25 января 2017

Виды тайм-менеджмента. Часть 1: «Дискретные» и «аналоговые», электронные и бумажные.

Михаил Казанцев
Писатель, иллюстратор, коуч, физик-экспериментатор, магистр психологии. Рисует ироничные карикатуры. Разработал систему визуального анализа ситуаций Visual Tools. Убежден, что саморазвитие начинается с критического взгляда на существующие правила и мемы. Создатель блога «Процветание. Новый взгляд», где рассказывает о том, как сформировать свою уникальную ситуацию процветания.
  • mkazantsev.ru
  • vk.com/m.kazantsev
  • Когда впервые начинаешь исследовать вопрос управления временем, очень быстро теряешься в гигантском многообразии методик, трюков и техник. На первый взгляд они все очень разные. Однако, это не совсем так.

    Все популярные и не очень известные системы тайм-менеджмента можно разделить на категории. В этой статье я, возможно впервые, даю систематизацию методик тайм-менеджмента по категориям и комментирую особенности их практического применения.

    Вот общая схема категоризации тайм-менеджмента.

    «Дискретные» и «аналоговые» системы тайм-менеджмента

    В первую очередь, можно разделить все мыслимые системы управления временем на те, которые направлены на реализацию конкретных достижений и целей и на те, которые концентрируются на формировании желаемого образа жизни и реализации своих ценностей. Очень условно, эти системы можно описать, как «дискретную» и «аналоговую».

    «Дискретная система» направлена на достижение того, что можно измерить или завершить. Например, вы хотите заработать миллион долларов. Это – конкретная и измеримая цель.

    «Аналоговые системы» занимаются тем, что можно измерить не количественно, а качественно. Например, вы хотите, на долгосрочной основе, привнести в свою жизнь радость и интерес. Измерить это довольно сложно, а вот качественно оценить – запросто.

    Каждый из этих подходов может быть реализован в разных масштабах.

    Если вас интересуют, в первую очередь, конкретные достижения и цели, вы можете удовлетвориться простейшим уровнем: списками дел и календарями. Они позволяют держать свою текущую активность под контролем и управлять ею. Однако, они оптимальны для не очень больших целей. Вам могут быть полезны Google Calendar, Google Tasks, Wuderlist, Doit.im и многие тысячи других.

    Или обычный ежедневник. Просто берете и пишете, что вы хотите сделать завтра. Отмечаете дела, привязанные ко времени… И все! Процесс пошел.

    Если вы планируете более масштабные достижения, то вам больше подойдут комплексные системы. Фактически, это системы управления не отдельными делами, а проектами. Это могут быть локальные проекты, предусматривающие достижение среднемасштабных целей. Например, покупка машины, устройство на престижную работу, написание книги и т.п. Системы управления локальными проектами очень разнообразны и среди них можно выбрать ту, которая подходит вам больше всего. Достойны упоминания, например, программы MyLifeOrginized и LeaderTask, TaskMerlin, сервис Planfix и многие другие.

    А могут быть и системы, реализующие глобальные, жизненные проекты, которые направлены на реализацию вашего призвания. Применять их имеет смысл тогда, когда вы четко понимаете для чего живете и хотите сконцентрироваться исключительно на этом. Здесь вам в помощь система Бенджамина Франклина и ей подобные.

    Если такого понимания у вас нет, то лучше подобными системами не пользоваться. Вы будете вынуждены придумывать себе жизненные цели «из головы». Что тяжело, бессмысленно и бесполезно.

    Если вас больше интересуют не конкретные достижения, а качество жизни в целом, то добро пожаловать на территорию «аналоговых подходов» к тайм-менеджменту.

    Как и в случае с «дискретными» у «аналоговых» подходов тоже есть разный масштаб. Самыми простыми примерами «аналоговых» подходов являются всевозможные системы выработки полезных привычек, а также, системы рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности.

