10 ноября 2020

Как составить план дня за 10 минут, или Хороша ли жизнь по шаблону

5736 просмотров

Юлия Дараган
Фрилансер. Переводчик и редактор в области локализации компьютерных игр. Тайм-менеджмент и лайф-хакинг — давнее увлечение.
  • sites.google.com/view/tm-in-bunnies
  • instagram.com/tm.ne.guru
  • Я сейчас скажу банальность. Любая продуманная стратегия и любая отработанная тактика бесполезны, если в какой-то момент не встать с дивана и не начать что-то делать. Совершать простые и конкретные физические и интеллектуальные действия.

    План дня — это точка соприкосновения планирования с исполнением: он задает последовательность и продолжительность конкретных действий в течение дня.

    Цель плана дня — помогать вам добиваться нужных результатов (книга, диплом, рабочий проект) и поддерживать нужные состояния (физическая форма, порядок в доме) минимальными усилиями.

    При этом, поскольку день — это очень маленький отрезок, а непредсказуемость растет с укрупнением масштаба планирования, план дня надо составлять каждый день, да еще с возможностью коррекции. Значит, сам процесс составления плана дня должен быть максимально простым и занимать не дольше 10-15 минут в любом состоянии.

    Еще раз, это важно. План дня — это конечный результат всей здоровенной махины тайм-менеджмента. Списки, рутины, приоритеты, календари, входящие, все многочисленные системы, технологии, приемы и инструменты нужны для того, чтобы ваш внутренний Тактик мог каждый день, не напрягаясь и не приходя в сознание, за несколько минут спланировать дела, которые будут по силам Исполнителю и приведут вас к результатам, намеченным Стратегом.

    План дня — это вершина пирамиды, которая опирается на ценности, приоритеты, опыт, цели и долгосрочное планирование. И цель плана дня — сэкономить вам силы и привести к нужным результатам.

    Чтобы план работал и при этом не отъедал ресурсы, нужна предварительная подготовка. Проектные задачи лучше заранее ранжировать по приоритетам и раз в неделю (в выходной, не торопясь) отобрать из общего пула список задач на ближайшие семь дней. Регулярные дела оптимально организовать в жесткое расписание (шаблон дня), привязанное к внешним вехам дня, к выбранным триггерам либо к выбранному времени. Тогда планирование дня сведется к заполнению окошек в расписании делами из подготовленного списка.

    О пуле задач можно говорить много — и о проектных задачах вообще написаны горы книг и статей. Про рутину пишут меньше, а при этом я раз за разом встречаю в интернете вопрос: как начать что-то делать регулярно.

    А вот так. Встроить в шаблон.

    Цель шаблона дня — максимально автоматизировать повторяющиеся дела, на которые жаль тратить интеллектуальные и эмоциональные усилия. Дела из шаблона делаются без включения, на автомате. Они не раздражают, не радуют, в них нет элемента творчества, они не требуют принятия серьезных решений. Это просто поддерживающая текучка. А интеллект, эмоции и креативность стоит приберечь для более интересных вещей.

    Чтобы собрать шаблон дня, нужно:

    • Сформировать рутинные блоки (дела, которые делаем единым куском, не отвлекаясь, по отлаженному алгоритму). Не забудьте включить в них рекреацию (еда, отдых, физкультура, сон).
    • Собрать список регулярных дел, которые нельзя привязать ко времени или уложить в блок и выделить под них время (например, полчаса в день). Таких дел не должно быть слишком много.
    • Определить временные «окна» для нерегулярных задач из пула.

    Вместо 20-30 повторяющихся дел, которые вечно вылетают из головы, получится конструктор из десятка элементов. Остается привязать их ко времени. Мне помогает то, что я ем пять раз в день по часам, а значит, хошь не хошь, приходится и просыпаться примерно в одно время.

    У меня четыре рутинных блока: «Утро», «Обед», «Ужин» и «Вечер» — и три окна: «Перед обедом», «После обеда» и «После ужина». Плюс плавающий час на блог, который я в норме трачу вечером, но смещаю на утро, если нет рабочих заказов. Итого восемь кусочков LEGO.

    Как собрать рутинный блок

    Рутинный блок — это неделимый отрезок времени, отведенный под конкретные дела. Вот его признаки:

    1.     Рутинный блок занимает ограниченное, заранее определенное время.

    2.     Задачи блока выполняются по порядку, каждая занимает отведенное время.

