19 февраля 2016

Марафон «Осознанное планирование». День 19. Планирование для продвинутых

7409 просмотров

Дарья Игнатович
Тренер и консультант по личной продуктивности. Автор онлайн-курса «Формула времени» и онлайн-игры «Удвой свою продуктивность». Опыт работы в роли HR в крупных IT-компаниях (Wrike, Playrix, Яндекс). Уверена, что можно успевать всё — работать и получать результаты, жить, развиваться и отдыхать.
  • how2plan.ru
  • vk.com/dariaignatovich
  • Наш марафон подходит к завершению, и его итоги будут подведены уже завтра. Но напоследок еще несколько полезных лайфхаков, которые я почерпнула у Дэвида Аллена в книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».

    Источник фото: Flickr.com

    Начнем с простых советов по организации пространства

    1.      Вспомните место, где вы обычно работаете, занимаетесь полезными и важными делами. Как оно выглядит? Где вы храните нужные файлы и документы? Легко ли вам найти все необходимое? Логично ли разложены нужные инструменты на рабочем месте и в компьютере? Даже легкий может вызывать желание «раскачаться» перед началом работы и оттягивать этот неприятный момент. Посвятите полчаса-час разбору завалов своего физического пространства. Вам станет гораздо приятнее начинать свою работу и будет легче дышаться.

    2.      Есть ли у вас место, где вы думаете, планируете, рефлексируете? На что оно похоже? Способствует ли обстановка творческому процессу? Если нет, как это можно изменить? Подумайте, где бы вам действительно хорошо думалось и мечталось.

    Теперь перейдём к организации дел. Почему это так важно? Дела — это более обширное понятие, чем наши любимые цели и задачи. Как раз сюда входит рутина, несделанное или недоработанное и просто забытое, но важное. Согласитесь, легко начинать и вдохновляться идеями, но только на этом далеко не уедешь. Как не утонуть в потоке дел?

    3.  Использование календаря. Звучит банально, но его можно использовать гораздо более эффективно, чем мы привыкли. Основная задача состоит и в том, чтобы занести в календарь все те дела, которые хотите выбросить из головы и вернуться к ним позднее. Туда могут относиться не только назначенные встречи и события, но и катализаторы принятия решения и возможные мероприятия. Например, подумать о получении образования, или спланировать будущий дом и т.п. В голове освобождается немало места, ведь вам не приходится держать в уме столько разных тем и идей. И теперь вы уже точно их не упустите и не забудете.

    4.      Попробуйте вести чеклисты, к которым будете регулярно возвращаться и обновлять. Это творческое задание и набор списков зависит только от вас. Сюда могут входить ваши ценности, профессиональное, черты характера и их развитие, клиенты, повседневные дела, списки для поездок и т.д. Списки неплохо помогают упорядочить хаос не только повседневных дел, но и мыслей о вашей жизни.

    Расскажите в комментариях, что понравилось вам из предложенных советов?

    Саморазвитие#Планирование

    Интересные комментарии

      Ольга (Харьков)
      6 лет

      Книга Д. Аллена была когда-то моей первой книгой по организации времени и пространства. Но...хватило меня не на долго. Я не смогла внедрить то, о чем прочла, и забросила... Успокоилась. тем, что мне это не стольважно, я - творчески живу, и в непосредстваенности - моя сила. Отчасти, так оно и есть. Как только я перестала ругсть себя за несобранность, непоследоватлельности нарушение обязательств, жизнь наладилась. Стала и стройнее, и прождуктивнее. Ключевое - не ругсть себя...

      А сегодня...

      Читая совреы Д.А. я с удивлением обнаружила, что...многие из них использую, и с удовольствием, и как так и надо! Вот она, сила таланта! Наверняка, у него взла, переварила, потом "за свое себе быдала и - делаю!

      Супер!

      Итак, по пунктам, чтобы не быть эмоционально-голословной...

      1. Место. Есть привычка регулярно наводить порядок на рабочем месте, реже - в компьютере. ПНравится Делаю. 15-30 минут, по таймеру. Но, если честно, не каждый день.

