Первая книга  Дэвида  Аллена «Как привести дела в порядок» вышла на английском в 2001 году и переведена  на русский  в 2008 году.

Передо мной лежит эта книга, я просматриваю свои пометки на полях и вспоминаю, как я  восхищался Алленом прежде всего потому, что он   обратил внимание на организацию персональной деятельности человека, посмотрел на управление временем «с другой  стороны».

Если традиционный тайм-менеджмент решает задачу управления временем «сверху-вниз» — от глобальных целей — к мелким делам и задачам, то для GTD характерен подход «снизу-вверх» — человек управляет сегодняшними делами  «здесь и теперь».

Ко времени появления книги Аллена у меня уже был опыт владения тайм-менеджментом, и продуманная система управления действиями. Я взял из GTD  в первую очередь алгоритм сортировки «входящих» дел, задач, событий, информации.  Это позволило упорядочить хаос событий,  максимально концентрироваться на наиболее важных задачах, и эффективно выполнять их.

Недавно появилось новое, переработанное издание книги. На мой взгляд,  книга стала лучше, продуманней и корректней. Однако сама система  за это время не получила дальнейшего развития.

У GTD тысячи поклонников по всему миру.  И я не сомневаюсь, что их количество будет увеличиваться.  Поэтому я хочу рассказать  тем,  кто уже знаком с системой и тем, кто узнал о ней впервые  — чего мне не хватает в GTD.

Жизнь — это не только проекты

Я понимаю работу так же, как  Аллен. Работа — это все, что мы делаем, и «на работе», и вне ее.

Если вы согласны с такой формулировкой, тогда при чтении книги внимательно присмотритесь  к тому, что с вами происходит.  И вы увидите, что структура работы — это не только проекты, как об этом пишет Аллен.

Существуют так же привычки и ритуалы, циклические процессы.

Вы сможете различить небольшие группы действий, которые вы совершаете регулярно, в строгой последовательности — это привычки или ритуалы (утренний ритуал: подъем, туалет, зарядка, завтрак…).

Затем группы взаимосвязанных действий, выполняемые продолжительное время по определенному алгоритму, которые приводят к запланированному результату и повторяются раз за разом — это циклические процессы (производство, продажи, обучение, уборка).

И, наконец,  действия, направленные на создание чего-то нового, определение желаемого и действия по его достижению — это проекты (постройка дома, создание картины, написание программного кода).

Для ритуалов предусмотрен строгий порядок выполнения.

Процессы желательно выполнять по инструкции или регламенту.

Проект осуществляется только один раз, по возможности с максимально эффективным использованием ресурсов. Причем, как говорит известный «проектник» Дмитрий Литвак, каждый раз и в пути,  и в результате  «все  будет не так».

Многое из того, что Аллен приводит как примеры проектов, у человека давно может быть закреплено в качестве повторяющегося процесса или строгого ритуала, когда уже нет необходимости в определении следующего действия — оно предписано на работе регламентом,  вне работы — обычаем.

Отсюда три разных подхода к  управлению  действиями.

Для ритуала — соблюдение предписанного четкого порядка исполнения.

Для процесса, когда последовательность всех действий заранее предопределена, —   постоянное улучшение:  смена  последовательности действий, времени выполнения, устранение потерь.

И только для проекта, когда известна конечная цель,  — выбор следующего действия, о котором говорит Аллен.

Можно рассуждать о том, что люди делятся на «процессников» и «проектников», так же как на «жаворонков»  и «сов».  Можно  спорить о том, каких  из этих структур больше в нашей работе, но важно другое: наше внимание по управлению действиями должно быть направлено на процессы и ритуалы, в такой же степени, как на проекты.

В идеале, мы должны иметь для каждой из областей жизни перечень  основных ритуалов, процессов и проектов, и это действительно поможет привести дела в порядок.

Иллюзия многочисленности действий

Я согласен с Алленом, самое важное на персональном уровне  — это управление  действиями.

Ален рекомендует выбирать следующее действие, используя для этого ряд критериев. Не простая задача. Но она сильно облегчается, если вы увидите, что видов  действий, которые мы совершаем ежедневно, не больше, чем пальцев на руке.  В чем фокус?

Если вы понаблюдаете за характером своей работы, то обнаружите, что определенные  виды действий  повторяются.

Так, вы раз за разом говорите по телефону, встречаетесь с людьми, сидите в Интернете, работаете с документами, перемещаетесь,  принимаете решения.

Формулировка самих действий  создает иллюзию их многочисленности.

Короткая запись в вашем ежедневнике — «согласовать», может подразумевать все, что угодно: согласовать по телефону, при личной встрече, получить резолюцию на документе.

То же и у  Аллена  — «сообщить», «набросать», «договориться», «мозговой штурм».  Не ясно, как именно это сделать, какое действие предпринять.  К примеру  «купить гвозди» — это не действие. То, есть не одно действие. Вы принимаете решение купить гвозди, какие и где, как вы туда попадете, как вы платите, куда везете гвозди, где храните.