    Для выработки привычек в настоящее время существует огромное количество интернет-сервисов и мобильных приложений, которые помогают вам на постоянной основе делать то, что вы считаете полезным и внедрять это в ваш образ жизни.

    Говоря о системах рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности, в качестве примера можно привести две популярные системы:

    · Pomodoro

    · FlyLady

    И та, и другая методики предлагают простые, но эффективные алгоритмы, позволяющие, с одной стороны, больше сделать, а с другой, меньше уставать и меньше сопротивляться необходимости быть активным. Обратите внимание, ни та, ни другая система, не включает в себя целеполагание. Они просто помогают вам сделать вашу жизнь более комфортной. Однако в качестве побочного эффекта, они способны здорово повысить вашу самооценку и мотивацию.

    Помимо таких маленьких, но приятных «полезняшек», среди «аналоговых» систем существуют и подлинные монстры, которые замахиваются на ваш образ жизни в целом.

    Среди них можно выделить три основных направления

    Первое из них концентрируется на гармонизации основных сфер вашей жизни. Неформальным символом подобных систем может служить пресловутое «колесо жизни». В рамках этого подхода ваша задача – поддерживать те сферы жизни, которые у вас хорошо развиты и подтягивать те, которым вы уделяете меньше внимания.

    Второе направление главное внимание уделяет реализации ваших основных ценностей, убеждений и принципов. Для того, чтобы реализовать такой подход, вы должны составить список того, что вы считаете для себя важным, главным и принципиальным. В дальнейшем, всю свою активность вы должны направлять на то, чтобы увеличивать присутствие этих ценностей в своей жизни. В качестве примера реализации подобного подхода можно привести широко известную методику Стивена Кови.

    Третье направление очень похоже на второе. Но вместо  ценностей главное внимание уделяет тем главным ролям, которые вы играете в жизни. В русле этого подхода вы составляете свой ролевой список и в дальнейшем занимаетесь развитием умений и навыков, которые позволят вам приблизиться к совершенству в рамках этого списка.

    Естественно, возможна любая комбинация из этих трех направлений.

    Типы тайм-менеджмента по способу реализации

    Все существующие системы тайм-менеджмента можно разделить по способу их реализации.

    В первую очередь нужно упомянуть «бумажные» системы. Естественно, они самые старые. Это всевозможные ежедневники, планнеры и календари. Их неоспоримым достоинством является простота и возможность «потрогать руками». Многие психологи твердо убеждены, что «бумажное» планирование и управление временем является самым полезным и естественным. Определенный резон в таких воззрениях есть. Он связан с тем, что в процессе письма задействована мелкая моторика и происходит мощная активация нашего головного мозга. На самом деле, «бумажный» тайм-менеджмент не требует от вас никакого дополнительного оборудования, кроме листа бумаги и ручки. Для многих эта простота и естественность чрезвычайно ценна.

    Минусом «бумажной» системы для многих людей является необходимость многократного переписывания и сложность внесения исправлений.

    В качестве примера удачных вариантов «бумажных» органайзеров могу привести:

    •  «Дневник творческого человека» Яны Франк – это комплексная, довольно сложная система, которая позволяет реализовывать крупные проекты.

    •  Планнеры и чек-листы американского дизайнера Дэвида Си, которые позволяют решать большой спектр задач: от учета рабочего времени и планирования дня, до ведения небольших проектов.

    В наш цифровой век невозможно себе представить тайм-менеджмент без участия всевозможных гаджетов, компьютеров и интернет-сервисов.

    В рамках цифрового управления временем, мы можем встретить:

    •  Простейшие списки дел и задач.

    •  Календари.

    •  Календари, комбинированные со списками задач и почтовыми сервисами.

    •  Системы управления проектами.

    •  Электронные Канбан доски.

    •  Глобальные системы управления мечтами и всей жизнью.

    •  И многое другое…

    Электронный тайм-менеджмент во многом прекрасен. В вашем распоряжении возможности поиска, быстрого редактирования и копи-паста, отсутствие ограничений на объемы планируемых задач, возможности использования ссылок и информационных систем, напоминаний, отслеживание прогресса, вашего местоположения и т.п.

