1 сентября 2015

К вопросу о личной продуктивности. Часть вторая: о списках действий и концентрации

11729 просмотров

Вадим Бугаев
Основатель проектов «Книги для бизнеса» и «Чтение для практической пользы».
  • read4practice.ru
  • В свое время я перепробовал множество инструментов организации времени и часто не достигал желаемых результатов. Даже если я успевал в течение дня сделать все запланированное, присутствовало ощущение незавершенности. Все поменялось тогда, когда я перестал пытаться управлять временем, а сосредоточился на управлении своими действиями.

    Много полезного взял из книг Дэвида Аллена о GTD, Дэвида Майера об Agile Results и конечно же Pomodoro technique. Трудно представить, каким был бы мой рабочий ритм, если бы не сочетание всех этих инструментов. Впрочем, я постоянно работаю над совершенствованием своей системы, включая в нее новые инструменты. А иногда переосмысливаю инструментарий из недавнего прошлого.

    Например, списки. Это классический инструмент, но сейчас я его использую иначе. Если раньше я старался его растянуть, максимально охватив все свои планы, то сейчас для меня список — это периодическое напоминание о действиях и результатах сегодняшнего дня. Никаких сложных попыток организации времени. Всего лишь три результата сегодняшнего дня, список контекстных задач и списки действий по проектам (которые по времени не организуются, а бюджетируются). При этом напоминаниями пользуюсь очень мало. Меня выручает работа в режиме Pomodoro — тут постоянно фокусируешься на том, чем занимаешься, и делаешь это весьма размерено. А список нужен лишь для того, чтобы быстро переключаться между задачами и действиями.

    Во всем этом есть два важных момента. Во-первых, я четко разделяю периоды обдумывания списка действий и его реализации (иначе в момент выполнения действия всегда возникает соблазн что-то поменять или сделать иначе). Во-вторых, в период обдумывания списка я отсекаю все лишнее — формирую список по принципу «лучше меньше, да лучше».

    Про помидоры и концентрацию

    Всем, кто занят творческой деятельностью, давно известно, что самое сложное и самым важное в процессе работы — концентрироваться. Причем, речь идет не о выборе, выражаясь словами Дэвида Аллена, того или иного горизонта фокусирования. Речь идет о концентрации на самом простом уровне выполнения задач.

    Открыв для себя когда-то Pomodoro technique, я обрадовался — вот оно, то самое, что надо :) Однако, вскоре я столкнулся с тем, что...техника эта вносит много ненужных ограничений. Однако, когда мне в руки попала книга «Тайм-менеджмент по помидору» Штаффана Нетеберга, стало ясно — Pomodoro technique не так ограничена, как мне показалось в момент нашего первого знакомства. И сегодня я подробно расскажу об идеях и инструментах из книги, которые принесли много практической пользы.

    Для начала о том, что представляет собой Pomodoro technique.

    Это очень просто. Выберите самое приоритетное дело из списка дел на день, поставьте таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на этом деле — и только на нем.

    В основе техники лежит простота. Все что нужно — бумага, ручка и таймер. Вот иллюстрация того, как устроен день в рамках техники помидора:

    Каждый день, который вы проживаете по принципам Pomodoro technique, начинается с этапа планирования и заканчивается этапами записи (фиксация результатов ваших наблюдений в протокол — помехи и отвлечения), обработки (превращение результатов наблюдения в ценные сведения — выявления тенденций) и визуализации (упорядочивания обработанной информации таким образом, чтобы это могло улучшить рабочий процесс), а в промежутке циклически проводятся 25-минутные сеансы мониторинга.

    Несколько слов о планировании, записи, визуализации и инструментах:

    Я начинаю планирование с того, что извлекаю из «Реестра дел» дела этого дня и формирую список «Дел на день». Важно отличать реестр дел (общий неупорядоченный список дел, который у меня имеет квартальный горизонт охвата и еженедельное уточнение) от списка день на день (который представляет ваше соглашение с самим собой о результатах сегодняшнего дня). Реестр я веду еженедельно, а список дел на день стараюсь составлять в конце каждого дня. При этом выделяю в списке дел на день три результата дня, с которых и стараюсь начать день. Остальные дела идут самым обычным списком

    Реестр дел — штука хорошая. Однако, его одного недостаточно, сам по себе он не создает никакой мотивации, потому как не является обязательством. Другое дело — список дел на день. Он очень мотивирует. Ведь, по сути, это мое соглашение с самим собой, имеющее четкие временные рамки и четкое описание результатов дня.

    Составлять реестр дел довольно легко. Каждое воскресенье я создаю новую ветку в интеллект-карте [хотя выбор инструмента тут не принципиален — иногда я просто беру чистый лист бумаги и ручку] и составляю реестр дел на эту неделю, описывая ситуацию такой, какая она будет, когда я завершу дело. Идеально, если, работая над этим списком, я делаю это в привязке к квартальному и годовому планам.

    Гораздо труднее ситуация складывается со списком дел, на достижении результатов по которым нужно сконцентрироваться именно сегодня — список дел на день. Трудность тут заключается не только в процессе выбора. А еще и в том, что, приступая к действиям, я периодически задаюсь вопросом: «Занимаюсь ли я сейчас действительно важным делом?»

    Потому я не только начинаю с выбора и оценки важности каждый «помидорный» день (или часть дня), я еще и уделяю немного времени этому процессу в начале каждого (!) «помидора». Для этого просто задаю себе вопрос — является ли это дело все еще важным для меня? И завершив процесс выбора и оценки, я полностью фокусируюсь на короткий промежуток времени на выбранном деле.

