За те три года, что я публикую заметки о чтении книг для практической пользы, есть одна тема, написать о которой я сейчас собрался уже далеко не в первый раз. В предыдущих попытках я тему эту лишь обозначил, но завершенность отсутствовала. И это тем более странно, потому как речь идет о личной продуктивности и GTD :)

«Размышляя о жизни, мы оперируем абстракциями,

а проживаем ее в часах».

Лора Вандеркам

На данный момент применяю я эту технику постоянно, и для совершенно разных аспектов своей жизни — управление действиями в течение дня, в начальной фазе обучения менеджеров по продажам, в процессе написания текстов... Книги Дэвида Аллена, и бумажные и электронные, утыканы закладками и исписаны заметками на полях.

А вот с подробным описанием этой темы все никак не складывалось. И потому в этот раз я решил поменять подход и пойти от вопроса — что такое GTD для меня? Да, это системный подход, лежащий в основе организации моего режима дня и позволяющий интегрировать в единую систему все информационные потоки. Однако это еще и своеобразный каркас, использование которого уже стало столь же естественно, сколь и незаметно. Однако именно к этому каркасу крепится весь тот инструментарий, о котором я как раз пишу регулярно и с интересом.

Вот именно об этом — о взаимосвязи и взаимном влиянии каркаса и инструментов — мы и поговорим в трех заметках цикла о личной продуктивности. А начнем наш разговор с двух инструментов, которые очень важны на начальном этапе, позволят не потерять себя в суете дел в течение дня и владеть своим временем

18 минут...

Книги практиков, которые они пишут о личной продуктивности, часто оставляют странное ощущение после прочтения — в книге много практически полезного инструментария, однако написаны они путано. На мой взгляд, это связано с попыткой выстроить некое законченное решение (систему или теорию), на основе своих практических наработок. Получается это не у всех.

Читаю эти книги не для того, чтобы постичь красоту концепции, а для практической пользы, и потому стараюсь избегать сложных концептуальных построений, воспринимая подобные книги как сборники практических советов. Особую ценность этим советам придает тот факт, что авторы проверили все на собственном опыте. А мне лишь необходимо пропустить эти советы через серию вопросов, среди которых:

— Насколько эти методы подходят к моей ситуации?

— Как мне совместить между собой и интегрировать в единую систему, порой очень разные, советы и рекомендации?

Подобные вопросы встают передо мной не только в процессе чтения книг о личной продуктивности. Однако когда читаешь авторов, чьи советы базируются на личном опыте, то отвечать на эти вопросы всегда очень легко.

«18 минут» Питера Брегмана интересна как раз тем, что написана на основе личной истории автора. Это история старта и развития консалтингового бизнеса, который хотя и был успешен, однако не сделал счастливым его создателя. Последующий крах бизнеса имел неожиданные последствия — дал возможность сделать паузу, заняться своей жизнью и провести серию экспериментов. А потом вновь начать создавать бизнес, который уже выстраивался с учетом понимания себя и предыдущего опыта. Собственно своими находками, которые автор делал на этом пути, он и делиться на страницах книги

— Забудьте о будущем. Хотя бы не надолго прекратите думать, куда идти. Сосредоточтесь на том, кто вы на самом деле. Начните эксперимент, который позволит это понять. По максимуму используйте ваши сильные стороны. Примите ваши слабые стороны. Не пытайтесь всеми силами не отличаться от других — заявите о ваших индивидуальных особенностях, будьте другим. Занимайтесь любимым делом, проявляя упорство, и находите в нем смысл.

— Наша реакция на событие часто ведет к непродуктивному результату. Как это обычно происходит: событие → реакция → результат. Однако если вы знаете, какой результат хотите получить, то сможете сосредоточиться на главном и не поддаться эмоциям: событие → результат → реакция. Иными словам, реагируйте не на прошлое, а на будущее

— Создаем ежедневный ритуал. Получиться ли у вас уложиться в 18 минут, или может быть выйдет какая другая цифра, важно помнить главное — суть метода в том, чтобы осознанно выбрать, на чем вы хотите сосредоточиться, а потом регулярно напоминать себе об этом в течение дня.

И вот идея создания ежедневного ритуала принесла мне наибольшую практическую пользу, хотя я ее и сильно адаптировал под свои задачи Сейчас я выделяю на вечерние итоги/планирование и утренний обзор порядка 25 минут вечером и 10 минут утром, плюс фокусируюсь на ключевых событиях в течение дня (это суммарно еще порядка 25 минут). Однако я сохранил простоту структуры. Ведь делать важную работу гораздо труднее, чем неважную. И желание убежать от трудных дел есть всегда. Поэтому необходима структура — не слишком сложная, но достаточная для уверенного и осознанного движения вперед.

