3 июля 2018

Как я планирую свое время

15529 просмотров

Игорь Вознесенский
Преподаватель кафедры социологии и управления Московского автомобильно-дорожного государственного технического университета (МАДИ), бизнес-тренер, специалист по личной и коллективной эффективности. Активист Лиги «Время» и ведущий тайм-менеджмент клуба МАДИ.
  • vk.com/igor.voznesenskiy
  • Когда мне будет 100 лет, как я пойму, что время моей жизни было потрачено не зря? Может быть я буду чувствовать, что потратил свое время мудро, заработав и оставив достаточно денег своим потомкам. А может, будут счастлив, осознавая, что был рядом, помог и служил многим людям на своем пути. А может, мое счастье в исследовании всех уголков Земли, и стоит больше путешествовать сегодня, когда есть такая возможность. А может…

    Современному человеку уже не достаточно просто быть организованным на работе и успевать вести домашнее хозяйство — нужно успеть все на свете, нужно всё время куда-то бежать. Жизнь стала стремительной: самолеты и поезда перемещают нас куда угодно за считанные часы, интернет связал разные части планеты в единую, бесконечно растущую базу знаний, новые книги и фильмы появляются каждый день, за поворотом ждут манящие карьерные возможности, вечером — романтическое свидание или встреча с друзьями, а с утра — новый виток трудовых будней.

    Мгновения, минуты, часы, дни, годы летят мимо, и мы потребляем их с такой же скоростью, как новые серии любимых сериалов, выбрасываем, как сломанные вещи, забываем, как старые игрушки. Слишком заняты, чтобы задуматься о смысле жизни. Слишком устали, чтобы критическим взглядом окинуть результаты своего бытия. Слишком привыкли, чтобы что-то изменить в круговороте рутины бегущих дней. Но жизнь — это не те дни, которые прошли, а те — которые были заполнены смыслом и содержанием.  Как сделать так, чтобы наполненных дней было больше, а размытых серостью забвения меньше?

    В курсе «Стодневка – экспедиция к новому Я» предусмотрена неделя планирования, во время которой участникам предлагается пересмотреть привычные механизмы распределения своего времени и попробовать новые инструменты.

    Вдохновляясь негласным девизом «Стодневки»: «Думай–действуй–делись», я решил посвятить свою первую неделю планирования анализу метода организации задач, который я использую. Плюс написать об этом статью для читателей «Жить интересно!».

    Сразу оговорюсь, что я постоянно пробую что-то новое. Для меня в этом исследовании есть и профессиональный, и личный интерес. Так что описанные ниже техники – не отлаженная и работающая машина, а всего лишь попытка зафиксировать сегодняшнее мое состояние.

    1. Стратегическое планирование (от года и далее) пока дается мне с большим трудом.

    Для этих целей лучше всего подходит MSExcel. Я могу раскидать в табличном виде или в виде блок-схемы свои мысли по долгосрочным проектам или далеко идущим векторам моих жизненных целей.

    Удобной структуры пока не создал, все время кручу, верчу, пробую. Тут и планы гуляют, и их реализация, а уж форма представления, при таком раскладе, тем более никак не устроится. Есть над чем работать.

    Так выглядит моя майнд-карта размышлений о карьерных перспективах – один из примеров стратегического планирования.

    2. Также я постоянно меняю планирование в рамках года. Расскажу, что понравилось и прижилось на текущий момент.

    Опять же с помощью Exel я формирую колесо баланса с объективной оценкой проседающих сфер жизни. Отмечаю вокруг него несколько ключевых задач по каждой из сфер и получаю стратегическую карту года.

    Можно повесить над столом, но у меня этот файл просто открыт большую часть времени на рабочем компьютере.

    В других вкладках этого же файла я подробно расписываю задачи по каждой сфере, которые хотел бы выполнить за текущий год.

    Для наглядности у каждой сферы свой цвет. В соответствующие цвета раскрашены и другие вкладки-таблицы, с детализированной информацией по планам.

    3. Планирование по месяцам для меня малоактуально. В качестве промежуточной точки отсчета мне удобнее брать квартал. Дробить его на месяцы, выставляя задачи на каждый из них, для меня избыточно.

    Формат Стодневки хорош для плавающих аналитических размышлений: «В последующие сто дней я бы хотел сфокусироваться на том-то и том-то».

    Для фиксации прогресса и результатов календарная отметка подходит все же лучше.

    4. Еженедельное планирование я осуществляю с помощью двух инструментов. Первый – Google.Календарь.

    Здесь я планирую все «жесткие» дела: занятия со студентами, деловые встречи, вебинары и прочие мероприятия, привязанные по времени.

    Удобно, что в этом календаре автоматически генерируются всякие напоминалки, например: «Отправить показания водосчетчиков».

    Для скорости (не забыть и держать на виду) могу закинуть в календарь какие-то «гибкие» задачи, которые хотел бы выполнить на этой неделе. Особенно, если эти задачи имеют бюджет времени. Они или ложатся в какой-то конкретный день (и переезжают, если не удалось выполнить), или складываются в субботу/ воскресенье, которые служат импровизированным «накопителем».

