14 августа 2015

33 факта о планировании

16823 просмотра

Роман Зайцев
Специалист по бизнес-процессам, вопросам и ответам. Профессиональный читатель. Писатель-любитель. Идейный вдохновитель. Триатлет и просто увлеченный жизнью человек.
  • rzbpm.ru
  • О значении планирования не говорил только ленивый. Существует огромное количество «уникальных» рецептов по созданию успешного плана, но мало кто говорит о суровой правде, с которой придется столкнуться.

    Вот вам факты, полученные мною в результате планирования многих работ — от домашних дел до планов стратегического развития компании. Что в них особенного? Все они являются результатом практики. Это «шишки» от «граблей». Это «мозоли» от неудобной обуви. Это, в конце концов, просто чистый опыт. За каждым фактом скрывается целая история и, возможно, я когда нибудь расскажу каждую из них. А пока что просто примите эти факты как есть. Или не принимайте. Выбор за вами.

    1. Ни один план не может быть выполнен на 100 %. Причина проста: мир настолько сложен, что мы не в состоянии учесть всех факторов. А значит и не способны составить «железный» план.

    2. Проверить эффективность плана можно только по факту выполнения. План без реализации ничего не стоит. И это вторая причина, почему план не может быть выполнен на 100 % — реализация по факту отличается задуманного.

    3. План, выполненный на 98 % — идеален. Ну, правда.

    4. План должен предусматривать несколько сценариев развития. От катастрофического до очень хорошего. В противном случае, если что-то изменится и все, что вы задумали изначально, пойдет кувырком, вам останется только наблюдать, как ваш проект превращается в руины.

    5. Один мой руководитель считал, что план должен быть точным на 80 %. Он прав. Больше и не надо.

    6. Еще один мой знакомый говорит: чтобы правильно запланировать расходы, надо все детально просчитать в самом плохом варианте и прибавить 30 %. Он тоже прав. И еще раз — должно быть несколько сценариев.

    7. План всегда основан на предположениях, а не на фактах. Иными словами, мы больше НЕ знаем, чем знаем. А значит план — это желаемое будущее. Чтобы он превратился в рабочий инструмент, нужно сильно постараться.

    8. Узкие места плана — там, где вы зависите от кого-то. Поэтому всегда предусматривайте возможность замены «ключевого поставщика». Во всех смыслах.

    9. Планировать можно только то, чем вы управляете. Остальное — домыслы. Поймите меня правильно: планирование — вещь ответственная и очень важная. Поэтому нужно избегать «авось». Не занимайтесь планированием домыслов. Планируйте реальные вещи. Превращайте домыслы в реальные вещи.

    10. План должен не только отображать ЧТО нужно сделать, но и КАК нужно сделать и что в итоге получить. В противном случае план останется лишь красивыми цифрами или графиком на бумаге.

    11. Когда планируете время на задачу, всегда прибавляйте 30 %. Согласно PMBOK (Свод знаний по управлению проектами) нельзя планировать загруженность человека в проекте больше 80 %. Я предлагаю посмотреть еще чуть дальше.

    12. Избегайте излишней детализации. Но и в общих чертах раскидать задачи мало. Делайте план достаточным. Достаточность означает, что вы знаете, что будете делать в любой момент времени.

    13. Чем менее известна область, тем детальнее должен быть план. Если что-то неизвестно — запланируйте работы, которые позволят получить недостающую информацию. А потом внесите поправки в план.

    14. Нижний уровень декомпозиции — задача, которую можно выполнить за один раз.

    15. Избегайте общих слов и расплывчатых фраз. Всегда будьте конкретны. Формулировки задач имеют значение. Из названия должно быть понятно 80 % информации.

    16. План «для себя» должен быть также понятен для других. Нет разницы в том, планируете вы для себя или для других. Всегда делайте план так, чтобы его мог понять «человек с улицы».

    17. Стоимость самого гениального плана — 0. Подумайте над этим.

    18. Тратьте на планирование столько, сколько необходимо, чтобы получить рабочий документ. Ни больше ни меньше.

    19. Не тратьте время на то, чтобы улучшить план, когда все понятно. Помните о предельных издержках — чем большую точность вы хотите получить, тем больше на это потратите.

    20. План меняется по ходу выполнения. Никогда не относитесь к плану, как чему то, выбитому в граните. План может и должен меняться. Понятное дело, без «перегибания палки».

    21. Если план не меняется, вам или очень крупно повезло или что-то идет не так. В любом случае, надо разобраться.

