Цели формулируют многие. Но немногие понимают, что залогом успешного выполнения поставленной цели является ее материализация. Лишь около процентов людей на Земле правильно оформляют свои цели, регулярно записывая их в ежедневники.

Ежедневник выполняет множество полезных функций. Но самая главная из них — защита нашего мозга от информационной перегрузки, которая неизбежно поражает тех, кто игнорирует регулярное ведение ежедневников. Записи в ежедневнике приводят в порядок собственные мысли, помогают выработать чувство времени.

Списки дел человек ведет с незапамятных времен. Самой старой из найденных глиняных табличек с нанесенными пиктограммами 7500 лет! Прообразы еженедельников вели и в Древнем Риме. Это были книги, разбитые на месяцы, в которых велись записи о долговых обязательствах.

В Древней Руси деловые заметки делались на восковых табличках. Чем не отдаленный прообраз современных планшетных компьютеров :)

В промышленных масштабах первые ежедневники стали выпускать в 1650 году в итальянском городе Бергамо. Это были блокноты для записей о «делах, которые нужно делать каждый день». А уже в конце XVIII века в России императрица Екатерина II Великая ввела в обиход своих приближенных ведение «памятных цидул». В этих ежедневниках XVIII в. заранее планировались встречи, записывались важные события. Не зря именно Екатерина II добилась значительных успехов в деле государственного управления и продержалась на престоле гораздо дольше своих предшественников — 34 года! Во многом этому способствовало бережное отношение ко времени и умение его планировать, в том числе с помощью ведения ежедневных записей.

В средние века роскошь иметь еженедельник могли позволить себе только представители высших сословий и придворная знать. Для них ведение ежедневников было одним из правил хорошего тона.

В наше время невозможно представить себе делового человека без ежедневника. Конечно, в последнее время серьезную конкуренцию ежедневникам составляют различные электронные средства. Но, несмотря на это, только в России в год продается ежедневников более чем на 50 млн. евро. Среди них традиционные датированные и недатированные ежедневники в твердых и мягких переплетах. На рынке продается множество авторских ежедневников. Например, ежедневник по методу Глеба Архангельского (в 2015 году вышел датированный на год и квартальный варианты). Особенность этого ежедневника в том, что на каждый новый день автор дает совет по рациональному использованию времени. В продаже имеются также дневник успешного человека Алекса Левитаса; ежедневник по методу Стивена Кови; ежедневник по системе Константина Бакшта; ежедневник «Как успеть все»; ежедневник для экстраординарных людей «Действуй!»; ежедневник 80/20; ежедневник «Путешествие». Еще есть ежедневники для женщин, молодых мам, студентов, учителей, преподавателей, военных.

Наличие традиционного бумажного ежедневника подтверждает, как и прежде, высокий социальный статус его обладателя. Ежедневник является отличным деловым сувениром и надежным рабочим инструментом управления временем. Наличие ежедневника означает, по меньшей мере, что у человека есть дела, которые необходимо записать. Ежедневное ведение записей — бесценный материал для творческих людей.

У меня тоже большой опыт ведения ежедневника, которым я готов поделиться с вами. Вместе мы попытаемся сформулировать критерии, которым должен соответствовать идеальный ежедневник.

Ежедневником я пользовался всегда, когда работал. Никто меня этому не учил, а книг по тайм-менеджменту более двадцати лет назад в продаже еще не было. Потребность в ведении ежедневника была внутренней, связанной с необходимостью успевать, делать дела вовремя и качественно. Учитывая, что тогда еще не было никаких компьютеров, а я совмещал работу с получением второго высшего образования, в ведении ежедневника я видел единственный способ справиться с большим объемом дел в ограниченное время.

В дальнейшем, уже будучи руководителем, я не мог себе представить своей работы без ежедневника. Это благотворно сказывалось на подчиненных. Видя и планируя их ежедневную нагрузку, я не допускал перекосов и распределял дела сбалансировано. Их результаты были предсказуемо высокими, что и требовалось на тот момент.

Мне удавалось заниматься не только работой и учебой, но и отдыхать и уделять время творчеству. В частности, осенью 1995 году вышел мой первый профессионально записанный альбом «Все хорошо». А летом того же года в отпуске мне удалось совместить отдых с интересным сотрудничеством с московским театром восковым фигур, который представлял свою экспозицию в Сочи. Каждую экскурсионную программу завершала моя песня «Вечная Россия», специально написанная для театра.

Я до сих пор не совсем понимаю людей, которые не ведут еженедельников и не планируют заранее свои дела. Тем более не понимаю тех, кто без злого умысла забывает про задания, полученные от руководства, только потому, что явился на прием к шефу без блокнота. Также трудно понять руководителей, которые не сделали ведение ежедневников частью обязательной корпоративной культуры.