      2. Релаксация. О, конечно! Медитации, Настрои, Релаксации и "помечтать" - это вообще стиль моей жизни. Кстати, когда я увидела свою Потребность в Мечтаниях, Фантазировании и стала себе в этом "потокать" - и деловая, активная часть Жизни стала гораздо круче. А мест для подобных занятий у меня достаточно: лес, сад, газон, камин, любимая комната, кресло...Когда-то я проработала качественно цель "Купить Загородный Дом". И вот, живу в нем.

      Алгоритм Дэвида очень понравился, намерена использовать ( пока, конечно именно так не делала)

      3. Календарь не использовала, буду учится.

      4 Чек листы обожаю, делаю...

      Даша, конечно, мне нужна Ваша Консультация. Если мне повезет и я войду в четверку счастливчиков - с радостью приму Ваш Подарок. Заранее Благодарю

      Даша Игнатович
      6 лет

      Ольга, насчет Дэвида Аллена - согласна, что книга не самая легкая. Наоборот, местами очень занудная и дотошная :)) Такие книги лучше сканировать в поисках нужных вам ответов. Тем более, всегда можно перечитать и обогатить свое понимание.

      Даша Игнатович
      6 лет

      Ольга, приглашаю вас продолжить участие и организовать консультацию по скайпу.

      Давайте договоримся о деталях в Фейсбуке, ссылка на мой профиль под заголовком статьи.

      Если вдруг не пользуетесь Фейсбуком, то можем договориться Вконтакте, по почте или сразу в скайп постучаться.

      Елена
      6 лет

      Добрый день! Сегодня в заключительный день марафона хочется подвести итоги того что я сделала и к каким выводам я пришла!

      1) Сейчас я нахожусь в процессе анализа всех своих целей и действий на предмет приверженности их стереотипам. Проработав основные свои цели печально осознавать, большинству из них я стремлюсь не по собственному желанию. Это цели моих родителей, а я их выполняю чтобы не огорчать их.

      2) Даша, Вы меня подтолкнули к осознанию что планирование вплотную переплетается с пониманием себя и своих ценностей! Теперь я поняла, что неудачи в планировании как раз и были связаны с тем что плохо знаю сама себя!

      3) Моя копилка пополнилась действенным способом работы с хаосом в голове! Это оказалось очень легко и просто!

      4)Пытаюсь не забывать добавлять в ежедневный список занятий, занятия которые приносят удовольствие. (Хоть и с трудом но список из 20 пунктов был составлен). вот теперь ежедневный просмотр коротких вырезок КВН невероятно заряжает меня энергией!

      5)Теперь у меня есть своя маленькая группа поддержки (мой парень)! Конечно ему до коуча далеко))Ну и я его приобщаю к планированию! (Тоже составлял свой список любимых занятий)

      6) Познакомилась с инструментом планирования Evernote. Пока нравится!

      Я сейчас только в начале пути изучения себя и внедрения планирования в сою жизнь.

      Я бы была счастлива, если бы появилась возможность поработать с коучем в этом направлении!

      Даша, Болшое спасибо за марафон! Много ценных советов и идей, которые я с удовольствием испробую!

      Даша Игнатович
      6 лет

      Елена, очень рада, что пришло осознание про понимание себя. План - это лишь инструмент, он очень пластичен и сильно зависит от "верности" наших целей, а цели от ценности и осознания себя.

      Здорово, что вы так быстро всё схватываете и пробуете, значит, результат не за горами :)

      Даша Игнатович
      6 лет

      Елена, рада предложить вам коуч-сессию по скайпу!

      Давайте договоримся о деталях в Фейсбуке, ссылка на мой профиль под заголовком статьи.

      Если вдруг не пользуетесь Фейсбуком, то можем договориться Вконтакте, по почте или сразу в скайп постучаться.

      Anna
      6 лет

      Даша, добрый день.

      Благодаря этой статье я всё-таки заказала сто в икеа ))) Сейчас в моем жилище нет рабочего места, и уж тем более места для идей и вдохновения. Я о нем мечтаю и рисую образы, каким оно будет. Поэтому, покупку стола я откладывала уже очень много раз, ссылаясь на то, что сейчас у меня съемное жилье. Но вот, прочитала статью и поняла, что жить мне так еще год уж точно, а место мне нужно. Поэтому, ура!, у меня будет стол. Будем начинать с малого. Спасибо за статью и за воображаемый «волшебный пинок» к цели :)

      Елена
      6 лет

      Анна, у меня тоже давно есть такая мечта купить удобный стол))) Вы меня вдохновили!! Тоже закажу, РЕШЕНО!!)