    3.     Результат блока можно проверить по чек-листу. Вот пример моего чек-листа для утреннего блока:

    • Лекарство принято.
    • Вес внесен в приложение.
    • Я одета и умыта.
    • Мы позавтракали.
    • Посудомойка разобрана.
    • Готов план дня.
    • 50 баллов в Duolingo.
    • 2000 шагов на трекере.

    После этого я просыпаюсь и готова работать.

    Собрать рутинный блок сразу скорее всего не получится, нужно понаблюдать за собой пару дней: что вы делаете систематически, сколько времени это занимает, какие дела можно перекомпоновать так, чтобы они вместе делались быстрее.

    • Составьте реалистичный список дел. То, что вы уже делаете, а не то, что хочется или надо бы. Захотите потом встроить в расписание йогу, макраме и китайский — встроите. Но потом, когда у дня уже появится жесткий костяк.

    Кстати, запишите в список дела, которые делаются не каждый день, но регулярно: скинуть фотографии с телефона в компьютер, опустошить почтовый ящик, перестелить постель, закупить продукты на неделю. Я такие дела распределяю по дням недели и добавляю в рутинный блок с квотированным временем и ярлыком «неделька». Если твердо знать, что в четверг работаем с бумагами, то в другие дни мысль о налоговой декларации или счете за воду не будет отъедать силы.

    • Раскидайте дела по энергетическому светофору — точнее, по его красной и желтой части: что нужно делать в любом состоянии, потому что иначе станет хуже, а что можно и пропустить, если с утра болит голова и день не задался. Только не помещайте регулярные дела в зеленую зону (что делаем, если куча времени и прилив сил). «Зеленые» дела — это не рутина. Если энергия в зеленой зоне, надо не пол мыть, а работать на прорыв.
    • Откалибруйте время, понаблюдайте за собой в разном состоянии: здесь не место подвигу, рутина — это то, что делается на автомате в полусонном бреду. Сколько времени отведете на каждый блок? У вас будет возможность провести это время без отвлечений?
    • Если у дел нет временных вех, заданных извне (работа, расписание занятий), учитывайте свой циркадный ритм. Я обычно на первую половину дня, с 11 до 14, планирую работу и задачи, связанные с внимательностью, после обеда у меня провал энергии — и с 15 до 18 я планирую вылазки либо механическую работу, а на после ужина ставлю творческие задачи.

    На выходе должен получиться обозримый (у меня — из четырех штук) набор блоков, которые можно привязать ко времени или перекидывать по дню как LEGO — и которыми будет исчерпываться каждодневная рутина. Мозг скажет спасибо.

    Как встроить в шаблон новое дело

    • Почему вы решили встроить новое регулярное дело? Что должно измениться в результате? При каких условиях откажетесь от встраивания?
    • Это дело нужно делать каждый день? Если нет, то под дни с этим делом нужен отдельный шаблон или оно будет чередоваться с другими делами? Какими?

    Например, если три раза в неделю я хожу в спортзал и от «начать одеваться» до «я пришла, разделась, разобрала сумку и готова к труду и обороне» проходит четыре часа, то лучше сделать свой шаблон. А если три дня в неделю я ем на полдник яблоко вместо чая с печеньем, то, в общем-то, и менять ничего не надо.

    • Сколько времени занимает дело? Оно привязано к внешнему расписанию?
    • Вместо чего вы будете выполнять это дело? Сократите время на гибкие дела? Перестроите рутинные блоки?
    • Это работа, требующая сосредоточенности (лучше утром), механической работы руками (можно после обеда) или креатива (утром, можно вечером)?
    • Это дело, которое надо делать в кровь из носа в любом состоянии или только в штатном режиме?
    • Вы знаете ответы на все эти вопросы? Тогда вы знаете, к какому из рутинных блоков добавить новое дело.

    Как может выглядеть шаблон на практике

    Ой, да как угодно! Вот картинки, но важен принцип.

    Шаблон дня (несколько шаблонов, если ваши дни очень разные) — это механизм, позволяющий превратить рутинные дела в несколько «чанков», которыми гораздо легче оперировать, чем десятками мелких и часто не проговариваемых вслух задач.

    Как и у любого элемента тайм-менеджмента, функция у него — облегчить вам жизнь. Поэтому шаблон — это не догма. Это, как в «Алисе в Зазеркалье», тот спасительный книксен, который можно делать всегда, когда не знаешь, что сказать.

    Чтобы шаблон работал, чтобы рутины действительно стали в мозгу чанками, его нужно откалибровать под себя и довести до автоматизма. Но мой опыт этого года, когда большую часть времени энергия была ниже плинтуса, показал: оно того реально стоит.

    Саморазвитие#Инструменты#Планирование#Тайм-менеджмент