Однажды привычка вести ежедневник застраховала меня от неприятностей, сэкономив массу времени и нервов. В отделе, где я проходил службу в начале 90-х, у одного из сотрудников пропало табельное оружие. Компетентные органы сразу же начали проверку по данному факту. Были опрошены все мои сослуживцы, в том числе и я. Всем задавали один вопрос — где опрашиваемый находился и чем занимался в определенный промежуток времени, когда пропал пистолет. Многие не могли точно ответить на этот вопрос. Ведь при большой текучке дел, событий и людей зачастую непросто вспомнить, чем занимался вчера, не говоря уже о более давних датах. Некоторые путали числа и события, что наводило на подозрения. В таком случае лучше было честно признаться: «Ежедневник не веду, поэтому не помню». Меня, как и всех, тоже опрашивали. Это не заняло много времени. Я четко знал, где находился в конкретный день, что делал и с кем встречался. Для наглядности я продемонстрировал свой ежедневник, где все было записано.

Через некоторое время пропавшее оружие нашлось. Никто из сотрудников к его исчезновению не оказался причастным. Но, как говорят, осадочек остался.

Работая ведущим юрисконсультом, однажды я представил свой ежедневник для обозрения в суде при разрешении хозяйственного спора. Я был вынужден это сделать, так как других доказательств общения с контрагентом по существу дела не было. Запись в ежедневнике была признана допустимым доказательством. В итоге дело удалось выиграть.

Понятие идеального ежедневника у меня формировалось постепенно, по мере накопления жизненного опыта. Нельзя прийти в магазин и купить «идеальный ежедневник» или заказать его через Интернет. Ежедневников с таким названием просто не существует. Точнее, не существовало до сегодняшнего дня. На собственном опыте я определил, что должно быть в идеальном ежедневнике и каковы правила его ведения.

Ежедневник — не место для пространных рассуждений. Записи в нем должны быть тезисные. Чем короче — тем лучше. Писать можно все. Но, все-таки, явными пустяками страницы лучше не засорять. Иначе не останется места для главного.

Для удобства пользования ежедневником лучше всего разработать свою систему отметки выполняемых и завершенных дел. В различные периоды жизни я пользовался различными системами. Все они казались эффективными.

Долгое время я отмечал дела, которые необходимо было сделать, кружком, в центре которого рисовался дефис. При выполнении дела дефис в кружке превращался в плюс. Я получал настоящее наслаждение, когда рисовал очередной плюс.

Все минусы, т. е. дела, которые еще предстояло завершить, хорошо были видны при перелистывании страниц ежедневника. Главное, что при такой системе контроля ни одно дело не ускользало от внимания.

При ведении контроля процессуальных дел, которыми занимались мои подчиненные, я пользовался цветовой системой контроля, которая оказалась очень наглядной, удобной и жизнеспособной. Номера дел, направляемых в суд, обводились красным кружком, приостановленные дела — зеленым, передаваемые в другие подразделения — синим, прекращенные — черным.

Обведя номер полукругом соответствующего цвета, я понимал, что это дело мне еще не передано, но в дальнейшем оно будет, например, приостановлено. Эта неофициальная система контроля ни разу не дала сбоя. Хотя дел было много — сотни.

При ведении ежедневника важно также использовать систему расстановки приоритетов. 20 лет назад мне не был известен принцип Парето. Но, как оказалось, я жил и работал именно по этому принципу. Он заключается в том, что 20 процентов прилагаемых усилий приносят 80 процентов конечных результатов, а оставшиеся 80 процентов усилий — только 20 процентов результатов. Это правило целесообразно применять для решения самых важных дел. Для этого необходимо использовать систему расстановки приоритетов.

Во время службы и учебы я в буквальном смысле выделял приоритетные — срочные и важные дела — из общего списка. Делал это я маркером. Иногда желтым, иногда красным или зеленым. Выделение маркером означало высокий приоритет дела по сравнению с остальными. Мне хватало одного цвета. Но таким же образом можно выделять важные несрочные и срочные неважные дела. Для этого понадобится всего три цвета на ваш вкус.

Неважные несрочные дела лучше не выделять вообще. Как я узнал много позже, такие дела со временем «отмирают» сами собой. Поэтому спешить с их решением не нужно. Лучше высвободившееся время потратить на решение дел из трех вышестоящих категорий. Эйзенхауэр в своей матрице называл их делами категории А, В и С.

