28 апреля 2015

Управление временем. Третий модуль курса по повышению личной эффективности

6198 просмотров

Елена Клишина
Бизнес-тренер, эксперт в менеджменте, коммуникациях, деловой и личной эффективности. Предприниматель, создатель проекта easy-steps.ru. Практик с многолетним опытом работы в российских и западных компаниях. Любимое дело — помогать людям жить талантливо, успевать главное, оставаясь в балансе с самим собой и окружающим миром.
  • easy-steps.ru
  • vk.com/pifiya
  • «Формула успеха» — банальное название для курса, но для меня в нем есть особая сила.

    Успех у каждого свой. Каждый из нас настолько уникален, что все стандарты, системы и правила — бессильны. И только при желании и внимательном отношении к себе и своей жизни мы можем создать свою особую формулу, которая поможет сделать жизнь максимально наполненной, счастливой и гармоничной. Счастливой — в вашем понимании.

    Именно поэтому я не люблю навязывать какие-то стандарты и правила, а всегда предлагаю поэкспериментировать, поисследовать инструменты и посмотреть, подходит ли вам данный метод, если да, то почему? Если нет, то чего вам не хватает? И как сделать так, чтобы он начал работать на вас?

    Только вы можете создать свой уникальный свод правил личной эффективности. А наша задача с «Жить интересно!» — вам в этом помочь, подкинув идеи для исследования.

    Моя формула успеха — быть в контакте с самой собой, знать свои ценности и цели и уметь фокусироваться на них с помощью стратегий концентрации и каждый день двигаться к целям, максимально эффективно используя время. Для этого важно быть в ресурсе, иметь силы и энергию. Теперь задача — построить вашу формулу :)

    Теперь приступаем к текущему планированию — планированию вашего дня в третьем модуле «Управление временем».

    Про управление временем уже написано и сказано столько, что вряд ли можно вас удивить.

    Мне очень хотелось бы вам рассказать о массе интересных и полезных инструментов, но в одной статье это сделать нереально, да и в «Жить интересно!» постоянно появляются интересные заметки об опыте использования различных систем: GTD, Agile results, методики Глеба Архангельского.

    Поэтому я напишу о самом главном, по моему мнению. О том, что помогает дружить со временем. Здесь вы не найдете сложных инструментов. Все максимально просто и нацелено на движение к целям. Я твердо уверена, что любая система управления временем не должна требовать много ресурсов на ее поддержание. Я опробовала массу систем и лучших практик и на поверхности осталось следующее:

    1. Задачи, которые выводят вашу жизнь на новый уровень

    Надеюсь, ваши вдохновляющие цели перед глазами? Видя желанную мечту, образ результата перед собой, вам легко будет составить ежедневный план, всего лишь ежедневно задавая себе вопрос: «Какие три самые важные задачи я должен сделать сегодня, чтобы приблизиться к желаемой жизни»?

    Итак, первое, каждый день задавать себе вопрос: «Какие три приоритета я ставлю себе на этот день?». И делать эти задачи. Вспомните прошлый модуль про фокус и концентрацию на целях.

    Проверка правильности постановки приоритетов: вы должны видеть очевидную связь между решаемой задачей и вашей желанной целью в будущем. Только тогда ваш план будет работать.

    2. Рутина

    Вы спросите, а что делать с наплывом ежедневных рутинных задач, которые отнимают массу времени и сил? Попробуйте следующий способ:

    • Выпишите все мелкие задачи, которые занимают от 5 до 15 минут времени сплошным списком.
    • В течение дня выделите время, например час или полчаса, поставьте таймер и начните делать эти задачки одну за одной.

    Сработайте на результат. Перещелкайте свои мелкие задачки, как орешки. Чтобы не погрязнуть в рутинных задачах, как это обычно бывает, работайте с ними именно с таймером и соблюдайте принцип: одно дело — в один момент времени, то есть никаких отвлечений.

    Закончили одно краткосрочное дело, вычеркнули его из списка, приступили к другому.
    Источник фото: Flickr

    3. «Час силы»

    Есть главные задачи дня, как правило, они важные, но не срочные, а есть срочная рутина. Что первичнее?

    Здесь попробуйте на выбор две стратегии. Я очень люблю начинать свой день с «Часа силы».

