16 сентября 2020

Как перестать лениться и выполнять больше задач — пять подсказок от эксперта

12824 просмотра

Лера Петросян
Исследую себя в действии и пространстве. В поиске ответов взялась за рубрику «Жить интересно 20+».
  • medium.com/@lerapetrosyan
  • instagram.com/lera_pe
  • Я часто впадаю в уныние, когда смотрю на свой список дел, и кажется, что список задач в нем размножается делением. Как успевать делать больше?

    Этот вопрос задавал себе, наверное, каждый читатель «Жить интересно!». За ответом я обратилась к Эрику Баркеру —  в его блоге www.bakadesuyo.com я часто нахожу очень простые решения и попутно кучу полезных ссылок на статьи и книги.

    Eric Barker
    Журналист, пишет для Нью-Йорк Таймс, Wall Street Journal, Wired Magazine и Time Magazine. Изучает последние достижения науки о поведении человека, чтобы помочь нам быть эффективнее на работе и дома

    В некоторые дни кажется, что to-do лист не имеет конца. Только заглянешь в него —  и чувствуешь, уже устал… Все мы хотим знать, как перестать лениться и выполнять больше задач. Я так точно. Поэтому я спросить об этом друга, который справляется с этим и много с чем еще.

    Кэл Ньюпорт поражает меня до глубины души. Почему? Я рад, что вы спросили. Он до невозможного продуктивен:

    • Он работает на полную ставку профессором в Университете Джорджтауна: проводит лекции и встречается со студентами.
    • В год он пишет шесть (и более) рецензируемых статей в академические журналы.
    • Кэл является автором пяти книг, включая «Хватит мечтать, займись делом! Почему важнее хорошо работать, чем искать хорошую работу».
    • Он женат и у него маленький ребенок, а значит он сталкивается со всеми обязанностями, которые накладывают подобные статусы.
    • Он регулярно пишет статьи о продуктивности и о том, как стать экспертом своего дела. Его сайт http://calnewport.com.
    • Несмотря на всё это, каждый день в 17:30 Кэл заканчивает свой рабочий день и лишь изредка работает по выходным.

    Нет, у него нет суперспособностей или штата сотрудников из 15 человек. Давайте на секунду перестанем завидовать его продуктивности и научимся паре трюков.

    1.      To-Do листы – это зло, заносите всё в расписание

    Сами по себе to-do листы бесполезны, это лишь первый шаг. Каждой задаче вы должны назначить время. Почему?

    Так вы составите реалистичные представления о том, что успеете сделать. Это позволит вам выполнять задачи в наиболее подходящий момент, а не только потому что она идёт под определенным номером.

    Пока задача не занесена в ваш календарь и не закреплена за определенным временем, ваш to-do лист — это лишь список пожеланий на день.

    Эксперты согласны в том, что если вы не устанавливаете временные рамки для задачи, то настраиваете себя на неудачу.

    Я слышу, что некоторые из вас думают в данный момент: «Но иногда я отвлекаюсь, а некоторые вещи сваливаются на голову в последний момент».

    Отлично, это тоже занесите в ваше расписание. Оно не обязано быть идеальным. Обстоятельства постоянно меняются, но вам необходимо иметь план, иначе вы потратите время впустую.

    Хотите перестать поддаваться прокрастинации? Распланируйте все по часам.

    По-вашему, это звучит бездушно, чрезмерно структурировано и совсем не весело? Не-а, вы ошибаетесь.

    Исследования показывают, что составление расписания даже для свободного от работы времени — отличная идея. Это повышает качество жизни (из Журнала по Исследованию счастья 12-4, август 2011):

    «Эти исследования были направленны на изучение взаимосвязи между менеджментом свободного времени и качеством жизни, с целью выяснить будь то количество свободного времени или то, как человек им распоряжается, влияет на качество их жизни… Исследования показали положительную взаимосвязь между тайм-менеджментом свободного от работы времени и качеством жизни».

    Хорошо, списки to-do полетели в корзину, а все задачи занесены в календарь. Как расставить приоритеты, чтобы не застрять на работе навечно?

    2.      Представьте, что вы отправляетесь домой в 17:30, а теперь распланируйте свой день в обратном направлении

    Работа заполняет всё предоставляемое ей время. Уделите ей 24/7, и догадайтесь, что произойдет?

    Если вы хотите поддерживать баланс между работой и личной жизнью, вам необходимо установить границы. В то же время это заставит вас работать более эффективно.

    Установив дедлайн на 17:30 и лишь затем включая в расписание задачи, вы обретёте контроль над огромным количеством своих обязанностей.