Планирование, отражаемое в ежедневнике, должно быть не только достаточным, но и разумным. Показателен такой пример. В середине 90-х в отдел, где я работал, был назначен новый начальник. С первого же дня он потребовал, чтобы все подчиненные заходили к нему в кабинет с личным ежедневником. Разумное требование. Мне ничего менять не пришлось, так как рабочий ежедневник у меня был. Через некоторое время начальник заявил новое требование — по утрам каждый должен приносить ему на ознакомление план на предстоящий день, записанный в ежедневнике. И тут у меня проблем не возникло — день у меня всегда был спланирован заранее. Поэтому я с легким сердцем дал ему на проверку свой план, в котором были тезисно записаны текущие дела. Я знал, что ежедневно возникали непредвиденные обстоятельства и новые дела, для которых в еженедельнике было предусмотрительно оставлено место. Начальник просмотрел мой план на день, недовольно поморщился и сказал, что планировать надо не так. Далее он объяснил, что необходимо заполнить весь лист на день, а планы писать более детально, поминутные, чтобы ничего не упустить. После этой встречи пришлось мне заводить второй ежедневник — «полезный» для начальника и «бесполезный» для себя. На следующее утро я принес на проверку ежедневник «для начальника», в котором было записано мелким почерком буквально следующее: «7.50 — подойти к зданию управления. 7.51 — зайти в здание и подняться на 4 этаж». 7.52 — зайти в свой кабинет. 7.53 — собрать документы, взять ежедневник. 7.54 — выйти из кабинета. 7.55 — спуститься на 3-й этаж, постучать в кабинет начальника». И так далее в таком же бредовом духе. Короче, когда я дал ежедневник с этим планом на день, начальник, не читая его содержание, встал, пожал мне руку, продемонстрировал исписанную страницу моего ежедневника и сказал: «Все смотрите — вот как надо планировать свой рабочий день!». Когда я рассказал коллегам, что же было написано в плане, мы от души посмеялись и еще долго потом с хохотом вспоминали этот курьез. Истина заключалась в том, что так не надо планировать никогда! Дальнейшая судьба начальника понятна. С таким подходом к организации работы долго на своем месте он не продержался. Хотя, в общем, хороший человек. Как-то так.

Поучительная история. Не будьте такими начальниками. Сформируйте сами для себя мнение о том, каким должен быть идеальный ежедневник. Ответьте на вопрос, каким бы вы хотели, чтобы он был. В чем конкретно должен вам помогать ежедневник. Каким он быть не должен, я вам рассказал.

Пора определить критерии идеального ежедневника. У меня таких критериев семь.

1 Ежедневник должен быть гибким и компактным. Гибким в том смысле, что выполнение намеченных дел не должно становиться догмой. При изменении обстоятельств, сроков, ожидаемых результатов должна быть возможность быстро и понятно, без нагромождения внести поправки в свои записи. Компактность предполагает удобный для переноса формат. Для меня это формат А-5. Есть любители как больших, так и меньших размеров. В любом случае главное, чтобы ежедневник был удобен своему хозяину. Желательно, чтобы одним из первых листов ежедневника был календарь на текущий год. Не исключены файлы для визиток и дополнительных записей.

2 Ежедневник не должен быть перегружен записями. Записывать в него необходимо только самую важную информацию. Делать это необходимо тезисно и, по возможности, максимально кратко. Демотивировать себя просто — написать неподъемный план из 20 пунктов и в конце дня чувствовать себя несчастным и разбитым. Поэтому я стараюсь соблюдать такой принцип: один день — один лист.

В то же время, места должно быть достаточно, чтобы разобрать свои записи. Для этого я рекомендую в сокращаемых словах обязательно указывать окончания. Так я сам делаю последние лет десять, с тех пор как однажды не смог прочитать записи, сделанные наспех. Помню, что это доставило массу неудобств, привело к незапланированной затрате времени, но позволило приобрести ценный опыт.

3 Ежедневник должен быть удобно структурирован под ваши нужды. В нем должен быть единый алгоритм планирования, повторяющийся изо дня в день. Сам вид заполненной страницы должен настраивать на рабочее состояние. Это же касается и выходных дней. Вся разница лишь в том, что в эти дни больше времени уделяется отдыху. Его не всегда необходимо планировать. Но мероприятия, связанные с конкретными действиями, лучше записать в ежедневник. Семейный поход в кино или в гости, например, выезд на «шашлыки».

4 В ежедневнике должна быть специально выделенная область дел, планируемых по методу хроноса, то есть жестко привязанных ко времени. Например, лекция, совещание, встреча, переговоры. Эта область должна быть понятной, наглядной, схематичной. Для подобных целей более подходящим является датированный ежедневник. Но, если назначенное время переносится, должна быть возможность быстро и просто внести исправления.

