26 января 2017

Виды тайм-менеджмента. Часть 2. Принятие решений, мотивация, объем задач и структура.

6698 просмотров

Михаил Казанцев
Писатель, иллюстратор, коуч, физик-экспериментатор, магистр психологии. Рисует ироничные карикатуры. Разработал систему визуального анализа ситуаций Visual Tools. Убежден, что саморазвитие начинается с критического взгляда на существующие правила и мемы. Создатель блога «Процветание. Новый взгляд», где рассказывает о том, как сформировать свою уникальную ситуацию процветания.
  • mkazantsev.ru
  • vk.com/m.kazantsev
  • Вчера мы классифицировали системы управления временем по формату задач, для решения которых они применяются и по способу реализации. Сегодня продолжим знакомство и рассмотрим остальные разновидности.

    Виды тайм-менеджмента по способу принятия решений и расстановки приоритетов

    В разных системах управления временем доминируют различные подходы к принятию решений и расстановке приоритетов.

    В абсолютном большинстве методик применяются рациональные методы. Если у вас есть два дела, которые претендуют на один и тот же промежуток времени или другой ресурс, вы должны понять, какое из них является наиболее важным для вас с точки зрения глобальных целей. Это кажется очень простым. Однако, в реальной жизни расстановка приоритетов буквально сводит с ума миллионы людей.

    Например, пресловутый «Квадрат Эйзенхауэра». В теории его применение выглядит просто панацеей.

    Однако, в реальности и на постоянной основе, успешно его применяют единицы. Почему? Да потому, что его эффективное использование возможно только при наличии у вас стратегического мышления, хорошо осознаваемой системы ценностей и внутренней дисциплины. Не хочу никого огорчать, но таких людей мало.

    Гораздо более практична система принятия решений и обработки информации, которую применяют адепты системы GTD, разработанной Дэвидом Алленом.

    Лучше всего она работает при необходимости «отбиться» от непрерывного потока входящей информации и задач.

    Но это не все, что возможно. Для преодоления ступора, который возникает при принятии решений и расстановке приоритетов, особенно когда вы имеете дело с большим количеством дел и задач, также, применяются методы, задействующие ресурсы нашего бессознательного. Наиболее ярким примером такой технологии является методика «автофокус» Марка Форрестера. Если очистить ее от сложных ритуалов и мифологии, то суть ее чрезвычайно проста. Вы берете и просматриваете списки дел, которые у вас накопились. Далее, доверяя собственному бессознательному, вы выбираете то дело, на котором остановился ваш взгляд. Эта методика в описании выглядит чрезвычайно примитивной. Однако, в реальности она очень эффективна и позволяет сэкономить много времени и энергии.

    Виды тайм-менеджмента по системе мотивации

    Поскольку, системы управления временем создаются разными людьми, они отражают особенности мотивационной сферы своих создателей.

    Есть системы, ориентированные исключительно на позитивное подкрепление. Вы выполняете свои планы, делаете дела, достигаете желаемого и, подобно дрессированной собачке, получаете «вкусняшку». Если же вы где-то прокололись, поленились или ошиблись, никакого наказания вам за это не будет.

    Системы, созданные более жесткими товарищами, предполагают наличие только наказаний и всевозможных «пугалок». Например, вы берете знаменитый «календарик-пинарик» и с ужасом смотрите, как бесцельно утекают в пустоту последние дни вашей жизни. Или, в случае лени и прокрастинации, вы заставляете себя отдать все ваши сбережения, отложенные на пятничную вечеринку, бездомным.

    Естественно, встречаются системы со всевозможными комбинациями поощрений и наказаний.

    С точки зрения практической эффективности я бы рекомендовал вам не доверять своему мнению о себе, а проверить все возможности мотивации экспериментально. Так как, к сожалению, абсолютное большинство из нас пребывают относительно себя в иллюзиях.

    Виды тайм-менеджмента по объему задач

    В стародавние времена, когда тайм-менеджмент был молодым и ходил в коротких штанишках, никому не приходило в голову в чем-то себя ограничивать. Если перед вами стоит 100 задач, которые вы должны решить, будьте добры, решайте их все. Так что классические системы управления временем не накладывают особых ограничений на количество задач и проектов, которые вы планируете. Все определяется вашим оптимизмом или здравым смыслом (если он у вас имеется).

