В четвертом номере «Жить интересно!» была опубликована статья Елены Коваленко «Свобода заниматься тем, что интересно» о GTD.

Я читал статью и узнавал себя: путь «как люди приходят к GTD» описан очень точно. Первоисточник от Дэвида Аллена и адаптация методики от Васи Кислого для КПК, восторг от единой и стройной системы сбора и обработки входящей информации, управления делами и задачами — все совпадало.

Но, в отличие от Елены, применяя GTD, я стал замечать, что «за деревьями не вижу леса»: каждый день приносил с собой большой перечень задач для выполнения, им не было конца и края. Причем я вроде бы выполнял их достаточно много благодаря GTD, но вот удовлетворение от выполнения и ощущение движения вперед возникало далеко не всегда.

Я понял, что мне не хватает связи того, что я делаю, с моими долгосрочными планами и желаниями, а также простого инструмента, который помог бы выбрать задачи для выполнения.

И вот тут мне на помощь пришла другая методика, об опыте применения которой я хочу рассказать сегодня — Agile Results.

Методика была разработана одним из старших менеджеров Microsoft, J. D. Meier, и описана в книгах Getting results the Agile way и 30 days of getting results.

Основу системы составляют следующие простые правила:

1. Три главных дела

• Подумайте о том, какие три основных дела вы хотели бы сделать, чтобы почувствовать, что этот день, эта неделя, месяц или год были прожиты не зря. Запишите ответ.
• Ограничьтесь только тремя главными делами, и вы сфокусируетесь на том, что действительно важно, и не будете гнаться за количеством задач.
• Начинайте каждый день, неделю, месяц, год «с чистого листа». Не переносите несделанные дела на завтра, а просто спросите себя: что я хочу, чтобы было сделано сегодня к вечеру?

2. В течение недели выполняйте следующий рабочий процесс

• Планируйте результаты недели (Monday vision). Вечером в воскресенье или утром в понедельник запланируйте три основных дела, которые вам нужно сделать на этой неделе.
• Планируйте результаты дня (Daily Outcomes). Потратьте утром несколько минут и сформулируйте три главных результата, которые вы хотите получить сегодня и не забывайте про ваш недельный план. В течение дня просто делайте то, что нужно, для получения того, что вы хотите.
• Подводите итоги (Friday Reflection). В конце недели оцените, что удалось достичь, а что не получилось и по какой причине. При подведении итогов оценивайте не конкретные результаты, а подходы. Вы не всегда можете влиять на результат, но всегда управляете своими действиями, отношением к ситуации и ответной реакцией. Будьте готовы изменить подход, если что-то не сработает.

3. Имейте перед собой карту областей внимания (Hot spots)

Области внимания — это самые важные области в вашей жизни, это карта того, что занимает ваше сердце и ваш разум. У каждого может получиться своя карта областей внимания, но если на самом верхнем уровне выделить три сферы — Жизнь, Работу и Дом — то весьма вероятно, что разделы этой карты можно представить следующим образом:

У меня группировка получилась немного другой, но общие принципы выделения трех сфер внимания — Жизнь, Работа и Дом — сохранились.

Заполните свою карту, и она поможет вам ясно увидеть, что для вас действительно важно, а также сохранить баланс между отдельными областями. Сохранить баланс помогут временные лимиты: установите максимум или минимум времени в неделю, которое вы хотите потратить на данную область.

Как я внедрял Agile Results

Agile Results сразу понравилась мне простотой фокусировки на главных делах и концентрацией на действиях, а не на планировании. Вместо того, чтобы оперировать большими списками дел для выполнения, тщательно планировать, а потом приоритизировать задачи, надо просто каждый день начинать «с чистого листа», вспоминая лишь про главные дела недели. А области внимания помогут связать текущие дела с долгосрочными планами и желаниями.

Здорово, правда? Надо быстрее внедрять!

Но жизнь внесла свои коррективы, и получилось все не сразу.

Первую ошибку я сделал, когда вместо того, чтобы следовать пошаговой методике внедрения, описанной автором в книге 30 days of getting results, я начал использовать только дневные планы, выделяя три главных результата дня. Это помогло в выборе приоритетов на день, но при этом разорвался основной рабочий процесс системы («Результаты недели» — «Результаты дня» — «Подведение итогов»).

