Разрабатывая и повседневно реализую свою антистрессовую концепцию управления временем «Вовремя», я припас набор инструментов, которые могут пригодиться в экстремальной ситуации. Инструменты, составляющие минимальный ТМ-набор, помогают мне контролировать текущие дела, принимать оптимальные решения и выполнять их вовремя.

Минимальный ТМ-набор

Первый и наиболее востребованный мною инструмент — листок аргументации. Он настолько прост и эффективен, что я использую этот инструмент практически каждый день. А иногда и по несколько раз на дню. Наиболее удобный размер — листок формата А5. Я всегда ношу их с собой в достаточном количестве. В папке с зажимом или в виде блокнота.

В правой верхней части листка аргументации я всегда пишу текущую дату в формате 12/01/14 (день, месяц, год). Иногда под датой приписываю день недели. Почти весь полезный объем листка занимает таблица. Поэтому этот инструмент называют еще таблицей или решеткой аргументации.

Таблица состоит из трех строк и трех столбцов — всего 9 ячеек. В центральной ячейке пишем свой вопрос, тезис или задачу. В окружающие восемь прямоугольных ячеек вписываем аргументы «за» и «против», пришедшие на ум соображения и даже сомнения.

Чтобы процесс шел естественно, я запускаю его по часовой стрелке. Первым заполняется верхняя крайняя левая ячейка. Последней — ячейка, находящаяся слева от центральной. Иногда для обозрения небольшой проблемы достаточно три-четыре ячейки. Тогда остальные остаются незаполненными. Ну и пусть остаются!

Листок аргументации можно использовать в самых разных ситуациях. Например, когда мы хотим убедить друга посмотреть новый фильм:

Однако мы с вами говорим о рациональном использовании времени. И здесь есть ряд ситуаций, в которых чаще всего приходят на помощь листки аргументации? Таких ситуаций три. Все они начинаются с союза «если»:

1. Если надо срочно проанализировать информацию и сформировать свое мнение.
2. Если необходимо срочно подготовить какой-либо текст, письмо, сформулировать тезисы, изложить соображения или рекомендации.
3. Если следует быстро принять решение на основании нескольких факторов.

Однажды листок аргументации вовремя пришел на помощь, когда меня попросили прочитать студентам лекцию по одной правовой теме, так как необходимо было заменить преподавателя. До начала лекции оставалось 10 минут. Еще секунду назад у меня были совершенно другие планы. Но уже через секунду я принял решение — надо! Еще через несколько мгновений я записывал название темы. Ранее с лекцией на эту конкретную тему я никогда не выступал публично. Следующий пять минут я провел на лестничной площадке между этажами университета, расчертив листок аргументации, вписав в ячейки тему выступления и основные тезисы в раскрытие этой темы. По пути к аудитории записанные восемь тезисов сформировались в моей голове в целостную картину. Обдумав вступительные слова и заключительный аккорд, я вошел в аудиторию. Лекция продолжалась, как и положено, 1 час 20 минут. Судя по реакции курса, прошла она успешно.

Конечно, это экстремальная ситуация. Таких ситуаций лучше избегать. Но если уж произошло так, то листок аргументации придет на помощь.

Был еще такой случай. Рабочий день заканчивался, и я собирался по своим делам. Перед самым уходом мне неожиданно поручили составить памятку для сотрудников на производственную тему. Поручение было рассчитано на несколько часов сверхурочной работы. Но это не входило в мои планы. Поэтому я собрался, сконцентрировался, убрал эмоции и привлек на помощь... листок аргументации и еще несколько инструментов из моего «джентльменского набора» — закон Парето и эффект замедления времени. Я иногда пользуюсь этим ноу-хау, когда надо в очень сжатый временной промежуток вложить очень насыщенное содержание. До конца рабочего дня оставалось минут пятнадцать. Чудо, но я написал все основные пункты памятки и предъявил их, повергнув руководителя в недоумение. Как выяснилось, конечный результат ожидался не раньше завтрашнего утра. Качество выполненной работы устроило. Я ушел с работы вовремя.

