22 ноября 2018

Моя система планирования. Пошаговое руководство, чтобы все успевать

87963 просмотра

Андрей Зинкевич
Автор проекта Azinkevich.com. Предприниматель. Консультант по маркетингу.
  • azinkevich.com
  • vk.com/id260268094
  • linkedin.com/profile/view?trk=nav_responsive_tab_profile_pic&id=136946967
  • Я редко пишу о саморазвитии и личной эффективности. Мне всегда казалось, что в наше время можно найти массу информации, которая позволит детально разобраться в теме.

    Тем не менее, я достаточно часто получаю вопросы:

    • Как мне удается планировать свой день и выполнять задуманное?
    • Какой системой планирования и какими инструментами я пользуюсь?
    • Можно ли адаптировать мою систему под себя?

    Признаюсь честно, долгое время у меня тоже были серьезные проблемы с продуктивностью и планированием.

    Многие мысли просто витали в голове, я не умел расставлять приоритеты и часто тратил время на не самые важные задачи. Хотя читал множество книг и пробовал разные системы.

    Не буду долго перечислять все эксперименты. Скажу одно: ни GTD, ни автофокус Форстера, ни тайм-менеджмент по Архангельскому так и не прижились у меня. И дело не в том, что эти системы плохие.

    Мой пример

    Хочу поделиться своим примером — как я создавал свою систему тайм-менеджмента.

    Прочитав «Тайм-драйв» Архангельского, я начал выписывать списки дел, завел календарик-пинарик и распечатал хронометраж. И уже через неделю возненавидел тайм-менеджмент!

    Было ощущение, что каждую минуту и секунду я трачу зря, но при этом напоминаю себе белку в колесе. В итоге задвинул книгу подальше и приступил к изучению следующей системы.

    GTD Девида Аллена поначалу показалась мне решением всех проблем. Но только поначалу :)

    Мне было тяжело справиться с системой планирования, структурированием папок, ярлыками и тегами. Так что я даже не дочитал эту книгу и взялся за следующую: Agile Results.

    С этой системой я познакомился в книге Дж. Д. Майера «30 дней достижения результатов». Первые впечатления после тридцати дней использования системы я описал здесь.

    Как и в предыдущих случаях, эйфория продолжалась недолго. Спустя три месяца я перестал пользоваться системой.

    Почему? Да потому что каждый из создателей систем управления временем создавал их под себя!

    Гибрид на основе Agile Results

    Естественно, полностью отказаться от системы планирования и управления временем я не мог. Рано или поздно захлебнулся бы в рутине дел и вряд ли реализовал хотя бы один из своих проектов.

    Тогда я принял решение попробовать создать систему планирования и управления временем, которая идеально подходила бы лично мне.

    За основу была взята модель Agile Results, так как именно этот метод позволяет гармонично охватывать все стороны жизни и концентрироваться на самых важных вещах.

    Итак, моя система и что в нее входит.

    #1 — Инструменты

    - Day One — мой ежедневник, в котором я подвожу итоги дня и недели.
    Evernote — мой виртуальный ассистент. В Evernote созданы блокноты по упрощенной модели Agile Results.
    - Напоминания — стандартная программа для Mac, в которую я заношу напоминания о событиях, привязанных к конкретной дате и времени.
    Eggscellent — Monocle Society, инструмент, позволяющий разбивать работу на 25-минутные интервалы и 5-минутные перерывы на основании техники Pomodoro.

    #2 — Элементы систем

    - Agile Results — система планирования.
    - GTD — блокнот «Входящее» и «To-Do».
    18 минут Питера Брегмана — принципы фокусировки и планирования.
    - Техника Pomodoro — работа над задачами с регулярными интервалами и перерывами.
    - Планирование дня блоками — позволяет четко структурировать, чем я занимаюсь в определенные отрезки дня.

    Как работает моя система?

    Как я совмещаю эти принципы? Очень просто. Чтобы вам было понятнее, прилагаю скриншоты программ — наглядные примеры ого, как все это работает.

    • #1 — Структура блокнотов планирования в Evernote на основании системы Agile Results

    Так выглядит моя система планирования. Она состоит из девяти блокнотов:

    • #2 — Входящее (To-Do)

    Эту идею я взял из принципов GTD. В блокнот отправляются все появляющиеся задачи и идеи, которые я в конце дня раскидываю по остальным блокнотам.

    Главный принцип — к концу дня этот блокнот должен оказаться пустым!

    • #3 — Фундамент

    Изначально идея с использованием этого блокнота у меня не пошла. Со временем я понял: чтобы правильно вести бизнес, определять свои цели и двигаться к их реализации, нужно хорошо разбираться в себе.

