26 марта 2018

Мои секреты планирования и тайм-менеджмента

10138 просмотров

Екатерина Йенсен
Диетолог и нутрициолог. Создатель проекта «Еда для жизни!». Специализируюсь не только и не столько на проблемах веса, сколько на лечении болезней с помощью питания. Вижу свою миссию в помощи людям стать здоровыми своими силами. Мой девиз: «Здоровье — без лекарств!» Верю, что все в наших руках — и счастье, и здоровье.Я оптимист, люблю жизнь и людей с их захватывающими историями.
  • food4vita.ru
  • vk.com/pitaniedlazdorovia
  • instagram.com/food4vita
  • Я общаюсь с множеством успешных людей, которые участвуют в моих программах. Либо мы работаем с ними в формате индивидуальных консультаций. Не могу не заметить тенденцию: окружающие все больше погружаются в пучину стресса.

    Об этом говорят многочисленные физиологические признаки, которые кричат человеку: пора что-то делать. Конечно, можно себя поддержать, правильно питаясь, делая медитации и занимаясь спортом, но это позволит лишь «залатать раны» – не более.

    Чтобы не стать жертвой стресса, нужно обязательно что-то сделать с его причиной, источником. Одним из которых является ощущение, что ты никогда ничего не успеваешь. И здесь нам на помощь приходят умные техники тайм-менеджмента и планирования.

    Делюсь своим опытом их применения. Что работает, а что нет?

    До того, как познакомиться с методами планирования, я ставила себе на день неимоверно много задач и потому ничего не успевала. Отсюда – постоянный стресс и недовольство: мол, постоянно что-то делаю, а дел все равно три вагона.
    Автор иллюстрации: ELENA'S PICS.

    Сколько себя помню, я постоянно пыталась начать планировать свои дела. Едва научившись писать, я в семь лет завела специальную красивую тетрадку, в которой до мелочей расписывала свои планы на день.

    Учитывалось все: время подъема и отхода ко сну, зарядка и чистка зубов, выверенное до минут время на дорогу в школу и обратно… Как сейчас помню эти заметки в сопровождении картинок в тему. Другой вопрос, что через несколько недель мой пыл угасал, а тетрадочка благополучно забывалась на дальней полке.

    Став взрослой тетей и устроившись на работу, я начала планировать свои дела всерьез и опять-таки с помощью  тетрадки. Правда, там уже не было картинок (время поджимало), но я усердно заносила все свои встречи в большую тетрадь формата А4. Компьютер в офисе тогда был только у секретаря и бухгалтера, никаких программ типа Outlook в моем распоряжении не было.

    Позже я взобралась вверх по карьерной лестнице, и в мою жизнь вошли и таблицы Excel, и Outlook, и обычный бумажный календарь делового человека. Скажу честно, за пределами работы график был настолько свободный (ни детей, ни семьи, ни каких-то многочисленных интересов), что я вполне могла удерживать в голове свое частное расписание и чудесно пользовалась этой возможностью мозга. Заодно тренировала память. Оказывается, одно из упражнений для памяти – это постараться удерживать в голове как можно больше информации, без записей.

    Так я и жила, пока моя жизнь не повернула туда, где количество дел достигло такого уровня, что мозг взбунтовался и сказал: «С меня хватит! Не стерплю больше такого издевательства. Давай-ка возвращайся к записным книжкам и календарям, как в семь лет». Так началось мое изучение мира планирования.

    Первый дедовский метод (записывать все свои дела столбиком и потом их вычеркивать по одному) не прижился. Он оказался супер-неэффективным, так как я записывала все свои дела в той очередности, в какой они вспоминались. А это, как я теперь понимаю, огромная ошибка. Дела надо не только записывать, но и давать им категории важности и срочности, а также прикидывать примерное время на их выполнение. Я же просто записывала и… ничего не успевала! От этого у меня было постоянное чувство, что я непродуктивна и не могу сделать достаточно дел за день.

    Тогда мне очень вовремя попалась умная книжка Петра Людвига  «Победи прокрастинацию». Он дал весьма интересную систему планирования, которая в корне отличалась от остальных.

    Петр Людвиг предлагал записывать свои дела на день не в классический столбик, а в хаотичном порядке. Потом каждое дело нужно обвести маркером красного, зеленого или синего цвета. Красный означает важные дела, которые обязательно надо сделать именно сегодня (если они очень объемные – можно не за один раз). Зеленым те, что потребуют от вас меньше времени, но их обязательно надо сделать именно сегодня. И синими выделяется то, что не занимает много времени или просто не очень срочное. Например, оплата счета или ответ на е-мейл. То есть те дела, которые требуют всего три-десять минут вашего времени.

    Кроме этого, система Людвига предлагает после того, как вы распределили дела по цветам, продумать: в каком порядке вы будете их делать. Вот это супер важный момент в этой системе! Потому что когда вы планируете очередность, вы должны еще примерно продумать, сколько времени займет то или иное дело.

    Я обнаружила, что планирую неимоверно много, поэтому у меня было постоянное недовольство своими результатами: мол, делаю что-то, делаю, а дел все равно три вагона. Когда попыталась расписать свои запланированные дела по времени, получилось не лучше - столько часов просто нет в сутках! А ведь еще надо успевать есть, мыться и спать :-)

    Применение планирования по Людвигу привело к тому, что я значительно снизила уровень своего стресса. Все потому, что перестала планировать в режиме Бэтмэна и начала реально оценивать свои ресурсы. Мне очень понравилось в системе то, что заранее продумав, когда и что ты будешь делать, тебе не надо ломать голову какой костер кидаться тушить первым. Ты спокойненько начинаешь свой день по заранее определенному плану. Предсказуемость действий на день значительно снижает уровень стресса даже на биохимическом уровне!