Листок аргументации — рабочий инструмент, не нуждающийся в особых излишествах и украшениях. Но, если есть время и настроение, можно разукрасить «серые будни». Например, фон ячейки с очень важным фактом или основным тезисом сделать красным. Квадраты с равноценными аргументами — зелеными. Цифры привести в ячейке с желтым фоном. Все зависит от фантазии и индивидуального цветовосприятия. Каждый сам выбирает удобный для себя вариант.

Жизнь ежедневно ставит нас перед выбором. Инструмент «листок аргументации» реально помогает быстро сделать обдуманный выбор с минимальными расходами времени и энергии. Для тренировки навыков работы с этим инструментом я разработал специальное задание, которое можно будет выполнить на тренинге «ВОВРЕМЯ».

Для того, чтобы уверенно управлять своим временем, необходимо тренировать и улучшать свою память. Для этого надо понимать, что лучше всего запоминается то, что у нас ассоциируется с неким предметом, событием, эмоциями. Ассоциативный ряд для решения текущих задач я использовал с тех пор, как поступил в первый в своей жизни институт в 1983 году. Тогда мне ничего не было известно об имеющихся в этой области разработках. До всего пришлось доходить самому. С помощью ассоциативного ряда я готовился и сдавал сессии. Техника работала. Еще бы! Два высших заведения, в которых я учился в разные годы, были закончены с отличием! Впоследствии, применяя ассоциативный ряд, в условиях жесточайшего дефицита времени, я успешно сдал все кандидатские экзамены и, в итоге, защитил кандидатскую диссертацию. Сделано было это с помощью образов, с которыми у меня ассоциировались те или иные изучаемые вопросы. Образы рождались в голове, после чего я их схематично зарисовывал. Это могли быть домик, озеро, дорога, самолет. Все, о чем я подумал, когда читал вопрос или учил билет. Видя на экзамене вопрос, я сразу же вспоминал образ и нарисованную картинку, связанную с ним. После этого мне приходилось только записать ответ на вопрос, который прочно засел в памяти в качестве дополнения к нарисованной картинке. Много позднее я прочитал про аналогичную технику в одной из книг Дейла Карнеги.

Впоследствии я усовершенствовал эту систему. Теперь я уже не рисовал картинки. Они были готовы. Я придумал их заранее. Все придуманные картинки я занес в таблицу в 5 рядов по 4 в каждом ряду. Сразу же отпала проблема с запоминанием порядка этих картинок. Я точно знал и знаю, что под № 1 у меня нарисовано солнышко, под № 8 цветок, а под номер 14 железнодорожный состав. Точно так же я могу перечислить без труда все оставшиеся 17 номеров. Кстати, под № 17 у меня просто написана заглавная буква «Х», дань памяти кумиру моего детства — прославленному хоккеисту Валерию Харламову.

Теперь, готовясь к выступлению, я мысленно привязываю тезисы к этим картинкам. Это позволяет мне при выступлении не пользоваться никакими записями и чувствовать себя за трибуной очень хорошо. Как правило, хватает первых 8 картинок. Но, если понадобится, в запасе есть еще 12. Честно говоря, все 20 картинок я еще ни разу не использовал. Но запас для страховки не помешает. Теперь эта таблица с картинками прикреплена у меня к внутренней обложке ежедневника. Хотя я редко обращаюсь непосредственно к этой бумажной таблице, поскольку я могу всегда в случае необходимости моментально мысленно воспроизвести ее и прикрепить к картинкам новые тезисы, мысли, порядок дел.

Чтобы таблица была всегда актуальной, ее надо очищать от прошедших событий. Как это сделать? Тоже мысленно. Надо дать себе команду — очисть таблицу. Все. Таблица снова готова к употреблению.

