19 июня 2018

Мои инструменты продуктивности

12318 просмотров

Ясмина Ступак
Оптимист. Путешественник. Преподаватель. Переводчик. Любитель приключений. Финишер проекта «Стодневка — экспедиция к новому Я».
  • easy-language.net
  • Когда я перечисляю список моих регулярных дел и занятий, обычно у собеседника округляются глаза.

    Хотя моя нынешняя загруженность меньше, чем в прошлом году, в моем списке текущих дел и сегодня немало пунктов:

    • две работы плюс курс повышения квалификации;
    • спорт шесть раз в неделю;
    • регулярные занятия танцами;
    • поиск новой работы;
    • работа над моим стилем вместе со стилистом;
    • курс по личным финансам;
    • минимум два раза в месяц – культурные мероприятия (театры, выставки, фестивали);
    • приготовление полезной еды дома;
    • изучение французского языка и чтение примерно пяти книг в месяц.

    Еще у меня есть друзья и семья, им я тоже уделяю время.

    На вопрос: «Как ты все успеваешь?» я отвечаю, что успеваю не все, а лишь самое главное. Мне хочется заняться еще многими вещами, но на данный момент мои приоритеты расставлены так, как описано выше.

    Сон

    Это очевидные вещи, о которых мы часто забываем, но это не уменьшает их важность. В цепочке сон-спорт-питание, самое важное – сон. Я долго не могла с этим смириться и спала пять часов в день. Мне казалось, что так я выигрываю. И вообще, какая я молодец, почти супер герой!

    Пока я не свалилась с нервным истощением. Но первого предупреждения мне не хватило, я «валилась» еще два раза, пока до меня не дошло: без полноценного сна не будет НИЧЕГО.

    Если не верите мне, поверьте Арианне Хаффингтон – она написала замечательную, очень толковую книгу о важности сна, с фактами, научной базой и статистикой. Например, она пишет о том, что профессиональные атлеты улучшают свои спортивные результаты благодаря сну и повышению качества сна.

    Итак: взрослому человеку нужно минимум семь-восемь часов сна, а при стрессе и большой нагрузке – и того больше.

    Практические лайфхаки:

    К сожалению, после переезда я вновь начала сокращать время сна, дабы все успеть.

    Поэтому:

    Делай, как я говорю, не так, как я делаю (перевод с англ.)

    Питание

    Это второй по важности фактор после сна. Я не диетолог, поэтому потратила три года на пробы и ошибки, прежде чем смогла выработать комфортную для себя систему питания. Плюс взяла несколько консультаций у специалиста, чтобы понять, где у меня перекос в питании. Так что для каждого из нас меню должно быть составлено индивидуально – с учетом наших физиологических особенностей и образа жизни.

    Тем не менее, есть принцип, общий для всех систем питания – из здорового меню однозначно нужно исключить:

    • Джанк фуд (чипсы, крекеры, слишком сладкое или соленое) и фаст фуд.
    • Сладкие газировки, энергетические напитки и будто бы натуральные сиропы, которые так любят разводить с водой, чтобы сделать «натуральный» напиток.
    • Сахар (явный и скрытый).
    • Алкоголь и кофе.
    • Переедание.
    • Недоедание.
    • Частые перекусы или кусочничание.
    • Частые походы в кафе и рестораны (в общепите для приготовления пищи, как правило, используют сахар и усилители вкуса, чтобы нам понравилась их кухня, и мы пришли еще).
    • Обжорство на ночь (говорят, что последний прием пищи должен быть максимум за три часа до сна).

    Практические лайфхаки:

    Сначала я потратила неделю на перенос рецептов, но теперь у меня на планирование меню уходит ровно пять минут в неделю. Рецепты удобно искать, растаскивать по дням недели, а потом приложение автоматически формирует список покупок на те даты, которые вы напишете. Так же можно сохранять целые меню — например, на месяц или неделю. А потом выбрать его одним кликом!

    Хорошие книги о питании:
    Китайское исследование
    Интуитивное питание
    Как пережить изобилие
    Salt, sugar, fat
    Тело, еда, секс и тревога
    Миф о красоте

    Спорт

    Движение – это жизнь. Я не призываю вас бегать марафоны, найдите хотя бы пятнадцать минут в день на интенсивную тренировку или не очень интенсивную растяжку. Если нет времени ходить в зал и/или бегать на улице, можно подобрать для себя комплекс домашних тренировок на любом из множества бесплатных сайтов.

    Например:

    fitnessblender
    yogawithadriene
    bohobeautiful
    harmonyofbeauty.