    Кроме того, эта система предлагает составлять планы на год, месяц и неделю. Сначала вы пишете списком то, что хотите сделать за этот год. Например, завести блог про планирование. Потом вы расписываете более подробно каждое дело: что для этого требуется, чтобы его осуществить. В случае с блогом это может быть:

    • придумать название;
    • найти хороший хостинг;
    • купить домен;
    • изучить конкурентов;
    • завести специализированный аккаунт в социальных сетях (вы же не для себя будете писать);
    • прописать целевую аудиторию;
    • придумать минимум десять тем для блога;
    • найти хороший сток с картинками.

    После этого вы разносите все дела по месяцам, потом и по неделям. Из этих списков берете дела, которые вам надо запланировать на день. Если не успели что-то сделать, смело переносите на следующий день.

    Система была отличной, но… чего-то не хватало!

    Минусы планирования по Людвигу:

    Так я набрела на систему Bullet Journal. Она прекрасно дополнила систему планирования Людвига.

    В системе BuJo есть календари, распределение дел на год, месяц, неделю и день. И категории дел, и, что порадовало больше всего – эта система очень гибкая. Вы можете вести свои Bullet Journal так, как подходит именно вам. Если у вас нет ежедневных договоренностей в определенные часы, вы можете просто записывать дела, обводя их цветами, заимствуя идею у Людвига.
    Источник фото: Unsplash.

    Если у вас весь день расписан встречами, то вы можете внести в свой ежедневник классический раздел со временем суток. Лучший видео-блог о том, как вести Bullet Journal я нашла у Стеллы Васильевой. Кстати, она очень интересно пишет про многое, в том числе и про планирование. Советую также зайти в ее классический текстовый блог.

    Что еще я могу порекомендовать, чтобы вы смогли эффективно не только планировать ваши дела, но и выполнять их:

    1. Отличный совет на канале Мари Форлео: планировать только три важных дела на день, а то и вовсе два!
    Иначе наш мозг начинает плавиться, мы впадаем в состояние стресса, не успевая ни тут, ни там. Этот совет можно применять и на целях любой срочности. То есть, мы планируем только три важных дела на год (у меня это полгода), три важных дела на ближайшие две-четыре недели, и еще не более трех важных дел на сегодняшний день. Очень удобно! Теперь в моем списке дел по Людвигу – максимум три красных кружочка в списке.

    2. Начинайте утро с чего угодно, только не с просмотра е-мейла или социальных сетей. Дело в том, что наш мозг имеет определенный запас креативности на день. Кстати, чем меньше вы спите, тем меньше у вас креативности. Если вы потратите ваши ресурсы на всякую ерунду, то на настоящие дела сил и времени не останется. Отсюда следует...

    3. Да, выполняйте сначала только самое важное, а потом уже все остальное. 
    Глупо начинать свой день с уборки дома или стирки. На эти занятия не нужно много креативности, поэтому их можно выполнить в перерывах между чем-то значимым (если вы работаете из дома). Или придя из офиса домой.

    4. Мало записать дела – хорошо бы еще и следовать плану!

    5. Выделите каждый день десять-пятнадцать минут на планирование следующего.

    6. Еще я могу с чистой совестью порекомендовать систему борьбы с прокрастинацией Pomodoro. Она состоит в том, что вы заводите будильник на двадцать пять минут. В течение этого времени делаете только то, что запланировали. Остальное выключено и не тренькает из разных углов, отвлекая вас. После двадцати минут – пятиминутная пауза. Потом вы снова принимаетесь за дело еще на двадцать пять минут.

    В приложении Be Focused можно самостоятельно настроить, сколько минут вы планируете работать и отдыхать. Очень удобно! Приложение помогает подавить ленивый мозг, который предлагает вместо работы посидеть в Фейсбуке или в тридцать пятый раз попить чая. Потому что уж двадцать пять минут – это такая мелочь! А потом вы, конечно же, втянетесь в работу.

    Подробнее о системе Pomodoro писала Анна Штаер. Кстати, эта система хороша именно для тех дел, которые очень неохота делать, а надо. У меня это уборка и проверка е-мейлов. Те дела, которые я очень люблю (написание текстов и работа с клиентами) делаются и без этой системы. В чем-то она даже в чем-то мешает, так как двадцать пять минут пролетают как пять:-).

    7. Перед тем как приступить к чему-то важному, очистите свое рабочее пространство от всего, что может вас отвлекать. В идеале оставьте только стол и компьютер. Плюс еще такой трюк: на большом листе формата А4 пишем крупно то, что вам необходимо сейчас сделать. Например: «Статья в ЖИ». И все, никаких телефонов, обрывков бумажек, записок на полях, чашек с чаем и ваз с цветами второй свежести. Убираете все из поля зрения и … да, работаете.

    Может быть, поэтому мне удается не только поддерживать свой блог на плаву, но и запускать одну программу по питанию за другой. Это действительно работает! Планируя, мы чувствуем: наши дела делаются, мы молодцы, и это вдохновляет на новые подвиги.

     

    Саморазвитие#Планирование#Тайм-менеджмент