    Однако, далеко не все люди могут спокойно смотреть на список из 500 дел. Именно их нервозность, а также увлечение дзеном и прочими восточными штуками, привело к созданию минималистичных систем управления временем.

    Их основная особенность – это искусственно вводимые жесткие ограничения по количеству задач и проектов, которыми вы занимаете в один момент времени. Наиболее ярким представителем такой системы является «Agileresults». В рамках этой системы вы имеете три главных задачи: на день, неделю, месяц и год.

    Подобный минимализм помогает одним людям сконцентрироваться, другим он доставляет головную боль и мучения при выборе этих «чертовых трех дел».

    Виды тайм-менеджмента по степени визуализации информации

    Большинство традиционных систем управления временем и делами основываются на списках. Это системы с минимальной визуальной составляющей.

    Как только вы начинаете календарное планирование, так сразу же в ваших планах появляется визуальная структура. Естественно, что планировать день, «закрашивая» временные промежутки гораздо проще, чем оперировать цифрами, высчитывая временные промежутки.

    При проектном планировании, возникают диаграммы Гантта, которые усиливают значение визуальной составляющей планирования.

    Дальнейшим развитием идеи визуального планирования и управления задачами и временем являются ментальные карты и Канбан-доски. Это шаг от одномерного представления планов к двумерному.

    Если для вас важна визуальная составляющая любой информации, ищите себе систему управления временем, которая будет максимально удовлетворять этому критерию. Я, на практике, встречал случаи, когда человек, считавший себя абсолютно не способным планировать мало-мальски сложные проекты, совершил подлинный прорыв, просто повесив перед собой и начав использовать Канбан-доску. Ее наглядность и простота позволили ему подняться на абсолютно новый уровень.

    Виды тайм-менеджмента с точки зрения наличия структуры

    Кроме всего вышеперечисленного, все системы тайм-менеджмента можно разделить по принципы структурирования дел и задач.

    Самые простые системы управления временем структуры не имеют. Это обычные списки, в которых для поиска каждой задачи вы должны либо пролистать список до конца, либо воспользоваться поиском. Это хорошо работает в случае небольших объемов информации или при наличии у вас особых талантов.

    В случае реализации проектов, в ряде систем тайм-менеджмента применяются жесткие, древовидные, иерархические структуры. У вас есть проекты, подпроекты, задачи, подзадачи и т.п. Многие находят такой способ организации информации удобным. Однако, в случае очень объемных проектов, мы сталкиваемся с теми же трудностями, что и в бесструктурных системах.

    Третий вариант структурирования информации предусматривает использование тэгов и систем динамических фильтров. Для многих людей этот способ является идеальным. Например, он позволяет из гигантского проекта несколькими кликами мыши выделить все задачи, в которых одновременно:

    · Задействован менеджеры Вася, Коля и Петя.

    · Дэдлайн наступает в следующий понедельник.

    · Эти задачи должны быть выполнены на выезде.

    · Все задачи связанные с чтением книг и статей…

    Если общее количество задач проекта составляет несколько тысяч, то вручную найти все такие задачи практически невозможно.

    Подобным образом структурируют активность пользователей многие тайм-менеджерские программы и интернет-сервисы. В качестве одного из ярких примеров можно привести сервис «RememberTheMilk».

    К сожалению, и этот подход не является идеальным. Система динамической фильтрации задач подходит далеко не всем пользователям и довольно часто вызывает дезориентацию и растерянность.

    Вы прошли четвертый этап марафона. Что будет дальше?

    Это можно увидеть на ментальной карте:

    Мне будет очень приятно и интересно посмотреть на результаты ваших экспериментов с тайм-менеджментом.

    Вы можете:

    — Публиковать их в комментариях

    — Отправлять их мне на почту: info@mkazantsev.ru

    Если у вас возникнут вопросы, интересные мысли или предложения, пожалуйста, напишите. Я с удовольствием их прочитаю и отвечу вам.

    Готов отвечать на ваши вопросы и письма в течение 14 дней после окончани марафона. Чтобы все смогли пройти марафон в удобном темпе.

    Саморазвитие#Тайм-менеджмент

    Интересные комментарии

      Анна
      2 года

      Михаил, спасибо за интересную статью! Подскажите, пожалуйста, скриншот какой программы Вы приводите в качестве примера в разделе о видах тайм-менеджмента с точки зрения наличия структуры, где дерево задач. Заинтересовал именно такой метод.