А вот как описывает Дейл Карнеги подобную таблицу, которой пользовался лично он:

«Как я запомнил порядок этих картинок? По номерам — первая, вторая, третья, четвертая? Нет, это было бы слишком трудно. Номера я тоже превратил в картинки и сочетал картинки номеров с картинками тем. Например, слово „уан“ (один) созвучно с „ран“ (скакать), и поэтому я представил себе Рузвельта, читающего в своей комнате, сидя верхом на скаковой лошади. „Ту“ (два) звучит почти как „зу“ (зверинец), и я представил себе, что вишневое дерево, на которое смотрел Эдисон, находится в клетке медведя в зоопарке. „Зсри“ (три) похоже на „три“ (дерево), и я вообразил себе Линкольна взобравшимся на вершину дерева и читающим вслух своему партнеру. „Фор“ (четыре) похоже на „дор“ (дверь)».

И еще один ценный совет от Карнеги по поводу запоминания:

«Записывайте номер телефона, план доклада, которые вы хотите запомнить. Посмотрите на свои записи. Закройте глаза. Представьте их себе написанными огненными буквами».

Я не пошел по пути Дейла Карнеги и остался верным своей системе ассоциации зрительных образов с определенным номером в таблице. Но вся нумерация у меня вполне логична. Например, второй по счету у меня нарисована картинка, на которой за столом друг напротив друга сидят два человечка, третья картинка — треугольник, а четвертая — четырехугольник, девятая — футбольный мяч в верхнем углу ворот. Под № 13 я нарисовал чертика и т.д. Можете придумать свою собственную таблицу, которая поможет вам составить ассоциативный ряд любой сложности. Можете воспользоваться дельным советом Дейла Карнеги или опытом, который подсказал вам я. В любом случае результат и время, сэкономленное на подготовку выступления или на запоминание необходимого материала, порадуют вас.

Сейчас умение выстраивать ассоциативный ряд помогает мне экономить массу времени при подготовке к лекциям, выступлениям на научных конференциях. Техника полезна и в повседневной жизни, так как на порядок улучшает память и, в случае необходимости, позволяет обходиться без ручки и блокнота. Идя в магазин или на рынок, я не записываю, что мне надо купить, даже если перечень продуктов состоит из 20 пунктов. Как правило, пунктов намного меньше.

В заключение сегодняшнего урока расскажу о последнем инструменте из минимального ТМ-набора, который всегда со мной.

Вы когда-нибудь держали в руках цветок лотоса? Сам я об этом ботаническом изыске имею скорее литературные, чем натуралистические представления. Но те, кто держал его в руках, говорят, что цветок так же редок, как и изящен. Короче, полный эксклюзив. А раз уж этот цветок такой редкий и красивый, наверняка он обладает еще какими-то ценными свойствами. До недавнего времени об этом мне ничего не было известно, но, оказалось, они есть.

Фото: knhiraoka

Говорят, некий японец Ясуо Мацумара придумал игрушку для взрослых интеллектуалов, которую почему-то назвал «Цветок лотоса». Нет, это не гаджет и не нашпигованный техническими новинками компьютер. Это гораздо лучше. Вместо монитора там обычный листок бумаги. А вместо стилуса подойдет обычная шариковая или даже перьевая ручка. Карандаш тоже сгодится. Потому, что «Цветок лотоса» — это наглядно-осязаемая система личного планирования. Хоть ежедневного, хоть перспективного.

Сам того не зная, частично я использовал эту систему и раньше в виде листка аргументации. Только «Цветок лотоса» — это не один, а сразу девять листков аргументации, разместившихся на одном листе. Гениально! В этом разница и сила! Пусть называется как угодно. Главное, что работает. Как? Лепестки распустились вокруг сердцевины главного тезиса (проблемы, вопроса; да чего угодно, что вас волнует) и разрастаются по периферии буйным цветом, проращиваясь и давая свои плоды. Отцветшие лепестки вянут и опадают.

