Вторая неделя онлайн-тренинга #vovremya позади! На прошлой неделе число участников проекта возросло: в проекте официально участвует около 160 читателей журнала «Жить интересно». И это только те читатели «ЖИ!», которые объявили о своем участии!

Напоминаем, что к тренингу #vovremya не поздно присоединиться и сегодня. Для этого рекомендуется самостоятельно выполнить предыдущие задания и в дальнейшем #vovremya следовать новым. Кстати, во втором задании тренинга было предложено сформулировать свой вариант идеального ежедневника. Участники активно включились в работу. Вот что у них получилось.

Соглашаясь с автором тренинга в том, что у каждого — свой идеальный ежедневник, Максим предлагает такой вариант идеального ежедневника:

1. Встречи. Дела, привязанные ко времени. Для этого должна быть временная шкала. У каждой встречи указываю примерное время, если известно.

2. Задачи. Дела, которые нужно выполнить или поручить. Указываю время на исполнение и исполнителя, при необходимости.

То есть в идеале ежедневник разбит на 2 части. Встречи и задачи.

Когда план на день составлен, расставляю приоритеты: А1, А2, А3, Б1, Б2...

3. Если задача выполнена, ставлю +. Если задача подчиненного проверена мной, то + обвожу в кружок.

4. На форзац приклеен план на год в виде ментальной карты.

5. На стратегической картонке записаны долгосрочные задачи и задачи к которым приступить по разным причинам пока не возможно (не пришло время, нет исполнителя, нет ресурсов и т.д.)

6. На другой форзац прикреплены «кубарики» — листки для заметок. Если я даю задание подчиненному на перспективу, я пишу на листке и отдаю. Либо сам делаю заметки, которые в ежедневнике ни к чему.

7. План на неделю у меня в электронном виде, тоже ментальной картой, но я бы добавил в идеальный ежедневник пустую страничку еженедельно.

Максим заметил, что его руководитель в своем ежедневнике в самом низу страницы делает пометки о наказании или поощрении работников. «Вероятно, в конце месяца он их перелистывает и делает выводы» — предполагает Максим.

У Максима действительно получился идеальный ежедневник. И не только для него самого. Есть чему поучиться! Интересная практика о поощрениях и наказаниях. У меня к этому особый подход. Официально никогда никого не наказывал, хотя несколько десятков лет был руководителем. Но вот информация о сделанных замечаниях может быть очень полезна руководителю. Хотя, лучше бы, чтобы за каждым замечанием следовал конкретный срок и конкретная задача по устранению. Я веду в Evernote бессрочную нумерованную заметку «Жду результатов». Там все очень наглядно и ничего не пропадет. Если результатов не дождался (по поводу сделанного замечания), тогда надо принимать более серьезные выводы. Но напомнить стоит, если сотрудник ценен не только как штатная единица.

По мнению Татьяны Беловой, в идеальном ежедневнике обязательно должны отображаться три результата или достижения дня, несколько дополнительных задач. Татьяна по рекомендации автора тренинга #vovremya начала вести Журнал событий с указанием ценности. Далее Татьяна пишет:

«Ранее пыталась вести журнал успехов, достижений, но он не прижился, забрасывала всегда. Может, потому, что до отдельной тетради не доходили руки. В основном целеполагание и подведение итогов — плюсиков в конце дня. Идеальный ежедневник для себя пока не создала. Пробую, что приживется. Хочется всегда его как-то приукрасить, совершенствовать, а как не знаю, в общем, пробую то одно, то другое. Было время и ежедневник забрасывался, но я поняла в итоге, что без него вообще бардак и хаос. Он хотя бы минимально упорядочивает дела и мысли. И никак не приживется у меня метод поощрений. всегда строга к себе, что не все дела запланированные выполнила, поэтому и без пряничка».

Забрасывают, обычно, те ежедневники, планы которых хронически не выполняются. В итоге наступает другая крайность, которую Татьяна описывает как «бардак и хаос». Поэтому рекомендую наряду с жестким планированием практиковать мягкое, по методу кайросов. Невыполненные остатки по завершению недели разносить на новые дни или списывать в архив. Вариант — в папку «когда-нибудь может быть».

К сожалению или к счастью, все дела выполнить невозможно. Это не удавалось никому и никогда. Поэтому переносы нормальны, а пряники необходимы. Нельзя не выполнять только дедлайны. Но их должно быть как можно меньше. Ежедневник #vovremya решает и эту задачу.

