22 мая 2019

Как успевать делать самое важное и не задалбываться

2794 просмотра

Наталья Змачинская (Пенкина)
Сценарист в Узнавательно-развлекательной игре «Узнай меня» (http://uznaymenya.ru). Создатель аудио-спектаклей в программе лагеря для предпринимателей JungleRoad (http://jungleroad.ru). Автор текстов для альбома неоклассической фортепианной музыки «Рояль.Отель-II» композитора Дмитрия Жученко. Вдохновляю на осознанные изменения и помогаю их совершить. Пишу сценарии, развиваю голос.
  • uznaymenya.ru
  • vk.com/natazma
  • instagram.com/natacreative
  • Уже лет этак семь я работаю дома. Ну, или в кафе, в парке, где-то ещё. Главный момент – я не нахожусь не в офисе, и моё рабочее-нерабочее время никто не отслеживает.

    Это значит, что я сама планирую день, сама что-то успеваю либо, мягко говоря, не очень. Всё сама:)

    За период самостоятельного плавания я перепробовала, кажется, десятки (если не сотни) лайфхаков по управлению временем и собой во времени, оставив в практике только то, что действительно мне подходит. Но чем дальше, тем чаще приходит понимание, что не столь важен объём выполненного за день, неделю, месяц, а состояние, которое остаётся после этих задач и дня в целом. Ведь когда работаешь на себя, остановиться бывает сложно – пашешь и пашешь. «Сейчас-сейчас, ещё полчасика, я ещё хотела вот это посмотреть/почитать/подумать…».

    Исход дня у меня часто бывал таким: кручусь, верчусь, весь день что-то делаю, Геракл с Авгиевыми конюшнями – детский лепет, а к вечеру ощущение, что успела – мизер, выжата в ноль, а ещё вон сколько всего. И это не удовлетворённая усталость как после хорошей спортивной тренировки, а именно беспросветная задолбанность. Прямо скажем, не вдохновляющее состояние, токсичное не только для меня самой, но и для окружающих. Причём больше всего доставалось, естественно, близким людям. И картинка «идеального» вечера, когда мы общаемся, обсуждаем день, смеёмся и вообще всячески радуемся прожитым часам – становилась более чем фантазийной. Потому что я рычала. Иногда буквально.

    «А этого ли ты хотела, уходя из корпоративного мира? Ты реально хотела вот так упахиваться, когда не хватает эмоциональных сил ни на себя, ни на близких?... Ты ведь стремилась делать что-то полезное, причём не 20% дня, без перекладывания бумажек в остальные 80…». Вздох.

    Такие невесёлые и отрезвляющие мысли привели меня к новому подходу в планировании своего дня. И ведь ничего я не придумала – в той или иной форме о похожих правилах написано у многих, но щёлкнули именно эти формулировки, именно с таким подходом и именно сейчас. Проверила – работает. Значит, имеет смысл использовать и дальше.

    Итак, я делю все задачи на день на три списка и иду последовательно, от одного списка к другому:

    1. СОЗИДАНИЕ

    Я смотрю на это широко. Это когда я что-то творю. Создаю.

    В моём случае это может быть:

    • Мои эссе/рассказы, в общем, моя тихая страсть (#natapishet)
    • Тексты постов для соцсетей (я пишу регулярно для двух проектов – для нашего с мужем под хештегом #узнавайзинг и для HR-проекта #myidp_прикладной сторителлинг)
    • Важные стратегические письма
    • Планирование недели/месяца
    • Фрирайтинг для себя (есть давняя статья по моим лайфхакам на эту тему, до сих пор актуальна для меня)
    • Готовка еды – чем не созидание?

    В этом блоке – моя энергетическая подпитка. Здесь рождается ощущение «я сделала что-то полезное».

    2. ОБУЧЕНИЕ

    Тут всё понятно

    • Почитать/посмотреть запланированное
    • Позвонить/написать кому-то за рекомендациями по отдельным направлениям
    • Закачать книгу в читалку
    • Просто порыться в сети, чтобы накопать объём информации
    • Пройти ещё один урок онлайн курса
    • Внимательно прочитать рассылку про книги от издательства

    3. ОПЕРАТИВКА

    Проанализировав день, я поняла, что обычно за этот блок задач я хватаюсь в первую очередь – там ведь так много всего! Создаётся ощущение движухи, а по факту – весь день в этой самой оперативке. Добавим сюда домашние хлопоты, которые неизбежны, если ты в скольких-то там стенах. А к вечеру – какое уж там созидание или обучение! И наступает то самое состояние тлена и безысходности, белки в колесе – предложите формулировку сами.