    Хорошие платные приложения:
    jillianmichaels
    emilyskyefit

    Как организовать свое время и успевать больше?

    Мое универсальное правило: прежде чем с радостным визгом вписаться в новый курс, обучение, занятие, я проверяю свою загруженность на данный момент.

    Контролировать и планировать свое время и загрузку мне помогают следующие инструменты:

    Учет своих личных процессов я веду в Realtimeboard.

    Все курсы которые я прохожу или хочу пройти висят на доске в Трелло по системе Марины Гиллер.

    Таким образом, я вижу: вместить трехмесячный курс по чему-то очень интересному мне сейчас решительно некуда. Тогда ставлю его в лист ожидания в Трелло. Когда я заканчиваю один из процессов, выбираю из  отложенного следующий и включаюсь в него.

    Планирование времени в ежедневнике + Google Calendar

    Я начинаю с месячного планирования и первым делом планирую не работу, а отдых. Покупаю билеты на интересные мне концерты, смотрю план выставок, афишу и планирую свое время отдыха. Так я знаю, что у меня отведены часы и дни на свои интересы, и в остальное время могу со спокойной душой работать.

    В это же планирование входит время на танцы, курсы и спорт. Это кажется смешным, но время на еду тоже нужно закладывать в календарь. Иначе получится, как у меня в прошлом году: прибегала с одной работы на другую галопом, едва успевала приготовить, а поесть – уже нет (вторая работа была по скайпу из дома).

    Поскольку половина моей работы привязана ко времени, я начала использовать Google Calendar. Здесь у меня только те задачи, которые нужно выполнять в определенные дни и часы.

    В бумажном ежедневнике живут todo-листы, майнд мэпы и заметки на полях.

    Недавно я начала использовать еще и bullet journal. Здесь у меня живут списки задач на месяц и на неделю, фрирайтинг, заметки. Рабочие задачи живут в Google Keep. Раньше и личные задачи жили в Google Keep, теперь я экспериментирую с разделением.

    Блоки + Помидоры

    Распланировать свои задачи – только пол-дела, нужно еще выполнить их все. Как это сделать? Для себя я выбрала технику организации времени и задач блоками, которая оказалась очень удобной. Суть в том, что вы группируете похожие задачи, а потом выполняете их одним махом, то есть блоком.

    Например, у меня такие блоки:

    • Блок «работа» 1 (преподавание) – проверка домашних заданий, ответы на сообщения студентов, подготовка и планирование уроков, поиск материалов.
    • Блок «коммуникации» – ответы на сообщения в соцсетях, почта, скайп.
    • Блок «работа» 1 (преподавание) – группирую уроки подряд, чтобы день не был разбитым.
    • Блок «работа» 2 (университет) – здесь в рамках рабочего дня делю задачи на подблоки.
    • Блок «обучение и развитие» (французский язык, курсы повышения квалификации) – домашние задания, книги. Все, что связано с этими целями.

    Для большей концентрации использую технику «Помодоро». Мне удобен такой режим: полчаса работы – пять минут отдых. После четырех «помидоров» – один большой перерыв в полчаса, чаще всего в это время занимаюсь спортом или готовлю.

    Еще можно работать «спринтами», которые подходят для глубокого погружения. Например, эту статью я пишу в режиме «спринта»: работа блоком полтора часа, двадцать минут отдых

    Совмещение – день технических задач

    В книге «Мой продуктивный год» Криса Бэйли я вычитала очень хорошую технику, которую использую постоянно. Называется она «День технических задач/технического обслуживания».

    Суть ее в том, чтобы составить список дел, которые можно перенести на более поздний срок. Как правило, это дела с низкой отдачей. Например, уборка по дому и т.д. Составляете список из таких дел, отводите на них время в своем плане и делаете одним блоком.

    Техника кажется простой, но высвобождает много энергии. Поскольку на этот блок  у вас отведено строго определенное время, то и выполняется он быстрее. Кроме того, все задачи – технические, значит, включать голову на это время не требуется и можно одновременно слушать аудиокниги, вебинары. Одним словом, занять свой ум чем-то полезным.

    Крис рекомендует такой алгоритм:

    • Всю неделю продолжайте работать и выполнять дела в привычном режиме, но параллельно вносите в список те из них, которые можно передвинуть на поздний срок.
    • Потом запланируйте день, время на решение всех техзадач сразу.
    • Параллельно займитесь чем-то важным и значимым.

