Все успевать, быть продуктивным, не тратить время впустую, продвигаться к целям широкими шагами — когда мы ищем информацию о тайм-менеджменте, мы стремимся найти решения этих и других подобных задач.

Существует великое множество техник управления временем. Но почему мы продолжаем искать и испытывать трудности? Рикардо Клерихо считает, что причина — в излишней приверженности инструментам. Я перевела для вас статью, где он рассказывает о своем подходе к тайм-менеджменту.

«Ты просто обязан попробовать [вставьте название приложения]. Оно перевернуло мою жизнь!»

Возможно, вы часто это слышите. Но этот совет упускает главную идею. Какую?

Тайм-менеджмент в действительности — о приоритетах. Инструменты — второстепенны.

Я могу перечислить пять техник, которые работают для меня, и четыре принципа, которых я придерживаюсь, когда принимаю решения, на что потратить время. Никаких специальных инструментов не требуется.

Раскрою вам свои секреты. Мои методы могут не подойти вам. Но я надеюсь, что вы почерпнёте из этого что-то полезное.

Итак… Вы хотите успевать больше

Вы решили, что хотите успевать больше. Для этого вы заходите в Google. Находите советы. Очень, очень много советов. В том числе и плохих!

Вот примеры того, что вы можете найти:

Я не могу выписать вам абсолютно верный рецепт, как управлять своим временем. Отчасти потому что его не существует. Но я поделюсь, как управляю временем я.

Давайте начнём.

Как выглядит успех

Хорошая идея — написать, как это делаем мы в продакт-менеджменте, допустимые критерии — перечень характеристик, которыми должен обладать финальный продукт.

Мои «допустимые критерии» хорошего тайм-менеджмента:

Вот и всё. Не так и много. При помощи этих критериев я определяю эффективность системы планирования, которую использую. Начинать работу с готовым шаблоном в голове — критически важно. Это помогает откалибровать систему.

Теперь, когда мы знаем, какие результаты хотим получить от тайм-менеджмента, погружаемся в суть дела. Поговорим о том, как достичь желаемого результата.

5×4 — 5 практик и 4 принципа, которые работают для меня

5 практик тайм-менеджмента:

1. Настройте базовый календарь

Вести общий календарь для всех своих дели задач — может показаться глупой идеей, но это хорошее использование силы дефолтов. Если вы запланируете ежедневные задачи, то уже не поддадитесь искушению поставить что-то еще на это время. Используйте любой инструмент, какой хотите. Я предпочитаю Google-календарь. Я выстроил «основу» цветом #FDFDFD, добавил туда блоки «утренняя и вечерняя рутина», «обед», как повторяющиеся событие в будние дни. Это заняло не больше 5 минут. Отдача гораздо больше.

2. Составляйте рабочий лист

Ключевая идея — записывать результаты. Думайте о проектах, а не о задачах. Я следую правилу большого пальца, если в списке у вас больше пяти пунктов, или какие-то из них требует меньше недели на выполнение, вы делаете что-то неправильно. Вести лист всех направлений работы, по которым вы сейчас работаете — действенный способ предотвратить отвлечение от приоритетных задач, когда на вас наваливается новые предложения. Можно использовать ручку с бумагой. Я использую Apple Notes. Создаю заметку «Рабочие направления» и записываю туда дела по мере их поступления.

3. Недельное и ежедневное подведение итогов

Вот он — мой секретный ингредиент. Каждую неделю я начинаю с того, что в течение 30 минут записываю, какие три результата хотел бы получить от предстоящей недели. Итоги, а не задачи! Они вдохновляют на действия, а не описывают их. Некоторые итоги исходят из списка проектов, другие — совершенно новые. Но это всегда мой сознательный выбор. Затем каждый день я трачу десять минут (первым делом с утра) на то, чтобы перечислить три результата, которые хочу получить за день. Это уже больше похоже на задачи. Иногда я пишу итоги на основе предстоящих встреч, иногда пересматриваю недельные итоги и спрашиваю себя «Что я сделаю сегодня, чтобы приблизиться к желаемому результату?» Я использую стандартные заметки на iPhone, новая заметка на каждую неделю, жирным шрифтом выделяю заголовок каждого дня (недельные итоги держу на верху страницы).

4. Сделайте так, чтобы возвращаться в строй было легко

С хорошей структурой легко вернуться в строй после падения. Я придерживаюсь еженедельного подведения итогов, так что каждая новая неделя — возможность начать все заново. Иногда вам не захочется стремиться к недельным итогам, иногда вы не сможете следовать плану. Это нормально. Цель — получать лучшие результаты, а не быть приверженцем методики. Если я выпадаю в течение недели, в понедельник я все начинаю снова. Это просто.