    22. Придерживайтесь принципов SMART. Они реально работают.

    23. Говорят, что план снижает неопределенность. Это не так. План снижает необдуманность и тревогу. Неопределенность создается обстоятельствами. На обстоятельства план не действует.

    24. Причины удач необходимо анализировать столь же тщательно, как и причины неудач.

    25. Работа с рисками плана, это не оценка их вероятности. Это разработка действий в случае их наступления. И добавление их в план.

    26. План должен разрабатываться с теми, кто будет его реализовывать. Если план не будет принят и понятен участникам — пиши пропало.

    27. Лучше плохой план, чем полное его отсутствие. И это тоже верно.

    28. Дайте плану остыть после написания. Никогда не приступайте к реализации сразу. Возьмите небольшой тайм-аут, и тогда вы сможете свежим взглядом увидеть ошибки и недочеты. Лучше их найти сейчас, чем вылавливать по ходу реализации.

    29. Контроль плана — это контроль промежуточных результатов. Себя контролируйте в первую очередь.

    30. Хороший план сегодня лучше, чем очень хороший завтра. Но вы это уже поняли, верно?

    31. План должен отражать и учитывать то, где вы находитесь сейчас. Иными словами, если вы не связали в плане то, где находитесь сейчас и то, куда хотите попасть — самолет не полетит.

    32. Сначала пули, потом ядра. Прежде чем палить из пушек, нужно сначала их пристрелять. Планируете пройти Ironman? Начните с плана пробежки на завтра :)

    33. Делайте первый шаг сразу же, как будете знать, что и второй шаг будет правильным. Этого достаточно. План должен иметь высокую детализацию к началу и низкую в конце. Постепенно продвигаясь вперед.

    Как говорит один из моих любимых персонажей в фильме Форест Гамп, «вот, пожалуй, и все, что я хотел сказать». Есть, что добавить? С удовольствием расширю этот список :)

    Саморазвитие#Планирование

    Интересные комментарии

      Юся
      5 лет

      Четко! Спасибо

      Дмитрий
      5 лет

      Очень хорошая статья, охвачено много деталей планирования, хотелось бы только добавить две вещи:

      Планирование в идеале разделить на 2 части, вечером составить план, утром его отредактировать, это странно, но у меня ощущение, что утренний и вечерний я — совершенно разные люди, которые смотрят на план с двух разных точек зрения, что существенно этот самый план улучшает.

      И второе, обязательно нужно планировать отдых. Включая и перерывы на работе, и вечернее времяпровождение, и особенно выходные. Сначала казалось, что это лишь создаст дополнительный стресс, но на деле качество отдыха многократно возросло

      Кристина
      5 лет

      «...что утренний и вечерний я — совершенно разные люди, которые смотрят на план с двух разных точек зрения, что существенно этот самый план улучшает.»

      А еще утренний выспавшийся и утренний невыспавшийся «Я» тоже существенно разные

      Роман
      5 лет

      Спасибо Дмитрий. Очень ценные замечания, согласен с ними на 100 %

      Игорь
      5 лет

      Вы забыли 34 факт о планировании, а именно: «Хочешь рассмешить Всевышнего — расскажи ему о своих планах!» :) шутка. На самом деле статья хорошая и достаточно полезная, спасибо!

      Павел
      5 лет

      35. Делитесь с Богом своими планами: во-первых, он любит смеяться; во-вторых, может иной раз и подсказать; в-третьих, будет как-то неудобно не выполнять план, вы ж про него Богу рассказали.

      Роман
      5 лет

      Точно точно И спасибо за теплые слова

      Ольга
      5 лет

      Роман, не знаю, насколько понятно смогу сформулировать вопрос, потому что не сильна в теме планирования, — бывают ли в стратегии компании моменты, когда на определенном этапе выполнения плана сильно меняются цели и задачи — например, поставленные становятся либо не актуальными, либо мелкими и требующими расширения? Как поступают в таких случаях? Пишут новый план, или адаптируют старый?

      Дмитрий
      5 лет

      Зависит от масштаба изменений. Небольшие изменения целей включены в стандартную процедуру планирования (планирование — исполнение — контроль — корректировка). Если же меняется миссия организации, коренным образом меняется направление деятельности, то без нового плана не обойтись, хотя это и весьма затратно по времени.

      Роман
      5 лет

      Ольга, если все изменилось настолько резко, значит с планом работали недостаточно. Суть работы с ним и заключается в том, чтобы план соответствовал текущим реалиям. Ответил на ваш вопрос?