Почему я пользуюсь своей системой планирования вместо GTD
Первая книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» вышла на английском в 2001 году и переведена на русский в 2008 году.
23 января 2017
«Тайм-менеджмент — новое понимание и смыслы». Я решаю взять время в свои руки…
10739 просмотров
-
- Михаил Казанцев
- Психолог, коуч, писатель, специалист по психологии процветания. Создатель проекта «Живи как хочется», системы визуального анализа ситуаций и принятия решений Visual Tools, автор сотен забавных рисунков и инфографики, которыми иллюстрирует свои статьи и книги.
1994 год. Мне 30 лет. У меня квадратные глаза, хронический недосып, стресс и все признаки надвигающегося эмоционального выгорания. В чем дело? А в делах и есть дело! Их не просто много, а ОЧЕНЬ МНОГО!!!
Я стал исполнительным директором. И я зашиваюсь. С этим что-то надо делать. Я начинаю изучать вопрос управления временем. Еще никто не знает Глеба Архангельского, не бредит Дэвидом Алленом и его пресловутой GTD, у нас нет GoogleCalendar, Марк Форстер еще не родил свой «Автофокус», до нас не дополз через полмира канбан, старичок Стивен Кови не заставляет нас «затачивать пилу», а словосочетание Agile Results ничего не говорит даже самым продвинутым.
Я не хочу плохо себя чувствовать. Мне надоело ничего не успевать. И я решаю взять время в свои руки.
С тех пор началось мое путешествие в мир тайм-менеджмента. Я изучал, экспериментировал, увлекался, пробовал, разочаровывался... В 1997 году я провел первый в своей жизни тренинг. По тайм-менеджменту.
Я использовал бумажные планировщики и разрабатывал свои ежедневники, я исследовал и использовал тайм-менеджерский софт на Windows, WidowsMobile, Symbian, iOS, Mac OS, Android... Я продолжаю следить за развитием этой темы и сейчас, спустя 23 года после первого знакомства с ней.
Управление временем окружено множеством мифов и подвержено острым приступам моды. Читая статьи некоторых энтузиастов я то хохочу, то буквально плачу. Увлеченность в сочетании со слабеньким умишком порождают феерически идиотские тексты и методики, претендующие на новизну и универсальность.
Вот я и решил написать небольшую энциклопедию. О тайм-менеджменте. Точнее о том:
• Что такое тайм-менеджмент.
• Какими мифами и заблуждениями оброс за время своего существования тайм-менеджмент.
• Почему тайм-менеджмент не работает.
• Какой бывает тайм-менеджмент.
• На каких принципах базируется.
• Что с помощью тайм-менеджмента можно сделать.
• Чего нельзя сделать с помощью тайм-менеджмента.
• Как выбрать систему тайм-менеджмента или создать свою собственную.
• Как технологии управления временем можно встроить в жизнь обычного, нормального человека.
Марафон на «Жить интересно!» не сможет охватить все эти темы. Но некоторые из них вы сможете проработать, заново открыв для себя силу управления временем.
И еще. Я не мотиватор. Не моя это миссия. Кроме того, радостных и до идиотизма позитивных статей о тайм-менеджменте и так много. Так что перед вами не вдохновляющий на подвиги и развертывающий за вашей спиной крылья материал. Это миниатюрная энциклопедия и практический рабочий инструмент. Для тех, кто думает, делает и ищет.
Что такое тайм-менеджмент?
Вот официальное определение:
Это очень правильное, но скучное и пустоватое определение. На мой взгляд, гораздо полезнее отталкиваться от функций того, что ты хочешь определить. С этой точки зрения можно определить тайм-менеджмент как систему практических приемов, подходов и технологий, направленную на реализацию человеком своих желаний наиболее оптимальным способом.
Если вас не устраивает такое определение, придумайте свое.
Однако, я считаю, что все разговоры об эффективности и продуктивности, сами по себе, большого смысла не имеют. И эффективность, и продуктивность — не более чем качества, позволяющие достичь своих целей. Быстрее, точнее, дешевле, лучше и т.п.
Кстати, знаете ли вы, что на самом деле, может в себя включать тайм-менеджмент?
Я нигде такого списка не видел, поэтому решил составить его сам.
1. Система фиксации и проверки истинности ваших желаний.
2. Методика поиска путей превращения желаний в цели.
3. Методика целеполагания и проверки целей.
4. Методика поиска и выбора наилучших альтернатив для достижения целей.
5. Методика поиска и оценки необходимых и имеющихся ресурсов для достижения целей.
