26 сентября 2019

Идеальный бутерброд тайм-менеджмента: помидор, салями, швейцарский сыр

9508 просмотров

Ольга Дробышева
Работаю как менеджер проектов и продуктов в Малайзии и Австралии. Работа научила меня, что значит быть лидером, создавать команды, общаться с людьми, работать продуктивно и эффективно. Люблю путешествовать и общаться с людьми со всего света. Это открывает много интересного о себе — самые интересные в жизни открытия. Энтузиаст личностного роста и развития как в личной жизни, так и в профессиональной, ибо считаю, что одно неотделимо от другого.
  • vk.com/id11066015
  • my.linkedin.com/in/olgadrobysheva
  • Умение создавать списки дел и знание техник постановки целей еще не является гарантией того, что дело будет сделано.

    По себе знаю. Задача может «сидеть» в списках днями, а то и неделями, вызывая раздражение и чувство вины.

    Вдоволь насладившись муками самобичевания за малопродуктивность, я захотела разобраться, почему же так происходит.

    Размышления над собственным опытом помогли выделить следующие причины:

    1. Отсутствие внимания. Социальные сети, письма, чаты, постоянно выскакивающие здесь и там оповещения никак не способствуют фокусировке внимания. Каждое сообщение кажется важным, на него хочется ответить, прочитать пост, посмотреть комментарии... И день потерян.

    2. Ожидание вдохновения, особого настроения. А муза, как известно, особа ветреная. Так что дела откладываются.

    3. Боязнь сложностей, трудностей. Даже если мы знакомы с процессом в целом, комплексные задачи пугают нас. Особенно если дело монотонное и мало интересное (как, например, написание дипломной работы). Поэтому дело откладывается под разными предлогами.

    4. Неопределенность, неясность. Задача поставлена, а как подойти к ее решению — непонятно. Неясно, с чего начать. Вот мы и не начинаем вовсе.

    5. Многозадачность. Попытки делать несколько дел одновременно приводят лишь к снижению продуктивности. Я точно не Юлий Цезарь.

    Это как замкнутый круг: неуверенность и поиск вдохновения порождает чувство вины за несделанное, нереализованное, что никак не способствует уверенности в себе и правильному настрою.

    Что же делать-то? Я всегда была настроена на поиск решений. Однако сложные техники и пухлые книги по тайм-менеджменту никак не хотели усваиваться в условии глубокого разочарования в себе. Помогли три техники, основанные на простых принципах: простота в применении и «сделать это быстрее, чем успеешь об этом подумать».

    Помидорка для внимания

    Техника основана на таком простом инструменте как кухонный таймер в виде помидора. Принип Pomodoro был описан Франческо Чирилло более 30 лет назад и с тех пор помогает невнимательным людям сфокусироваться.

    Данная техника хорошо подходит для креативных задач, мозговых штурмов, задач по написанию текстов (от статей до коммерческих предложений и даже спецификаций), изучению и анализу материалов и документов, исследованию и поиску информации. Применение техники также помогает не уйти с головой в одну задачу и не потратить больше времени, чем нужно.

    Всю работу можно разбить на помидорки по 25 минут. Для этого есть всего несколько правил, чтобы оставаться продуктивными и энергичными:

    • Не забывайте отдыхать по 3-5 минут между задачами. Неплохо пройтись, налить себе чаю, поболтать с коллегой, подготовить все необходимое для следующей задачи. Не выходите в соцсети!
    • После четырех сессий сделайте более долгий получасовой перерыв или сходите на обед.
    • Заранее решите, что будете делать и что вам для этого потребуется. Время на подготовку не входит в 25 минут. Но и не растягивайте подготовку. Если требуется значительное время, чтобы приготовить все необходимое — выделите отдельную «помидорку» на это.
    • Мне нравится чередовать разные типы задач, если нет необходимости выполнять связанные между собой задачи. Например, разбавляю тяжелый умственный труд трудом физическим, написание текстов встречами. Кстати 25-минутный таймбокс хорошо работает для встреч с коллегами, помогает придерживаться повестки дня и не «растекаться мысию по древу».

    Регулярная практика техники помидора помогает преодолеть писательский блок, выработать «креативность по требованию», справиться с прокрастинацией.

    Нарезка салями

    Как мы нарезаем колбасу на стол для гостей? Правильно, тоненькими кусочками. То же самое можно делать с задачами! Все гениальное просто.

    Несколько правил «нарезки»:

    • Каждая подзадача должна иметь четко сформулированный результат. Убедитесь, что не разбили задачу на полпути.
    • Старайтесь распределять задачи во времени учитывая их взаимозависимость. Результаты предыдущей задачи внесут хороший вклад для последующей.
    • Следуйте плану. Не перепрыгивайте через задачи, если они вам не нравятся или кажутся скучными.

    Техника хороша как для решения текущих личных и рабочих задач, так и как подход к мелким проектам. Помогает выделить детали и получить больше ясности, наметить четкий путь, по которому проще идти к достижению результата.

    Как дырки в сыре

    Что делать, когда нет четкой картины выполнения задачи и невозможно детально разбить ее на подзадачи (много неизвестных, переменных), сложно распределить задачи во времени, определить их зависимости? Тут мне на помощь пришла техника Алана Лакейна — Швейцарский сыр. Вообще, это моя любимая техника, так как допускает некую хаотичность, творческий подход. Да и задачи, которые приходится решать ежедневно, чаще всего содержат множество неизвестных.

    Интересно, что как только в сыре-задаче появилась первая дырка, на ум приходит следующая подзадача, которую можно решить. Если не приходит, сделайте небольшое усилие. Пара выполненных микрозадач подтянут третью. И четвертая уже наполовину сделана. Результаты сделанного постепенно будут проливать свет на то, что было в тени, переменные будут отпадать сами собой, и задача будет становиться все четче и яснее.

    Чтобы не сбиться с курса, можно использовать графические инструменты: нарисуйте задачу (можно прямо в виде сыра) и вписывайте в него решенные микрозадачи и нерешенные вопросы. Хорошо помогают mind-maps, где разными цветами можно обозначать решенные и нерешенные вопросы, неизвестные и переменные.

    Использовать эти техники можно по отдельности и смешивая. Так я и делаю с большим успехом и удовольствием. Во всяком случае, еще никто не догадался, что я — Великий Прокрастинатор :)

    Удачи вам в реализации ваших задач!

    Саморазвитие#Инструменты#Продуктивность#прокрастинация#Тайм-менеджмент

    Интересные комментарии

      Александр Шураков
      5 лет

      Самое полезное в статье — последний большой абзац, про эмоциональную окраску задач

      Я посмотрел на себя со стороны — действительно, периодически я думаю не над тем, как задачу решить, а О самой задаче. И такие думы, с одной стороны, потребляют много времени, а с другой — только отдаляют меня от решения

      Ценный абзац

      Ольга
      5 лет

      Плюсую к предыдущиму комментарию. У меня очень много ресурсов съедает именно обдумывание задачи, а не путей её решения или просто решения. Буду теперь ловить такие мысли. Спасибо!