17 мая 2014

Успеть всё

8130 просмотров

Нафиса Абдуллаева
Кандидат юридических наук, адвокат и бизнес тренер, заведующий кафедры «Бизнес право» в Высшей Школе Бизнеса, руководитель ревизионной комиссии Федерации регби Узбекистана, основатель тренингового центра Lead Consulting, учредитель журнала «Дармон», ведущий передачи «Книжный Ташкент», мама двоих сыновей.
  • «Время — деньги. А для тех, кто хочет стать № 1, время — это инвестиции. А на инвестиции больший спрос, чем на деньги. Чем больше у вас времени для развития, тем быстрее вы станете № 1».

    Игорь Манн «Номер 1. Как стать лучше в том,что ты делаешь»

    Давно привыкла, что при знакомстве с людьми, которых ранее знала только из ФБ, первый вопрос, который задают: «Как вы все успеваете?» и «А вы не устаете?». Вчера после тренинга для подростков говорила на эту тему с известным психологом, тренером нашего центра LeadConsulting Андрей Михайловичем Толоконниковым.

    — вы не представляете, что на самом деле, я большая бездельница.
    — А вы напишите об этом.
    — О том, что я бездельница?
    — Нет, о своем тайм-менеджменте. Уверен, что многим это будет интересно.

    Фото: Image Catalog

    Итак, я адвокат, возглавляющий адвокатское бюро (только хозяйственные дела). Учредитель тренингового центра и журнала «Дармон», заведующий кафедрой бизнес право в Высшей Школе Бизнеса (слушателями являются руководители высшего и среднего звена), преподаю также в Центре повышения квалификации юристов при Министерстве Юстиции (страховое право для судей, адвокатов и юрисконсультов). Возглавляю ревизионную комиссию Федерации регби Узбекистана. Мама двоих сыновей-подростков.

    Моя работа — это постоянное общение с людьми, куча информации, которую нужно запоминать, фиксировать и вовремя выдавать.

    Считаю, что жизнь нужно использовать интересно и исключительно для удовольствия.

    Как я все успеваю?

    У меня четыре бумажных блокнота.

    Первый — маленький, для записи встреч, лекций, событий.

    Второй — очень полезный ежедневник Глеба Архангельского

    В блокноте Глеба Архангельского пишу задачи. Иногда задача на день перерастет в задачу на неделю. Особенно нравится «стратегическая колонка» в конце ежедневника — список ключевых целей (как личных, так и рабочих). Ставя цель, следует использовать конкретные формулировки: «Повысить доход от подписки на журнал на 20 % к концу года». Планирование дня рекомендуется начинать с прочитывания целей. Подходит то, что вы собираетесь делать сегодня к вашей цели? Не распыляете ли свой день на ненужные встречи, задачи, которые не приблизят вас к цели?

    Утром записываете «лягушку» и проглатываете ее. У каждого есть мелкие и неприятные дела, которые откладываются «на потом». У меня это телефонные звонки «трудным клиентам». Мне легче им десятки писем написать, чем позвонить. Так вот Глеб Архангельский советует глотать эти лягушки натощак, не приступая к рабочим делам, не открывая почту, иначе затянет, и вы сами будете уговаривать себя, что нужно срочно отписаться адресату.

    «Слоны» — огромные долгосрочные задачи, для выполнения которых нужно делать по шагу каждый день: прочитать дипломную работу слушателя и написать отзыв. Такие дела я называю «лягушками, которые превращаются в слона». Глеб Архангельский предлагает «съедать» слона по кусочкам, разделив на небольшие порционные бифштексы.

    Третий блокнот — тетрадь с юридическими делами. В него я записываю исковые заявления, и тетрадь разлинована на доводы противной стороны и мои. В нее также фиксирую материалы со встреч с клиентами.

    Четвертый блокнот — дневник, куда записываю свои размышления, из них потом рождаются посты для ФБ, блогов, статьи для журналов, иногда ничего... Их интересно перечитывать время от времени.

    В блокнот можно вписывать «поощрения». Например, получится сделка с клиентом — куплю себе книгу, закончу работу над уставом — куплю себе что-нибудь новое из косметики (девчачьи радости). Каждый может выделить приятные мелочи и занятия, которые можно использовать как награду за выполненные важные дела

    Я много читаю. Это как чистить зубы перед сном. Обязательно 30 минут на книгу. В компьютере у меня есть папка «Шпаргалка». В нее заношу рецензии на прочитанные книги. Взяла себе привычку после каждой прочитанной книги писать небольшую рецензию, чтобы потом можно было освежить в памяти. Некоторые цитаты из особо понравившихся книг удостаиваются папки «Шпаргалка», особенно это касается бизнес-литературы.

    Есть и прилипчивые привычки, например «застревать в ФБ».

    Далай-ламу однажды попросили описать секрет его здоровья и долголетия одним словом. Что он ответил? «Привычка». Вредные привычки порабощают нас, а полезные — приближают к исполнению самых заветных желаний. Чем больше вы делаете свои желания частью повседневной жизни, тем быстрее они превращаются в привычку, о которой вам не приходится постоянно думать.

    В книге Келли Макгонигал «Сила воли» очень хорошо описано, как с ними бороться.

    Прекрасным и редким нововведением автора «Силы воли» является руководство по пользованию книгой. Каждая глава описывает одну ключевую идею и то, как ее можно применить к вашим целям. Все вместе — это 10-недельный образовательный курс по воспитанию своей силы воли. Вы можете пройти его шаг за шагом или выбрать одну стратегию из каждой главы — ту, что больше всего подходит для решения именно вашей проблемы, чтобы воплотить свои начинания в жизнь.

