Я часто впадаю в уныние, когда смотрю на свой список дел, и кажется, что список задач в нем размножается делением. Как успевать делать больше?

Этот вопрос задавал себе, наверное, каждый читатель «Жить интересно!». За ответом я обратилась к Эрику Баркеру —  в его блоге www.bakadesuyo.com я часто нахожу очень простые решения и попутно кучу полезных ссылок на статьи и книги.

В некоторые дни кажется, что to-do лист не имеет конца. Только заглянешь в него —  и чувствуешь, уже устал… Все мы хотим знать, как перестать лениться и выполнять больше задач. Я так точно. Поэтому я спросить об этом друга, который справляется с этим и много с чем еще.

Кэл Ньюпорт поражает меня до глубины души. Почему? Я рад, что вы спросили. Он до невозможного продуктивен:

• Он работает на полную ставку профессором в Университете Джорджтауна: проводит лекции и встречается со студентами.
• В год он пишет шесть (и более) рецензируемых статей в академические журналы.
• Кэл является автором пяти книг, включая «Хватит мечтать, займись делом! Почему важнее хорошо работать, чем искать хорошую работу».
• Он женат и у него маленький ребенок, а значит он сталкивается со всеми обязанностями, которые накладывают подобные статусы.
• Он регулярно пишет статьи о продуктивности и о том, как стать экспертом своего дела. Его сайт http://calnewport.com.
• Несмотря на всё это, каждый день в 17:30 Кэл заканчивает свой рабочий день и лишь изредка работает по выходным.

Нет, у него нет суперспособностей или штата сотрудников из 15 человек. Давайте на секунду перестанем завидовать его продуктивности и научимся паре трюков.

1.      To-Do листы – это зло, заносите всё в расписание

Сами по себе to-do листы бесполезны, это лишь первый шаг. Каждой задаче вы должны назначить время. Почему?

Так вы составите реалистичные представления о том, что успеете сделать. Это позволит вам выполнять задачи в наиболее подходящий момент, а не только потому что она идёт под определенным номером.

Пока задача не занесена в ваш календарь и не закреплена за определенным временем, ваш to-do лист — это лишь список пожеланий на день.

Эксперты согласны в том, что если вы не устанавливаете временные рамки для задачи, то настраиваете себя на неудачу.

Я слышу, что некоторые из вас думают в данный момент: «Но иногда я отвлекаюсь, а некоторые вещи сваливаются на голову в последний момент».

Отлично, это тоже занесите в ваше расписание. Оно не обязано быть идеальным. Обстоятельства постоянно меняются, но вам необходимо иметь план, иначе вы потратите время впустую.

Хотите перестать поддаваться прокрастинации? Распланируйте все по часам.

По-вашему, это звучит бездушно, чрезмерно структурировано и совсем не весело? Не-а, вы ошибаетесь.

Исследования показывают, что составление расписания даже для свободного от работы времени — отличная идея. Это повышает качество жизни (из Журнала по Исследованию счастья 12-4, август 2011):

«Эти исследования были направленны на изучение взаимосвязи между менеджментом свободного времени и качеством жизни, с целью выяснить будь то количество свободного времени или то, как человек им распоряжается, влияет на качество их жизни… Исследования показали положительную взаимосвязь между тайм-менеджментом свободного от работы времени и качеством жизни».

Хорошо, списки to-do полетели в корзину, а все задачи занесены в календарь. Как расставить приоритеты, чтобы не застрять на работе навечно?

2.      Представьте, что вы отправляетесь домой в 17:30, а теперь распланируйте свой день в обратном направлении

Работа заполняет всё предоставляемое ей время. Уделите ей 24/7, и догадайтесь, что произойдет?

Если вы хотите поддерживать баланс между работой и личной жизнью, вам необходимо установить границы. В то же время это заставит вас работать более эффективно.

Установив дедлайн на 17:30 и лишь затем включая в расписание задачи, вы обретёте контроль над огромным количеством своих обязанностей.

Кэл называет это «фиксированным графиком продуктивности»:

Что исследования говорят о том, что защитит вас от сгорания на работе? Чувство контроля над своим расписанием.

Всё, что усиливает ваше ощущение контроля над ситуацией, и не важно в действительности это так или нет, может понизить уровень стресса.

Из книги Дэвида Рока «Ваш мозг за работой» (Книга еще не переведена на русский язык, английский вариант):

«Снова и снова ученые убеждаются, что чувство контроля в стрессовых ситуациях изменяет влияние стресс-факторов».

Вы очертили линию и разработали план в обратном направлении, выделяя каждой задачи время в вашем дне. Но как справиться с долгосрочными проектами?

3.      Составляйте план на целую неделю

Полагаю, вы согласитесь, что последнее, что требуется этому миру — это необдуманные решения.

Вы никогда не сможете оказаться в более выигрышном положении, если продолжите думать только о «сегодня» и не начнете заглядывать в завтрашний день.

Как успевать писать книги, вести лекции, встречаться со студентами, проводить исследовательские работы и быть хорошим отцом одновременно? Составляйте план на неделю.

Вы закатываете глаза? Звучит слишком сложно? Однако, это намного проще, чем вы думаете. Для этого требуется лишь один утренний час по понедельникам.