      Anna
      6 лет

      Елена, это здорово! Вы не поверите, но у меня в списке задач плана был пункт «Вдохновляться и вдохновлять других» :) Вот уж точно, не в бровь, а в глаз! Желаю Вам выбрать самый классный и подходящий для вас стол!

      Даша Игнатович
      6 лет

      Анна, Елена, забавно, что статья сподвигла вас купить стол :)) И правда, созданные условия и среда неплохо подтакливают нас к размышлениям и работе

      Таня
      6 лет

      Даша, а вы не могли бы подробнее про пункт " чек- лист". Не совсем поняла. У меня понятие связано с котролем выполяемых заданий. спасибо

      Даша Игнатович
      6 лет

      Таня, чеклистом может быть любой список, состоящий из пунктов. Например, это может быть список любимых дел, по которому полезно пройтись. Или список черт характера, которые хотите проработать. Необязательно это список дел на день, хотя и он тоже может быть)

      Daria
      6 лет

      Здравствуйте!

      Вы правы, стол очень важное место для работы! Я иногда прихожу в офис на выходных, чтобы поработать над своими нерабочими делами. Поскольку живу не одна, дома обстановка не сильно рабочая. В скором времени думаю сделать личный кабинет дома, где никто не потревожит.

      Мне в своё время не очень понравилась книга Аллена, всё из-за главы о делегировании. Где он призывает либо сделать дело за 2 минуты, либо делегировать его. К сожалению, великое множество задач не решается за две минуты, делегировать их некому, а устанавливать жёсткий дедлайн бесполезно. Кое-какие дела требует глубокого погружения, длительных раздумий и вдохновения, а не просто автоматической реализации. Хотя идея перенести ВСЕ дела и заботы на носитель действительно хорошая.

      Спасибо за марафон, было действительно интересно и я рада, что марафон получился осознанным в плане куда идём и зачем. Продолжаю дальше работать над своими целями, энергии только поприбавилось!

      Анна
      6 лет

      Ой, Дарья, согласна с Вами по поводу делегирования! Особенно по работе! Так получилось, что я оказалась председателем предметной комиссии, в которой работают целых три пожилых человека, и один из них очень-очень пожилой. Работы компьютерной у нас много, и приходится часто не то, что не делегировать, а и выполнять работу за них, так как если они уволятся на пенсию, то двоим будет не на что жить (пенсия маленькая), а один умрет без той дозы восхищения и обожания, которую получает на работе.

      Даша Игнатович
      6 лет

      Соглашусь, что Аллен больше про технические методы планирования, как и Архангельский. Поэтому он появился в конце марафона, чтобы обогатить свой план инструментами. И он местами очень дотошен, поэтому такие книги лучше сканировать и выуживать самое полезное для вас в данный момент.

      Анна
      6 лет

      Я уже запланировала ремонт на апрель(сломать кое-что:)) , чтобы расширить рабочее пространство. Стол мне нужен больше, и вообще организация места рабочего должна быть осознанной. То есть я сделаю так, как мне нужно, а не "ну как получилось, так все и расставили". Формировать обстановку будут ОТ рабочего стола, а не впихивать его в свободный угол.

      Всевозможный список дел я веду в трелло, это первая табличка - куда все валится. Затем либо удаляется, либо переносится в нужный список.

      Это и подстегивает, и позволяет на самом деле увидеть - чем ты живёшь.

      В календарь я заношу встречи, и сейчас начала заносить планы, но пока не очень получатся.

      Чек-листы тоже начала вести во время марафона, в трелло - там отмечаются ежедневные и еженедельные дела, затем их сведу в таблицу - сколько % было сделано - так буду отслеживать динамику.

      У меня есть прекрасное место для релаксации, только оно "опорочено" использованием планшета и телефона, вернее - бесполезного серфинга. Я уже сама с собой договорилась, что это место не будет таким образом использоваться, а для "потупить" я выделила себе неудобное место - оно же стул в проходной комнате.:) много не "натупишь."