6. Методика планирования достижения целей.
7. Способы самомотивации и поддержания ее уровня на пути к достижению целей.
8. Методика рационального распределения времени и внимания в ходе повседневной деятельности.
9. Система оценки результатов деятельности по выполнению планов и движению к целям.
10. Персональная система сбора, хранения и обработки информации и идей.
Глядя на этот неприятно-серьезный список, может возникнуть вопрос: «А где же здесь, собственно, тайм-менеджмент»? Кажется, что речь, скорее, идет о целеполагании.
Однако, на мой взгляд, это и есть тайм-менеджмент. Календари, списки задач, проекты, GTD, Agile и т.п. — не более чем средства реализации ваших желаний. Ведь кого бы из людей, использующих технологии управления временем, мы ни взяли в качестве примера, везде мы увидим явно или подспудно присутствующее целеполагание.
Представьте себе домохозяйку. Она «зашивается», пытаясь поддерживать в порядке дом, детей, мужа и себя. Чтобы облегчить себе жизнь, она покупает книгу или видеокурс по методике FlyLady. Если показать этой даме вышеизложенный список из 10 пунктов, она скажет, что все это слишком сложно для нее. И она всего лишь пытается все успеть.
А за этой целью прячутся желания и ценности милой и усталой женщины. Она хочет быть красивой, энергичной, нравиться себе и мужу, сохранить молодость и т.п. Это то, ради чего она внедряет в свою жизнь довольно простую, но эффективную систему управления собственным временем и активностью.
Без этой цели она ничего не стала бы менять в своей жизни. В системе FlyLady,на мой взгляд, наиболее ярко выражены 7 и 8 пункты моего списка. Все остальное подразумевается по умолчанию и отдано, в основном, на откуп бессознательному того человека, который пытается эту систему применить.
Приведу пример того, когда полный список из 10 пунктов оказался полезным в очень простом, на первый взгляд, случае.
Ко мне на консультацию однажды пришла молодая, целеустремленная и отлично выглядящая женщина. Светлана была домохозяйкой, то есть женой и матерью двоих детей. Она сама, ее дом, дети и муж были в полном порядке. Во многом, благодаря тому, что больше года назад она увлеклась системой FlyLady и организовала с ее помощью свою ежедневную активность.
Для чего же Светлана пришла на консультацию? После года работы в рамках системы FlyLady она почувствовала неудовлетворенность. И пришла ко мне с тем, чтобы мы доработали ее систему тайм-менеджмента.
На мой взгляд, что-либо дорабатывать стоит только тогда, когда вы четко понимаете собственные цели. Вот с них мы и начали. И сразу же наткнулись на очень интересную вещь. FlyLady полностью удовлетворяла двум очевидным задачам Светланы: навести порядок в доме и выделить время для себя.
Однако, это были всего лишь частные задачи. А помимо них, присутствовало более глубокое желание: добиться социальной реализации и уважения окружающих. Это желание было намного масштабнее, чем наведение порядка в доме. Оно предусматривало смену социальной роли и совершенно другие виды активности. Естественно, ни о какой модификации FlyLady речь здесь уже не шла.
Мы со Светланой, в течение нескольких сессий, проработали все девять пунктов ее новой персональной системы управления временем и она отправилась в «свободное плавание». Через два года она написала мне письмо. Жизнь ее кардинально изменилась:
• Она устроилась на работу в международную компанию и начала делать в ней стремительную карьеру.
• Большую часть функций домохозяйки она делегировала няне и домработнице.
• Она купила мотоцикл (чем необычайно сама себя удивила) и передвигается по городу на нем в любую погоду с полным удовольствием и драйвом.
По ее словам, если бы не список из десяти пунктов, она до сих пор бы думала, что FlyLady — это ее потолок и она безуспешно бы пыталась усовершенствовать эту систему и свой старый образ жизни. На сегодняшний день, ставя перед собой любую задачу, Светлана в первую очередь задает себе вопрос: «Как эта задача соотносится с моими глубинными желаниями и ценностями»?
Каков неочевидный вывод из этой и еще десятков подобных историй? Вступая на территорию управления временем, вы неизбежно соприкасаетесь со смыслами и ценностями вашей жизни. Если вы их игнорируете, вы впустую тратите время и лишаете себя доступа к главным ресурсам вашей личности.
Цели, локальные или глобальные, если они придуманы искусственно или отвечают только текущему моменту, а не работают на ваши смыслы, не дают вам ни энергии для их реализации, ни удовлетворения от их достижения.