И он прав. Исследования показывают, вы тратите время более разумно, если следуете плану.

Из книги Лоры Вандеркам «Что наиболее успешные люди делают на работе: Короткое руководство по работе над вашей карьерой» (Книга еще не переведена на русский язык, английский вариант):

«Предварительный анализ руководителей компаний в Индии показал, что продажи компании росли, если директор проводил на работе больше времени. Однако более интригующим открытием стало то, что положительная взаимосвязь между потраченным руководителями временем и результатами компании была обусловлена временем, проведенным за заранее спланированными действиями. Планирование не обязательно означает, что все эти часы были посвящены встречам (хотя совещания с сотрудниками действительно влияют на увеличение продаж), это лишь значит, что время руководителей ­—  это лимитированный и ценный ресурс, а планирование того, как оно будет распределено, повышает шансы, что оно будет использовано с максимальной продуктивностью».

Возможно вы решили, что будет достаточно лишь мысленно распределить задачи на все дни недели. Нет.

Исследования показывают, что записывание задач повышает вероятность их выполнения.

Итак, у вас уже есть зафиксированное расписание и план на неделю, но результаты все еще оставляют желать лучшего. Просто слишком много задач. И у Кэла есть совет и на этот счет.

4.      Выполняйте меньше задач, однако делайте их замечательно

Возможно вы думаете: у меня так много задач, что мне никогда не успеть все сделать в отведенное время.

И вы правы. Но выход не в том, чтобы смириться и продолжить работать до 10 часов вечера.

Вам необходимо фокусировать свои силы на меньшем количестве вещей. Не всё является крайне необходимым. Зачастую вы говорите «да» чаще, чем необходимо.

Спросите себя: «Что действительно имеет ценность в моей жизни?» Затем исключите как можно больше из того, что осталось.

Вам кажется, что у вас совсем нет времени, но Джон Робинсон, лидирующий исследователь в сфере управления временем, с вами не согласен. У нас может быть намного больше свободного времени, чем когда-либо прежде.

Из книги Бриджит Шульте «Мне некогда! В поисках свободного времени в эпоху всеобщего цейтнота» (сайт автора http://www.brigidschulte.com ):

«Он настаивал, что несмотря на то, что большинство американцев чувствуют, что работают на максимуме своих сил, на самом деле это не так. Он исследовал дневники времени и выяснил, что среднее количество часов, проведенных на работе, не только в Соединённых Штатах, но и по всему миру, осталось на том же уровне или же уменьшилось за последние 40 лет. У каждого из нас полно времени на досуг».

Что это нам даёт? Такое ощущение, что у вас нет времени, потому что оно фрагментировано маленькими раздражающими заданиями, что отнимают у вас контроль над своей жизнью.

Поэтому делайте меньше, но делайте это блестяще.

Ваши планы упорядочены и, фокусируясь на меньшем количестве вещей, вы вместили в свое расписание все главные задачи. Однако остался еще один вопрос: что именно вы должны делать со своим временем?

5.      Меньше поверхностной работы, фокусируйтесь на глубинных задачах

Не вся работа одинакова. Кэл объясняет, что работники в сфере умственного труда сталкиваются с двумя принципиально разными типами задач — поверхностными и глубинными:

В чём же проблема? Многие из нас застряли на «мелководье»:

Нет такого человека во вселенной, кто бы стал руководителем, отвечая на большее количество писем и посещая большее количество встреч, чем остальные.

Кэл прав: поверхностная работа защищает вас от увольнения, но именно глубинная обеспечивает вам продвижение.

Предоставьте себе большие блоки времени, защищённые от отвлекающих моментов, чтобы выполнить задачи, действительно имеющие значение. Каков первый и наилучший шаг в этом направлении?

Перестаньте проверять свою электронную почту первым делом после пробуждения. Тим Феррис, автор мирового бестселлера «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть», объясняет это так:

Как же совместить это всё?

Итак, Кэл поделился пятью советами:

1. To-Do листы – это зло. Заносите всё в расписание.
2. Представьте, что вы отправляетесь домой в 17:30, а теперь распланируйте свой день в обратном порядке.
3. Составляйте план на целую неделю.
4. Выполняйте меньше задач, однако делайте их замечательно.
5. Меньше поверхностной работы, фокусируйтесь на глубинных задачах.

Расписание и планы могут казаться холодными и бездушными, но конечный результат будет далек от этого. Вы будете меньше подвержены стрессу, будете способны уделять больше времени друзьям и семье и создавать вещи, которыми могли бы гордиться.

В другой статье Кэл Ньюпорт советует, какие книги следует прочитать, если вы хотите стать экспертом своего дела:

• Дэниел Койл «Код таланта»
• Джефф Колвин «Выдающиеся результаты. Талант ни при чем!»
• Малкольм Гладуэлл «Гении и аутсайдеры: Почему одним всё, а другим ничего?
• Стивен Джонсон «Откуда берутся хорошие идеи»

Книги, еще не переведенные на русский язык:

• Дэвид Шенк «The Genius in All of Us: New Insights intp Genetics, Talent, and IQ»
• Франс Йоханссон «The Click Moment: Seizing Opportunity in an Unpredictable World»

Саморазвитие #Планирование #Продуктивность