    Кэл называет это «фиксированным графиком продуктивности»:

    Что исследования говорят о том, что защитит вас от сгорания на работе? Чувство контроля над своим расписанием.

    Всё, что усиливает ваше ощущение контроля над ситуацией, и не важно в действительности это так или нет, может понизить уровень стресса.

    Из книги Дэвида Рока «Ваш мозг за работой» (Книга еще не переведена на русский язык, английский вариант):

    «Снова и снова ученые убеждаются, что чувство контроля в стрессовых ситуациях изменяет влияние стресс-факторов».

    Вы очертили линию и разработали план в обратном направлении, выделяя каждой задачи время в вашем дне. Но как справиться с долгосрочными проектами?

    3.      Составляйте план на целую неделю

    Полагаю, вы согласитесь, что последнее, что требуется этому миру — это необдуманные решения.

    Вы никогда не сможете оказаться в более выигрышном положении, если продолжите думать только о «сегодня» и не начнете заглядывать в завтрашний день.

    Как успевать писать книги, вести лекции, встречаться со студентами, проводить исследовательские работы и быть хорошим отцом одновременно? Составляйте план на неделю.

    Вы закатываете глаза? Звучит слишком сложно? Однако, это намного проще, чем вы думаете. Для этого требуется лишь один утренний час по понедельникам.

    И он прав. Исследования показывают, вы тратите время более разумно, если следуете плану.

    Из книги Лоры Вандеркам «Что наиболее успешные люди делают на работе: Короткое руководство по работе над вашей карьерой» (Книга еще не переведена на русский язык, английский вариант):

    «Предварительный анализ руководителей компаний в Индии показал, что продажи компании росли, если директор проводил на работе больше времени. Однако более интригующим открытием стало то, что положительная взаимосвязь между потраченным руководителями временем и результатами компании была обусловлена временем, проведенным за заранее спланированными действиями. Планирование не обязательно означает, что все эти часы были посвящены встречам (хотя совещания с сотрудниками действительно влияют на увеличение продаж), это лишь значит, что время руководителей ­—  это лимитированный и ценный ресурс, а планирование того, как оно будет распределено, повышает шансы, что оно будет использовано с максимальной продуктивностью».

    Возможно вы решили, что будет достаточно лишь мысленно распределить задачи на все дни недели. Нет.

    Исследования показывают, что записывание задач повышает вероятность их выполнения.

    Итак, у вас уже есть зафиксированное расписание и план на неделю, но результаты все еще оставляют желать лучшего. Просто слишком много задач. И у Кэла есть совет и на этот счет.

    4.      Выполняйте меньше задач, однако делайте их замечательно

    Возможно вы думаете: у меня так много задач, что мне никогда не успеть все сделать в отведенное время.

    И вы правы. Но выход не в том, чтобы смириться и продолжить работать до 10 часов вечера.

    Вам необходимо фокусировать свои силы на меньшем количестве вещей. Не всё является крайне необходимым. Зачастую вы говорите «да» чаще, чем необходимо.

    Спросите себя: «Что действительно имеет ценность в моей жизни?» Затем исключите как можно больше из того, что осталось.

    Вам кажется, что у вас совсем нет времени, но Джон Робинсон, лидирующий исследователь в сфере управления временем, с вами не согласен. У нас может быть намного больше свободного времени, чем когда-либо прежде.

    Из книги Бриджит Шульте «Мне некогда! В поисках свободного времени в эпоху всеобщего цейтнота» (сайт автора http://www.brigidschulte.com ):

    «Он настаивал, что несмотря на то, что большинство американцев чувствуют, что работают на максимуме своих сил, на самом деле это не так. Он исследовал дневники времени и выяснил, что среднее количество часов, проведенных на работе, не только в Соединённых Штатах, но и по всему миру, осталось на том же уровне или же уменьшилось за последние 40 лет. У каждого из нас полно времени на досуг».

    Что это нам даёт? Такое ощущение, что у вас нет времени, потому что оно фрагментировано маленькими раздражающими заданиями, что отнимают у вас контроль над своей жизнью.

    Поэтому делайте меньше, но делайте это блестяще.

    Ваши планы упорядочены и, фокусируясь на меньшем количестве вещей, вы вместили в свое расписание все главные задачи. Однако остался еще один вопрос: что именно вы должны делать со своим временем?

    5.      Меньше поверхностной работы, фокусируйтесь на глубинных задачах

    Не вся работа одинакова. Кэл объясняет, что работники в сфере умственного труда сталкиваются с двумя принципиально разными типами задач — поверхностными и глубинными:

    В чём же проблема? Многие из нас застряли на «мелководье»:

    Нет такого человека во вселенной, кто бы стал руководителем, отвечая на большее количество писем и посещая большее количество встреч, чем остальные.