    Сейчас я переношу эти задачи на вторую половину дня или вечер.

    Нюансы

    • В блоках 1 и 2 нет цели выполнить всё-всё. Покажется странным, но важней – «поделать». Да, конечно, я стараюсь завершать одну задачу – например, дописать и отправить какой-либо текст. Но если задача велика, то бывает достаточно просто надкусить этого слона. И продолжить в другой день.

    Я ориентируюсь на свои ощущения. Прислушиваюсь к себе: вот сейчас уже чувствую, что «миссия выполнена», внутренне удовлетворение – присутствует. Значит, уже можно двигаться дальше, остальное – в другой день. Главное – состояние, которое рождается в эти слоты времени и подталкивает день.

    • Для разрядки и переключения я могу добавить что-то небольшое оперативное между задачками в блоке 1 и 2. Буквально на 10 минут, не больше. Сюда хорошо вписываются мелкие домашние хлопоты типа загрузить бельё в стиралку или помыть посуду. Чтобы не увлечься, ставлю таймер.
    • Все задачи на день я уже много лет веду в любимом Trello. Всех удобств этого инструмента сразу и не перечислить (почитайте об этом тут). Скажу только, что перебрала многое и давно остановилась на trello. Все задачи на день я изначально скидываю в свою колонку. Утром или накануне перераспределяю задачи одного дня по трем колонкам – созидание, обучение, оперативка. И вперёд :)

    Там же, в Trello, есть возможность отметить задачи одним или несколькими цветными маркерами. В моём случае я выделяю:

    • Красным цветом – задачи, однозначно требующие внимания в этот день.
    • Тремя разными цветами – задачи, относящиеся к главным крупным задачам месяца. Это тоже про фокусировку. На фото в примере ниже есть синие, зеленые и розовые задачи.
    • Жёлтым – задачи, которые запланированы на этот день, но в некотором роде «делегированы». Например, встретить курьера с важной доставкой, переговорить с клиентом, который обещал сам перезвонить, и т.п.

    И все эти цветовые маркеры сохраняются при перемещении в созидательно-обучательные-оперативные колонки. Такая «цветовая дифференциация» может показаться сложной, но для меня она привычна и значительно ускоряет работу. Один взгляд – и картина дня понятна.

    Соотношение времени на блоки получается примерно такое: 30-40% – созидание, 20-30% – обучение, 35-40% – оперативка. Это очень приблизительно. Бывают дни, когда я засиделась за каким-то текстом, удовлетворения – уже через край, и на обучение остаётся совсем небольшой хвостик времени, потому что оперативка всё же поджимает. Не страшно. Помню: главное «поделать» и «состояние».

    Например, в один из дней было так:

    Созидание

    1. Утренний фрирайтинг
    2. Написать статью в ЖИ
    3. Подготовить пост в проект #my_idp на июнь
    4. Связаться с двумя клиентами по двум новым запросам (здесь стоял красный маркер)
    5. Написать рассылку для проекта #узнавайзинг

    Что получилось:

    1 – да, и появилась пара новых идей/задач,
    2 – набросала в целом (готовность примерно 60-70%),
    3 – не зашло, просто не было мыслей, решила отложить (время ещё есть),
    4 – сделано,
    5 – появилась структура и общее понимание.

    На всё ушло около трех часов.

    Проверила состояние: «О! Кажется, хорошо. Двигаюсь дальше».

    Обучение

    1. Перечитать главу из книги (важно для одной большой задачи)
    2. Порыться в одной узкоспециализированной теме, просто чтобы получить общее представление (начинаем новое направление)

    Итог:

    1 – сделано, было всего 30 страниц, освежила заметки,
    2 – нашла двух блогеров, тщательно изучила, наметила, что читаю дальше.

    Прошло ещё два часа.

    В промежутках, для разрядки и получения удовлетворяющих микро-результатов: поздравила с днём рождения давнего партнёра, ответила на пару несрочных писем, сделала заказ в интернет-магазине.

    Хорошо? Очень. Теперь можно и ОПЕРАТИВКУ качнуть.

    Вечером – вполне эмоциональна устойчива и довольна собой. Хватает энергии и эмоций на общение и нет чувства вины за невыполненное. Кстати, по факту успеваю больше. Великая сила состояния!

    PS: Пока писала статью, вдруг поняла, что «плохой», негативный замкнутый круг, полный неудовлетворённости собой и эмоциональной заезженности, я заменила для себя на «хороший» замкнутый круг. Заряженный день -> простой отход ко сну -> лёгкое просыпание на утро и… верно, заряженный день :)

    Саморазвитие#trello#Планирование#Приоритеты#Тайм-менеджмент