    В этом блокноте указаны моя миссия, ценности, сильные стороны, мой манифест и десять перемен в жизни, которые могут произойти вследствие прикладываемых усилий.
    • #4 — План дня

    Мой план дня состоит из нескольких частей:

    Первое — три ключевых результата, которых я хочу добиться в течении дня. Над этими делами я работаю в первую очередь.
    Второе — список остальных задач на день.
    Третье — перечень обязательной ежедневной рутины, к которой относятся: чтение, занятие английским и словацким, тренировка с сыном и остальные вещи, которыми важно заниматься регулярно.

    • #5 — План недели

    Планирование на неделю происходит с небольшими отличиями от ежедневного планирования.

    Помимо трех ключевых результатов я также выделяю:

    - Главный приоритет недели (задачи из этой группы выполняются каждый день).
    - Топ-10 задач на неделю (к которым относятся самые приоритетные задачи для меня).
    - Перечень остальных задач, к которым я перехожу в том случае, если выполнил все запланированное.

    • #6 — Пятничный обзор

    Пятничный обзор помогает мне объективно посмотреть, насколько я выполнил все запланированное и приблизился к достижению своих целей, а какие сферы стоит подтянуть.

    • #7 — План месяца

    План месяца идентичен планированию на неделю с той лишь разницей, что в нем нет разбивки на ключевые и неключевые задачи.

    30 дней — достаточно приличный промежуток времени, в рамках которого могут поменяться приоритеты и задачи. Поэтому я оставляю себе гибкость в работе с ежемесячными задачами.

    • #8 — План года

    План года полностью аналогичен ежемесячному планированию.

    • #9 — Проекты

    В блокнот «Проекты» отправляются все задачи из блокнота «Входящее» и разносятся по важным для меня направлениям.

    Дальше эти задачи отправляются в блокнот с ежемесячными целями, откуда распределяются на недельные и дневные задачи.

    • #10 — Идеи

    Блокнот «Идеи» очень похож на папку «Когда-нибудь» из GTD.

    В этот блокнот я переношу задачи и появившиеся идеи, к которым не планирую приступить в ближайшее время, но к которым обязательно вернусь в будущем.

    Этот блокнот нужно регулярно пересматривать и чистить (я это делаю каждую неделю), так как идеям свойственно терять актуальность :)

    #2 — Мои принципы планирования и управления временем

    Теперь немного расскажу о том, как я работаю с этой системой.

    • #1 — Ежедневно

    Каждое утро я выделяю пять минут (помните 18 минут Питера Брегмана?) на планирование трех ключевых результатов дня, просмотр напоминалок со встречами и плана на неделю, а также составление перечня задач на день.

    Такой способ позволяет мне фокусироваться на самых важных и приоритетных задачах, при этом не забывая о регулярной рутине, к которой относится спорт, чтение, английский, и т.п.

    В конце дня я выделяю пять минут, чтобы быстро подвести итоги дня, оценить, что получилось и не получилось. Итоги дня я переношу в электронный ежедневник Day Onе.

    • #2 — Еженедельно

    Раз в неделю я заполняю пятничный обзор, в котором подвожу итоги работы по нескольким направлениям.

    Я отмечаю три направления, над которыми я хорошо поработал, и три направления, которые стоит подтянуть.

    Также раз в неделю я подвожу итоги недели, объективно оцениваю свою работу, анализирую, почему не удалось выполнить запланированное и что можно сделать лучше.

    Полученные выводы я переношу в свой электронный ежедневник Day One.

    • #3 — Ежемесячно

    Ежемесячно я подвожу итоги своей работы:

    - Уровень доходов и расходов.
    - Выполнение маркетинговых целей.
    - Достижение поставленных задач на месяц.
    - Анализ эффективности сайта и публикаций

    Также раз в месяц я полностью пересматриваю блокноты «Проекты» и «Идеи» и избавляюсь от неактуальных задач.

    • #4 — Ежегодно

    Раз в год я подвожу итоги года, пересматриваю блокнот «Фундамент» и описываю себе свой день через три года. Сколько себя помню, еще ни разу эта методика меня не подвела.

    Саморазвитие#Evernote#Инструменты#Планирование#Эффективность

    Интересные комментарии

      Tatiana
      9 лет

      Хорошая статья, но только ошибок много (грамматических)...

      Анна Штаер
      9 лет
      Татьяна, а вы бы не могли подсказать, где именно есть ошибки? Что-то от меня они попрятались :) *ошибки в скриншотах я исправить не могу
      Андрей
      9 лет

      Признаюсь честно — я не сильно заморачиваюсь на ошибках при написании задач :) Очень часто использую Evenote с телефона, поэтому пишу быстро. Главное, чтобы задачи и цели выполнялись вовремя! :)

      Ольга
      9 лет

      Большое спасибо! Отличная статья: читать интересно и сразу хочется попробовать применить!