    Кэл прав: поверхностная работа защищает вас от увольнения, но именно глубинная обеспечивает вам продвижение.

    Предоставьте себе большие блоки времени, защищённые от отвлекающих моментов, чтобы выполнить задачи, действительно имеющие значение. Каков первый и наилучший шаг в этом направлении?

    Перестаньте проверять свою электронную почту первым делом после пробуждения. Тим Феррис, автор мирового бестселлера «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть», объясняет это так:

    Как же совместить это всё?

    Итак, Кэл поделился пятью советами:

    1. To-Do листы – это зло. Заносите всё в расписание.
    2. Представьте, что вы отправляетесь домой в 17:30, а теперь распланируйте свой день в обратном порядке.
    3. Составляйте план на целую неделю.
    4. Выполняйте меньше задач, однако делайте их замечательно.
    5. Меньше поверхностной работы, фокусируйтесь на глубинных задачах.

    Расписание и планы могут казаться холодными и бездушными, но конечный результат будет далек от этого. Вы будете меньше подвержены стрессу, будете способны уделять больше времени друзьям и семье и создавать вещи, которыми могли бы гордиться.

    В другой статье Кэл Ньюпорт советует, какие книги следует прочитать, если вы хотите стать экспертом своего дела:

    Книги, еще не переведенные на русский язык:

    Саморазвитие#Планирование#Продуктивность

    Интересные комментарии

      Гульназ
      4 года

      Хорошая статья. Благодарю Вас.

      Юрий Васильченко
      4 года

      В рекомендациях к статье ""Как перестать лениться..."Читайте также" дана ссылка на материал Сергея Осипова "Как откайдзенить себя и свою жизнь", которая собрала за время после публикации более 50 тысяч просмотров. Я думаю это не случайно.

      Теперь о самой статье Эрика Баркера. Наибольшее впечатление на меня произвели первый и последний советы.

      Первый. Необходимо заносить в расписание все задачи и привязывать их ко времени. Великолепно! Но кто без подготовки может сразу ответить сколько требуется времени на выполнение той или иной задачи? Есть ли у вас норма выполнения или хотя бы представление о продолжительности каждодневных рутинных задач. Сколько будут длиться встреча, совещание, разговор по телефону , составление документа... Без статистики затрат на выполнение стандартных задач, привязка их ко времени мало что даст. Границы реализации задач будут размыты и весь ваш дневной план окажется под угрозой срыва.

      Второе. Пусть мне кто-нибудь объяснит, что значит "глубинные" задачи. Что делает человек, когда он занимается "глубинной" задачей? Обычно люди в процессе работы, и вне её, осуществляют действия: встречаются, звонят, перемещаются, работают с информацией (поиск, обработка, использование, хранение...), принимают решения (занимаются анализом той же информации), и типовые действия( занимаются наведением порядка, покупками, выгуливают собаку или еще кого-нибудь...). Ничего другого люди не делают. Кто знает, что такое "глубинная работа"

      Olga
      4 года

      Юрий, время на полное выполнение той или иной задачи, на мой взгляд, не получится определить, но в некоторых случаях ( если это не совещания) мы можем выделить на задачу тот лимит времени которым располагаем ( например 1 час), через час даже если дело не завершено, приступать к следующей задачи из списка, а незавершенное дело включаем в список дел на следующий день ( на этот раз, возможно, временные рамки чуть более обрисуются), и несмотря на такие лимитированные рамки, происходит движение- работа над целью пусть и маленькими шагами. Плюс само расписание дел на день, оно как бы обретает четкость, лучше вписываясь в контексты жизни.

      Глубинные задачи это как состояние патока, есть что-то общее между этими двумя понятиями по моим ощущениям, а что это будет для каждого конкретного человека выгул собаки, ответ на письмо или работа над проектам каждый определяет для себя сам.

      Ирина
      4 года

      Глубина работа - это создание конечного продукта труда. Можно сколь угодно встречаться, общаться, собирать и анализировать, но пока не сел и не написал статью - выхлоп от всей деятельности равен нулю. Можно сколь угодно изучать тренды и совершать закупки материалов, рисовать эскизы и посещать показы - но пока условное пальто или костюм не сшить, все остальное не имеет значения.

      Ирина
      4 года

      Спасибо! Отличный материал.

      Александр
      3 года

      Лера, спасибо огромнейшее за статью! Это то, что мне было необходимо.