13 ноября 2018

Марафон «Порядок во Входящих!». День второй: отсекаем лишнее

3097 просмотров

Дарья Игнатович
Тренер и консультант по личной продуктивности. Автор онлайн-курса «Формула времени» и онлайн-игры «Удвой свою продуктивность». Опыт работы в роли HR в крупных IT-компаниях (Wrike, Playrix, Яндекс). Уверена, что можно успевать всё — работать и получать результаты, жить, развиваться и отдыхать.
  • how2plan.ru
  • vk.com/dariaignatovich
  • Приветствую участников марафона «Порядок во «Входящих»!

    Вчера мы сделали очень важный шаг — провели расхламление папки «Входящие». При этом мы не удалили всю входящую корреспонденцию, оставив последние двести писем.

    Однако главной проблемы с получением электронных писем мы пока еще не решили. А заключается она в том, что поток информации в них не упорядочен — все сообщения идут в папку «Входящие» и никак не группируются.

    Почтовые клиенты пытались сделать автоматическую сортировку и придумали странные папки вроде «Социальные сети», «Промоакции», и вот что получилось:

    Однако:

    • Большинство людей не видят папки «Общение», «Покупки», «Поездки».
    • Эти названия ни о чем не говорят владельцу почтового ящика и не совпадают с реальными содержимым папки.
    • Главный недостаток: пока вы не зайдете в папку, не догадаетесь, что в ней есть письма. Число непрочитанных сообщений никак не отображается в интерфейсе.

    Не будем ждать, пока почтовые клиенты научатся сортировать почту, и настроим сортировку сами.

    Итак, почему у большинства из нас в почте царит полный бардак?

    Признаем честно: порой нам не хватает даже не столько времени, сколько внимания, чтобы осилить информационный поток папки «Входящие».

    Письма требуют от нас разного подхода:

    • Просканировать информацию или быстро ответить, если письмо срочное и может быстро потерять актуальность.
    • Вдумчиво прочитать и принять решение, если письмо этого требует.

    Большинство людей заходят в личную почту в состоянии, когда они не способны принимать решения и воспринимать что-то сложное.

    Например, для многих просмотр входящих сообщений — всего лишь импульсивная привычка, способ переключить внимание. Однако просмотр почты в перерывах между работой или с целью отвлечься — плохая идея.

    Задание 1

    Просмотрите последние сто писем в папке «Входящие», включая прочитанные, и запишите темы большинства полученных вами сообщений.

    Вы можете сгруппировать все входящие в зависимости от их содержания, например: рассылка от магазина одежды, спецпредложения интересных курсов, полезная рассылка А или Б, сообщения от друзей, счета и так далее.
    Источник фото: freepik.com

    Ответьте на вопрос: какие письма вы хотите видеть в папке «Входящие» и какую информацию вам удобно получать на почту?

    Например, вы получаете одну и ту же полезную рассылку на почту и ВКонтакте. Нет смысла дублировать информацию, поэтому решите — где вам удобнее всего читать именно эту рассылку. Если неудобно, когда друзья или знакомые пишут на почту, договоритесь с ними об ином формате оповещения — через СМС, мессенджеры или социальные сети.

    Нет смысла получать на почту уведомления от социальных сетей, куда вы и так постоянно заходите. Или от магазина, в котором вы совершаете покупки раз в год.

    Ваша цель — пересмотреть входящий поток и уменьшить его, отсортировав лишнее. Сделаем это в ходе выполнения второго задания.

    Задание 2

    Определите цели вашего почтового ящика. Каким он будет? Познавательным, для шоппинга или общения?

    Смело отписывайтесь от всего, что не встраивается в рамки вашей цели.

    Если какие-то рассылки вызывают сомнения, и вы не знаете, отписываться от них или нет, не принимайте пока решения.

    Если у вас есть лишние почтовые ящики, перенесите важные уведомления и рассылки из них в основной, а затем удалите ненужную почту.

    Просмотр ста писем вряд ли охватит все подписки в вашей почте. Некоторые рассылки приходят редко и, чтобы не ждать нового письма для отписки от неактуальной темы, воспользуйтесь замечательным сервисом. Он доступен только на английском, но разобраться в нем не составит труда.

    Эта программа отобразит вам все подписки, и вы сможете разом отписаться от всех тем, которые вас не интересуют.

    Итак, на этом этапе все письма из папки «Входящие» прочитаны, а поток сообщений существенно уменьшился.

    Теперь вы хорошо понимаете, для чего используете свой ящик.

    Завтра мы будем говорить о новом шаге — как структурировать поток оставшейся информации.

    В комментарии поделитесь, что вам удалось сделать за сегодняшний марафонский день. Буду ждать ваши ответы!

    Саморазвитие#Марафон#Письма#почта