      Андрей
      9 лет

      Ольга, Татьяна, спасибо за отзыв! :) Рад, что статья понравилась.

      Луиза
      9 лет

      Спасибо за ваше время и хорошо описанный подход :)

      А в списке 10 задач на месяц или неделю задачи сортированы по релевантности?

      Я бы добавила отмечать классные моменты дня и благодарности, которые чудесным образом влияют на уровень счастья, удовлетворенности днём и желанием сделать ещё больше :)

      Андрей
      9 лет

      Спасибо за отзыв, Луиза! Рад, что статья понравилась! :)

      Нет, это просто перечень ключевых задач — они все релевантны в рамках определенного временного отрезка.

      Классные моменты я отмечаю в своем ежедневнике Day One :)

      Евгений К
      9 лет

      Спасибо за статью.

      Построил по Вашему принципу свою структуру в еверноуте что-то конечно изменил под себя. Например сделал план не на месяц, а на стодневки, так как уже ставлю планы на стодневки. На каждую стодневку у меня свои приоритеты,

      Андрей
      9 лет

      Пожалуйста, Евгений!

      Все верно! Я изначально написал свое мнение: идеальной система становится только тогда, когда сам человек адаптировал ее конкретно под себя.

      Успехов в использовании!

      Артемий
      9 лет

      Статью добавил в закладки, так что теперь не потеряю, даже если выключат свет

      В жизни моей наблюдается хаотичный бардак, набирающий библейские масштабы Как с этим самому справится, до сегодняшнего утра знал косвенно. Благодаря Вашим трудам —

      1) Появилось желание посмотреть и скачать evernote — последним как раз сейчас и занимаюсь Весь компьютербумажкисмартфон завалины заметками — а нужно это все оформить в структуру, от лишнего избавиться. Про планирование вообще лучше не заикаться — там совсем все плохо) Но ваша статья, и формула «Как» -, я вижу, полностью поможет мне наладить проблемы планирования и расставить приоритеты в дненеделемесяце — жизни.

      2 Начать планировать... Ваша структура — как это сделать наиболее эффективно — полностью подходит под меня!

      3) Появилось огромное желание выразить вам, Андрей, огромную благодарность! Что я прямо сейчас и сделаю — Спасибо вам за то что нашли время поделиться полезными знаниями!

      С уважением, Артемий

      Андрей
      9 лет

      Артемий,

      Спасибо за отзыв! Я рад, что статья оказалась вам полезна. Это означает, что она выполнила свое предназначение! :)

      Успехов вам!

      Константин Воронин
      9 лет

      Андрей, спасибо за статью!

      Не увидел «итога дня» в вашей системе. Пятничный обзор вы делаете, а что с днем? Какой-то отзыв о дне, что понравилось, что нового, чем недоволен?

      Андрей
      9 лет

      Константин, пожалуйста.

      Итог дня — Day One

      Артемий
      9 лет

      Андрей как раз написал по поводу результатов дня —

      «В конце дня я выделяю 5 минут, чтобы быстро подвести итоги дня, оценить, что получилось и не получилось. Итоги дня я переношу в электронный ежедневник Day Onе.»

      Николай
      9 лет

      Андрей, спасибо за статью.

      Хочу спросить, почему вы используете Day One, а не Evenote для итогов дня?

      Зачем множить сущности. Что не устроило в Evenote для ежедневных итогов.

      Андрей
      9 лет

      Николай, пожалуйста.

      В Day One я использую как личный дневник + подвожу итоги в рамках дня/недели/месяца/года. Все записи хранятся в одном месте и я к ним периодически возвращаюсь.

      Из Evernote каждый день результаты я переношу в Day One, и, таким образом, следующий день начинаю с чистого листа. Когда-то делал файл с архивом в Evernote, но мне им неудобно пользоваться и я отказался.

      Но, если честно, принципиально разницы никакой, просто мне так удобней :)

      Максим Дранко
      9 лет

      Андрей, спасибо большое. Ряд моментов у себя сделаю теперь иначе.

      Андрей
      9 лет

      Максим, пожалуйста :)

      Max
      7 лет

      Согласен с автором. И хочу сказать что в наше время заработать очень просто , главное выбрать нужное и менее рискованное направление!недавно попал на этот сайт -http://freemoneys.hol.es за 2 дня вывел 2 тысячи рублей. Правда вложил около 400 рублей,ну не критично. в моем понимании, чтобы что то заработать нужно чтото вложить. Также там реально выйти на пассивный доход. Советую всем относиться к своим инвестициям с умом, без ума только кошки плодятся:-)