5. Обозначьте горячие точки

У меня есть еще одна заметка с таблицей. Я делаю ее в Apple Notes, но бумага с ручкой тоже отлично работают. Две колонки. В первой — рабочие и жизненные сферы (мои: Тело, Карьера, Хобби, Семья, Финансы, Друзья, Веселье, Любовь, Разум, Музыка, Путешествия, Работа). Вторая колонка называется «Границы». Границы служат как ограничительные полосы в боулинге. Они установлены для того, чтобы сделать игру приятной для вас и окружающих. На некоторые дела вы потратите слишком много времени, на другие недостаточно. Поэтому для тех сфер, над которыми я хочу усиленно поработать, я устанавливаю временные промежутки (например, 1 день в неделю) и заношу их в календарь. Это помогает сбалансировать разные сферы жизни. Я не сверяюсь с таблицей ежедневно и не пересматриваю с определенной периодичностью. Все происходит само собой. 

Вот и всё. Пять практик. Это сложно назвать системой. Все очень просто и не требует много сил, поэтому и работает.

Но чтобы принимать правильные решения, вам следует опираться на хороший набор принципов. Давайте поговорим об этом.

4 принципа, которым я придерживаюсь, принимая решения по управлению временем

1. Баланса между работой и жизнью не существует. По жизни идите быстро, в работе медленно

Если вы проведете со мной достаточно времени, то заметите, что я часто говорю, что баланса между работой и жизнью не существует. Что может сбить вас с толку, ведь я не трудоголик, хоть и с любовью занимаюсь своим делом. Многие люди относятся к балансу как к состоянию, тогда как это процесс балансирования — действие.

В жизни редко в чем можно достичь баланса. Так что же делать? Мне потребовалось много времени, чтобы прийти к этому: по жизни идите быстро, в работе медленно.

Что это вообще значит? Некоторым вещам вы хотите посвятить все свое время, быстро реагировать и забросить все остальные дела ради этого. Так бывает в случае с друзьями, семьей, здоровьем. Приезжать домой к ужину, целовать на ночь жену, посвящать время семье — это те вещи, что нельзя оставлять на обочине жизни. Их не так просто восстановить, если вы о них позабудете.

С другой стороны, чтобы достичь внушительных результатов в работе, порой необходимо позабыть об остальных проектах. И вы можете позволить себе реагировать на ситуацию по-другому, это единственный способ пробиться сквозь «антитела» к новым идеям, вырабатываемые коллегами и командой. Придерживайтесь долгосрочного взгляда на ситуацию.

Вы не можете отбросить заботу о здоровье, жене или детях. В работе же легко откладывайте задачи, выбирайте длинный путь.

2. Большой камень

Выделите блок времени утром для важных (но не срочных) для вас задач. Есть что-то, что вас пугает? Запланируйте это первым делом с утра. Переступить через большой камень в начале дня — верный способ сделать день лучше и достичь большего. Сила воли — как зарядка на вашем телефоне, полная с утра и опустошённая к ночи. Поэтому проглотите лягушку, выполните сложную задачу, пока ваша сила воли крепка. Остальные задачи уже покажутся легкими в сравнении с «лягушкой».

3. Проблема у подножия горы

Недостаток того, чтобы записывать только итоги в том, что некоторые записи пугают. Максималист и перфекционист внутри нас хотят видеть картину целиком прежде чем приступить к выполнению. Проблема в том, что беспокойство о том, насколько велика задача, мешает нам начать действовать. Это самоисполняющееся пророчество.

Я называю это «проблема у подножия горы». Подъем кажется устрашающим, поэтому мы даже не начинаем путь. Но запомните, великие вещи порой требуют десяти попыток. Сделайте первую так быстро, как сможете, и двигайтесь дальше. Выберите маленькую часть проблемы и решите её. Это не значит, что вы можете быть небрежным. Делайте все настолько хорошо, насколько это возможно.

Попробовав, вы выполните больше, потому что не будете стоять на месте. Выберете одну задачу по проблеме и уделите ей пару часов, подведите итоги в конце. Это попытка №1.

Проводите переоценку продукта? Попытка №1. Разрабатываете новый сайт? Попытка №1. Новый прайс-лист? Попытка №1

4. Всё взаимосвязано. Одна вещь

Другая проблема у подножия горы — не знать, как к ней подступиться. Уже было девять попыток, откуда следует начать в следующий раз? Все стороны проблемы кажутся одинаково тяжелыми? Какие результаты выбрать для недельных итогов?

Нет простого ответа на эти вопросы. Чтобы бы вы ни выбрали, помните о двух вещах:

1.      Выбирайте то, что лучше всего подходит вам в данный момент.

2.       Помните причины, по которым вы это делаете. Так вы сможете сказать нет возникающим задачам.

Есть задачи, выполнение которых облегчит или разрешит остальные. Поэтому спросите себя: «Выполнение какой задачи, поможет в разрешении или упрощении всех остальных?» Запустите эффект домино. Разрешите задачу, которая потянет за собой все остальные. И сфокусируйте на ней все силы.

Вспомните принцип 80/20 — «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». Вы заметите, когда ваша производительность уменьшится. В этот момент, найдите следующую задачу и продолжайте двигаться. 

Это всё. Так я управляю временем. Нет никаких трюков или секретов.

Большинство этих советов можно найти во множестве книг, которым уже сотни лет. Это доказывает, что главная проблема не в отсутствии знаний. А в бездействии.

Это работает для меня. Попробуйте и вы.

Оригинал статьи на medium.com

Саморазвитие #перевод #Тайм-менеджмент