17 февраля 2016

Марафон «Осознанное планирование». День 17. Идеи для автоматизации планирования

8335 просмотров

Дарья Игнатович
Тренер и консультант по личной продуктивности. Автор онлайн-курса «Формула времени» и онлайн-игры «Удвой свою продуктивность». Опыт работы в роли HR в крупных IT-компаниях (Wrike, Playrix, Яндекс). Уверена, что можно успевать всё — работать и получать результаты, жить, развиваться и отдыхать.
  • how2plan.ru
  • vk.com/dariaignatovich
  • Сегодняшний пост будет посвящен разным полезным приложениям и программам для автоматизации вашего планирования.

    Существует целый арсенал хороших инструментов, которые облегчают нам жизнь. Многие из них бесплатны и вам нужна лишь еще одна полезная привычка, чтобы освоить автоматизацию планирования.

    Полагаю, что все пользуются социальными сетями, мессенджерами, календарями и на смартфоне, почему бы не включить сюда процесс планирования.

    Итак, поделюсь полезными и интересными решениями, которые я сама использую и в эффективности которых убедилась на личном опыте.

    Evernote

    https://evernote.com

    Здорово помогает мне структурировать большой объем жизненной информации. В приложении есть возможность вести какое угодно число заметок и организовывать их по блокнотам. В Evernote удобно хранить документы, картинки, конспекты, списки, структурировать идеи. Прямо сейчас у меня 15 актуальных блокнотов и более 100 разных заметок. Прощайте, папки в компьютере, бумажные блокноты и потерянные заметки. Удобно пользоваться как на основном ПК, так и в мобильном телефоне.

    Wrike

    https://www.wrike.com

    Это инструмент для планирования проектов и совместной работы. Разработан в виде веб-приложения, есть версии для мобильных и планшетов. Из плюсов: здесь очень гибкая структура и ее можно настроить практически под любой проект или задачу. Если в вашей команде менее 5 человек, сервис будет бесплатным. Мой способ использования: создание проектов по сфере жизни, заведение заданий (tasks) и назначение на них сроков, если задача предполагает какую-то дату. Для более сложной структуры есть подзадачи (subtasks). В нашем планировании Wrike очень удобно использовать как ToDo-лист дел по сферам жизни.

    Google Docs

    Бесплатная система онлайн-документов типа Word, Excel, Powerpoint и с возможностью совместно их редактировать. Неплохо избавляет от необходимости хранить все на компьютере и открывается быстрее, чем стандартные MS Office инструменты. Например, в таблице очень удобно вести планирование на год по месяцам.

    Mindly

    http://www.mindlyapp.com

    Простое приложение для создания ментальных карт, или mind maps. Удобно записывать, когда мысли приходят на ходу. Визуально решение представляет собой планеты и их спутники. В бесплатной версии можно вести только 3 карты, но зато есть вариант разово купить программу.

    Инструменты, которыми постоянно не пользуюсь, но советую:

    Rewire

    http://www.rewireapp.io

    Сервис для приобретения привычек. В бесплатной версии можно тренировать не более 5 привычек и получать напоминалки по заданному графику.

    Any.Do

    http://www.any.do

    Простое приложение для ведения ToDo листов в телефоне. Приятный интерфейс и быстрая скорость работы.

    Forest

    http://www.forestapp.cc

    Забавное приложение для тренировки концентрации внимания. Ставите таймер на нужное время (например, 30 минут) и, пока работаете, в приложении растет дерево. Если прерываетесь и выключаете, то дерево вянет. Неплохая реализация техники помодоро.

    Headspace

    https://www.headspace.com

    Очень приятно сделанное приложение и веб-сервис для медитации. Внутри есть заданная программа, которая помогает придерживаться привычки отдыхать.

    Что суперудобно во всех этих инструментах — не нужно больше переживать, что информация может куда-то потеряться. Современные приложения хранят всё необходимое в облаке, и вы можете авторизоваться в системе с любого компьютера или мобильного устройства.