    Один выходной + качественный отдых

    Трудно не чувствовать себя продуктивным, если целый день выполнять какие-то задачи. Однако занятость не эквивалентна продуктивности, если в результате сделано мало. Я долго к этому шла, зато теперь у меня есть один выходной в неделю, чаще всего – в воскресение. Тот же Крис в книге «Мой продуктивный год» дает хорошее объяснение, зачем структурировать свое свободное время.

    Кстати, то же самое относится к структурированию выходных дней. Возможно, это звучит контринтуитивно, да и сама практика вряд ли принесет удовольствие. Однако исследования говорят, что структурирование свободного времени помогает стать более целенаправленной, творческой, активной, мотивированной, счастливой и вовлеченной личностью. Кроме того, повышает вероятность вхождения в состояние «потока» – магическое состояние сознания, в котором время летит настолько быстро, что кажется – его вообще не существует.

    Что такое качественный отдых?

    Ответ зависит от вашего вида деятельности. К примеру, если вы, как и я, проводите больше восьми часов в день за экраном, то видеть перед глазами монитор во время отдыха вам вряд ли захочется. Так что я стараюсь выходить гулять. Не обязательно на природе, можно в городе. Если есть возможность, выезжаю на день в другой город, чтобы подзарядиться энергией, получить новые впечатления. Или встретиться с друзьями и сделать вместе что-то прикольное.

    Бывают и такие выходные, когда я валяюсь в кровати, смотрю фильмы и никуда не выхожу.

    Мне нужен отпуск от этого отпуска (перевод с англ.)

    Куда уходит время?

    Чтобы понимать, куда уходит ваше время, особенно если вы работаете за компьютером, нужно провести учет потраченных часов и минут. При работе за компьютером можно использовать программу RescueTime (она запускается в фоновом режиме), для телефона – приложение Qualitytime.

    Для меня, например, неприятным открытием стало то количество времени, которое я бесцельно провожу в Фейсбуке. Приложение на телефоне беспощадно продемонстрировало статистику: два часа в день, сто двадцать разблокировок экрана.

    Ладно бы, если только по пути на работу и с работы. Но нет! Приложение показало, что я, как обезьянка, дергаюсь к телефону каждые двадцать минут. То есть, регулярно отвлекаюсь, несмотря на всю мою концентрацию и «помидоры».

    В тот же день я удалила с телефона Фейсбук, и в мою жизнь пришла пустота :) Я нашла решение методом замещения. Вместо соцсетей установила приложения Kindle, Bookmate и начала больше читать.

    Проведите учет вашего времени и посмотрите, что является вашим главным пожирателем времени. Учтите, что это – привычка, так что на избавление от нее потребуется время.

    Одно место для всего: OneNote + Google Keep

    Как я уже писала, для ведения списков я пользуюсь Google Keep, а в OneNote храню всю остальную информацию. Планы, ссылки, заметки, проекты –  все это хранится в OneNote и синхронизируется.

    Вы можете пользоваться чем-то другим, но принцип тот же – все должно быть в одном месте и структурировано так, чтобы вы знали где и что искать.

    Правило пяти минут

    Простое правило: если вы можете что-то сделать за пять минут –  сделайте это сейчас, не откладывая. Не то забудете об этом. Если не можете прямо сейчас, запишите в специальный список.

    У меня он условно называется misc (miscellenious):

    - Ответить на имейл Х.
    - Заказать в онлайн магазине Х.
    - Найти для Х что-то. 
    - Просьба Х, сделать XY.

    Если такие мелке дела не выполнять сразу, они накапливаются и висят грузом. Нужно либо делать их сразу, либо комплектовать в блоки и выполнять все вместе за отведенное на эту работу время.

    Три дела месяца, три дела недели, три дела дня

    Это хорошая техника на выявление приоритетов. Перед тем, как что-либо планировать нужно определить желаемый результат. Что вы хотели бы получить в конце месяца? Исходя из этого, запланируйте три главных дела месяца, а лучше одно.

    Если эти задачи крупные, то их обычно можно разбить на простые и понятные шаги. Таким образом у вас сразу появляются задачи на неделю и на день.

    Три дела – это фокус. Делаю их в первую очередь, и чаще всего они выполняются раньше условного конца месяца.

    Максимально использовать маленькие кусочки времени

    Если я куда-то иду пешком, то слушаю аудиокнигу или уроки французского. Если стою в очереди на кассе в супермаркете, читаю книгу. Если куда-то еду, чего-то где-то жду, то максимально использую эти кусочки времени. Вы удивитесь, как много страниц можно прочитать, и как быстро эти временные «хвостики »превращаются в часы полезных занятий!

    Саморазвитие#Инструменты#Книги#Планирование#Продуктивность#стодневка