быть хорошим сотрудником: написать отчёт, посетить совещание, проверить почту.

    - Обязательство быть хорошим хозяином: разослать открытки, прибраться перед гостями, выгулять собаку.

    2. Слабости, желания (сделать пост в соцсети о первом снеге), просьбы

    3. Препятствия, которые могут или обязаны решить другие люди: чужая зона ответственности, поломка компьютера.

    В нескольких статьях в 3 квадрат помещали рутину без конкретных примеров. Считаю, это неправильно. Профилактика и планирование — тоже рутина, но относится к квадрату 2.

    Что же делать с задачами из квадрата 3?

    Даже разобравшись, какие задачи относятся к третьему квадрату, мы не всегда погнимаем, как от них избавиться.

    Список задач на день обычно составляют из задач 1 и 3 квадрата.

    Верхняя часть списка — квадрат 1: то, что мы должны выполнить по объективным причинам.

    Нижняя часть — квадрат 3: то, что мы должны выполнить по субъективным причинам. Начинаем с нижней части, потому что это задачи понятные. Не потому что они кажутся важнее или более срочными, а потому мы что их делали сотни раз.

    Но задач в квадрате 3 много, поэтому на самые важные задачи из первого квадрата времени не остаётся, а ещё в план абсолютно не умещаются задачи из квадрата 2. И мы как белки в колесе каждый день делаем одно и то же, а когда бьёт по лбу проблема, (о которой мы, вполне вероятно, знали, но не нашли времени её решить) напрягаемся сверх меры и, разобравшись с форс-мажором, чувствуем безмерную гордость.

    Как этого избежать?

    Во всех статьях задачи из 3 квадрата рекомендуют делегировать. В одном источнике нашёл замечательное дополнение: минимизировать и автоматизировать.

    Берём наш список задач, оставляем верхние две-три задачи (квадрат 1) добавляем пару важных, но не срочных (из квадрата 2) и выполняем план на день.

    Задачи из квадрата 3 делегируем, минимизируем и автоматизируем, вуаля.

    Но если было бы так просто, то все бы в разы повысили эффективность и добились успеха. Проблема в том, что уйти из квадрата 3 очень сложно. Мы не в силах отказаться от обязательств, слабостей, желания объять необъятное и бестолковой работы, даже когда понимаем, что жертвуем целями.

    Почему трудно избавиться от задач из квадрата 3?

    Квадрат 3 вместе с квадратом 4 — наша зона комфорта. Чтобы из неё выйти, нужно преодолеть немало преград.

    1. Страхи

    Боимся потерять что имеем: премию, работу, друзей, звание хорошего человека.

    Боимся осуждения: «А, это тот, который сдаёт табели последним», «А это та, у которой дети постоянно в мятой одежде», «Ха, сам себе лампочку ближнего света поменять не может, там делов-то на две минуты».

    А ещё страх неудачи, страх успеха, да мало ли их.

    Наши цели редко перевешивают наши страхи.

    2. Отсутствие желания или возможностей

    Мало желания делегировать стирку — нужны средства, чтобы воспользоваться услугами домработницы или прачечной. Мало желания делегировать отчёт — нужны сотрудники или средства, чтобы передать на аутсорс.

    В то же время вы можете игнорировать даже имеющиеся возможности, если вам не хочется расставаться с обязанностью выгуливать собаку или готовить завтрак для всей семьи.

    3. Привычки

    Это самые близкие и родные задачи, мы их выполняем каждый день, неделю месяц. Выполняем не задумываясь. Сработал триггер — табель на столе, сели и проверили, а потом ещё сами отнесли в отдел персонала.

    4. Отсутствие навыков

    Не все умеют делегировать, минимизировать и автоматизировать.

    4 способа сбежать из квадрата 3

    Я тоже много работаю в квадрате 3 и пробую разные способы вырваться из него. Пока нашёл только 4.

    1.      Нарушайте правила.
    Не серьёзно, помаленьку. Для того чтобы расширить зону возможного. Да это риск, но кто не рискует, тот не выигрывает.  Раньше я всегда водил машину строго по правилам, но в определённый момент начал понемногу нарушать, взвешивая возможные последствия. Не выполняю некоторые рабочие обязанности, которые считаю неважными и наблюдаю, к чему это приведёт.

    2.      Фильтруйте чужие высказывания.

    Раньше думал о том, что скажут и что подумают, но с возрастом, а скорее с момента, когда прояснились цели, игнорирую бесполезные замечания.

    3.      Перестаньте играть роль хорошего человека, хорошего сотрудника.
    Раньше выполнял все задачи вовремя и в полном объёме, поэтому их подкидывали и подкидывали. Когда появились собственные цели пришлось перестраиваться. Теперь на моей спине сидят только мои «обезьяны».

    4.      Описывайте процессы в работе. Описанный процесс легче измерить, исправить, автоматизировать и делегировать.
    Квадрат 3 — опасное место, он засасывает как болото. Чтобы в этом болоте не сгнить, определитесь с целями, ищите возможности, боритесь со страхами, делегируйте, автоматизируйте, минимизируйте задачи, которые только на первый взгляд кажутся срочными и важными.

    Удачи вам в делах!

    Саморазвитие#Инструменты#Осознанность#Планирование#Приоритеты#Тайм-менеджмент#Цели