Ирина Пронякина в этом году тоже решила вести ежедневник. Подошла к этому вопросу креативно и сделала его сама. «И теперь у меня есть мой идеальный ежедневник, хотя он даже больше чем просто ежедневник — это целый мир в котором отражается вся жизнь!» — пишет Ирина.

Свой вариант идеального ежедневника предлагает автор тренинга #vovremya. Лист ежедневника по методу Сергея Храмова #vovremya с рекомендациями по его ведению здесь:

В ежедневнике #vovremya каждый лист разбит на пять отсеков.

1. Первый (верхний отсек «ХРОНОС») — для планирования дел, которые жестко привязаны ко времени (встреча, совещание, переговоры, концерт и т.д.). Произвольным способом отмечается время в правой части таблицы напротив запланированного события.

Имеется возможность планировать не только само событие, но и резерв времени, дорогу и т.д. Отсутствие в правой части таблица перекрестных отметок по времени различных событий и незаполненные «зеленых» пространства между событиями — показатель того, что ваш план реальный.

2. Второй по счету отсек («КАЙРОС») — для планирования важный несрочных дел, жестко не привязанных ко времени.
3. Третий отсек — для заметок или поступивших в течение дня новых заданий. Там же можно делать ссылки на обратную сторону листа, которая тоже предназначена для новых заметок. В большинстве случаев отсек «Для заметок» у меня остается незаполненным, так как для вновь поступающих задач вполне хватает клеточек в отсеках планирования.
4. Четвертый отсек — две предпоследние строчки — для планирования мелких, а также несрочных и неважных дел.
5. Последний пятый отсек и три ячейки в нем — для планирования объемных либо повторяемых дел. Справа от каждой рабочей ячейки в отсеках №№ 2 и 4 — ячейки для отметки о выполнении запланированного.

Своим опытом делится Александр Рябцев:

«Игрался с бумагой (года 1,5 назад была даже попытка распечатать „идеальный еждневник“), но за последнее время понял, что я таки цифровой человек и перешел полностью на Evernote. Планирую отрезки времени по методологии Agile Results (день-неделя-год, но хочу перейти на стодневки, т. к. год оказывается слишком большим отрезком для планирования, а для того, чтобы задать стратегическое направление развития — мал)».

Что можно сказать по этому поводу... Автор тренинга #vovremya тоже пользуется всеми прелестями Evernote. Много и ежедневно. Даже стишок сложил по этому поводу: «Не забудет, не запьет слон всеядный Эвернот»! Но физическое ощущение бумаги = планов прямо в руках, с весом, цветом, даже запахом, неровностями и помятостями (иногда) ничем не заменишь :-)

Легендарный Дмитрий Литвак, автор календарика-пинарика, также придерживается этой точки зрения: «Категорически поддерживаю подход автора, сам много лет пользуюсь аналогичной системой». Подытоживает Дмитрий Литвак фразой: «Что ни говори, а все-таки лист бумаги и есть идеальный органайзер».

Кстати, сам Дмитрий Литвак предлагает «Метод КЛИН» для самомотивации. Сразу идея — включить этот метод опцией по умолчанию и повторяемой задачей типа «кайрос» идеального ежедневника!

Проявил интерес к тренингу #vovremya гуру тайм-менеджмента Глеб Алексеевич Архангельский. Он обратил внимание на то место в задании № 2, где описывалась история появления первых ежедневников.

В промышленном масштабе первые ежедневники были выпущены в 1650 году в итальянском городе Бергамо. Первоисточников по итальянским ежедневникам XVII века, к сожалению, я не нашел. В энциклопедиях, включая классическую Брокгауза и Ефрона, на официальном сайте Бергамо тоже ничего. Может удастся это сделать читателям журнала «Жить интересно!»? В качестве наводки: большом количестве есть упоминания об этом факте и городе Бергамо на многих сайтах рекламы ежедневников. Например, здесь. Вот что пишут еще: «Официально считается, что первые блокноты для ежедневных записей, привычные для нас, были выпущены в городе Бергамо в 1650 году. Но, к несчастью, первооткрывателей этих ежедневников никто не помнит».

Продолжайте участие в проекте «Жить интересно!» и #vovremya.

Тогда положительный настрой и чувство легкости станут вашими постоянными спутниками!

Задание третьей недели мы опубликуем завтра.

Саморазвитие #Инструменты #Продуктивность #Тайм-менеджмент