      Михаил Казанцев
      2 года

      Это российская разработка: Leader Task.

      Штука мощная, имеет клиентов почти под все платформы.

      Стоит денег.

      Но хороша, чертовка.

      Валентина
      2 года

      Отчет 4.

      Практическое задание номер 1.

      - - - -

      1. Попробуйте описать свою систему принятия решений и расстановки приоритетов.

      Моя система принятия решений - это всегда дедлайн, потому что, если такое случилось, что нужно остановиться и принять решение по какому-то делу, значит, я долгое время откладывала его на потом, т.е. на последний день-час-минуту. В состоянии дедлайна мой мозг быстро и качественно расставляет приоритеты. И самое смешное, что даже в такой ситуации я не оказываюсь опоздавшей, не выполнившей, что-то забывшей. Находятся те, кто еще более неорганизован или не исполнителен.

      2. Какие у нее, на ваш взгляд, слабые и сильные стороны?

      Сильная сторона, которую я эксплуатировала всю жизнь - в нашей жизни куча дел, которые так и не надо было делать, они рассасываются сами по себе.

      Слабая стороны - каждый раз, в момент дедлайна, хотя мой мозг сконцентрирован и сосредоточен, но одна мысль, все равно, успевает пробежать - "почему в моей жизни есть дела, которые не хочу делать и откладываю, и откладываю..."

      3. Как и с помощью каких подходов вы могли бы ее усовершенствовать?

      т.к. я выбрала такие желания и цели для реализации, которые не сбывались в моей жизни никогда, то предполагаю, что мне стоит выбрать подход "съешь лягушку с утра", т.е. намеченные дела делать в первую очередь, преодолевая внутренние сопротивления. С утра еще и потому, что я - жаворонок и утром максимально активна.

      Плюс - описывать свои сопротивления и рефлексировать.

      Михаил Казанцев
      2 года

      Интересно... А почему Вы выбрали те желания и цели, которые не получались?

      Они того стоят?

      И, почему не получалось?

      Валентина
      2 года

      Отчет номер 4

      Практическое задание номер 2

      Виды тайм-менеджмента по системе мотивации.

      Совсем для меня тяжелая тема, не понятная и большинство рекомендаций у меня не работают. Точнее все.

      По роду деятельности, знаю кучу "пинков". Но лично у меня ничего не работает.

      На данный момент единственно что работает у меня - наступает усталость от разных попыток себя мотивировать, в голове возникает пустота и...встаю и иду делать. Делаю, делаю до тех пор, пока не замечаю, что опять начала заниматься тем, что не имеет отношение к планам и целям.

      Даже не ожидала, что именно эта тема для меня не просто трудная, а больная.

      :-(

      Михаил Казанцев
      2 года

      Интересно... Если правильно понимаю, то для начала действий Вам порой нужно дойти до состояния безразличия и усталости?

      А что же такое Вы должны делать, что все существо Ваше так сопротивляется, что никак иначе, кроме как "под наркозом" не получается двинуться вперед?

      С этой болезненностью, возможно стоит разобраться.

      Просто так она не возникает.

      Павел...
      2 года

      Практическое задание №1

      1. Попробуйте описать свою систему принятия решений и расстановки приоритетов.

      Скорей всего моя система основана на « пирамиде Маслоу»

      2. Какие у нее, на ваш взгляд, слабые и сильные стороны?

      Сильные стороны в её простоте, в приоритете сначала идёт решение задач которые касаются выживания меня как особи (еда, сон, безопасность), потом как вида ( секс и прочие социальные статусы) а дальше уже по интересам)

      3. Как и с помощью каких подходов вы могли бы ее усовершенствовать?

      Усовершенствовать её наверно можно по лучше вникнув в сущность человеческую, понимая сколько в нём звериного, а сколько от человека. Почитать труды Роберта Сапольски.

      Практическое задание №2

      1. Какой тип мотивации вы предпочитаете в жизни?

      "пока гром не грянет-мужик не перекрестится"

      2. Попробуйте несколько дней прожить, используя другие типы мотивации.

      Заманивать себя разными бонусами как то не особо выходит.

      Обычно мне моё безделье дороже всяких достижений)

      Правда есть один нюанс, безделье должно быть хорошо организовано.

      Остальные достойные задания отложил, да и к этим чую вернусь ещё на раз.