    Но есть и минусы. Многих людей раздражают напоминания и необходимость постоянно обращаться к электронным устройствам. Гаджеты, в отличие от бумаги, требуется время от времени заряжать. И если вы это забыли сделать, вы можете оказаться в неприятной ситуации, оставшись без календаря напоминалок и списка дел. Ряд программ и сервисов требует для своей работы постоянный доступ в интернет, а при его отсутствии вы также получаете проблемы. Несмотря на развитие систем ввода, в том числе и голосового, не всегда и не во всех ситуациях вам будет удобно вносить новые задачи или исправления. В отличие от листа бумаги, который вы можете постоянно держать перед глазами, электронные списки дел, большую часть времени скрыты от ваших глаз и внимания.

    Кроме «чистых» бумажных или электронных систем существуют их гибриды. Например, я встречал системы управления временем, в которых творческие задачи и стратегическое планирование осуществлялись на бумаге, а управление повседневной активностью было отдано на откуп гаджетам. Естественно, подобные системы имеют весь набор плюсов и минусов от обоих подходов.

    Вы прошли третий этап марафона. Что будет дальше?

    Это можно увидеть на ментальной карте:

    Мне будет очень приятно и интересно посмотреть на результаты ваших экспериментов с тайм-менеджментом.

    Вы можете:

    — Публиковать их в комментариях

    — Отправлять их мне на почту: info@mkazantsev.ru

    Если у вас возникнут вопросы, интересные мысли или предложения, пожалуйста, напишите. Я с удовольствием их прочитаю и отвечу вам.

    Готов отвечать на ваши вопросы и письма в течение 14 дней после окончани марафона. Чтобы все смогли пройти марафон в удобном темпе.

    Саморазвитие#Тайм-менеджмент

    Интересные комментарии

      Лина
      2 года

      Знакомые всё лица!!!!! Так вот он какой- Тайм-менеджмент! Оказалось, что я уже много чего сама пробовала! Дневник Яны Франк, напимер....

      Здорово, спасибо! Глаза открываются. Буду разбираться.

      Михаил Казанцев
      2 года

      Успехов!

      Если будет желание, напишите, что получилось!

      Ольга Л
      2 года

      Аналоговые системы вроде Флайледи или Помодо хороши когда низкий энергетический тонус, а дела по минимуму надо делать.

      Михаил Казанцев
      2 года

      И это правда.

      Но еще и тогда, когда очень много дел. И нет понимания за что хвататься.

      Тут они, на мой взгляд, тоже помогают.

      Павел...
      2 года

      1. Какая из систем СУВ вам ближе?

      Поразмыслив решил что мне и Дискретная и Аналоговая близки. Правда в самом простом их варианте. Дискретная это списки дел + календарь. Аналоговая это что-то похожее на Pomodoro FlyLady (хотя никогда про них особо не читал)

      2.Опишите сложности, с которыми вы столкнулись при использовании той или иной системы? Спасибо за хороший вопрос, оказывается я всё время хотел увязать в кучку два разных метода. Теперь пусть сами по себе существуют и дополняют.

      3.Попробуйте переключиться на более глобальные и комплексные системы.

      Как то был неудачный опыт рисования этих «колёс». Но после прочтения вашей статьи «К чему приводит мода на целеполагание и личную эффективность» Понял что колесо у каждого своё. То-есть некоторые ценности которые вписаны в это колесо для меня например пустой звук. И вот все сложные методы подразумевают что у тебя есть какие-то то глобальные проекты, жажда самореализации... Как то чаша сия меня миновала. Наверно я для этого туповат. « Бери ношу по себе, чтоб не падать при ходьбе»

      Михаил Казанцев
      2 года

      Очень интересно!

      А про "туповат" - это, я надеюсь, шутка.