Для своего ритуала я использую различные инструменты, о некоторых из которых подробнее расскажу в следующий раз. А пока вот такое групповое фото и несколько комментариев.

Каждое утро задавайте себе несколько вопросов. Готов ли я к новому дню? Могу ли я трудиться успешно и продуктивно? Продумал ли я его? Составил ли я план? Предусмотрел ли риски, которые могут увести в сторону? Поможет ли план на день сосредоточиться на приоритетах года?

Одна из причин, почему люди продолжают думать о работе, даже приходя домой, — в том, что они не могут остановиться и определить для себя свою дневную норму. Поэтому они все время думают о том, что еще предстоит сделать вообще, а не то, что еще осталось сделать сегодня.

Я обязательно нахожу несколько минут вечером, чтобы подумать о том, как прошел день и чего удалось добиться, чему я научился и что узнал нового. Эти минуты — ключевой фактор, благодаря которому завтра может стать лучше, чем сегодня.

... и 168 часов

Ритуал дня — штука хорошая. Но без связки действий и времени он рискует превратиться в пустое планирование. И потому второй инстумент начальной фазы исключительно хорош для владения своим временем.

Почему владение временем так важно для меня? Жизнь часто подкидывает интересные предложения, которые на первый взгляд таковыми совсем не кажутся. И потому я часто упускаю возможности, которые топчутся на границах моей зоны комфорта. Да, использовать то, что само падает в руки, я уже научился (хотя процесс этот еще далек от навыка). И вот пришла пора делать следующий шаг...

Первые летние дни я провел, детализируя планы и намечая контуры развития проектов до конца года. Так сложилось, что весной возникло сразу несколько уникальных возможностей, процесс исследования и реализации которых выпадает аккурат на летние месяцы. Да, первые результаты будут ближе к концу года. Однако для этого летом и осенью надо будет плотно поработать.

И вот как только эти возможности стали возникать, я посмотрел на свой рабочий процесс, проанализировал график загрузки, и у меня возник вопрос — куда же мне вместить всю эту новую активность? В поисках ответа, и впервые за десять лет, озадачился детальным учетом того, куда уходит мое время. Причем мне была важна не столько точная фиксация всего происходящего, сколько понимание о количестве продуктивного времени в течение дня. Под продуктивным временем я понимаю то время, которое трачу на работу с информацией — процесс ее получения, процесс трансформации и процесс донесения (работа в офисе, переговоры, презентации и прочую рабочую активность я рассматриваю отдельно и как приоритет на период с 10 до 18, в некоторые дни в будни)

Следующее, на что я обращал пристальное внимание — насколько точно мне удается предварительно оценивать свою загрузку на тот или иной этап работы с информацией (чтение, написание, подготовка публикации или семинара и еще целый ряд этапов). Т.е. насколько я владею своим временем. Причем я фиксировал именно время, затрачиваемое на получение результата, а не на промежуточные этапы.

Толчком для всего этого процесса послужила «Книга о потерянном времени» Лоры Вандеркам. В ней идет речь о том, куда уходят те 168 часов, которые у нас есть каждую неделю.

Просто подумайте о своей жизни в рамках одной недели. Вечером воскресенья уделите немного времени фиксации своих предположений о том, на что вы потратите свои ближайшие 168 часов. А потом внимательно понаблюдайте за своими действиями в течение недели, фиксируя, на что вы тратите свое время на самом деле. Результаты уже первых дней заставят вас задуматься, а еще вы убедитесь в справедливости утверждения, что сам факт наблюдения меняет наблюдаемую вещь.

Удивительно, как эта простая концепция — мыслить о своих приоритетах в разрезе 168 часов — оказалась для меня действенной. Возможно, дело в истории, которую рассказывает автор — как, будучи невероятно занятым, найти время для новых свершений. И речь тут не тайм-менеджменте или перераспределении задач. Речь тут о контроле и управлении действиями, которые и составляют нашу жизнь.

Причем, для меня важно не просто перераспределить время, чтобы выкроить несколько часов на развитие своего проекта, в то время как бОльшую часть времени я провожу, работая над проектами своих клиентов. Моя цель — в обретении контроля над теми действиями, что я совершаю в эти часы. Суть не в том, чтобы изменить долю 168 часов, которые я провожу за работой, а в том, сколько контроля у меня будет над этими часами.

Разобравшись с потерями времени и настроив режим дня, я принялся адаптировать под новые реалии те инструменты, которые уже ранее показали свою эффективность. Но об этих инструментах поговорим в следующий раз.

Интересной вам жизни и практически полезного чтения!

Книги #Книги #Тайм-менеджмент