3 апреля 2018

14 лайфхаков тайм-менеджмента, которые удвоят вашу эффективность

6970 просмотров

Максим Джабали
Ведет тренинги по предназначению и умной организации жизни, в 19 лет бросил учебу на факультете психологии в университете и уехал в другой город развивать свои тренинговые проекты, в 20 лет отправился в кругосветное путешествие со 130 долларами в кармане
  • maxdzhabali.com
  • vk.com/dzhabali
  • Вопрос личной эффективности стоит для меня очень остро. Как успевать столько, сколько нужно, а не столько, сколько получается?

    При этом еще и находить время для посиделок с кальяном у друзей, прогулок с любимым человеком по набережной и походов в театр (не говоря уже об отпуске в Европе).

    Я хочу поделиться самыми сильными лайфхаками, которые помогли в разы повысить мою эффективность и эффективность моих клиентов.

    Как успевать столько, сколько нужно, а не столько, сколько получается? Максим Джабали знает 14 ответов на этот вопрос:)
    Источник фото: Unsplash.

    1. Подведение итогов

    То, что составлять планы на день нужно с вечера, вы уже слышали. А как насчет регулярного подведения итогов – дня недели, месяца, года?

    Мне очень помогло, когда я стал усаживать свою пятую точку на стул и сравнивать то, что запланировал с тем, что получилось. Конкретные показатели, конкретные задачи, конкретные цифры.

    Я использую для этого отдельные блокноты в Evernote (Day to-do, Week to-do, Month to-do), в которых фиксирую планы и проставляю галочки по выполненным и невыполненным задачам.

    Больше полутора лет практики однозначно увеличили соотношение между запланированным и сделанным. Рекомендую всем.

    2. Фокусные дни

    В течение недели я выделяю два-три дня, в которые меня никто и ничего не беспокоит. Телефон обязательно в режиме «Не беспокоить», скайп выключен, почту проверяю только вечером.

    Интенсивная работа с небольшими перерывами по списку дел. Выжигание напалмом всего, что должно быть завершено вовремя.

    Помогает не допускать накопления текучки в течение недели.

    3. Дни для планерок и созвонов

    В моем Гугл-календаре есть только два дня для рабочего общения голосом. Это понедельник и пятница. Общение деконцентрирует меня и рассеивает внимание. Поэтому только два дня созвонов и не больше.

    4. Единый Task-Manager

    Когда мои клиенты-собственники рассказывают о том, что у них задачи валятся в Asana, скайпе и по почте еще парочка, мозги закипают. Вы можете получать задачи любыми способами, но в итоге они должны попадать в единое место.

    Поскольку я фанат текста, мне подходит Evernote. В отдельном блокноте я создаю заметку на каждый день и ставлю чекбоксы возле задач, которые стоит сделать.

    Как только доделаю, ставлю галочку – это самое кайфовое занятие. Очень разгружает голову.

    5. Хобби по расписанию

    Еще один лайфхак для собственника – это хобби. Причем такое, которое привязано ко времени. Я играю в большой теннис несколько раз в неделю. Всегда в конкретное время – вечером.

    Если двухчасовой матч в 18:00, я понимаю, что в 21:00 после тренировки работник из меня уже никакой. Поскольку выходить нужно хотя бы за сорок минут, то есть отличный стимул сделать все дела до пяти вечера. Когда в моей жизни появилось хобби по расписанию, работать стало легче, потому что на потом его уже не отложишь.

    Назначьте себе больше дедлайнов в течение недели и работать будет легче!

    6. Шеринг в Гугл-календаре

    Помимо того, что Гугл-календарь нужно вести, очень удобно делиться в нем запланированными встречами и/или созвонами. У меня неоднократно бывало, что собеседник забывал о встрече. Если пригласить его, то уведомления придут ему в СМС или по е-мейлу, так что он ничего не пропустит.

