30 июня 2021

Система тактического планирования и организации дел. Раскладываем задачи по четырем ящикам

2805 просмотров

Юлия Дараган
Фрилансер. Переводчик и редактор в области локализации компьютерных игр. Тайм-менеджмент и лайф-хакинг — давнее увлечение.
  • sites.google.com/view/tm-in-bunnies
  • instagram.com/tm.ne.guru
  • Знаете, от чего у меня зубы ноют? От рекламы клевых планеров и ежедневников: только на стенку повесь — и сразу начнешь все успевать. И каждый уникальный, каждый по авторской методике, каждый решит все проблемы — только купи.

    Ну… сомневаюсь. Эти штуки мало того, что сделаны обычно топорно, мало того, что каждый навязывает систему, которая может лично мне не подходить, они еще и создают опасную иллюзию, что проблема решена. Ежедневник же куплен! А дела не делаются — так это я, ленивая тварь, забываю в заветную тетрадку вовремя заглянуть.

    Если в делах бардак, то крутой планер, или буллет джорнал, или модная приложенька в телефоне — отца русской демократии не спасут, а вот прикончить могут запросто, по себе знаю. Надо сначала разгрести беспорядок и вычистить (или хотя бы убрать с глаз) завалы. Потом — понять, из чего в принципе состоит день, неделя, месяц, год. Потом — организовать дела так, чтоб было удобно. И вот уже под свою систему, зная, что именно нужно, подбирать инструмент.

    И это тоже непростая задачка. Но не первая в списке, честное слово!

    Это была преамбула. Она к тому, что эта статья не про инструмент. И даже не про систему, которую можно взять и надеть себе на голову. Можно, но не нужно. Я здесь постаралась расписать, из каких принципов и потребностей я исходила, когда сначала строила систему планирования, а потом подбирала под нее инструмент. Посмотрите: какой выбор в каждой точке сделаете вы?

    1

    Сначала — про что речь. Планирование — слово очень многозначное, я про это писала тут, так что вот слайд для наглядности.

    Моя система управления задачами состоит из четырех компонентов:

    1. сбор входящих (программа глючит, написать в поддержку);

    2. стратегическое планирование (хочу выступить на конференции, для этого нужно зарегистрироваться, подготовить доклад, заплатить взнос и купить билеты);

    3. тактическое планирование (сегодня надо перевести 500 слов, написать черновик статьи и посмотреть вон ту ссылку, а в пять мы выходим из дома до вечера);

    4. фиксация и анализ сделанного (многовато времени трачу на соцсети, начала пить воду — это хорошо, метод сработал, можно про него написать, три задачи не сделаны, из них две можно отменить, а одну поставлю маньянкой).

    Так вот, здесь будет про тактику: «Что я сделаю сегодня». На вход тактическому компоненту идет список дел, на выходе — план дня. Никаких целей и проектов здесь нет, ими занимается стратегия. Здесь — простое распределение задач по временной сетке.

    2

    Я не планирую регулярку. Точнее, планирую, но один раз. Если дело повторяется каждую неделю или чаще, я его вношу в расписание, и больше у меня голова о нем не болит. Когда я планирую день, речь идет только о разовых задачах, которые работают на текущие проекты.

    3

    Я не учитываю приоритеты. Ну, точнее не совсем так. Приоритет задачи влияет только на то, готова ли я от нее отказаться при нехватке времени или сил. На порядок задач в течение дня он не влияет, я их вообще могу по кусочку откусывать и делать одновременно (техника «Помодоро с инкрементом»). Поэтому мой план дня — это обычно список разовых дел, не привязанный ко времени. Исключения — запланированные встречи и вылазки и дедлайны по рабочим заказам.

    4

    Я не люблю держать перед глазами лишнее. Я очень легко отвлекаюсь, особенно если устала. Могу полезть в сеть за справкой, а очнуться через полчаса в Фейсбуке, так что лишние отвлечения и визуальный мусор стараюсь убирать из зоны видимости. Длинные списки задач, половина из которых еще и неактуальна, меня утомляет. Поэтому я раскладываю задачи по четырем ящикам:

    День. Список задач на день.

    Неделя. Список задач на неделю (за вычетом задач на день).

    Пул задач. Список всех актуальных задач, к которым я могу приступить хоть сегодня (за вычетом задач на неделю и день).

    Долгий ящик. Список задач, которые либо прямо сейчас неактуальны, либо требуют какого-то условия, чтобы начать их делать. Например, «Буду в Москве — зайти в банк», «Хорошо бы освоить каллиграфию, но сейчас совсем не до того. Обдумать позже», «Когда дочитаю текущую книжку, посмотреть вот этот список и выбрать следующую», «Если будем встречаться с Ивановыми, прихватить для них синий пакет из шкафа».

    Про долгий ящик я подробно писала здесь. Дела в него убираются под триггеры (условия).

    Например: «Август», «В Москве», «Дочитала книгу», «Встреча с Ивановыми». Под одним триггером может быть (и чаще всего это так) несколько задач: список дел к пересмотру в августе, список дел в Москве, список тем, которые надо обсудить с Ивановыми, список задач, которые нужно сделать, когда будет готова большая веха проекта. Когда триггер срабатывает, я переношу дела в пул задач, а до тех пор у меня перед глазами только список триггеров, а он короче списка дел, а главное, не так напрягает мозги.

