14 октября 2020

«Помидорный» чек-лист, который вернул мне мое время и мою жизнь

1601 просмотр

Анна Мальгина
Фотограф-фрилансер, мама двоих детей, участник Стодневки. Коллекционирую радость. Помогаю творить историю! Учусь амбициозно мечтать.
  • Я росла беззаботным ребёнком с тысячей увлечений. Глядя на меня, родные вздыхали: «Как ты жить-то будешь? Ты же всё время пляшешь, а делом не занимаешься?»  И я научилась прятаться за трудоголизмом.

    Оказалось, очень удобно быть всегда занятой. Бежать по кругу суеты, всем быть нужной и эгоистично считать, что без меня не обойдутся.  Я нагружала себя обязательствами сверх меры. Многозадачность оборачивалась сорванными сроками. Я затягивала любое дело до дедлайна и пыталась спасти положение в последнюю ночь, боясь прослыть неисполнительной и безответственной. Жить в таком режиме было невыносимо. К 30 годам я смирилась с выводом, что я крайне неорганизованный человек.

    Я мама двоих детей, жена, фрилансер, фотограф, индивидуальный предприниматель, студент, дочь, племянница, подруга. Обязательств перед другими людьми было так много… Мне хотелось участвовать в онлайн-проектах для повышения своих профессиональных навыков, в строительстве дома, в образовательно-досуговой жизни своих детей, но вместо этого я тревожилась за «убегающее время» и стрессовала. Пробовала делегировать и нанимать помощников, надеясь купить немного свободного времени, но чуда не происходило. Силы уходили на другие неотложные дела. Приходилось ещё больше зарабатывать и крутиться от одной просьбы к другой.

    Немного больше времени стало, когда я научилась отказывать и говорить «нет», но и это не стало панацеей.  Потому что отказывать чаще всего приходилось самой себе в чем-то приятном. «Нет времени.  Когда-нибудь в другой раз. Отдохнём в следующей жизни…»

    Нащупать решение помог фрирайтинг:

    • Как другие женщины справляются со своими заботами? Наверное, они более организованные.
    • Чего мне для этого не хватает? Собственной системы порядка, самодисциплины и концентрации внимания.

    Как раз тогда мне в очередной раз попалась на глаза информация про технику Pomodoro. И я решила попробовать: уж 25 минут в день на себя у меня всё-таки ЕСТЬ.

    Постепенно, с большим трудом, но с огромной пользой, я разрешила себе использовать по 25 минут в день практически на все сферы жизни, приручая время и продвигаясь к целям маленькими шагами.

    Я стала практиковать Pomidoro три года назад. Скоро стало понятно, что мне важно, чтобы кто-то верил в меня, наблюдал за моими усилиями и «подкидывал угля в топку», помогая мне оставаться решительной и сосредоточенной. Вначале мы договорились с подружкой делиться задачами и их выполнением.  Потом в «Стодневке» появилась группа «Помидорим в Стодневке», объединяющая стодневщиков, которые применяют технику Pomodoro коллективно. Не для того, чтоб похвастаться, какой я продуктивный молодец, как может сперва показаться, а чтобы вдохновлять друг друга, поддерживать, подталкивать, подсматривать идеи и модели, подсказывать решения. Каждый участник группы движется к своим целям и находит свой подход к решению рутинных задач.

    Почему чаще всего я выполняю рутинные задачи с помощью техники Pomodoro:

    - это привязывает меня к рабочему месту;
    - я разбавляю монотонность задачи и добавляю разнообразия;
    - перебираю критерии выполнения, чтобы почувствовать больше удовлетворения от выполненной работы.

    Благодаря публичности в группе «Помидорим в Стодневке»:

    - стараюсь конкретизировать свои задачи;
    -  укрепляю решимость в сложных ситуациях, наблюдая, как другие справляются со своими трудностями;
    - декларирую свои намерения, чтобы не было соблазна дать задний ход;
    - вижу отклик со стороны на свой труд, совершенствуя  свой продукт и минимизируя задачи;
    - соревнуюсь в общем потоке, но сама с собой.

    В чём я вижу пользу ежедневной практики:

    - мне стало легко стартовать в любом деле «Просто начни и делай это 25 минут…»
    - чередование чётких неизменных отрезков работы и отдыха помогает мне сконцентрироваться на задачах в любое время дня;
    - я больше не обмираю от страха перед объёмной задачей: просто дроблю её на части и двигаюсь «помидорками»;
    - у меня появились возможности постоянно улучшать то, над чем я работаю;
    - я тренируюсь концентрироваться на одном деле, и борюсь с отвлечениями и многозадачностью;
    - я вижу, какая работа была проделана за день, и могу оценить  свою продуктивность;
    - строгий контроль за временем и отвлечениями «приземляет» меня и приучает планировать свою занятость.

