9 февраля 2016

Trello для личного планирования

Альфия Мухаметова
Профессионально систематизирую хаос в бизнесе, помогаю находить простые решения сложных задач в рабочих и личных вопросах. Эксперт в сферах стартап-менеджмента и венчурных инвестиций, экс-директор стартап-акселератора iDealMachine, автор и ведущая акселерационных программ для бизнеса и тренингов в сфере личного развития. Сооснователь лагеря осознанного отдыха для взрослых JungleRoad (jungleroad.ru). Стремлюсь к тому, чтобы всё в жизни было любимым.
  • jungleroad.ru
  • vk.com/alfiyamuhametova
  • instagram.com/alfiya.muhametova/
  • Методом проб и ошибок среди многообразия различных по функционалу, интерфейсу и степени заковыристости инструментов для личного планирования мной был выбран Trello.

    Вообще говоря, как командный таск-менеджер для работы с проектами Trello освоен и оценен по достоинству довольно давно. А вот настроить в нём же личное планирование удалось не сразу — стандартная логика «план — в процессе — выполнено» мне совсем не подходила. За время поисков своей системы координат в Trello я протестировала несколько вариантов ведения личных дел. Всю свою первую стодневку я занималась реструктуризацией планирования и вот — ура! Победа!

    В этой статье я расскажу о том, как Trello сегодня успешно работает для меня именно в части личного планирования, поделюсь конкретными примерами, а также покажу несколько лайфхаков.

    Trello по своей сути — это система досок с карточками, которые, в свою очередь, организованы в списки. В основе Trello лежит канбан. Как правило, Trello используется для управления проектами и совместной над ними работы.

    Почему я выбрала Trello:

    ·        Это очень гибкая система, а её разработчики ориентированы на удобство и простоту.

    ·        Есть полноценное мобильное приложение.

    ·        Осознав удобную логику, организовали там совместное семейное планирование. Таким образом, в Trello я работаю с командами, планирую с любимым и веду личные дела. Один инструмент для одного типа задач на всё.

    Поскольку с подробным описанием функционала вы можете ознакомиться на сайте программы, я сразу приведу для примера элемент моей доски с общим планированием на 2016 год — скриншот, ссылка на саму доску и описание содержимого и логики. Доска создана специально для статьи и не содержит никаких интимных задач, так что можно смело идти по ссылке, читать, открывать карточки, смотреть примеры задач, чек-листов.

    Я планирую ежемесячно, еженедельно и ежедневно.

    Моя доска на 2016 год

    Моя доска с общим планированием включает в себя следующие листы:

    ·        Общий поток

    ·        Фундамент.

    ·        Поток больших задач

    ·        Поток маленьких задач
    Задачи, которые выполняются быстро и/или легко. Это уже конкретные и понятные шаги. Часто — позвонить, написать, купить и пр.

    ·        Задачи на неделю

    ·        Задачи на сегодня

    ·        Сделано

    Теперь подробнее о каждом листе:

    1.      STREAM of LIFE / Общий поток

    Сюда в виде карточки попадает всё, что приходит мне в голову в виде текста, ссылки, фотографии и пр. Бывает, что сталкиваешься с какой-то информацией, но прямо сейчас нет времени изучить её и понять, полезна ли она тебе, интересна ли. Это попадает в лист «Общий поток». Еженедельно я просматриваю и сортирую этот список. Что-то попадает в следующие листы (в списки, задачи, привычки и пр.), а что-то - на другую доску «Полезные материалы».

    Например, карточка «Гленн Гульд Бах» образовалась здесь во время занятия с учителем фортепиано, когда мы обсуждали игру одних и тех же произведений в разных тональностях, а также legato и staccato. На еженедельном планировании при работе с этой карточкой я найду интересующие меня произведения, добавлю в карточку ссылки на них, переименую карточку в «Послушать произведения …» и помещу в лист с задачами.

    А вот из карточки «История России Кипнис», наверняка, образуются карточка в листе Фундамент со списком лекций к просмотру в чек-листе и карточка на доске «Полезные материалы».

    2.      BASEMENT / Фундамент

    Привычки. То, что в стодневке часто называется «кирпичиками» - действия, которые я хочу совершать ежедневно или регулярно.

    ·         Часть карточек — действия, которые мне хочется сделать ежедневными привычками.
    К примеру, играть на фортепиано. При планировании на месяц создаю карточку «Фортепиано Январь», добавляю к ней описание, в котором пишу своё пожелание к этому действию. Здесь это «Хочу ежедневно самостоятельно заниматься не менее 1 часа. При отсутствии инструмента простукивать ритм любых нот».