      Мне очень понравился это марафон - первый, в котором я приняла участие. Это то, что было нужно мне в данный момент жизни - я прошла его от начала до конца. Конечно, осталось много белых пятен, так что я была бы рада продолжить работу. Как пелось в одной известной песне: "Выбери меня, выбери меня - птица счастья завтрашнего дня!" :)

      Даша Игнатович
      6 лет

      Да, Трелло как раз неплохую логику для организации дел задает.

      Очень понравилась ваша идея неудобного места для задач на "потупить" :)) Так и от привычки можно себя отучить. Верно говорят, что для получения полезных привычек нужно создавать среду, и ведь то же самое работает и для избавления от ненужных привычек!

      Рада, что вам был полезен марафон! Это хороший формат, который запускает важные процессы. Я и сама люблю в таких вещах участвовать :)

      Даша Игнатович
      6 лет

      Анна, рада предложить вам коуч-сессию по скайпу!

      Давайте договоримся о деталях в Фейсбуке, ссылка на мой профиль под заголовком статьи.

      Если вдруг не пользуетесь Фейсбуком, то можем договориться Вконтакте, по почте или сразу в скайп постучаться.

      Анна
      6 лет

      Здравствуйте! Спасибо! Использую чек-листы (делю на ежедневные дела, еженедельные, ежемесячные), список всего-всего пока не пробовала, для этого нужно время, причем я не должна быть ничем занята, и желательно, чтобы дома никого не было. По поводу стола - увы и ах!! Очень хочу, пока не удавалось, но с сегодняшнего дня занесу и в список всего-всего, и в чек-лист.

      Даша Игнатович
      6 лет

      Кстати, это может быть и не стол, а любимое кресло или особое место на кухне :) Или оборудовать широкий подоконник - разные варианты)

      Татьяна
      6 лет

      Как знала) , вчера вечером составила список "всего- всего" что носила у себя в голове, разобрала их по сферам своей жизни. Оказалось, так много всего надо сделать, практически набралась целая тетрадь, и это только дела на следующие три месяца, и это много всего я держала у себя в голове. Понятно, отчего приступы паники на меня набрасывались. Да, организация рабочего стола это важный момент, лучший вариант это отдельный кабинет. Пока удается от домочадцев скрываться на кухне.

      И, если Вы мне и далее поможете мой деревянный хлипкий мостик мечты превратить в широкую мостовую, буду благодарна.

      Даша Игнатович
      6 лет

      Татьяна, здорово. Теперь стало понятно, в каких случаях методика Аллена особенно помогает. Другими словами, он больше про навык завершения дел, тогда они не будут так сильно копиться.

      Кабинет может состоять как из стола, так и удобного подоконника или любимого кресла. Главное, чтобы было "думательное пространство" :)

      Даша Игнатович
      6 лет

      Татьяна, готова предложить вам коуч-сессию по скайпу. Продолжим начатые процессы и закрепим полученный опыт.

      Давайте обсудим детали в Фейсбуке, ссылка на мой профиль под заголовком статьи.

      Если вдруг не пользуетесь Фейсбуком, то можем договориться Вконтакте, по почте или сразу в скайп постучаться.

      Мария
      6 лет

      Всем здравствуйте! Только сейчас увидела, что мой комментарий не добавился вчера...

      Пишу снова)))

      Даша, самое главное, хотела бы сказать огромное спасибо! Книгу поставила в свой список книг для обязательного прочтения. Пока читаю Ваш первый совет)

      По поводу места... дома такого места нет, к сожалению... Но теперь я серьезно задумалась на эту тему! БОльшую часть вопросов умудряюсь делать на работе))) тут у меня все под рукой) все очень удобно.

      Кстати, никогда не думала об этом, но сейчас впечатлилась идеей чек-листа. Мне понравилось.

      Для меня это было первое подобное мероприятие, ооооочень понравилось!

      Конечно, я не стала еще идеально планировать! НО, мне очень понравилось это делать!

      И для себя поняла, что лучше маленькими шажочками по чуть-чуть, но продвигаться все вперед и вперед!

      Словом, Даша, огромное спасибо! Было очень интересно! И очень полезно! Я для себя узнала много нового!