    Как я это делаю. Мои правила

    1.       Я не использую таймер. Просто стартую всегда в одно и то же время: в 00 минут и в 30 минут каждого часа. Получается два 25-минутных рабочих отрезка и две пятиминутных «переменки».

    2.       Есть задача, которую нужно выполнить без отвлечений. Она очень объёмная: «дроби её мельче и ещё мельче».  В работу беру кусочки размером в один 25-минутный «помидор». Выполняю один –фиксирую сделанное, радуюсь, корректирую оставшийся объём, отдыхаю три минутки до нового старта и снова за дело. Через 3-4 цикла – получасовой отдых. Обычно в день получается от одного до двенадцати «помидорок». Бывали дни, когда я «помидорила» по 14 часов!

    3.       Организм требует восстановления сил и отдыха. Поэтому надежнее двигаться маленькими шагами (4 -6 «помидорок»), но каждый день.  На этот случай у меня есть подслушанная у спортсменов фраза: «Убивает не дистанция, а выбранный темп».

    4.       Записываю все-все-все задачи, планируя и фиксируя их выполнение в своём бумажном распечатанном чек-листе.

    Я объединила несколько ежедневных шаблонов в один, чтобы видеть всю картину дня целиком. Вот как выглядит мой чек-лист:

    Взяла пример с Армена Петросяна и в конце каждого года выбираю слово на год будущий, задавая себе вектор развития. Это именно то, что провисает, где годами разрастается нестыковка ожиданий и реальности. Хочу над этим потрудиться.

    Мне нравится, что слово года всегда перед глазами, и я помню о нём, когда подвисаю в задачах. Бывает так, что оно трансформируется, как в этот раз из Своевременности в Самоорганизацию.

    На протяжении всего года я подразумеваю три обязательных рабочих задачи, связанные с семьёй, домом и работой индивидуального предпринимателя, которые позже осуществят мои параллельные мечты. Я помню о них, но записываю в строчку с целью месяца лишь самое приоритетное либо горящее.

    Опираясь на цель месяца, я планирую задачи на день, но при необходимости вычеркиваю уже занятое время в часовой разбивке.  Вначале я делала это в другом ежедневнике, как хронометраж дня, а сейчас мне хочется видеть все временные затраты в одном месте.  Вычёркивание планируемого времени указало мне на то, что время для помощи или осуществления чьих-либо желаний в моём графике отсутствует, и отвечать «нет» на бесконечные просьбы стало значительно проще:)

    Я расписываю планируемые задачи на 25-минутные отрезки (один «помидор»).  Вначале мои ожидания и реальность практически не совпадали.  Я переоценивала свои силы и не замечала, как много и часто отвлекаюсь. Оказалось это большой труд – сконцентрироваться на одном деле в выбранный тобой короткий интервал времени. И наоборот, если уж у меня получалось, то меня ждали отличные результаты и неожиданные инсайты.  Теперь я записываю их в нижней части чек-листа.

    Если задачу, рассчитанную на целую «помидорку», я выполнила за 10-15 минут, в оставшееся время могу позвонить кому-то или проанализировать свой план.

    В течение пятиминутного перерыва — «награды», как я  её называю — я стараюсь не только отдохнуть, но и окинуть взглядом чек-лист, подкорректировать текущую задачу, подводя некий итог, взять другую коротенькую задачу по дому, размять плечи или сделать растяжку спины, поприседать. «Выпить воды» вынесено отдельным пунктом, до тех пор, пока не научусь пить воду стаканами.

    Составление списка задач на день с планированием временного интервала в «практике внимательности» помогает оценить, на какие задачи нужно выделить больше времени, на какие — меньше, а какие вообще лучше перенести на завтра.  Самую объёмную задачу я  записываю один раз, а галочку о выполнении отмечаю каждые новые 25 минут, тем самым продолжая отслеживать временной интервал в одной строчке.

    Если мне не удалось по каким-либо причинам завершить задачу, ставлю прочерк. Позже возвращаюсь к ней, либо спустя несколько дней анализирую, что не получилось и почему.

    Когда меня отвлекают мысли, люди или я сама перепрыгиваю на незапланированные задачи, стараюсь все записать, чтобы заняться этими вопросами позже, и вернуться к плану.

    В чек-лист я добавила условную матрицу Эйзенхауэра, чтобы ранжировать задачи по срочности и важности.

    Часто во время концентрации внимания внешний фон я заполняю аудиокнигами либо музыкой.

    Чек-лист — мой главный помощник! Он научил меня реально оценивать свои силы и ресурсы. Убедил в том, что в сутках всегда 24 часа! Избавил от завышенных ожиданий к своим возможностям. Я больше не многорукий многочлен, а женщина, успевающая жить свою жизнь.

     

    Саморазвитие#Инструменты#опыт_стодневщиков#Тайм-менеджмент