    Google.Календарь позволяет задать периодичность и продолжительность тренировок или запланировать еженедельную уборку. Созданные автоматически события сами появляются в еженедельнике – удобно!

    Пока не могу разработать цветовую дифференциацию по Глебу Архангельскому (важное – красным, жесткое – синим, гибкое – зеленым) не прижилось. У меня голубой (цвет по умолчанию) для гибких задач, темно-синим фиксирую жесткие задачи, серым – задачи под вопросом.

    Например, жесткие дела – те, для которых день определен, а точное время еще нет. Желтый цвет – авто-напоминания.

    Думал раскрашивать по проектам или по сферам жизни, но пока не придумал как. Расписание занятий со студентами выделено оранжевым  (на иллюстрацию не попало), но не знаю, оставлю ли так в будущем.

    5. Следующий инструмент – простой лист бумаги. Использую и блокноты, и листы А4 – форма мне не важна, только суть.

    На бумагу в столбик выписываю все, что нужно сделать на этой неделе. Приоритетное или пишу выше, или как-то выделяю (цветом, восклицательным знаком, подчеркиванием).

    Символикой Bullet Journal не пользуюсь. Хотя со временем подобная система меток, может быть, устоится.

    Недельный план обычно просматриваю и дополняю в конце или начале недели, но регулярно. Поэтому специальных ритуалов для работы с этим инструментом у меня нет.

    Как правило, конкретизировать по дням на бумаге не приходится, достаточно недельного плана-подсказки. Если что-то нужно выполнить в определенный день, делаю пометку в Google.Календаре.

    Исключение – дни, когда нужно успеть много разного. Тогда на бумагу выписываются задачи отдельного дня.

    Бумага у меня работает лучше, чем различные ToDo приложения: размышляется хорошо и запоминается за счет моторной памяти.

    Плюс физически приятно отметить завершенное: сделано – вычеркнул, не сделано – будет перенесено в следующий период (если не потеряет актуальность).

    6. Еще одна вариация задач, которые подлежат отслеживанию. Это ритуалы, привычки и прочие процессные дела, имеющие неконечные цели.

    С такими задачами дела обстоят непросто. Есть настрой, без пинка делаю все полезные ритуалы (вроде зарядки или занятий английским). Трекер использую лишь для того, чтобы отслеживать прогресс, а не как средство мотивации.

    Нет настроя – никакая табличка не помогает, и полезные привычки идут боком, точнее я мимо них. Это область моей активной работы над собой, так что я регулярно меняю и корректирую инструменты, пытаясь подобрать наиболее мотивирующую форму.

    Сейчас как раз веду очередную активную переделку и построил в Exel (да, я очень его люблю) большую таблицу-трекер привычек и процессных задачек. Этакая большая диаграмма Гантта.

    Над формой еще работаю, но суть такова: одна колонка соответствует одной неделе в году (итого 52 + индекс в первой колонке). Для удобства визуальной оценки темной обводкой сгруппированы месяцы и кварталы. Строки (или блоки строк) отданы под какую-то привычку, или мелкий достижимый и измеримый шаг в рамках какой-то процессной задачи: по одной строке на каждый необходимый повтор (или одна строка для общего недельного результата).

    Например, бегом я занимаюсь три раза в неделю. Значит, в колонке с номером недели живут три ячейки с необходимым объемом тренировки.

    Английским нужно заниматься ежедневно, поэтому в каждой колонке семь ячеек размечены для отслеживания языковой практики.

    Большие текстовые работы (статьи, рукописи, кандидатская) имеют определенный минимальный объем страничек (или печатных символов), который нужен для регулярного продвижения. Его я тоже разметил в этой таблице.

    Успешное выполнение отмечено окрашиванием ячейки в зеленый цвет, незапланированный пропуск – в красный. Внутри ячеек зафиксирована промежуточная цель, накапливаемый результат или какая-то иная справочная информация.

    Этот инструмент я еще отлаживаю, многое (например, английский), будет отсюда убрано, а что-то, наоборот, добавлено. К этой табличке обращаюсь несколько раз в день, корректируя ее содержание и отмечая успехи.

    Таблица очень наглядная, кругом видны промежуточные цели и сроки их достижения. По тем же тренировкам нагрузка прирастает каждый раз, и так удобнее отслеживать.

    Также видно сочетание с другими процессами. Я занимаюсь не только бегом, для гармоничного развития его нужно синхронизировать с плаванием и занятиями в зале.

    Пробую по принципу Гантта полосками размечать продолжительность некоторых проектов. Например, Стодневка размечена до конца февраля, или терапия от аллергии будет с февраля по май. Правда, пока не решил, стоит ли все это соединять в одной таблице. С одной стороны: вся карта года сразу перед глазами. С другой, как бы не вырастить «монстра».

