15 ноября 2018

Марафон «Порядок во Входящих!». День четвертый: время проверить почту

2525 просмотров

Дарья Игнатович
Тренер и консультант по личной продуктивности. Автор онлайн-курса «Формула времени» и онлайн-игры «Удвой свою продуктивность». Опыт работы в роли HR в крупных IT-компаниях (Wrike, Playrix, Яндекс). Уверена, что можно успевать всё — работать и получать результаты, жить, развиваться и отдыхать.
  • how2plan.ru
  • vk.com/dariaignatovich
  • Приветствую участников марафона «Порядок во «Входящих»! Продолжаем наш путь к удобной почте :)

    Вы уже разобрались с массой входящих писем, отписались от лишнего и определили структуру папки «Входящие».

    Если вы только что присоединились, начинайте прямо сейчас с первого задания!
    Источник фото:
     unsplash.com

    А пока что поговорим об «информационной гигиене».

    Последним и очень важным шагом к  тому, чтобы запустить вашу систему, должно стать решение: как часто вы планируете проверять почту.

    Правила работы с почтой

    1. Заведите ритуал просмотра входящих. Как минимум — утром, до начала работы, и вечером, после завершения всех других дел. Кстати, проверять почту каждую свободную минуту, вместо отдыха — это плохая привычка.
    2. Читайте каждое письмо только один раз и сразу принимайте решение, что с ним делать. Сначала это будет даваться сложно, но со временем вы натренируете мышцу принятия решения и будете мыслить моментально :)
    3. Пользуйтесь поиском в письмах и всегда найдете нужную информацию, ничего не потеряв. Вам не нужно складывать каждое письмо в отдельную папку.
    4. Договоритесь с собой: сколько раз в день и по какому поводу вы проверяете почту.
    Например:
    — Утром и вечером я сканирую папку «Входящие» и отвечаю на срочные запросы, удаляю уведомления, просматриваю счета.
    — Днем в перерыве я уделяю двадцать-тридцать минут на прочтение статей и просмотр ценных видео.
    — Еще раз в середине дня и просматриваю почту на предмет срочных писем и уведомлений.
    Таким образом, трех раз для проверки почты более чем достаточно!

    Майкл Хайятт в своем курсе о продуктивности привел отличную цитату Оливера Буркемана об электронной почте: «Папка входящих писем похожа на список дел, который может дополнить любой человек в мире».

    Поэтому придерживайтесь своего, а не чужого списка дел.

    И последний лайфхак:

    Все, что касается обучения, я не рекомендую хранить во входящих или отдельных папках.

    Поверьте, вы никогда не зайдете в почту, чтобы сосредоточенно выполнить упражнения или пройти мини-курс. Вас отвлекут остальные письма, не будет нужного настроя для обучения.

    Если обучающие материалы по какой-то причине находятся у вас только в почте, найдите место, куда их перенести, но не храните их во входящих или отдельных папках в надежде, что когда-нибудь к ним вернетесь.

    Задание

    Примите решение: как часто вы будете проверять почту и с какой целью.

    Если вы привыкли проверять письма импульсивно, есть отличное упражнение.

    Каждый раз, нажимая значок почты, задайте себе вопрос: «В чем цель моей проверки в данный момент?».

    Если нет ясного ответа — не заходите в почту!

    Поделитесь в комментариях своими правилами проверки почты!

    Теперь вы знаете, что email может стать для вас удобным инструментом! Используйте эти четыре шага для наведения порядка в папке «Входящие» и больше не испытывайте стресса от потока информации.

    Повторим еще раз формулу расхламления почты:

    Уверена, теперь вы ее не забудете!

    Завтра вас ждет бонусное упражнение :) До встречи!

    Саморазвитие#Марафон#Письма#почта