      Буду рада участвовать и в других Ваших марафонах! Уверена, что они еще будут)))

      Успехов Вам, Даша!

      Даша Игнатович
      6 лет

      Мария, рада, что марафон был полезен! Новые проекты обязательно будут :) Я и сама люблю в таких мероприятиях участвовать.

      Книга Аллена больше о "техническом" планировании. Там нет про цели, поиск ценностей и себя. И совсем мало про творческие задачи, которые требуют нестандартных подходов и размышлений. Скорее про нескончаемый поток дел и способы его организовать. Мне помогло сканирующее чтение, так как это 300 страниц и очень дотошно про организацию списков)

      Андрей Ник
      6 лет

      Рабочее место – обычно – в чистоте и пустоте. За исключением рабочих документов или записок. И за исключением случаев, когда надо готовить какие-нибудь «сводные» документы. И это мне реально помогает: меньше отвлечений. Вот документ – и его надо проработать. Отработал, убрал, взял следующий…

      Особого места, где – думать, мечтать, рефлексировать – нет. Это может быть и место с компьютером, это может быть и прогулка. И – прошу прощения – диван…

      Методикой Дэвида Аллена пользуюсь уже больше года. Применяю её при работе с входящими сообщениями электронной почты и поступающими документами. Правда, использую не «классические» 2 минуты, а три. Методика для меня – реально действующая и помогающая. Наибольшей проблемой (для начинающих) мне представляется система хранения информации: её надо очень внимательно продумать - чтобы можно было документ (или файл) быстро и без вопросов переместить на хранение, а потом – быстро и без вопросов – найти.

      И календарным планированием занимаюсь. Кроме всего прочего он еще «отрезвляюще» действует: в сутках – всего 24 часа, вычитаем (max) 8 часов на сон, и еще 4 часа – на всякие непредвиденности. И в оставшееся время надо попытаться «впихнуть» рабочие и личные необходимости и еще свои «хотелки»!!!

      Чек-лист веду. Точнее – отчеты. В ежедневном режиме, начиная с 9 февраля. И мне это занятие пока что очень даже нравится! И – помогает! Ведь для того, чтобы ЗАПИСАТЬ итог, надо этот итог продумать, осмыслить… А без записи «думалки» у меня получались довольно поверхностными. И очень быстро забывались…

      Даша! Спасибо Вам за этот марафон. Для меня - в связи со всем этим - проявился целый ряд "побочных эффектов" (ценных и нужных).

      И - большое спасибо всем участникам марафона!

      Даша Игнатович
      6 лет

      Андрей, радостно слышать про "побочные эффекты" марафона! Как раз на них и рассчитывала) Чтобы не только научиться записывать и анализировать сделанное, но и чему-то научиться, прийти к новым озарениям и пониманию.

      Здорово, у вас всё очень системно и структурно работает. Рада, что вы, обладая очень неплохими навыками планирования, нашли для себя что-то новое в марафоне.

      Дэвид Аллен как раз и пишет, что две минуты - это условно. В жизни может быть и 3, и 5, и даже 10 минут. Главный критерий - это сделанные дела.

      Про количество часов в сутках неделе - тоже хороший прием. Он помогает как понять, что времени мало, так и много, с другой стороны. Использую его иногда, чтобы "обновить" ощущение времени.

      Спасибо и вам за активное участие! Было здорово)

      Заряна
      6 лет

      По организации пространства:

      1-м пунктом пользуюсь, очищаю поверхность стола, тому, что нельзя с него убрать, придаю аккуратный вид.

      2-й пункт – не хватает дома именно рабочего места, думать и мечтать я могу в любом месте, даже на ходу, а вот, чтобы не отвлекаться на всякую ерунду… Помню раньше мечтала иногда о ширме или о шторе с потолка, чтобы раз и отгородить себе пару метров пространства с кусочком окна, а потом убрать, когда не нужно.

      В статье вроде пропущено слово «…и в компьютере. Даже лёгкий может вызывать желание…» Получилось загадочно☺

      Даша Игнатович
      6 лет

      Заряна, спасибо за внимательность)

      Да, местро играет роль. Хотя для всех по-разному. Если вы можете много где сосредоточиться и подумать, то это очень полезный навык!