    Как это работает

    Каждый день я просматриваю список «Неделя» и переношу из него дела в «День». Я стараюсь, чтобы список был необходимым и достаточным: чтобы там были те и только те дела, которые я действительно намерена выполнить в этот день. Разумеется, выходит не всегда. Если какие-то задачи в конце дня не выполнены, я их по умолчанию переношу в недельный список, чтобы список «День» собирать с чистого листа.

    Каждую неделю я просматриваю пул дел и список триггеров (нет ли шансов, что какой-нибудь сработает на неделе) и переношу задачи в «Неделю». Опять же, неделю я стараюсь планировать с чистого листа, так что невыполненное сначала уходит в пул, а потом может вернуться в «Неделю» (а может — и нет).

    Инструмент

    Теперь — слайды.

    Инструмент под планер я искала очень долго и до сих пор не уверена, что нашла идеальный. В конце концов, инструменты приходят и уходят, а система остается.

    Штука в том, что у меня именно к инструменту тактического планирования несколько требований, которые сочетаются между собой примерно как «быстро», «дешево» и «хорошо»: чего-то одного вечно нет.

    • Мне с планером надо постоянно сверяться — значит, он должен быть мобильный и наглядный: все дела на день перед глазами в любой момент.
    • Мои списки дел постоянно меняются и пополняются — значит, нужен легкий ввод.
    • А еще я постоянно таскаю дела из списка в список: пул задач, недельный план, дневной план, выполненное… нужна внутренняя мобильность задач.

    В итоге, как ни люблю я бумажные блокноты, от них пришлось отказаться: маленькие блокноты мобильны, но писать на ходу неудобно и с наглядностью беда. Большие блокноты слишком тяжелые и громоздкие, чтобы таскать их с собой. Так что носителем я выбрала телефон.

    Специализированные программы, в том числе мегакомбайн TickTick, у меня не прижились: не люблю, когда навязывают систему. Вернулась к старому доброму Trello.

    Если вы вдруг никогда не работали с Trello, расскажу коротко. Это канбан-доска с рядом дополнительных функций (метки, напоминания, комментарии, вложения, чек-листы) и возможностью создавать неограниченное число столбцов и произвольно их называть.

    Достоинства:

    • Легко вносить информацию. Не нужно нажимать кнопки, достаточно начать печатать в поле новой карточки. А если есть список дел в столбик, то при копировании Trello предложит создать карточки по числу дел в списке.

    • Легко переносить карточки из столбца в столбец и произвольно их сортировать.

    • Есть онлайн-версия и мобильное приложение. Задачи можно внести утром/вечером с компа, а потом смотреть на телефоне: туда как раз один столбец помещается.

    Недостатки:

    • Что в Trello упало, то пропало. Нормального экспорта из Trello нет. По крайней мере, из бесплатной версии.

    • Не очень удобно редактировать созданные карточки. Но терпимо.

    Вот так выглядит мой планер:

    А так — долгий ящик:

    Я держу его отдельно, потому что триггеров довольно много и в одном столбце они уезжают за пределы экрана, а на отдельной доске они все перед глазами.

    Внутри карточки-триггера я просто в столбик пишу дела.

    Когда триггер срабатывает (или готов сработать), я копирую этот список и вставляю его россыпью карточек в пул задач или недельный список.

    Итого

    Смотрите, что получается.

    1.      Чтобы наладить систему, мне сначала пришлось иметь дело с завалами: кучей полусгнившей информации, проектов, которые волочились за мной уже несколько лет, невнятными обязательствами. Часть получилось просто удалить, не дожидаясь перитонитов, часть — сунуть под триггеры «Если заинтересует тема А» и «если вернусь к проекту Б», часть я положила в папку «Свалка» — и в каждый триггер месяца поставила задачу «Разобрать 10 записей из Свалки». Потихоньку тает.

    2.      Мои дела делятся на регулярные (сидят в расписании) и разовые (надо планировать). Не планировать регулярку я могу себе позволить, потому что у меня налажено расписание. Если расписания нет, если регулярка не прописана, а половина регулярных дел еще и невидима, то регулярку тоже придется учитывать в плане, хотя это и дополнительная нагрузка.

    3.      Мои разовые дела делятся на актуальные (в трех ящиках) и отложенные. Спокойно отложить дела и забыть о них на время я могу, потому что у каждого дела есть триггер, за который его можно будет вытянуть. Для этого, откладывая дело, надо заморочиться и прописать триггер. Без триггера и без регулярного просмотра триггеров отложенные дела превратятся в компост.

    4.      Я работаю дома, у меня нет плотного расписания, привязанного ко времени, и именно поэтому я могу себе позволить не распределять дела по сетке дня: мне достаточно списка.

    5.      Прямо сейчас я использую Trello, потому что там удобно перекидывать карточки дел из ящика в ящик, но это не Тот Самый Инструмент, который я рекомендую всем. Ту же систему 4 ящиков можно наладить в других приложениях или на бумаге, это вопрос удобства и предпочтений.

    Ну вот надеюсь, вам пригодится.

    А если интересно самим попробовать организовать регулярку, уложить разовые задачи в четыре ящика и приручить поток входящих, заходите на сайт https://zaicidao.com/, мы с зайцами с удовольствием поделимся опытом и предложим попрактиковаться.

    Саморазвитие