Практическое задание
Если вы уже пользуетесь какой-либо системой тайм-менеджмента, это задание поможет вам уточнить жизненные цели, которые поддержаны вашими внутренними желаниями, ценностями и смыслами.
А если вы в настоящий момент не пользуетесь никакой системой управления временем, упражнение может помочь вам лучше понять, что вы хотите от жизни и сделать шаг вперед к желаемому.
1. Попробуйте записать, чего вы на самом деле хотите от себя и от жизни. Это могут быть какие-то конкретные вещи, а могут быть ситуации, состояния или образ жизни. Крайне желательно написать этот список не за один раз, а вернуться к нему 2-3 раза, пересматривая его, дополняя и изменяя.
2. Рассмотрите каждое из записанных желаний. Попробуйте письменно ответить на вопрос: какой смысл или какая ценность стоит за этим желанием?
3. Пересмотрите все, что вы написали раньше, и попробуйте сформулировать те конкретные цели, достижение которых будет реализовывать ваши смыслы, ценности и глубинные желания.
4. Попробуйте найти и записать еще один-два варианта конкретных целей, которые также будут реализовывать ваши смыслы, ценности и глубинные желания.
Выполнив это простое упражнение, вы получите список целей, которые на данный момент максимально соответствуют вашей идентичности. Если вы будете максимально честны с собой, то достижение этих целей не потребует от вас специальных ухищрений по самомотивации, ведь это то, чего вам на самом деле хочется.
Вы прошли первый этап марафона по тайм-менеджменту.
Все, что ждет вас на следующих этапах – на ментальной карте:
Мне будет очень приятно и интересно познакомиться с результатами ваших экспериментов с тайм-менеджментом.
Вы можете:
• Публиковать их в комментариях
• Отправлять их мне на почту: info@mkazantsev.ru
Если у вас возникнут вопросы, интересные мысли или предложения, пожалуйста, напишите. Я с удовольствием их прочитаю и отвечу вам.
Готов отвечать на ваши вопросы и письма в течение 14 дней после окончани марафона. Чтобы все смогли пройти марафон в удобном темпе.
Интересные комментарии
«Выполнив это простое упражнение, вы получите список целей, которые на данный момент максимально соответствуют вашей идентичности.»
Для меня это не простое упражнение.
Поделал эти задания даже 3 раза ( вернее тупо посидев в раздумьях)
Ибо статью эту прочитал ещё на сайте Михаила дней пять назад.
Фрирайтинг ни чуть не сдвинул эту тему. Пришёл к таким выводам:
1. С данным материалом внимательно ознакомится, что органично впишется, оставить. Для более оптимального ведения Быта и решения социальных задач (Работа)
2. В процессе выполнения первого пункта, будут оставаться окна свободного времени, вот на них обратить особое внимание. И попробовать подметить на что оно тратится. Таким образом пробуем угадать что является смыслом и ценностью моей жизни.
3. Свободное время планируется потратить на повторный марафон Михаила «Учимся рисовать для пользы дела»
«Вступая на территорию управления временем, вы неизбежно соприкасаетесь со смыслами и ценностями вашей жизни.»
Уж очень охота соприкоснутся.
Павел...
То, что упражнение не сдвинулось и не показалось простым, свидетельствует о чем-то. Но вот о чем?
Об отсутствии навыка рефлексии?
Неосознавании своих ценностей?
Сложностях формулирования?
Об отсутствии ценности для Вас этого упражнения или вообще управления временем?
Попробуйте подумать в эту сторону.
Возможно, поможет.
Если еще будут вопросы, пишите на почту. Постараюсь ответить.
В более приватном режиме.
Спасибо!
На здоровье!
Пробуйте, экспериментируйте...
И удачи Вам!
Мой эксперимент.
Может я что-то не так понял.
Думаю меня поправят, это ведь эксперимент...
1. Что вы хотите от себя и жизни:
а - свободы от наёмного труда
б - организованность в жизни
в - реализация себя в творчестве
г - улучшение комфорта себе и семье
2. Какой смысл и ценность за желанием:
а - цена - свобода, независимость, самостоятельность
б - порядок
в - самореализация
г - стремление к лучшему.
3. Цели для достижения желаний.
а - открыть своё дело, бизнес
б - "реорганизация" себя
в - создать продукты творчества
г - ремонт в доме, расширение
4. Еще варианты конкретных целей
- улучшение здоровье -питание, спорт
- хобби, не связанное с работой
Очень интересно.
