4 марта 2014

Используем Trello в качестве персонального органайзера

Константин Кудымов
Минималист. Энтузиаст ИТ
  • kudymov.ru
  • Меня давно интересуют визуальные методы планирования. Все началось с простого наблюдения: на предложение что-либо объяснить я обычно говорю «а, давайте, я вам лучше нарисую».

    Именно использование образов, позволило мне по-другому взглянуть на списки задач, которыми приходится управлять многим из нас.

    Основной проблемой для меня была линейность и «текстовость» существующих систем. Если список задач небольшой (например, список покупок), это работало отлично. Но если задач становилось много, появлялись градации по приоритетам и срокам — то, зачастую, мне не хватало общей картины. Мне нужна была возможность задействовать визуальный и интуитивный способ работы с информацией. И я очень рад, что, познакомившись с сервисом Trello, я нашел подходящий формат для управления своими задачами.

    Универсальность подхода Trello наследует от своего оффлайн прародителя — доски Канбан, изначально используемой в рамках процесса бережливого производства. Доска в Trello — это визуальное представление вашего проекта или процесса. На такой доске размещаются карточки, которые могут представлять задачи или объекты, упорядоченные в списки.

    Карточки-задачи можно перемещать (простым перетаскиванием мышью) как между списками, так и внутри списка, отражая текущее состояние дел и приоритетов. Открыв карточку (щелчком мыши), мы переходим в режим работы с карточкой — редактирование, комментирование, добавление файлов, списков и так далее.

    Еще одной сильной стороной Trello является наличие полноценных мобильных клиентов под iOS и Android, позволяющих работать как на смартфонах, так и на планшетах.

    К сожалению, интерфейс Trello пока представлен только на английском языке. На мой взгляд это не очень большое препятствие, но для кого-то это может стать серьёзным препятствием.

    Работа с карточками Trello

    Простой проект может состоять из трех списков: План, Выполнение, Завершено.

    Одна из моих любимых функций — возможность назначить карточке изображение (в терминах Trello — обложку): таким образом, ваша задача будет напоминать о себе каждый раз, когда вы работаете с доской.

    Назначение обложки для карточки в Trello реализовано достаточно минималистично — без отдельной кнопки или диалога, через кнопку прикрепления файлов к карточке. Первый прикрепленный файл с картинкой становиться обложкой.

    Важно выбрать (или создать) изображение, которое мотивировало бы вас на выполнение именно этой задачи. Часто для меня работает собирательный образ успеха, который ждет меня в случае выполнения задачи. Инструмент довольно мощный, и я бы посоветовал применять его дозировано, для нескольких самых важных задач из всей доски.

    Кроме прикрепления файлов, я хотел бы рассказать о других полезных возможностях карточек Trello.

    Метки — замечательная возможность назначать карточкам определенные цветовые коды. Вы можете помечать срочные задачи, задачи, поставленные непосредственным руководителем, либо задачи определенного проекта. Чтобы меньше путаться, меткам можно назначать имена.

    Комментарии — каждую карточку Trello можно комментировать. Конечно, эта функция полноценно раскрывается в совместном использовании доски с другими пользователями. Но и в индивидуальном проекте комментарии к карточке можно оставлять, что бы зафиксировать какие-либо достижения по задаче, найденные ссылки, другую полезную информацию.

    Списки — иногда удобно составить «плоский» список дел или состояний, которые нужно пройти в рамках данной задачи. Например, список поставщиков, от которых нужно получить предложения о поставке.

    Срок выполнения — эта функция поможет вам задать дату и время выполнения задачи для карточки, уведомление приходит на ваш адрес электронной почты. Есть возможность экспорта всех сроков доски в календарном формате iCal.

    Персональный органайзер

    После этого небольшого обзора функциональности Trello, перейдем к созданию нашего органайзера. Для управления персональными задачами я бы посоветовал более сложную систему списков. Количество списков можно сравнительно легко менять даже в процессе эксплуатации системы так, что бы получать максимальную отдачу от визуальной организации ваших задач.

    Первый список для нашей доски — Сегодня. Здесь мы создаем и перемещаем из других списков свои задачи на текущий день. Выполненные задачи перемещаем в архив. Несмотря на общий переход на цифру, я бы советовал распечатывать этот список, что бы работать, не отвлекаясь, в течение дня. Для браузера Google Chrome существует замечательный плагин для распечатывания как досок целиком, так и отдельных списков. Так же этот список удобно настроить как приемник для задач, отправляемых в Trello по электронной почте. Каждое утро (или каждый вечер предыдущего дня) формируйте этот список для ежедневного достижения своих целей.

    Следующий список для среднесрочных задач, может быть Неделя. Здесь запаркованы задачи, предназначенные к выполнению на ближайшее будущее. Отсюда они время от времени перекочевывают в список «Сегодня». Как вариант, вам может пригодиться дополнительный список «Месяц» или «Квартал» — в зависимости от специфики ваших задач.

    Следующий список — «На контроль», предназначен для задач, которые вы делегировали, либо ждете результата от поставщика. Проходите по этому списку не менее одного раза в неделю, архивируйте выполненные задачи и организуйте напоминания по оставшимся.

    Проекты — список для особо крупных задач, предназначенный в основном для вашей мотивации. Карточки отсюда вряд ли перемещаются в другие списки (разный масштаб задач) — скорее, они служат вам напоминанием о том, что нужно создавать более мелкие задачи этих проектов в списках «Неделя» и «Сегодня».

    Так же может оказаться полезным список «Лягушки» — дела, которые по неясным причинам постоянно откладываются и «зависают» в системе. Как альтернативный вариант — можно для таких задач обойтись меткой зеленого цвета. Для меня — это еще один плюс универсальности Trello, который можно настроить именно под ваш стиль работы, запросы и предпочтения.

    Собственно, на этом всё. Если будут вопросы — задавайте их мне в комментариях. Я с удовольствием отвечу.

    Все статьи#trello#Приложения#Продуктивность

    Интересные комментарии

      Alex
      4 года

      Благодарю за статью! подскажите как перейти на русский язык в Trello, я обратил внимание что у вас на скриншотах он присутствует.

      Konstantin Kudymov
      4 года

      Спасибо за вопрос и добрые слова
      Насколько я знаю, интерфейс Trello пока доступен только на английском. Но конечно можно использовать русский в названиях досок, списков и в карточках.

      Алексей Федулаев
      4 года

      Trello обалденная штука! Спасибо Константин!!!

      Максим
      2 года

      Спасибо за статью. А как вы планируете дела на год, три, десять лет?

      Алёна
      2 года

      Доброго времени суток! Возможно ли изменить формат даты и где?

      Константин
      2 года

      Как правило Trello подхватывает настройки браузера. Если у вас установлена русская локаль для запрашиваемых страниц по умолчанию - даты отражаются в русской нотации

      Roman
      2 года

      День добрый!

      А как в Трелло видеть все задачи на сегодня по ВСЕМ проектам? И вообще по определенной дате? Например у меня 10 проектов и в каждом ежедневно присутствует список задач. Получается, что приходиться все по очереди проходить и смотреть, есть ли что на сегодня.

      Константин
      2 года

      Возможно, в вашей ситуации будет полезным просмотр доски в виде календаря или даже выгрузить календарные фиды всех досок (проектов) в один календарь типа Outlook или Google.

      Я бы сказал, сила Trello в визуализации проекта и списков - и конечно с определенного количества проектов или задач, имеет смысл уходить на профессиональные планеры.