Но, к счастью, наша повседневная работа может быть представлена намного проще и сведена лишь к пяти видам действий:

• телефонные звонки и сообщения;
• встречи;
• работа с информацией;
• перемещения;
• принятие решений.

Поясню, что я вкладываю  в содержание этих пяти действий, применительно к деловой сфере:

• Телефонные звонки — это все виды телефонных переговоров и сообщений.
• Встречи — непосредственные контакты с другими людьми.
• Работа с информацией  — любая работа с информацией (документами) на бумажных и электронных носителях, включая работу в сети Интернет.
• Перемещения — любые перемещения связанные и не связанные  с работой, включая утренний приезд на рабочее место и возвращение домой.
• Принятие решений — обдумывание, размышления,  анализ информации, с целью сделать определенный вывод.

Эти пять действий мы ежедневно выполняем и в других сферах жизни.

В сфере взаимоотношений есть  все те же типы действий: звонки, встречи, собрания, письма, перемещения, принятие решений о том, как дальше  развивать  отношения.

В хозяйственной сфере «ремонт»  — это  набор действий.  Договоренность  о выполнении ремонта (телефон, встреча, договор…), или  покупка материалов для производства ремонта (интернет, перемещение, покупка) и тому подобное.

Учет пяти  видов  действий прост и занимает  минимум времени. Так  мы значительно облегчаем контроль и анализ работы.

В свое время я имел отношение к фирме, которая занималась продажей недвижимости. И я могу показать важность учета повседневных действий на примере работы риелтора.

Чтобы обеспечить запланированный денежный поток, риелтору необходимо, наряду с другими требованиями, проводить 28 встреч с потенциальными продавцами и 26 встреч с потенциальными покупателями в течение каждого месяца. Чтобы эти встречи состоялись, риелтор обязан поддерживать в течение года не менее 33 контактов с каждым из 1920 знакомых людей путем звонков, писем, электронных сообщений. То есть, совершить для этого не менее 63360 повседневных действий в год.

Разумеется, такой объем работы требует и  времени и значительных усилий. Но, с другой стороны, если у вас нет такого учета, то у вас нет и проверенной стратегии развития бизнеса.

Гибкий  план на 100%

Я не могу согласиться с Алленом в том, что «смена тактических приоритетов способна изменить курс работы настолько резко, что практически не возможно заранее предусмотреть все задачи». Не согласен, потому что мы обязаны предвидеть возможные проблемы, и иметь для них подготовленную реакцию.

Я много лет составляю план на день на основе только  пяти  действий.  И все запланированное, за редким исключением,  выполняется.

Как я это делаю?

Предусматриваю  возможные проблемы, и добавляю  в план гибкость, когда одно действие может быть заменено другим, заранее подготовленным, ожидающим своей очереди.

Вначале планирую первую группу  действий. Эти действия  обязательны для выполнения.

К примеру, я намерен, безусловно, сделать в течение дня три звонка, провести три встречи, подготовить три документа, осуществить два перемещения, сделать два специальных действия,  принять два решения.

В ходе дневной работы первая группа действий будет выполняться, а оставшееся  время будет использовано для выполнения действий из второй группы.

Далее я планирую вторую группу  действий. Это обширный объем действий, заполняющий все рабочее время, оставшиеся от первого эшелона.

Не все действия второй группы будут выполнены.

Если по каким-либо причинам действия второй группы не может быть выполнено, оно может быть заменено действием из третьей группы.

Добавляю  в мой пример вторую группу действий: шесть звонков, две встречи, два документа, два перемещения, два решения.

На третьем этапе планирую последнюю группу действий. Это действия, которые могут быть не выполнены в этот день. А могут быть, и выполнены, если по ходу дня найдут себе место во второй группе.

Таким образом, полный набор выполненных действий за день будет состоять:

• из всех действий первой группы;
• из большей части действий второй группы;
• и из некоторых действий третьей группы, которыми были заменены действия второй группы.

Так  обеспечивается  принцип гибкости: одно действие может быть заменено другим.

Планирование на основе повседневных действий требует привыкания, тренировки и анализа. Начните с малого.
Возьмите одну процедуру, которую вы проводите часто, хорошо ее знаете, и, по вашему мнению, достаточно стабильно осуществляете.
Приступите к планированию выполнения этой процедуры на основе пяти повседневных действий.
Когда почувствуете себя комфортно с осуществлением этой процедуры, переходите к следующей процедуре.

Такое планирование дает возможность разобраться с числом действий, выполняемых в течение дня, сделать количественный анализ и наметить реальный план на будущее, и обеспечить его выполнение.

Желаю успехов и вам!

Саморазвитие #GTD #Планирование