Пришла пора создать свой собственный цветок лотоса. Берем лист бумаги, рисуем квадрат. Разбиваем его сначала на 9 частей. Потом каждую часть — еще на 9. В итоге получается квадрат, состоящий из маленьких одинаковых квадратов или 9 листков аргументации, по 9 квадратов в каждом. Затем в самом центральном квадрата пишем главную или центральную проблему (ЦП). Об этом уже шла речь выше. Если такой проблемы нет, то придумывать ничего не надо. Просто оставляем центральный квадрат пустым. В клеточках вокруг центрального квадрата по часовой стрелке записываем 8 ключевых проблем (П1-П8), которые вы хотели бы в ближайшее время решить.

Решение каждой проблемы представляет собой цепочку обязательных для прохождения шагов, пройдем их с помощью уникального цветка лотоса. Соседствующие с центральным листком аргументации (полностью зеленый) 8 листков аргументации предназначены как раз для этого. Заполняем их. Для наглядности иллюстрирую свой рабочий цветок лотоса.

рис

Вот как описывает применение техники «Цветок лотоса» создатель проекта «Жить интересно!» Армен Петросян:

«Я сформулировал следующую „центральную“ проблему — „Как сделать мой блог более интересным для посетителей и полезным для меня“. Вокруг центральной проблемы у меня получились следующие восемь компонентов:

A Расширить круг интересного общения. Новые клиенты.

В Частота обновлений. Посещаемость. Число подписчиков и комментариев.

С Рубрики, тематика блога.

D Формат контента.

E Продвижение блога.

F Блог как инструмент саморазвития.

G Блог — инструмент нетворкинга.

H Блог — инструмент саморазвития для посетителей.

Каждый из них стал центром, вокруг которого я записывал пришедшие в голову идеи. Поскольку я не рассчитал размеры таблицы, идеи записывал на полях листа вокруг схемы. Затем переписал их в один структурированный текстовый файл. Вторую таблицу, учитывая свой первый опыт, я начертил крупнее. В нее выписал 8 наиболее интересных идей, которые можно начать осуществлять уже завтра. Они в свою очередь стали центрами, которые генерировали новые идеи. На каждом последующем этапе, идеи обретают вид, все более приближающий их к форме конкретной задачи».

Больше про технику «Цветок лотоса» можно почерпнуть из книги Майкл Микалко «Игры для разума». Как пишет автор, «Вы начинаете с проблемы или идеи и расширяете эту тему на подтемы, пока не создадите несколько различных точек входа. В „Цветке лотоса“ лепестки, или темы, вокруг центра цветка метафорически разворачиваются по одному, раскрывая ключевой компонент или подтему. При использовании такого подхода получаются постоянно расширяющиеся круги, пока тема не будет всесторонне исследована».

Все перечисленные техники, составляющие мой, а теперь и ваш минимальный ТМ-набор, будут еще более эффективными, если при их применении у вас будет четкое понимание расстановки приоритетов в ваших делах. Для этого рекомендую использовать матрицу, разработанную 34-м президентом США Эйзенхауэром и поэтому носящую его имя. Наверное, вы немало слышали об этом. Поскольку основное содержание урока мы с вами уже прошли, предлагаю отвлечься и в заключении немного послушать про то, как Эйзанхауэр применял на практике свою систему расстановки приоритетов.

Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям важности и срочности:

А — важные и срочные;

B — важные и несрочные;

C — неважные, но срочные;

D — неважные и несрочные.

Разработанная Эйзенхауэром матрица расстановки приоритетов на протяжении всей его жизни давала ощутимые результаты. Его выдающиеся способности заметил и оценил Сталин. В июне 1945 года советский вождь через Маршала Жукова пригласил Эйзенхауэра на Парад Победы, который должен был состояться 24 июня на Красной площади. Но американский генерал неожиданно отказался от столь почетного приглашения. Только спустя много лет стало понятно его поведение — в Вашингтоне оказались дела поважнее. Несмотря на воскресенье, в столице США в этот день уточнялись планы боевых действий против Японии. Это дело, в отличие от парада в Москве, подпало под категорию А в ежедневнике Эйзенхауэра (важное и срочное).