    Далее я создаю чек-лист. Если предполагается ежедневное действие, то чек-лист по количеству дней в месяце — прямо дату и пишу. Далее, когда подвожу итоги дня, ставлю галочку в соответствующей дате. В карточке «Фортепиано» рядом с датой ставлю количество минут — вдруг мне захочется в конце года посчитать, сколько времени я играла J. В конце месяца карточку переношу в лист Done и архивирую. А в листе Фундамент создаю карточку «Фортепиано Февраль» и т.д.

    ·         Часть карточек — действия, которые мне хочется сделать регулярными. К примеру, спорт.
    Возьмём карточку «Coursera». В описании к карточке фиксирую своё пожелание — «Хочу 3,5 часа в неделю изучать курсы». Поскольку карточка появилась в конце январских каникул, в чек-листе на январь 3 пункта.

    Списки. Тут, наверное, много объяснять не нужно. Самое главное — эти списки я постоянно пополняю, а просматриваю как минимум еженедельно, и их содержимое тоже становится задачами.

    3.      STREAM OF BIG TASKS / Поток больших задач

    Сюда попадает всё, что нужно изучить и над чем подумать, а также задачи, которые уже понятным образом могут быть разбиты на несколько. Ещё одной из характеристик задач в этом листе будет длительность их выполнения. Большая задача для меня — это всё, что больше часа.

    4.      STREAM OF SMALL TASKS / Поток маленьких задач

    Задачи, которые выполняются быстро и/или легко. Это уже конкретные и понятные шаги. Часто — позвонить, написать, купить и пр. Ну и, как вы поняли, задача из этого листа не должна занимать больше часа моего времени.

    5.      FOR THIS WEEK / На эту неделю

    На недельном планировании я перемещаю сюда задачи из потоков. В зависимости от предстоящей загрузки на неделю определяю соотношение больших и маленьких задач. Также стараюсь соблюдать баланс по сферам — сферы отмечены цветными лейблами. Об этом подробно написано ниже. В общем, закон этого листа — баланс цвета и калибра:)

    6.      FOR TODAY / На сегодня

    При ежедневном планировании выбираю задачу из листа «На эту неделю» и добавляю задачи из листа «Фундамент». Несмотря на то, что некоторые задачи из него уже вошли в привычку, их дублирование в листе «На сегодня» позволяет объективнее планировать время. То есть, ежедневно я создаю в этом листе карточку «Фортепиано — 1 час», в день тренировок — карточку «Аэростретчинг».

    7.      DONE / Выполнено

    Лист тщеславия, поддержки или отрезвления (в зависимости от его состояния) :) 
    В конце каждого месяца переношу сюда нужные карточки из листа «Фундамент». В карточках подвожу краткий итог в виде комментария. К примеру, в карточке «Фортепиано Январь» будет написано «Самостоятельно занималась 19 дней из 31-го. Всего 15 часов самостоятельных занятий». После этого архивирую все карточки в листе «Сделано».  Именно архивирую, а не удаляю. В конце года с помощью этого листа я буду подводить итоги. 1-го числа каждого месяца этот лист пустой.

    Как и какие функции Trello я использую

    1.      Основная сущность Trello — карточка

    Карточки можно копировать, перемещать вверх/вниз, в другие листы, на другие доски, архивировать, удалять и пр.

    Редактировать можно кликнув на тело карточки, то есть, открыв её. Ещё один способ — нажать на значок редактирования в правом верхнем углу карточки. Обратите внимание, что во втором случае будет доступен ограниченный набор функций.

    2.      Оформление карточки

    Помимо текста я иногда добавляю к карточке описание. В особенности это касается карточек из листа «Фундамент», чтобы отразить там свои пожелания.

    Я люблю прикреплять ссылки при планировании, чтобы при выполнении задачи уже не тратить время на поиски нужной информации.

    Иногда прикрепляю к карточке картинку для визуализации задачи или просто для красоты доски :)

    3.      Чек-листы

    Чек-листы я использую, к примеру, в листе «Фундамент» как хронометраж. Не открывая карточку можно увидеть, сколько пунктов чек-листа выполнено. Пункты чек-листа (да и сами чек-листы) можно двигать вверх-вниз по вашему усмотрению.

    В каждой карточке можно создавать неограниченное количество чек-листов, получая таким образом несколько списков в одной карточке. К примеру в карточке «Книги» у меня есть списки «Бизнес», «Художественные», «Личное развитие» и «В процессе». Единственный минус нескольких чек-листов — при неоткрытой карточке вы увидите сумму выполненных пунктов по всем спискам, а не по каждому в отдельности.

    4.      Лейблы

    Каждой карточке можно присвоить цветной лейбл. Можно даже не один, если есть такая необходимость. У меня, к примеру, есть.