Особенно интересно понять, что стоит за очень общими и декларативными ценностями этого списка:
а - цена - свобода, независимость, самостоятельность
б - порядок
в - самореализация
г - стремление к лучшему.
Все это очень "правильные ценности".
Но вы что-то свое наверняка имеете ввиду, говоря о них.
Чем более своя формулировка, настоящая, "родная", тем легче все идет.
Простите, что лезу с уточнениями, но много раз видел как клиенты
ориентируясь не подобные, общепринятые, ценности очень тормозили.
Хотя... у Вас все может быть и по другому.
Ведь мы все разные!
Удачи Вам.
Вы имеете ввиду больше конкретики в ценностях?
Мне интересно более подробно узнать Ваше мнение. Очевидно, что у Вас большой опыт, поэтому я здесь пишу комментарии к статье, в надежде поличть своет. Может напишите "образец", что в Вашем понимании "своя формулировка"?
Спасибо.
Сергей, мне, иногда, помогает такой способ. Описать один день моей жизни, которым я была бы довольна, какими событиями этот день мог бы быть заполнен. И в этом рассказе:
- описать ситуацию, после которой я бы поняла, что я свободна от наемного труда и это кайф
- описать момент, после которого я точно знала, что моя жизнь организована
(мой личный пример, получила письмо от клиентки с просьбой прислать записи консультаций 3-хлетней давности. Я двумя кликами нашла эти записи и отправила. Вот это, для меня лично, ситуация, после которой я понимаю - моя жизнь организована)
- описать ситуацию, что мой творческий проект признан. Например, в этот день я выступаю на конференции.
- ситуацию, когда мои родные-домашние благодарят меня за созданный комфорт.
и т.д. и т.п.
Т.е. Сергей, это Ваша личная житейская ситуация, после которой Вы бы поняли, что цель реализовалась, Вы получили, что хотели.
Сергей,
Валентина написала отличный комментарий. Можно попробовать ее подход.
А формулировка ценности...
Тут очень все субъективно. Например, для меня одна из ценностей:
Видеть море или океан каждый день. Иметь его в пешей доступности.
Выходить на берег. Видеть пальмы. Солнце.
Ощущать морской ветер... И внутренний подъем. Желание делать и жить.
И это сворачивается до скучной формулировки: Жить в месте, которое дает энергию.
Это то, что ценно для меня. Но, возможно, совершенно не ценно для других.
Здравствуйте, Михаил.
Цели уже есть и ,кажется, это мои цели, мои ценности. Но если для выполнения этих целей приходится прилагать массу усилий, то это не то чего мне на самом деле хочется? Остро стоит проблема с расплывчатой формулировкой «социальная реализация», а конкретизировать не получается. пробовала кучу тестов, чтобы выяснить чего хочется и что можется. Но как то безуспешно.
Если приходится прилагать много усилий, то желательно понять что вызывает необходимость их прикладывать в таком количестве.
Вариантов много, но вот, на мой взгляд, основные:
- ситуация и образ жизни не поддерживают эти цели.
- нет уверенности в достижимости целей.
- нет понимания КАК конкретно достичь этой цели. Какие шаги надо предпринять.
- цель противоречит каким-то убеждениям и/или ценностям. Или
какое-то действие к цели ведущее не одобряется "изнутри" Вас.
Это не все, но по крайней мере задает вектор для "подумать.
Если будут еще вопросы, задавайте. Не стесняйтесь.
P.S. А про социальную реализацию... Тесты тут, на мой взгляд - не помощники.
Скорее помогут желания. Если они осознаны.
Таня, а если фразу "социальная реализация" заменить на максимально подходящий синоним?
Например, "Я хочу, чтобы меня уважал муж и дети, гордились мной мои родители, было бы что рассказал на встрече одноклассников, чтобы подчиненные видели во мне начальника". Или для Вас социальная реализация что-то другое?
Валентина, спасибо за интерес.
Для меня, на данныйй момент, социальная реализация -это возможность быть более полезной для общества( звучит высокопарно), т.е. профессиональная реализация
Очень хорошо...
А для чего Вам быть полезной для общества?
Что это Вам дает?
А почему обществу не быть полезным для Вас?
;-)
Это не шутка, если честно. Вопрос серьезный.
Чувство реализованности. Чувство, что могу большее. А общество может дать мне это чувство, и этим быть полезным для меня
Михаил, спасибо за наводящие вопросы в личном письме.
В итоге получилось следующее:
1. Попробуйте записать, чего вы на самом деле хотите от себя и от жизни.