    Все задания и публикации марафона и"осознанное планирование" можно прочитать тут: http://interesno.co/projects/ea149855e3e7.

    Саморазвитие#Планирование

    Интересные комментарии

      Татьяна
      6 лет

      Я, наверное, не очень современный человек, не пользуюсь "электронными инструментами планирования". Лучший мой друг - блокнот и ручка. Максимум могу распечатать чек-лист. И, знаете, как то не тянет все эти инструменты внедрять в свою жизнь . Возможно это удобно, но опасаюсь, что не возникнет ли ситуация - планирование как самоцель.

      Даша Игнатович
      6 лет

      Татьяна, если не тянет, то и не надо :) Это просто арсенал инструментов, из которых можно выбирать, если возникает потребность

      Любовь
      6 лет

      Неожиданно увидеть headspace в таком списке :) По теме: не хватает OmniFocus - для супер-подробного планирования, с разбиванием на задачи

      Даша Игнатович
      6 лет

      Headspace - это в сторону слова осознанное как раз :)

      OmniFocus посмотрела, симпатично выглядит)

      Маринка
      6 лет

      Использую - Microsoft Excel для подсчета и бумагу с ручкой для записи :)

      Солидарна с Татьяной, комментарием выше, чем объемней инструменты учета, тем меньше времени уделяется непосредственным целям и задачам.

      Даша Игнатович
      6 лет

      Тут на самом деле зависит от того, насколько вы "компьютерный" человек, много ли вашей работы связано с итнернетом. Если да, то эти инструменты скорее упростят работу и быстро начнете между ними переключаться. Если нет и использование разных приложений восторга не вызывает, то в этом, пожалуй, нет большого смысла

      Ольга
      6 лет

      А мне очень нравится Wunderlist - это очень простая программа, но с огромным количеством возможностей для записи задач и их отслеживания. Есть подзадачи, напоминания, заметки и возможность для коллективной работы и делегирования.

      Даша Игнатович
      6 лет

      Да, знаю его тоже, когда-то пользовалась. Удобная вещь!

      Анна
      6 лет

      Согласна с Татьяной, тоже опасаюсь этого, поэтому максимум - бумага и ручка. Ну, если совсем край - еще календарик в телефоне. Все.

      Заряна
      6 лет

      ▒ Из электронных инструментов я использую:

      ▬ сайт Хабитики https://habitica.com/static/front.

      ----◙ Там у меня 4 привычки, одна ежедневка с учёбой (обычно я выполняю на несколько дней вперёд, а потом просто отмечаю ежедневно, чтобы не потерять серию), и чаще всего работаю с колонкой разовых задач, там у меня и долговременные задачи и те, которые успеваю сделать сегодня. Статус заданий можно менять от «пустяк» до «сложно», кроме того задания, которые долго не делаются, начинают постепенно краснеть, зато за их выполнение дают больше золота и очков.

      ----◙ плюсы: мотивация! Игровые моменты, можно участвовать в испытаниях, когда записалась в команду, появилось ещё 2 фактора – соревновательный, мы с одной девушкой, тоже магом, идём наравне и если она ко мне приближается по очкам или не дай бог обогнала, я активизируюсь, не хочу, чтобы она от меня далеко оторвалась ☺, и собирательный, когда удаётся попасть под баффы, накладываемые нашими разбойниками из команды, тоже хочется сделать побольше, чтобы получить больше золота и выпадающих предметов.

      ----◙ минусы: сайт долго грузится при медленном интернете

      ▬ файл Excel

      ----◙ В нём у меня что-то вроде ежедневника, где фиксирую, что сделала, здесь же на отдельных листах списки: текущих целей, целей на год, целей вообще на жизнь.

      ▒ Остальные инструменты на бумаге

      ▒ В качестве таймера песочные часы на 20 минут – очень удобная штука.