    Для отслеживания задачек по принципу «Один или несколько раз в неделю» инструмент получился очень удобный, хотя есть, что доработать. Но задачкам «Несколько раз в день» в нем места нет. С ежедневными повторами (как в случае с английским) тоже не все гладко.

    Большую часть каждодневных рутин я поделил на два ритуала «утро» и «вечер», а табличку-трекер распечатал и повесил в гардеробном шкафу. Как раз утром и вечером он открывается, заодно можно отметить успехи. Возможно английский тоже «переедет» из недельного трекинга в ежедневный.

    Нужно отметить, что в этой области каждодневных привычек у меня больше всего «прогулов», значит, нужно и дальше работать над собой и/или менять (настраивать) инструменты отслеживания и мотивации.

    На фото лист, начатый в конце ноября-декабре, которые я проболел, и мне было не до трекинга. Затем стандартный заброс на новогодние каникулы, и успешный пока что рестарт в новом рабочем году. Свои слабые места видно сразу, не скроешься. К вопросу, почему нельзя начать новый год с чистого листа – потому что былые «заслуги» никуда не пропадут.

    7. Последний инструмент в моей шкатулке тайм-менеджерских штучек – контекстные списки. Сюда попадает все, что практически не привязано к конкретному времени.

    Зато это все зависит от сложившихся внешних условий: место, люди, сезонность, настроение и т. п. В этой области я активно экспериментирую, пытаясь найти наиболее удобную форму.

    Например, списки фильмов к просмотру и книг к прочтению живут в виде…Угадаете? Да! Exel-ких файлов. На одной вкладке – что в планах, на другой – что я уже пропустил через себя.

    Здесь есть место для любой справочной информации: авторы, актеры, аннотации, рейтинги и прочее, а также легкий поиск, инструменты форматирования. Хозяйственные «проекты» (дачные дела, текущий ремонт в квартире, что нужно по обслуживанию машины и подобное) активно мигрирует.

    Какое-то время они жили у меня в отдельных таблицах, потом уехали в Google.Keep. Сейчас в виде списков поселилось в Wunderlist’е (но, вероятно, там не останется). А в Google.Keep остались списки покупок, списки задачек по людям (кому что передать, что обсудить при встрече, чем заняться вместе) и всякие быстрые заметки с мобильника, когда нет бумаги или больших таблиц под рукой (аналог инбокса).

    Лист с примерами заметок по контекстам «В магазине» и «Люди». Цветовая дифференциация помогает быстро считывать информацию.

    «Бездомный» у меня вишлист – часть живет в закладках браузера ссылками, часть попробовала поселиться в Trello (и тоже мимо). Часть – в большой годовой стратегической таблице в Exel.

    Вишлист неоднородный, что-то действительно в планах, что-то лишь заметки для размышлений, поэтому и разорвано по разным местам (но я не путаюсь, а это главное).

    На этом комплект используемых мною инструментов исчерпан. Надеюсь, мой опыт будет полезен читателям «ЖИ!», но все же хочу предостеречь вас от попыток примерить на себя чью-либо систему планирования без серьезной подгонки и перекройки.

    При всей нашей похожести, мы все живем совершенно по-разному: в своем ритме, со своими задачами, расписанием и ценностями. Потому и систему нужно создавать под себя. Велосипед изобретать нет нужды: берем готовые приемы из различных примеров, которые работают и для наших целей. Если нужно, адаптируем их, и пользуемся. Как конструктор: взяли подходящее и построили домик. Свой собственный. Чужой так и останется чужим.

    Это не значит, что новое не нужно пробовать. Читаем как можно больше, исследуем бестрепетно, примеряем на себя смело, анализируем и заменяем при необходимости ­– личная система должна быть гибкой.

    Так что все перечисленные инструменты я использую практически ежедневно. Постоянно корректирую, преобразую, заменяю на другое. На мой взгляд, такой и должна быть любая система личного планирования ­ – насыщенной, живой, меняющейся. Такими должны быть и мы сами.

    Саморазвитие#опыт_стодневщиков#Планирование

    Интересные комментарии

      Мария
      4 года

      Спасибо за статью, Игорь.

      Я очень люблю таблички и гугл-календарь. У меня он разноцветный :) Для этого я завела не один календарь, а несколько с одинаковыми настройками и раскрасила их в разные цвета. Все события из разных календарей отображается в общем и при этом имеют цветовую маркировку. Удобно!

      Не могли бы вы показать (выложить на диск Гугл) образец таблицы с колесом баланса? Я давно хочу такую завести, но не очень понимаю как это можно технически сделать.

      Игорь Вознесенский
      4 года

      Мария!

      Нужно сделать табличку из двух столбцов:

      1) Ваша область жизни;

      2) Её оценка по 10-и бальной шкале.

      Затем на основе этой таблички сделать "Лепестковую диаграмму".

      Получиться как на картинке №2 из моей заметки.

      Если не разберётесь, пишите мне в Facebook - помогу! )