    Мои лейблы такие:

    ·        Дом и семья

    ·        Бизнес и образование

    ·        Личностный рост и творчество

    ·        Музыка

    ·        Здоровье и красота

    ·        Большая задача

    Именно благодаря лейблам можно не вчитываясь увидеть, какие задачи сейчас преобладают, а также соблюсти баланс при планировании на неделю, чтобы не страдала ни одна из сфер.

    5.      Оформление доски

    Для каждой доски я выбираю свой фон. Эта функция доступна в меню в правой части окна. Можно добавить однотонную заливку, текстуру или выбрать фотографию из предлагаемых.

    6.      Фильтр карточек

    Функция также доступна в меню справа. Карточки можно фильтровать по лейблу и due date. Можно искать карточку по тексту.

    Другие полезные функции и лайфхаки, которые я редко использую для личного планирования:

    ·         Двойной клик в любом месте доски — создание нового листа

    ·         Можно ставить due date

    ·         В Trello есть календарь

    ·         Карточки можно создавать из почты, используя свой специальный адрес

    ·         Можно форматировать текст карточки

    Альтернативные варианты планирования

    1.      Проектный

    Когда в доске общего планирования что-то явно выбивается вперёд, я выношу это в отдельный проект, создавая под него отдельную доску. Доска конкретного проекта, как правило, состоит из классических «To research» - «To do» - «In process» - «Done».

    2.      Формат моей первой стодневки

    В процессе первой стодневки я экспериментировала с различными видами подачи информации и искала те способы, которые будут работать лично для меня. В первой стодневке я понимала, что собираюсь прикладывать усилия по 4-м направлениям. Пробковые доски и бумажки мне не заменит ничто, а вот в Trello с горем пополам у меня работало это со следующими листами:

    ·        Кирпичики

    ·        Списки

    ·        На этой неделе

    ·        Направление 1

    ·        Направление 2

    ·        Направление 3

    ·        Направление 4

    ·        Done

    Во время стодневки я, преимущественно, использовала Trello для еженедельного планирования. Соответственно, в лист «На этой неделе» я брала задачи из всех направлений.

    Буду рада обменяться опытом использования Trello для личного планирования, совместного планирования и командной работы. Ну и, разумеется, буду рада комментариям по идеям, которые описаны в статье.

    Саморазвитие#trello#Планирование#Приложения

    Интересные комментарии

      Антон
      1 год

      Здорово! :) не смог к сожалению привыкнуть к Trello, но вы подали мне новые идеи его использования :) Спасибо вам за статью)

      Альфия
      1 год

      Антон, я очень рада, что статья оказалась вам полезной :) Trello - могучая вещь, если придумать удобный для себя вариант.

      Ксения
      1 год

      Увы, ссылка "Моя" не работает

      Анна Штаер
      1 год

      Ксения, мы проверили - все открывается.

      Юлия
      1 год

      Скажите, пожалуйста, как часто и в какое время вы работаете с Трелло? Ведь на планирование тоже нужно время. Еженедельная работа с "общим потоком", например, когда? И сколько времени занимает?

      Альфия
      1 год

      С момента написания статьи я уже немного изменила структуру доски, но не сильно. Вместо двух листов "Большие задачи" и "Маленькие задачи" теперь появился лист "Задачи на месяц".

      В конце месяца на подведение итогов и планирование у меня уходит порядка 2-3 часов. Каждую неделю на подведение итогов и планирование - редко более 1 часа. Ежедневно на просмотр списков и планирование - в пределах 15 минут. Планировать день мне комфортнее всего утром во время/после завтрака. В течение дня я периодически просматриваю доску, вношу в неё сделанное, фиксирую новые мысли и идеи в лист "Stream of life", смотрю на задачи. Со списком из общего потока я работаю минимум еженедельно. Опять-таки, мне удобнее это делать в понедельник утром, а не в воскресенье вечером.

      Елена Мих
      1 год

      Спасибо за наглядный обзор. Создала свою доску сразу после прочтения статьи. Еверноут для ежедневного планирования не идет. Посмотрим, как приживется Трелло

      Альфия
      1 год

      Елена, так приятно, что результатом прочтения для вас стали действия. Очень рада, что натолкнула на идеи. Evernote пыталась освоить многократно - для меня он не работает не только для ежедневного планирования, а вообще. Видимо, не мой формат. Ну, или не сейчас :) Желаю удачи с Trello. Если будут вопросы, пишите в Facebook - с радостью отвечу.

      Мария
      1 год

      Альфия, огромное спасибо за статью. Действительно славный инструмент для стодневки. Уже создала свою доску. Пока у меня меньше листов, чем у вас, и, конечно, они другие: я пока объединила все задачки (большие и малые) в один поток, добавила лист с crazy-идеями, чтобы не забывать подниматься над повседневностью и искать возможности для их реализации. Цветные маркеры помогли увидеть дефициты и излишества по колесу баланса.