      Даша Игнатович
      6 лет

      Заряна, спасибо, попробую Хабитику. Интересные эти штуки с геймификацией!

      Елена
      6 лет

      Прочитала статью и поняла как сильно я отстала от жизни)) Сколько много оказывается уже разработано различных программулек для планирования! И почему-то не приходило в голову поинтересоваться! До этого всегда по-старинке выбирала просто красивый блокнот или тетрадочку большого формата и начинала в ней составлять свои планы! Вчера вечером я решила последовать за прогрессом и скачала Evernote! сегодня вот уже создала блокноты, заметки! Сижу изучаю! Пока очень нравится! Спасибо!

      Даша Игнатович
      6 лет

      Елена, попробуйте, что у вас приживется. Если электронные инструменты планирования - это ваше, то это может сподвигнуть больше всего придумывать и не терять идеи)

      Анна
      6 лет

      я использую:

      -таймер на телефоне

      -trello

      -google docs - всте таблицы и долгосрочные планы доступны из любой точки

      -листы бумаги)

      -xmind

      Даша Игнатович
      6 лет

      Анна, классно, хороший набор) Тоже люблю использовать бумагу с ручками, наряду с инструментами. Оно как бы друг друга дополняет. Чеклисты и тонны заметок удобно вести электронно, а придумывать - в блокнотах

      Мария
      6 лет

      Доброго времени суток!

      Как я уже писала, раньше особо не пользовалась никакими программами по планированию.

      Кроме дерева целей и ежедневника в моем арсенале ничего не было. Многое забывала, не успевала, "забивала"... Что называется, плыла по течению. Сейчас есть четкое понимание того, что нужно как-то структурировать все, что нужно за день/неделю сделать. Сейчас начинаю пробовать предложенные программы.

      К прошлому, я надеюсь уже никогда не скачусь, потому что понравилось успевать больше! Тоже своего рода мотиватор. И учитывая то, сколько было потеряно времени ранее, нужно успеть очень многое за оставшиеся годы жизни!

      Даша Игнатович
      6 лет

      Мария, что-нибудь должно прижиться со временем и тогда действительно процесс становится легче и многое автоматизируется. Если вы много времени проводите за компьютером, то приобрести привычку будет не сложно :)

      Андрей Ник
      6 лет

      Стратегическое (целевое) планирование : бумажные листы, Word, Excel.

      Для оперативного планирования пользуюсь программой Лидер Таск (http://www.leadertask.ru/). До этого смотрел (тестировал) разные другие программы. Но эта показалась максимально функциональной и удобной (но, конечно же, не без недостатков на мой субъективный взгляд).

      Плюсы:

      1.Возможность структурировать списки задач. Если задач 5 или 10, то этого, конечно же не надо. Но когда переваливает за 50, то отслеживать их в одном списке становится проблематично и – «давит» своим количеством. А так – размещая задачи по проектам, категориям, контактам, а также создавая "древовидные" структуры задач – получается очень даже не страшно и… структурировано.

      2.Удачно совмещены возможности вести списки задач и календарь.

      3.Программа имеет довольно мощную методическую поддержку. На сайте (http://www.leadertask.ru/) подробно описаны возможности и технологии. Есть форум, где помимо прочего идет общение и с разработчиками. Но можно всё это и не читать, а просто – начать работать.

      4.Можно работать: на компьютере (без Интернета), на флэшке, через облачные «технологии» с сихронизацией всех (мобильных) устройств на разных платформах.

      5.Есть бесплатная версия. Но сильно обрезанная. Хотя представление о программе по ней можно получить и решить – подходит она или нет (раньше было лучше – предоставляли бесплатно на 45 дней полную версию, правда, она годилась только для работы на компьютере).

      6.Программа постоянно совершенствуется (хотя это можно рассматривать и как «минус»).

      Минусы (относительные):

      1.Сайт «заточен» под предыдущую версию, которая была не такая красивая, как сегодняшняя (я продолжаю пользоваться предыдущей версии – привык-с).