    Чередование процессов выбора и оценки важности с сосредоточенностью на деле довольно быстро переходит в хорошую привычку. Мозгу важен процесс контроля. Чередуя процессы, я даю ему возможность сохранять контроль над ситуацией и повысить концентрацию.

    Важно отслеживать динамику дня. Именно для этого существует «Протокол» — место, куда я заношу избранные метрики, чтобы совершенствовать свой процесс. Сейчас я его уже не веду. Однако на начальном этапе он мне сильно помог отслеживать динамику внимания в течение дня. Сейчас я его включаю в рабочий процесс избирательно — когда тестирую новые техники или резко меняю режим дня.

    Отдельно скажу о визуализации. Именно после прочтения этой книги я стал рисовать интеллект-карту дня. Речь о карте, которая составляется по итогам дня и содержит основные его темы. Это не список итогов дня и планов на будущее — для этого существуют другие инструменты. Карта дня — это инструмент для исследования того, чему я научился за сегодня:

    Безусловно, я не составляю такие карты каждые день (хотя было бы неплохо). Однако обязательно делаю карту недели и квартала. Как делаю? По-разному. Чаще от руки. Но с обязательной фотокопией.

    Метод шляп. Расстановка приоритетов и обзор задач противоположны состоянию потока и процессам глубокого творческого мышления. Плюс нужно время на отдых. Таким образом, вам надо переключаться. И тут может помочь метод шляп — шляпа отдыха, шляпа стратега и рабочая шляпа.

    И еще целый ряд интересных моментов, которые я выделил в книге и включил в свой рабочий процесс:

    Очень много внимания Нетеберг уделяет введению в Pomodoro technique и описанию контекста. Кроме того, он рассказывает о методах работы с помехами, тонкой настройке техники и работа в команде. Книга написана в формате личной истории автора, который постигает Pomodoro technique и щедро делится своими наблюдениями и выводами с читателем.

    Отмечу интересное оформление. Каждая глава начинается (!) и завершается интеллект-картой, которая отрисована от руки. В конце книги приведен обширный список литературы для тек, кто хочет погрузиться в тему глубже. Плюс в книге много иллюстраций, сделанных в стиле «рисунок на полях».

    Итак, если ваша работа связана с творческими задачами, данная книга будет полезна уже тем, что задаст определенный рабочий процесс, который в будущем вы можете улучшать и дорабатывать уже под свой стиль и ритм!

    В завершение, небольшая цитата из книги, которая полностью описывает суть Pomodoro technique:

    Взгляните на технику помидора как на полный отказ от параллельной загрузки, принимаемый как данность. Как в этом случае убедиться, что вы заняты самым важным из дел? Я поступаю так: сначала стараюсь понять, что на самом деле имеет для меня значение, другими словами — кого результата я хочу добиться. Затем сосредотачиваюсь на той деятельности, которая приведет меня к этому результату. Но, прежде чем сосредоточиться, я завожу таймер. Позже он подаст мне сигнал, и тогда я заново проанализирую, является ли эта задача, на которой я сфокусировался, по-прежнему самой значимой.

    Саморазвитие#Инструменты#Тайм-менеджмент

    Интересные комментарии

      Сергей
      6 лет

      В статье не хватает так сказать итога. Что в результате всего этого рождается. Список выполненных проектов, написанных книг.

      Вадим Бугаев
      6 лет

      Цель данной заметки не в описании итогов, а в описании процесса. Если перейти по ссылкам, то можно увидеть некоторые итоги вышеописанного процесса :)

      Наталья
      6 лет

      Спасибо большое за информацию, Вадим, есть несколько интересных подходов, которые можно ввести в свою практику. хотела уточнить, а что значит «проекты, которые по времени не организуются, а бюджетируются»?

      Вадим Бугаев
      6 лет

      Наталья, спасибо за интерес к заметке!

      У каждого из нас есть несколько десятков часов, которые мы посвящаем (или нет) развитию тех или иных проектов. Четко прописав количество часов, которые я планирую инвестировать в развитие проектов на следующей неделе, я фиксирую эту цифру и распределяю ее между проектами и днями недели.

      Не всегда получается выдержать планируемое в течении недели. Однако в конце недели всегда стараюсь довести реальный расход бюджета времени на тот или иной проект, до планируемого (иногда переношу на следующую неделю).

      Наталья
      6 лет

      Теперь понятно, спасибо, Вадим. Уже несколько лет веду дневник тайм-менеджмента, хочу попробовать теперь ваши методы, в том числе, с точки зрения бюджетирования проектов.

      Вадим Бугаев
      6 лет

      Наталья, согласен — дневник это невероятно эффективный инструмент. А вот методы совсем не мои. Моя роль в том, чтобы активно читая и рассуждая о прочитанном, способствовать формированию привычки к самообразованию и саморазвитию у читателей моих субъективных заметок.

      Обращу ваше внимание на первую заметку этого цикла и PS — там как раз еще об одной книге, в которой много о бюджетировании и потерянном времени. Речь о «Книге о потерянном времени»

      Анна
      6 лет

      Хорошо написано, без самодовольства, свойственного здесь многим авторам! С удовольствием вспомнила некоторые забытые моменты. Недавно услышала японскую поговорку: «Быстро-значит медленно, но без перерывов». Наверное, все приемы тайм-менеджмента призваны обеспечивать некую равномерность, и «помидоры» в том числе! Спасибо!

      Вадим Бугаев
      6 лет

      Анна, спасибо за добрые слова! Если говорить о замедлении, то не кажется очень правильной фраза Дэвида Аллена — «замедляясь, вы ускоряетесь»

      Наталия
      6 лет

      Интересно, доступно и ОЧЕНЬ ПОЛЕЗНО! Благодарю!