1) Продолжать исследовать мои взаимоотношения с окружающими людьми. Отдельно с близким окружением, отдельно с дальним, отдельно - с деловыми партнерами. Постоянное ощущение, что не успеваю прийти какому-то внутреннему согласию, как сразу, чуть ли не в тот же день, понимаю, что опять проживаю не собственные эмоции, а кем-то наведенные. Вот зараза! Заразная зараза!
О! Эврика! Вот для чего человечество придумало такое понятие, как отпуск! Ая все пренебрегала, не чувствуя в этом потребности и важности. - эта мысль пришла только что, не раньше и не позже.
2) Быть довольной своей внешностью
3) Жить в красивом месте.
2. Рассмотрите каждое из записанных желаний. Попробуйте письменно ответить на вопрос: какой смысл или какая ценность стоит за этим желанием?
1) на самом деле, я нуждаюсь в чувстве уверенности, когда высказываю свое желание. Я хочу проживать моменты, когда защищаю свое желание и не отказываюсь от него после критических замечаний. Для меня это глубинное желание - не отказаться от собственной идеи после того, как услышу критику-пренебрежение. Не испытывать ощущение как будто предаю саму себя.
2) На самом деле я хочу выстроить свою внешность и точно знать, что это я сделала-добилась-получила именно то, что хотела.
3) Мне нравятся красота природы и рукотворное. Только недавно поняла, что хочу жить в месте, где малоэтажные здания еще с элементами лепнины, колонны. А в квартире, чтобы каждый уголок был продолжением меня и моего представления об уюте.
н-да, сама от себя озадачилась :-)
3. Пересмотрите все, что вы написали раньше, и попробуйте сформулировать те конкретные цели.
1) Буду лечить заразу отпуском.
2) Бег или ходьба, 5 км в день
3) Больше гулять в старой (и чистой) части города
4. Попробуйте найти и записать еще один-два варианта конкретных целей.
1) - практика безмолвия каждый день
- 2-хдневные отпуска, раз в месяц
- месячный отпуск - для этого нужно накопить решимость. Для меня это как решиться слетать в космос.
2) танцевальная аэробика раз в неделю
3) Другое расположение розеток и выключателей в квартире - начну свои красоту и уют с этого. - это вопрос найма спецов. А мой вклад - выпечка вкуснячая. :-)
наверно, это еще не окончательное понимание себя и целей, но уже появилась энергия их реализовывать.
Михаил, спасибо!
Валентина, а вы не хотите попробовать исследовать прежде всего отношения с собой (на самом деле, я нуждаюсь в чувстве уверенности, когда высказываю свое желание. Я хочу проживать моменты, когда защищаю свое желание и не отказываюсь от него после критических замечаний). Мне помоглан книга Дарьи Кутузовой » (её статьи есть здесь на сайте) «16 тем»
Не очень люблю прямых советов, что делать, но в данном случае, во многом солидарен с Татьяной.
От отношений с собой зависят Ваши цели, ценности, возможности и горизонт планирования. И этим, действительно, стоит заниматься.
"16 тем" - честно купил и попробовал. Очень понравилось.
Эта методика, естественно, может не все, но очень многое.
Но, как всегда, подойдет или нет - вопрос опыта.
Спасибо!
На здоровье!
И... успехов Вам.
Добрый день, Михаил!
Очень ждала этого тренинга и вот...
Пытаюсь ответить на вопросы практического задания, пишу много, подробно, где-то даже "растекаясь мыслью по древу", но в голове зудит-попискивает, как надоедливый комар, мыслишка - ой, да ладно, пишешь-пишешь, а все останется там же, в той же и тем же... ничто не изменится, как обычно, ну поживешь недельку-месяц в состоянии творческого мандража и все закончится так же глухо как и всегда...
Например, я хочу писать сказки, повести, рассказы... в голове куча сюжетов, но... беру бумагу или ноут и все! я не знаю, что писать... казалось бы страх белого листа и есть куча методик преодоления этого зажима... я пыталась фрирайтингом исследовать свою проблему и выяснилось, что я просто боюсь! боюсь плохого результата, графоманства, насмешек со стороны...
И это моя "вечная" проблема - планирую, расписываю по целям-задачам-единицам времени, но все утыкается в страх...
Может ли система ТМ как-то помочь или тут психушка по мне плачет? или писательство не мое истинное желание?
ПН, 30.01.17
Очень удобный список из 10 пунктов.
Допускаю, что что-то во время марафон пропустила или плохо поняла. А сейчас села писать план на неделю и с помощью 10 шагов набросала свои дела за 30 минут. И нашла, какой пункт плохо проработала.