      2.Полноценная версия стоит денег. По-моему, около 2`500 рублей на год.

      В настоящее время у меня - для поддержания списка задач в "актуальном" состоянии - на работу с программой уходит не более 15 минут в день: поставить отметки выполнения задачи, или перенести срок, зарегистрировать новые, уточнить планы на «Сегодня». Чуть больше времени уходит при «инвентаризации» задач (детальный просмотр списков по всем проектам, категориям, контактам) и их редактирование. По образу жизни использую эту программу только в ноутбуке (мне этого пока достаточно). И план – распечатываю. С распечаткой - в течение дня мне удобнее работать: он всегда при мне, при необходимости – обращаюсь к нему, ручкой делаю необходимые пометки, уточняю план по ходу жизни и т.д. А если требуется напоминалка: добавляю будильник в смартфоне (на самом деле жестких привязок в течение дня не так уж и много).

      Даша Игнатович
      6 лет

      Андрей, здорово, что поделились опытом. Такие программы серьезно облегчают жизнь. Главное только привыкнуть в самом начале, а потом уже трудно представить свои дни без удобной автоматизации.

      Daria
      6 лет

      У меня началось всё с clear, симпатичного приложения для айфон. Быстро наскучило, показалось слишком примитивным. Пробовала wunderlist - похоже. Неплохой инструмент для windows для составления mindmaps: Freemind, но он только для PC.

      Потом достаточно длительное время была система пятнадцатиминуток. Наверху страницы цели дня, и день с 8 утра до 23 ночи по отрезкам в 15 минут. Слева пишу задумки на этот период, справа - чем я в действительности занимаюсь. Понятное дело, не каждые 15 минут, но регулярно. Очень помогало не отвлекаться ни на что. Спустя какое-то время почувствовала себя как белка в колесе и отказалась от этой системы.

      Сейчас использую только один инструмент, Evernote.

      Там пишу и свои цели, и короткосрочные, и долгосрочные, и свои эмоции по поводу заданий, и по поводу результатов. И это длится уже третью стодневку! Самый лучший инструмент, что у меня был. Я думаю, если инструментов слишком много, в них очень легко потеряться.

      Даша Игнатович
      6 лет

      Согласна, когда много инструментов, то планирование становится слишком сложным. Лучше добавлять инструменты по одному, постепенно добавляю привычку и понимая, что нужно автоматизировать дальше, и нужно ли.

      Про хронометраж - не представляю, как можно очень долго его вести :) Хотя есть компании, которые требуют делать это в течение рабочего дня. Хронометраж хорош, когда нужно понять, на что уходит время, насколько реальность различается с планом. Достаточно продержаться неделю и много будет понятно.

      Ольга (Харьков)
      6 лет

      Пока не пользовалась никаким из тех, что Вы Даша предложили.

      Люблю Дневник в ворде в своем компьютере, там и инсайты, и разработки, и хронометраж, и планы, и анализ...Пишу в течение дня, когда дома за компом работаю. А потом из Дневника разношу по темам, смыслам.

      Кстати, удобно потом для анализа года использовать, многое вспоминаешь, детали, тонкости. И понимание , что так и не так - более ясное...

      Громоздко получается, но Дневник - давняя страсть. Я же в Потоковом Режиме много работаю ( это- диктовки, которые нужно записывать). Потому - очень вдохновляет, когда читаешь или используешь в статьях...

      Однако, решила освоить ТОЧНО: Evernote и Mindly. На остльные пока не буду отвлекаться. Но в будущем, конечно, посмотрю. Спасибо за полезную "выжимку" по тех поддержке. Это очень ценно для меня.

      Даша Игнатович
      6 лет

      Ольга, рада, что список был полезным.

      Конечно, не стоит пробовать все инструменты сразу. Лучше добавлять по одному и хорошо при этом понимать, как именно поможет новый инструмент. Возможно, вам будет достаточно всего одного или двух приложений.