      Ксения
      1 год

      Спасибо огромное! Получила огромное вдохновение и наконец-то в голове встали на нужное место все разрозненные кирпичики планирования. Очень наглядно и полезно!

      Альфия
      1 год

      Ксения, спасибо за отзыв. Приятно наносить пользу :))

      Вадим
      1 год

      Огромное спасибо автору! Сначала Трелло показался трудным и запутанным. Но после буквально часа, понял на сколько удобный интрумент. Уже полностью настроил под себя, очень удобно! Здорово, что в телефон еще можно поставить приложение!

      Альфия
      1 год

      Вадим, я очень рада, что вы получили пользу от прочтения. Если захотите обсудить или будут вопросы, пишите в Fb - с радостью отвечу.

      Интересно, а как настроили вы?

      Станислав
      1 год

      Спасибо!

      Альфия
      1 год

      Станислав, пожалуйста :)

      Альфия
      1 год

      В пункте 4 опечатка в названии. Должно быть Stream of small tasks.

      Антонио
      1 год

      Спасибо за советы, Альфия!

      Тоже люблю эстетику и практичность Trello. Узнал для себя пару новых приемов.

      Использую программу в деловых и персональных направлениях.

      Для меня это баланс между громоздским Evernote и упрощенными to-do lists, наподобие Wunderlist.

      Альфия
      1 год

      Антонио, спасибо. Поделитесь, как у вас устроено личное планирование в Trello. Может, и я подцеплю идеи :)

      Антонио
      1 год

      Альфия, конечно, система "To Do – Doing – Done" концептуально хороша, но слишком проста :).

      У меня быстро добавилось то, что показалось удобным из ранее испольованных систем планирования (Covey, GTD, Ferriss, etc.)

      В идеале:

      – С утра формирую 1-3 самых важных дел на день (в отдельный list). Не больше.

      Стараюсь их выполнить прежде всего.

      – Текущие возникающие дела заношу в другой список ("Срочные и/или важные задачи"). Их делаю / не делаю в зависимости от приоритета.

      – Многошаговые дела заношу в список "Проекты". Туда же добавляю справочные материалы по ним.

      Регулярно просматриваю список проектов и выделяю по самым важным из них следующие шаги (иногда весь сложный проект разбиваю по чек-листу)

      – Сделанные дела переношу в список "Сделано 8/02-14/02" (по неделям).

      Каждую неделю список отправляется в архив.

      При желании можно взглянуть на собственные достижения за неделю, сравнить с предыдущей.

      Есть еще много всего, вроде списков "Идеи – обсуждение", "Делегировано – ожидаю ответа", но это целая отдельная история.

      Альфия
      1 год

      Недельный архив хорошо пошёл :) Спасибо за идею

      Александр
      1 год

      Здравствуйте, Альфия! Немного не в тему, но все таки было бы интересно понять, а если досок несколько, по разным проектам плюс личная, как между ними деятельность вести? Особенно в случаях когда карточки пересекаются по смыслу или задаче.

      Альфия
      1 год

      Александр, простите меня за такую задержку с ответом. Не уследила :) Надеюсь, ответ ещё не потерял актуальность.

      Доска личного планирования для меня основная. Там могут фигурировать задачи из Проектных досок с формулировкой "Задача по Проекту 1", но это, по сути, без надобности. Все свои задачи (где вы "потеганы") из всех досок вы можете увидеть через свой профиль, а сколько времени вы хотите тратить в день на тот или иной проект - это вам решать. Возможно, я не совсем поняла ваш вопрос. Если вдруг ответила не достаточно или вообще не ответила, переформулируйте, пожалуйста, и вместе разберёмся.

      Юрий
      1 год

      советую "облагораживающий" плагин, особенно радуют метки!

      https://chrome.google.com/webstore/detail/trello-boosted-boards/kdnfiaaebipjfmlajbklkkcgkddakdnf

      Максим Дранко
      1 год

      Только у меня не отображаются картинки? =(

      Анна Штаер
      1 год

      Картинки открываются, мы все починили

      Альфия
      1 год

      Нет, не только у вас. Решим этот вопрос)

      Vasya
      10 месяцев

      Спасибо большое. Помогло. Пошел применять и тестировать

      Татьяна
      9 месяцев

      Спасибо!

      Георгий
      9 месяцев

      Я кстати напоролся на проект webjets.io - вроде как trello, но не навязывает структуру "колонки и список" и есть неограниченная вложенность - то есть в любую карточку можно поменстить еще список, и так далее, мне это помогает в том, что можно иметь как бы "крупную" доску, а в ней 'вложенные' более детальные.