Спустя два месяца Сталин предпринял еще одну попытку организовать личную встречу с Д. Эйзенхауэром. На этот раз удачную. В Москву Эйзенхауэр прилетел в субботу 11 августа 1945 года. Эйзенхауэр явился первым зарубежным гостем, который удостоился чести находиться рядом со Сталиным на трибуне Мавзолея во время спортивного праздника 12 августа 1945 года, приуроченного ко Дню физкультурника. Это было знаком беспрецедентного внимания. Парад проходил без перерыва 5 часов. Многие бы посчитали это время потерянным зря. Но только не Эйзенхауэр. Воспользовавшись ситуацией, Эйзенхауэр за 5 часов успел обсудить со Сталиным все актуальные проблемы двухсторонних отношений.

Только за один день своего визита Эйзенхауэр успел посетить музеи Кремля, спуститься в московское метро и пообщаться с москвичами, посетить авиационный завод, съездить в колхоз, вместе с Жуковым на трибуне стадиона в присутствии 80 тысяч болельщиков посмотреть футбольный матч, после чего пообщаться в неформальной обстановке со Сталиным на торжественном обеде в Кремле.

Эйзенхауэр всегда выполнял свою работу превосходно. И вовремя. Нередко Айк напрямую обращался к теме времени. Так, в 1944 году в письме к Монтгомери он писал: «Время безвозвратно».

С февраля по май 1948 года по настоянию издателей Эйзенхауэр запланировал написание своих воспоминаний. И точно в срок выполнил эту работу!

Решение о написании воспоминаний было принято еще ранее — в декабре 1947 года. Тогда Дуглас Блэк, президент «Даблдей», и Уильям Робинсон из «Нью-Йорк геральд трибюн» смогли убедить генерала, что написать воспоминания — его долг перед историей.

При написании книги Эйзенхауэр в полной мере использовал приобретенный с годами опыт по управлению временем. Для того, чтобы уложиться в срок, он без колебаний делегировал часть рутинной работы, наняв трех секретарей. Работать над книгой начинал в семь утра, сразу после завтрака, и заканчивал в одиннадцать часов вечера. В таком режиме Эйзенхауэр работал большую часть февраля, весь март и апрель.

В результате была написана книга «Поход в Европу», сразу же имевшая коммерческий успех. Книгу назвали лучшими американскими военными воспоминаниями и лучшей работой солдата-историка со времен Цезаря. Ее продажи исчислялись миллионами экземпляров. По некоторым оценкам, в XX веке большими тиражами издавалась только Библия.

Став в 1953 году Президентом США, Эйзенхауэр еще более рационально стал относиться к своему времени. Его день был расписан по минутам. Испытывая постоянный дефицит времени, тем не менее, каждое свое решение он тщательно обдумывал. «Я не намерен совершать какие-либо ошибки из-за поспешных действий» — сказал он однажды одному из своих консультантов.

Итак, лепестки цветка лотоса оправдали все ожидания. Крупные дела удалось разбить на кусочки поменьше. Квадратики с мелкими делами после их выполнения один за другим перечеркиваются. Но как-то скучно, пресно, если нет соответствующего настроения. Этимологические слово «настроение» происходит от глагола «настраивать». Значит, надо попробовать настроить себя на рабочий лад, придать фон и оттенки своим повседневным делам. Для этого существует техника «Якоря», которой буде посвящена следующая наша встреча.

Задание:

1. Воспользуйтесь листком аргументации для решения текущих задач. Впишите в таблицу 8 аргументов, подтверждающих или опровергающих основной тезис. На основе их примите решение. Бланк задания можно скачать тут.
2. Разработайте собственный ассоциативный ряд и попробуйте применить его на практике.
3. Опробуйте технику решения проблем «Цветок лотоса» для своих текущих задач. Бланк задания можно скачать тут.

Саморазвитие #Тайм-менеджмент