    По мнению Келли Макгонигал, которая ссылается на исследования ученных, самоконтроль — это еще и вопрос физиологии, а не только психологии. Через всю книгу проходит ее метафора воли — как некой мышцы, которая может тренироваться, а может уставать. Она говорит о механизмах поддержки воли и о том, как поступать, когда сил уже не хватает.

    Начните следить за тем, на что вы обычно не обращали внимания: сколько вы едите, сколько проводите времени в Интернете, на что тратите деньги. Слежка за собой может быть очень полезна. Есть даже специальный сайт, где такая слежка превращена в науку и искусство одновременно: http://quantifiedself.com

    Время от времени полезно практиковать медиа-пост. Впервые об этом явлении я прочла в ФБ у Армена Петросяна. Медиа-пост — это воздержание от социальных сетей, мэйлов и в целом от интернета на определенное время, с тем, чтобы научиться слышать себя. У меня такой день — суббота, я даже выключаю телефон. Клиентам, которые не могут дозвониться, в шутку говорю: «У меня шабат».

    Академик Тарле в письмах к Зеленской писал: «Порядок в бумагах — порядок в голове». Признаюсь, мне сложно держать порядок в бумагах. Потому пришедшие письма с делами, которые я должна сделать, сохраняю на рабочем столе компьютера. Это очень удобно. Полный рабочий стол говорит о том, что я должна сделать. И огромное облегчение испытываю, разгружая документы по папкам.

    Гаджетами на телефоне практически не пользуюсь. Правда, когда ожидание застает меня не в своем офисе, а на территории клиента или в коридоре суда, «убиваю» время тем, что переношу записи о встречах из записной книжки в телефонный календарь. Во время ожидания просматриваю в телефоне историю звонков. И это напоминает, кому и что я должна была отправить, написать, перепоручить и т.д.

    Я бы не справлялась со всеми задачами, если бы все делала сама. Важно — уметь делегировать.

    Диктофон на телефоне — мой лучший помощник. На встречах я его включаю, предварительно предупредив об этом клиента или участников встречи. Использую диктофон, чтобы вечером прослушать и сделать записи, не упустить главное, контролировать данные обещания. Диктофон также помогает проанализировать свою речь, составить протокол беседы и отправить участникам встречи. А еще, можно отлавливать «слова-паразиты», чтобы потом их избегать в общении, и путаницу русских и узбекских слов в разговоре. В суде предварительное предупреждение, что ведется запись на диктофон, дисциплинирует и противную сторону, и судью. Во время совещаний диктофон — хороший ловец микромыслей, которые могли потонуть в общем потоке обсуждений.

    Письма. Я всегда стараюсь писать, чем звонить. Привычка, приобретенная в работе в ПРООН. Потом легче отследить как, например, с определенным рекламодателем пришли к такой скидке. А также, просматривая почту, можно увидеть какие дела остались нерешенными и требующими ответа.

    Гай Кавасаки в своей книге «Стартап — 11 мастер-классов от экс-евангелиста Apple» рассказывает такую историю:

    — Бил Джус, мой коллега по Garage, рассказывал, что, когда он начинал карьеру в IBM, руководство учило его во время презентаций представлять, будто на плече у него сидит маленький человечек. Каждый раз, когда Билл делал какое-то заявление, этот человечек шептал ему: «И что с этого?»

    Когда пишете письмо, представьте, что у вас на плече сидит маленький человечек, который говорит «И что с этого?». То есть, аргументируйте клиенту все, и почему это столько стоит. Не нужно сыпать пустыми обещаниями. Бизнес — это не поэзия, только конкретика. И не забывайте посадить этого маленького человечка на плечо перед переговорами, написанием письма или телефонным звонком.

    Где-то прочла, что женщине за 40 не нужен тайм-менджемент, у нее уже настроен биологический ритм. Согласна на все сто, хотя мне до 40 еще есть достаточно времени. Я интуитивно знаю, сколько времени потребуется на встречу с определенным человеком — 2 часа или 20 минут.

    В книге Дмитрия Чернышева «Как думают люди» понравилось то, что у японцев есть понятие «икагай» — это то, ради чего вы просыпаетесь по утрам. То есть, что заставляет вас вскакивать с постели и наполняет смыслом вашу жизнь.

    В книге Роберта Шарма прочла, что человек, у которого есть цель, не спит много. Не знаю, много или мало я сплю. Воспитание детей, знаете ли, дисциплинирует и родителей. Просыпаюсь в 6.30, так как дети уходят на учебу в 7.30. За час я готовлю полноценный завтрак (блинчики, творожники, йогурт — делаю сама и т.д.). Но менеджмент кухни — это тема другой статьи.

    Спать ложусь обычно в 10 вечера. Дети отправляются в постель в 9.30. Но иногда бывают бессонные вечера и ночи, когда пишутся стихи или проза.

    День — это самый подходящий формат для качественных улучшений. Но иногда я разрешаю себе бездельничать и хулиганить. Ведь мы стараемся все сделать настолько хорошо, насколько можем. Мы способны что-нибудь перепутать или о чем-то забыть. Но что бы мы ни делали, наша задача — любить себя. Когда относишься к себе с добротой, не зацикливаешься на чувстве вины или стыда, а, наоборот, философски воспринимаешь неудачи прошлого и находишь в себе силы начать все заново.

    Саморазвитие#Продуктивность#Тайм-менеджмент