Вторая попытка была более успешной, и осенью прошлого года у меня заработал основной процесс «Быстрых результатов», когда я в полной мере оценил пользу от фокуса на главных делах недели и простоту обзора результатов. Но при этом все равно в реальной жизни помимо трех главных дел существовали и дополнительные (не говоря уже о неделе, а тем более о месяце или годе), и все эти дела надо или не забыть сделать, или проконтролировать исполнение.

Получалось, что «чистой» Agile Results обойтись не получится. Мне был нужен комбинированный вариант, совмещающий связь с долгосрочными целями, гибкость при планировании и выборе приоритетов задач в Agile Results с ведением полного перечня всех дел и справочной информации по GTD.

Так родилась моя текущая система управления делами и результатами. Названия у нее нет, основана она на GTD и Agile Results, с элементами, взятыми у Армена Петросяна, Дмитрия Литвака и, конечно, Васи Кислого:)

Система построена на ведении нескольких планов — долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных. Чем меньше срок планирования, тем более точно и конкретно формулируются цели.

Ключевые элементы системы:

Карта НОЖ (намеренного образа жизни) . Это взгляд на жизнь с самой высокой колокольни (аналог в GTD «взгляд с высоты 50000 футов»). Представляет собой ментальную карту с мыслями о том, как я хотел бы жить через 5-10 лет, как работать (не где и кем конкретно, а как: что чувствовать, чем заниматься), общаться, отдыхать, видеть, слышать и ощущать. НОЖ (аббревиатуру и само понятие) взял у Дмитрия Литвака, когда работал с ним в проекте 3x12.

Цели на год. Это желаемые результаты, которые я хочу получить в течение этого года. Работаю над формулировкой целей на год я в формате ментальных карт в структуре областей внимания по Agile Results и естественно согласую эти цели с НОЖ.

Стодневка. Основные цели на предстоящие 100 дней. Концепция стодневок взята у Армена Петросяна так же, как и идея проведения трех стодневок в год. Для ведения целей на стодневку используется отдельная ветка в ментальной карте с целями на год, это позволяет видеть связь целей стодневки и года.

Неделя. По Agile Results составляется план на неделю в понедельник утром

или в воскресенье вечером с выделением трех главных результатов на неделю. Составляя план, я открываю карту с целями текущей стодневки, а также перечень всех задач по GTD.

День. Ежедневно составляется план основных результатов дня по Agile Results. При этом я открываю заметку с недельным планом, а также просматриваю перечень всех задач по GTD.

В системе используются следующие инструменты:

Ментальные карты, или mind map — для ведения долгосрочных планов и карт целей. Но помимо этого ментальные карты я использую очень широко: при обдумывании чего-то, для подготовки к встречам, конспектирования, структурирования информации.

MyLifeOrganized — система ведения всех задач по GTD, с Inbox и контекстами. Позволяет вести неограниченное количество подзадач для одной задачи, работать с проектами и очень гибко настраивается. Я использую MLO с 2008 года и очень доволен, а от Васи Кислого в MLO прижилась система контекстов.

Evernote — удобнейший сервис для хранения заметок, позволяет структурировать их в отдельные блокноты и помечать тэгами. Используется у меня как место хранения заметок и справочной информации по GTD, а также для ведения планов по Agile Results: в отдельном блокноте в Evernote ведутся планы на неделю и подводятся ее итоги, а еще в одном — дневные планы.

Я описал получившуюся у меня систему, но внедрение методов Agile Results пока не закончено. В книге 30 days of getting results еще остались техники и приемы, которые я хотел бы применить. Для их внедрения я планирую использовать один проверенный способ, который помог мне в освоении методики. В начале этого года я начал вести блог о давно увлекавшем меня самоменеджменте и теперь совмещаю внедрение с описанием результатов в блоге. Это помогает мне не только лучше осознавать прочитанное, но и сразу задумываться о практическом применении новых знаний.

Внедрение техники Agile Results помогло мне:

• Связать то, что я делаю, с долгосрочными целями и желаниями
• Выстроить сбалансированную систему областей внимания, которую я использую как в долгосрочных планах, так и в структурировании задач в MLO
• Фокусироваться на главном, используя простое недельное и дневное планирование
• Понимать, что идет хорошо, а что можно поправить, проводя простой еженедельный обзор с фокусировкой на процессах

Попробуйте, может быть, Agile Results и для вас станет недостающим кирпичиком в вашей системе управления делами!

Архив номеров #GTD #Продуктивность #Эффективность