14 ноября 2018

Марафон «Порядок во Входящих!». День третий: структурируем поток информации

2365 просмотров

Дарья Игнатович
Тренер и консультант по личной продуктивности. Автор онлайн-курса «Формула времени» и онлайн-игры «Удвой свою продуктивность». Опыт работы в роли HR в крупных IT-компаниях (Wrike, Playrix, Яндекс). Уверена, что можно успевать всё — работать и получать результаты, жить, развиваться и отдыхать.
  • how2plan.ru
  • vk.com/dariaignatovich
  • Приветствую участников марафона «Порядок во «Входящих»! Сегодня мы сделаем очередной шаг к построению удобной системы организации писем.

    В первый день марафона вы настроили спам-фильтры и применили технику «Двести писем».

    Во второй день поставили цель для папки «Входящие», разобрались с темами писем и отписались от лишней информации.

    Скорее всего, к третьему дню марафона поток вашей корреспонденции существенно уменьшился. Самое время создать структуру для папки «Входящие».

    Если этого не сделать, письма снова будут прибывать как снежный ком, и сотни непрочитанных сообщений вернутся уже в ближайшую неделю.

    Структура писем

    Для чего нужна та или иная рассылка, как ее читать — понимание всего этого дает структура писем.

    Я рекомендую работать только с папкой «Входящие» и не создавать другие папки для сообщений. Есть риск, что вы просто забудете про них и больше к ним не вернетесь.

    Ваша задача — определить категории рассылок.

    Например:

    1. Входящие уведомления, письма от знакомых вам людей, счета. Обычно это письма для минутного действия: сразу ответить, просмотреть, взять номер заказа и т.д.

    Как с ними работать: сканировать несколько раз в день по заданном графику, не оставлять непрочитанных.

    Подробнее о графике мы поговорим позже

    2. Любимые авторы, к которым вы привыкли, чьи письма ждете, с интересом читаете и знаете, о чем они.

    Заходим сюда раз в один-два дня.

    Особенно важных авторов можно отмечать звездочкой, чтобы в папке «Входящие» они сразу выделялись как важные.

    3. Новые рассылки — авторы и издания, которые пишут на интересную для вас тему, но вы пока их плохо знаете или не успели вчитаться.

    Например, подписались вчера и не составили впечатления. Возможно, вы давно получаете эти письма, но не хватило внимания разобраться и вникнуть.

    Читайте такие письма, когда никуда не торопитесь, есть время и настрой на нечто новое.

    Можете даже назначить в своем календаре часовую встречу с новыми авторами и спокойно прочитать письма от них, посмотреть давно отложенные видео.

    Перенеситесь на тридцать лет назад и представьте: вам пришли новые журналы и реальные, бумажные письма.

    Вы разворачиваете их и не торопясь изучаете.

    Если чувствуете, что это ваше, вам нравится стиль и хочется познакомиться с автором, мысленно перенесите такие письма в «любимых авторов».

    Если чувствуете, что здесь что-то не то, можете сразу отписаться. Или дать их автору второй шанс и подержать его еще немного в таком статусе.

    Кстати, под словом «автор» я подразумеваю не только авторские рассылки, но и магазины, и интернет-издания.
    Источник фото: freepik.com

    Лайфхаки

    На своем опыте я заметила следующее:

    Лайфхак для новых рассылок

    • Когда читаешь сразу несколько писем нового автора, скопившихся за месяц, легче составить о нем целостное впечатление. Это Эффективнее, чем читать письма «на бегу», стремясь поскорее разобраться с бардаком в своей почте.

    Лайфхак против захламленности

    • Посчитайте, как часто приходит та или иная рассылка. Через поиск в почте посмотрите по автору все его письма. Например, двадцать писем в неделю — это много. Но они могут быть очень важными и интересными.
    • Рекомендую планировать себе время на эту рассылку и уделять двадцать-тридцать минут раз в два дня на просмотр видео и прочтение статей от любимой рассылки. Так письма не будут накапливаться сотнями, и вы не пропустите ценные сообщения.

    Задание

    Определите свои категории рассылок. Можете взять пример из статьи или придумать свои варианты. В ответе поделитесь своей стратегией — как будете принимать решение по рассылкам!

    Завтра вас ждет очередное задание!

    Посмотреть все задания марафона можно здесь.

     

    Саморазвитие#Марафон#Письма#почта