    Для этого я стала вставать раньше на час и посвящать это время приоритетным задачам — не срочным, а тем, что серьезно продвинут меня на новый уровень.

    Утром, после стандартных утренних процедур, не включая телефоны, телевизоры, не заходя в соцсети, я посвящаю эти спокойные утренние часы самым важным личным целям — целям для дела, тела и души.

    Говорят, что сила воли — ограниченный ресурс. То есть, в течение дня мы принимаем так много крупных и мелких решений, что под вечер ни силы, ни воли ни на что не остается :) Именно поэтому — утро.

    В чем кайф? День только начался, а ты уже молодец, сделал свою самую главную задачу дня. Заряд энергии неимоверный! Если вам интересна идея «Часа силы», но нужна помощь в формировании привычки к ранним подъемам, вы можете присоединиться к нашей группе в Фейсбуке «Марафон ранних пташек», которую я создала специально для всех желающих, кто хочет вставать рано для движения к своим целям. В ней мы с единомышленниками помогаем различными техниками и рекомендациями :)

    Если же у вас утром всегда есть масса мелких задач, которые нужно решить, вы просто даете себе полчаса, ставите таймер. И за эти полчаса выполняете задачи организационного характера: согласуете время встреч, делаете звонки, даете поручения сотрудникам, составляете и согласуете планы на день.

    То есть задачи, без которых день не начнется. А затем уже по-возможности ставите телефон на беззвучный режим и час посвящаете своим приоритетным задачам. Здесь как раз отлично действует «Метод помидора». Работаем без отвлечений 25 минут над приоритетной задачей, затем выныриваем, оглядываемся вокруг, смотрим, что еще из задач прилетело и требует вашего внимания. Не надо ли сменить приоритеты?

    С приоритетными и рутинными задачами разобрались.

    4. Пожиратели времени

    Вы сами знаете свои грешки:кто-то сидит в соцсетях, бессмысленно ставя лайки во фендленте, кто-то «зависает» в разговорах или перед телевизором, кто-то не умеет сказать «нет» и реагирует на все внешние раздражители, выполняя чужие желания, а не свои. Поэтому в план на день стоит включить одну задачу по работе с таким поглотителем. Просто ставим в план пункт: «Избегать поглотителя». Например, соцсети. Обращая внимание на важный для вас показатель, вы включите внутренний будильник и станете более осознанно использовать время.

    5. Ритм

    У каждого из вас есть свой ритм. Кто-то жаворонок,а кто-то сова, кто-то марафонец и в силах делать длинные забеги, а кто-то спринтер, как я — высокопродуктивен, но в короткое время. Исходя из понимания себя, вы планируете свои дела. Жаворонкам лучше ставить самые сложные приоритетные задачи на утро, совам — во второй половине дня.

    Марафонцы прекрасно работают 3-4 часа подряд, спринтеры дают резкий старт и могут выдать максимальную продуктивность в течение часа-полутора, а потом быстро выдыхаются, поэтому им лучше планировать работу блоками. Таким образом, зная свой ритм, поставьте в план самую трудную задачу, с самым высоким приоритетом на то время, когда вы наиболее продуктивны. А простые рутинные задачи, не требующие больших усилий, смело ставьте в «непродуктивные» часы.

    Итак, добавляем в план сложную задачу с высоким приоритетом в высокопродуктивное время. Задачи с низким приоритетом объединяем в блоки и делаем в низкопродуктивное время.

    6. Отдых

    А теперь самое главное и самое любимое: ваш отдых! Думали ли вы, что планирование можно начинать с планирования отдыха? Для чего? Нейл Фьоре предложил нам замечательный инструмент «Анти-расписание». Что это такое? Многие из нас терпеть не могут делать план дня. Чтобы как-то себя замотивировать, рекомендую использовать этот прием.

    Итак, прежде, чем планировать свою работу, запланируйте свой отдых — решите, как вы будете восстанавливать энергию в течение дня и внесите это в свой календарь:

    • свободное время, отдых и чтение;
    • пятиминутки в течение дня
    • занятия спортом: танцы, бег, фитнес;
    • встречи с друзьями и близкими;
    • обучение, мастер-классы и время для хобби.

