Недавно я сделала о себе такой вывод: в работе я чистый рационал, а в личном развитии часто становлюсь иррационалом.

Рационал любит все разложить по полочкам и придерживаться плана. Иррационал может увлечённо писать тексты до четырех утра, порой не придерживается никакого распорядка, зависает в потоке и не знает, как оттуда выйти, перескакивает с одной задачи на другую и ничуть не переживает по этому поводу. Бывают дни, когда расписание сильно напрягает и давит, отнимает силы. Иррационал внутри начинает бунтовать и предлагает заняться испанским, писать курс, пойти погулять, и задает вопросы, зачем тебе все эти повседневные дела.

Такая раздвоенность здорово мешала мне жить и планировать. Но идти против себя бессмысленно, так что я нашла методы, подходящие обеим сторонам моей натуры.

Я уже писала в «ЖИ!» о том, какую эволюцию претерпела за последние годы моя система планирования (прочитать можно здесь и здесь), вела марафон об Осознанном планировании, в котором можно принять участие и сейчас. Продолжаю рассказывать о своих экспериментах.

1.    Понять, кто я

Итак, во мне уживаются два человека. Преобладает все-таки системный зануда рационал. В привычном состоянии я люблю структуру, последовательность, упорядоченность. Но почему тогда чисто рациональные подходы в планировании у меня не срабатывают? Вероятно, потому, что чистых рационалов не бывает, как и 100% потока творческих задач. Получается, что важно учесть свое личные особенности и помирить внутреннего рационала и иррационала. Пусть они друг друга дополняют, а не конфликтуют.

Я нашла две техники планирования, которые неплохо сочетаются в повседневной жизни.

2. Выгружаем задачи: канбан в работе

Моя проблема была в том, что я не видела прогресс по задачам, что-то могла потерять, а спискам не хватало структуры. Тут даже не одна, а целый комплекс проблем!

Про канбан, думаю, слышали многие. Это методика управления проектами, придуманная компанией Тойота. Смысл техники в том, что в начале проекта команда записывает бэклог (англ. backlog), или весь список задач и договаривается, кто что берёт в работу. Завершение задач обязательно отмечается на специальной доске (реальной или виртуальной) в ходе частых встреч. Доска разделена на три части: задачи бэклога (backlog), в процессе (in progress), сделанное (done). Можно добавить столбик Позже (Later) или любые другие, если это нужно для процесса. Очень просто и отлично ложится на ежедневные дела.

Метод здорово помогает визуализировать процесс, контролировать, чтобы список дел в работе был адекватным. А ещё появилась приятная динамика, когда передвигаешь дела по столбикам. Кстати, существует много программ и приложений, где интерфейс позволяет вести канбан. Я же пока «живу» в таблице и мне её хватает.

3. Оцениваем вес: scrum

На этом трудности в работе не закончились. Однажды я столкнулась со недельным списком из 100 задач и все из них выглядели важными. Более того, дела постоянно прибавлялись и задачи стали походить на снежный ком. Конечно, всегда можно растянуть рабочий день до бесконечности, но я решила пойти по пути оптимизации.

Есть ещё одна методика разработки — Scrum. Основная идея метода в том, что работа разделена на короткие промежутки — спринты, которые длятся от 1 до 4 недель. Важный элемент Скрама — это проведение ретроспективы, то есть подведение итогов спринта и обсуждение выводов. Это позволяет гибко проводить планирование на коротких отрезках времени, а ещё дает возможность расти, улучшая свои подходы с каждым спринтом. Я взяла на вооружение “фишку” метода — это скрам-покер. Каждой задаче заранее присваивается вес из чисел Фибоначчи (каждое число равно сумме двух предыдущих). Не буду углубляться в сам метод, хотя он довольно интересен. Я делала проще, чем предполагается в теории и просто присвоила веса задачам:

1, 2, 3 — небольшие задачки, которые делаются за 2, 3, 5 минут.

5, 8 — задачи покрупнее, минут на 15-20, не сложные.

13, 21 — задачи-тяжеловесы, когда лучше ни на что больше не отвлекаться.

Таким образом, я записывала задачи, давала им оценку и дальше отмечала факт выполнения и общую сумму за день. Пример можно найти здесь.

Я пришла к выводу, что такой метод стоит применять выборочно. Каждый день это будет скучно и затратно по времени. Но когда нужно разобраться с приоритетами и выстроить свой день — это хороший вариант.

4. Добавляем свободы. Французский дневник

В личных делах ни один ни второй метод не сработали. Внутренний иррационал бунтовал против структурной системы. Проблема в том, что на работе есть нужная среда и настрой, чтобы успевать и быть продуктивнее. А в личных делах состояние куда более расслабленное.

Поэтому я изобрела метод французского школьного дневника.

Как было дело :)

Во время недавней поездки на Тенерифе в книжном магазине соседнего городка я увидела тетрадь Cahier de textes. Меня очень привлекла разлиновка и то, что много свободного места. Обычно я не люблю ежедневники, где заранее определено, сколько места должно быть в понедельник, вторник и в воскресенье. Я не сразу поняла, что это французский школьный дневник. Я вышла из книжного магазина и решила, что зайду за ним позже. Но потом сиеста, сами понимаете, всё закрыто :) Дневник больше мне нигде не попадался. Через пару дней я поняла, что у меня уже родилась система планирования в этом дневнике и он мне нужен просто позарез. Мы вернулись и разыскали нужную libreria.

Так я начала свой «учебный год» и теперь  использую французский дневник для планирования обучения, отслеживания прогресса и записи ценных мыслей. Здесь я записываю свой бэклог курсов, вебинаров, подкастов, языков, книг. Когда я беру новый курс, то оцениваю, какими шагами буду мерять прогресс. Например, есть видеокурс из 25 часовых занятий, значит, это 25 маленьких делений. Или, курс состоит из урока + вебинара + домашнего задания, значит, каждое действие заполняет ячейку. Так я визуализирую, где я нахожусь и вижу, если что-то проседает.

Сначала я записываю все курсы и проекты, которые веду:

На этом листе отмечаю прогресс:

Так приятно заштриховывать ячейки!

А здесь я записываю факт действия с датой и комментарием: послушан урок, сделано домашнее задание, прочитана книга, проведена тренировка или освоен новый рецепт. Дневник школы жизненных навыков, но без строгости и оценок :)

Важный принцип системы: здесь отсутствует чек-лист на каждый день. Можно вообще ничего не делать, а можно выполнить сразу десять действий. Список обязательных дел вызывает во мне сопротивление и желание делать что угодно, но только не по чек-листу. Идея в том, что я вообще не планирую, что делаю сегодня или завтра. У меня есть наглядный список проектов и курсов, с понятным объемом задач. И, честно, руки сами тянутся к нужным делам и я спешу заполнить дневник.

Здесь нет цели «сделать всё», и я буквально отдыхаю в таком планировании. Забавно, что во мне включается дополнительная мотивация, когда я вижу, что дело движется. И я испытываю радость, когда записываю результат от незапланированных действий :) Если какие-то дела не движутся, то это не страшно. Значит, они пока не важны и ждут своей очереди.

Рационалы, кто читает эту статью, поделитесь, как вы обычно планируете?

Иррационалы, понравилась ли вам идея французского дневника?

Саморазвитие #Планирование