Наряду с жестким планированием в ежедневнике должно быть предусмотрено планирование несрочных дел, которые можно сделать по случаю. Например, в течение дня, когда высвободится свободное время или появится соответствующее настроение. Дело может начать реализовываться при встрече с необходимым человеком или при нахождении в определенном месте. Наши современники называют такой метод планирования «в рабочем порядке». Древние греки называли такой стиль организации времени кайросом. В древнегреческой мифологии Кайросом именовался бог счастливого мгновения. В переводе на русский это слово означает «благоприятный момент». Благоприятный момент может быть связан с людьми и местами, а также с внутренними и внешними обстоятельствами.

5 Логика ежедневника должны быть построена таким образом, чтобы быть гарантированно застрахованным от накладок по времени и людям. Ведь со студенческих лет известно — когда свидание назначается сразу двум в одно и то же время, не состоится ни одно.

6 Как показывает практика, даже тщательно запланированный и согласованный день в итоге пойдет не так, как хотелось бы. Поэтому в ежедневнике должен быть обязательно предусмотрен значительный резерв времени для непредвиденных обстоятельств. Такого резерва я рекомендую оставлять около 40 % от общего бюджета времени, отпущенного на рабочий день. Работодатели могут подумать, что эта крамольная мысль ни в коем случае не должна дойти до их работников. Но секрет заключается в том, что в большинстве случаев непредвиденные обстоятельства как раз связаны с новыми распоряжениями и изменившимися планами руководства. Поэтому резерв времени нужен всем сторонам трудовых отношений для того, чтобы был достигнут требуемый результат. Аврал в этом деле — плохой помощник.

7 Рамки ежедневника должны ограничивать аппетиты его владельца. Это необходимо для того, чтобы план был реально выполнимым, а не вызывал плохое самочувствие и нежелание работать. Для этого, конечно, необходимо использовать как технику расстановки приоритетов, так и деление всех дел на сложные (слоны) и мелкие (лягушки). Для них должны быть отведены специальные места. Можно предусмотреть место для записи промежуточных радостей — мелких наград, которыми вы готовы поощрить себя при выполнении той или иной задачи.

Неплохо также, чтобы в ежедневнике был предусмотрен отсек для повторяемых дел. Некоторые хотели бы, чтобы на каждом листе ежедневника в специальную графу можно было бы вписать главное событие дня, из которых потом складываются главные события недели, месяца и, наконец, гола. Это, конечно, не основная функция ежедневника. Такой своеобразный бонус в виде встроенного мемуарника. При формировании идеального ежедневника учтем и этот критерий.

А сейчас нажмите на паузу и хорошо обдумайте — все ли критерии перечислены, совпадают ли они с вашими преставлениями, каким вы хотели видеть для себя идеальный ежедневник? Нарисуйте схематично проект листа такого ежедневника. Для выполнения этого задания понадобится время. Итак, не теряйте его. Нажимайте на паузу и приступайте!

А теперь распечатайте и посмотрите мой вариант. Вы можете применять его, ничего не меняя, или взять за образец, добавив свои элементы и сформировав таким образом идеальный для вас ежедневник.

К своему ежедневнику в качестве обязательного элемента я прилагаю стратегическую картонку, на которой рекомендую записать самые главные цели на год. Эта картонка может служить роль удобной закладки. Но основное ее назначение в другом — открывая заложенную страницу текущего дня, вы в первую очередь увидите стратегическую картонку и записанные на ней цеди, а не текущие дела. Это значит, что, выполняя любое текущее дело, вы будете последовательно приближаться к достижению стратегических целей. Установка на это довольно быстро сформируется на уровне подсознания и будет незримо помогать вам в движении вперед!

Теперь мы вместе можем ответить на вопрос, существует ли идеальный ежедневник. А если существует, почему его до сих пор не производят в промышленных масштабах? Ответ прост. Да, идеальный ежедневник существует. Это тот ежедневник, который идеально отвечает вашим потребностям. Этот тот ежедневник, к созданию которого вы приложили свои интеллектуальные усилия. Это тот ежедневник, который действительно является ежедневным помощником в ваших делах и в вашей жизни. Это тот ежедневник, который идеален конкретно для вас!

Цель поставлена, планы сформулированы и записаны в идеальный, с нашей точки зрения, ежедневник. Но как сконцентрироваться на их выполнении и не отвлекаться по мелочам? Об этом поговорим через неделю на нашем третьем уроке. А ближайшие дни посвятите планированию дел с помощью вашего идеального ежедневника. Я буду рад услышать ваши мысли и идеи о том, каким он должен быть и чем отличаться от других (в том числе и от моего).

Задавайте свои вопросы в комментариях к этой статье. Делитесь впечатлениями и открытиями в своих блогах и соцсетях. Не забывайте ставить тег #vovremya.

Если вы хотите присоединиться к проекту, но пропустили предыдущее задание, не расстраивайтесь и включайтесь. Вы все догоните и успеете #vovremya! :)

Саморазвитие #Ежедневники #Планирование #Тайм-менеджмент