      Мы выбираем систему управления временем исходя из очень многих особенностей: личности, деятельности, ситуации, когнитивной сферы...

      Так что нет абстрактно правильных систем.

      Есть те, что для Вас удобны и работают. И есть, фактически, бесполезные.

      Сергей
      2 года

      Благодарю за статью.

      Узнал много нового, особенно про новые системы ТМ.

      Заинтересовала книга Яны Франк, но в электронном виде она не продается.

      Какая система Вам ближе - дискретная. Потому что - измеримо, конкретно, наглядно.

      Решил попробовать бумажный вариант ведения ТМ. Завел тетрадь на кольцах.

      Михаил Казанцев
      2 года

      Я тоже периодически возвращаюсь к тетради на кольцах.

      У меня даже есть специальный дырокол (на одну дырочку), который позволяет делать свои листы и вставлять их в нестандартные держатели.

      Ксения
      2 года

      Вот вы написали:

      "В рамках цифрового управления временем, мы можем встретить:

      • ...

      • Глобальные системы управления мечтами и всей жизнью."

      А можете привести примеры, подсказать в каком направлении искать об этом?

      Михаил Казанцев
      2 года

      А вот с глобальными системами что-то в последнее время стало плохо.

      Еще несколько лет назад я бы назвал Achieve Planner и Franclin Covey Planner.

      Это были именно те монстры.

      А тут залез в сеть... И вот тебе раз! Они закрылись!

      По крайней мере я их не нашел с ходу.

      Так что пока не могу помочь.

      А про Achieve Planner, если интересно - можно здесь почитать: http://old.computerra.ru/think/golub/346578/

      Штука мощная.

      Я надеюсь, что автор просто переименовал ее, а не закрыл.

      Валентина
      2 года

      Отчет номер 3.

      С учетом моих глубинных желаний и целей, которые исходят от каждого желания, получается следующее:

      - всегда пользовалась аналоговой системой тайм-менеджмента, но для данных желаний выбираю цифровую. Таков мой выход из привычного, чтобы достичь недостигаемого.

      - всегда тянулась представлять желаемое в виде проектов, комплексных систем. Это приводило к тому, что мечта сбывалась сама по себе, в то время и сроки, когда ей хотелось. Сейчас выбираю - контроль, близкий к системе Франклина (только когда прочла его фамилию, вспомнила, что у меня есть книга о его системе и я ее читала-прорабатывала, когда-то). Т.е. достигать желаемое и реализовывать цели - считая шаги, нарабатывая полезные привычки.

      - Образ жизни в целом - сосредоточенность на основных ценностях.

      - - -

      Способ реализации:

      - у меня отдельная полка с разными ежедневниками, перед марафоном выбрала подходящий. Пишу и списки дел и размышления по темам желаний. Пока этот формат не забраковала.

      - давно использую картинку-визитку мечты-цели. В Гугле выбираю картинку и на ней пишу главные мысли, идеи, планы. Потом картинку делаю фоновым изображением рабочего стола. На этой неделе - очень красивое фото чистого листа. На нем разместила цитату от М. Казанцева, и список каждодневных дел, которые следуют из выбранных желаний и целей. И есть еще одна картинка, которую могу установить в любой момент - это красивый туман в городе. На ней желанные события на ближайшие 3 года.

      - любые электронные напоминалки или стикеры на видных местах квартиры - давали отрицательный эффект. Но кое-что из этого я делаю, помня о небольшом положительном эффекте.

      - есть еще закрытый дневник на компе. Почему-то иногда хочется печатать, а не писать ручкой. Пока не поняла почему.

      Михаил Казанцев
      2 года

      Про дневник особенно интересно...

      Чем же отличаются:

      - эффект

      - ощущения

      - процесс

      при ведении бумажного и электронного дневника?

      У меня разница в визуальном восприятии.

      Когда хорошее состояние - пишу и рисую аккуратно и красиво.

      И наоборот.

      В таких случаях, чтобы не расстраиваться - выбираю электронный дневник.