    7. Утренний фрирайтинг

    Заметил, что 75% того, как пройдет день, зависит от утреннего настроя. Поэтому перед тем, как сесть за работу, открываю медитативный текстовый редактор Ommwriter и пишу ожидания от этого дня:

    • Что хочу успеть.
    • Какие опасности могут подстерегать.
    • Как я пойму, что день прошел успешно.

    Эти вопросы позволяют выработать нужный настрой и сделать день максимально эффективным.

    8. Стратегия жизни

    Для того, чтобы составить облегченную версию стратегии жизни, ответьте на вопросы:

    • Каковы ваши ценности?
    • Каковы ваши жизненные принципы?
    • Каковы ваши долгосрочные цели?
    • Каковы ваши цели по всем сферам жизни?

    Даже несколько таких вопросов помогут вам укрепиться в уверенности идти той дорогой, какую вы выбрали. Собственники работают без начальника, поэтому полезно такого «начальника» заполучить в формате личной стратегии жизни.

    9. Inbox для мыслей

    Не представляю свою жизнь без полноценного  Inbox. Использую для этих задач отдельный блокнот (угадайте в какой программе). В него попадают все мысли, задачи, идеи, размышления, посты в блог, замечания по текущим проектам. Пользоваться очень удобно.

    Такой блокнот следует сортировать один раз в неделю и помечать заметки соответствующими тегами: бизнес, статьи, идеи на внедрение.

    10. Не больше шести рабочих часов в день

    Я не верю, что собственник может быть на пике эффективности больше шести часов в день. Обычно это часа четыре или еще меньше. Поэтому лучше поработать концентрированно, но с ограниченным количеством времени, чем размазать рабочий день на сутки.

    11. Мастермайнд

    По пятницам я созваниваюсь по Google Hangouts с другими собственниками. У каждого есть десять минут на то, чтобы поделиться успехами и задать свой вопрос. Собственники, у которых есть идеи по решению задачи, на вопрос отвечают и подкидывают пару мыслей из своего опыта.

    Такой формат очень заряжает и позволяет вовремя получить совет от людей, которые уже проходили через то, что ты. Вы можете это сделать со своими друзьями. Просто организуйте регулярные созвоны по пятницам во второй половине дня. К примеру, мы созваниваемся в 15:00. Выделяйте на это не больше полутора часа.

    12. Мониторинг времени

    Больше двух лет веду круглосуточный мониторинг времени с пятнадцатиминутной точностью. Понимание, куда уходит время, позволяет лучше понимать свои биологические ритмы. И отслеживать: все ли у меня в порядке с личной эффективностью и мотивацией. Если я перерабатываю (для меня это больше тридцати пяти рабочих часов в неделю) или не дорабатываю (меньше пятнадцати), значит что-то не в порядке с планированием.

    Плюс к этому показатели времени помогают мне равномерно распределять время между бизнесом и личной жизнью. Смотреть, чтобы время с любимым человеком не падало ниже отметки ста пятидесяти часов в месяц.

    Есть приложение Optimizeme, которое используют мои друзья (лично у меня самописная система автоматического подсчета затрат времени в Exel). Рекомендую!

    13. Pomodoro

    Более четырех лет я работаю короткими интервалами. Сначала это были сорок пять минут, теперь двадцать пять. С вечера распределяю задачи дня на короткие блоки продолжительностью чуть меньше получаса. Утром, когда сажусь за работу, на ближайшие четыре часа проставляю время для каждой задачи:

    • 10:00 -10:25
      Написать статью для Фрутменеджмента.
    • 10:30-10:55
      Поставить ТЗ дизайнеру и верстальщику по статье.

    В пятиминутные интервалы можно отдохнуть, размяться или продолжить работу – как вам больше нравится.

    14. Рабочие задачи скопом

    Последний на сегодня лайфхак личной эффективности для собственников: решать рабочие задачи скопом. Не равномерно на протяжении недели, а за один-два дня пачками.

    Это позволяет работать на пике, а во время падения эффективности – отдыхать, а не продолжать работу.

    Саморазвитие#Лайфхак#Продуктивность#Тайм-менеджмент