    Чем больше вы качественно отдыхаете, тем более продуктивными и энергичными вы будете. Здоровье и восстановление душевных сил должно стать для вас приоритетом. И вы должны вносить его в свое расписание перед тем, как планировать работу.

    Более того, если вы вносите отдых в свой календарь, вы избавляетесь от обманчивого ощущения, что времени много. Это позволяет вам быть более сконцентрированным на задачах и не распыляться.

    И что самое приятное, антирасписание делает планирование приятным :). Попробуете?

    Антирасписание работает как вознаграждение за праведные труды и вы знаете, что если сделаете приоритетные задачи, наградите себя заслуженным отдыхом.

    Ну что, давайте подводить итоги. Вот самые основные этапы планирования дня.

    Несложно, но эффективно. Продуктивных вам дней на этой неделе!

    Будут вопросы — пишите!

    Саморазвитие#Планирование#Приоритеты#Тайм-менеджмент#Цели

    Интересные комментарии

      Инна
      6 лет

      Елена, у вас замечательная статья.

      Самое приятное что вы первый человек который не просто даёт читателю какие-то фишки, а предлагает подстроить их под себя. Как правило эту важную деталь очень много упускают. Но я считаю ее чуть-ли не самой важной. Ведь планировать свою жизнь без учета собственных предпочтений и особенностей — как минимум не эффективно. К тому же ваша статья вышла очень вовремя лично для меня. Я как раз закончила разработку своего ежедневника и начала его наполнение. Параллельно я продолжаю искать какие-то интересные и новые вещи касательно планирования.

      Кстати, довольно простыми для меня оказались пункты 3 и 4 (час силы и пожирателе времени). Что само по себе стало для меня большой не неожиданностью. Ведь, казалось бы что может быть труднее чем отказаться от сна и соцсетей. Но жизнь вносит свои коррективы. Час силы у меня получился случайно. Просто домашние встают и уходят на работу раньше меня, а просыпаемся мы вместе, вот у меня и остается время для себя. Это действительно удивительно сколько можно успеть за столь короткое время. Отказаться или свести до минимуму время в соцсетях мне помогла все та же рутина. Я просто теперь делаю её когда нечем заняться (когда нет срочных дел о появляется вроде как свободное время). Кстати если рутину перестать так называть, то и взгляд на неё меняется. Я называю это мелкими делами, которые освобождают меня. Я про моральную свободу, ведь спадает мини камушек с шеи о том что я что-то должна сделать и постоянно откладываю. Более масштабные дела выполнение которых перерастает (или может перерасти) в рутину я считаю незавершенными делами. И дальше уже дело техники как говорится.

      Сейчас пробую на себе ваш вариант планирования дел с учетом своего ритма. Я жаворонок до обеда и сова после 23:00. Звучит странно но это правда. Зато теперь я максимально сделать все сложные задания в первой половине дня, ведь после обеда мой мозг отказывается воспринимать что-либо. Творчество и развитие у меня поздно вечером, когда домашние спят а вокруг тишина и спокойствие)

      Также я мысленно выделяю (или пытаюсь выделить) себе наиболее важные дела на сегодня, которые способствуют приближению к цели. И каждый раз когда я их выполняю, я получаю неимоверный заряд силы и вдохновения на остаток дня и наследующий день.

      Самое трудное для меня это планирования отдыха. ну вот никак не получается. Постоянно есть какие-то дела и я нахожу чем себя занять. Но я активно пытаюсь это исправить.

      Спасибо вам большое за хороший материал!

      Елена Клишина
      6 лет

      Инна, добрый день! Большое спасибо за такой содержательный отклик и за интерес к теме! Здорово, что вы уже практикуете «Час силы», главное, не «отнимайте» это время от качественного сна, чтобы были силы на свершения. В четвертом модуле как раз про это написала. Спасибо за метафору про мелкие дела, дающие свободу «камушек с шеи». Согласна абсолютно, как корабль назовешь, так он и поплывет). Планирование отдыха можно начать с «Дневника энергии», технику заполнения которого я описываю в четвертом модуле. Как только вы поймете, какие занятия дают вам энергию и приводят в ресурсное состояние, когда есть силы на реализацию целей и на саму жизнь, вам лекго будет вставить в свой план дня эти занятия. Так мы и запланируем отдых. До встречи на следующем модуле. Еще раз спасибо вам за развитие и интересные комментарии!